The Power of Performance Profiling

Aktivität ohne Richtung oder Zweck ist einfach Bewegung. Nicht mehr. Nicht weniger. Traditionelle Stellenbeschreibungen konzentrieren sich auf Aktivitäten. Es ist viel besser, Ihre aktivitätsbasierten Stellenbeschreibungen wegzuwerfen und sie durch Leistungsprofile zu ersetzen, die sich auf Ergebnisse konzentrieren – nicht auf Aktivitäten.

Dieser Aufruf zur Erstellung von Leistungsprofilen richtet sich an alle Organisationen, die ihre Ergebnisse verbessern möchten, indem sie die zu erledigende Arbeit besser definieren. Es ist nützlich für Organisationen in jeder Phase – von unternehmerischen Unternehmungen bis hin zu großen, hierarchischen Organisationen. Performance Profiling kann sogar genutzt werden, um Innovation und funktionsübergreifende Teamarbeit zu verbessern. Dies ist ein bewährter Weg, um Ergebnismetriken wie Umsatz und Rentabilität zu verbessern. Wenn Ihre Organisation keinen formalen Index ihrer verschiedenen Positionen hat, kann der erste Schritt beim Aufbau einer leistungsbasierten Organisation darin bestehen, den leistungsstarken Leistungsprofilprozess von oben nach unten anzupassen.

In diesem Artikel werden die Komponenten eines Leistungsprofils beschrieben, die leistungsstarken Vorteile ihrer Entwicklung für alle Positionen in Ihrer Organisation identifiziert und die Schritte zur Entwicklung eines tatsächlichen Leistungsprofils überprüft.

Was ist ein Leistungsprofil?

Ein Leistungsprofil ist ein kurzer Index (ein bis drei Seiten) dessen, was es braucht, um ein High Performer in einem bestimmten Job oder einer bestimmten Position zu sein. Es unterscheidet sich von einer traditionellen Stellenbeschreibung darin, dass es wichtige Ergebnisse oder Ergebnisse und nicht nur Aktivitäten hervorhebt.

Ein Leistungsprofil für einen Verkäufer könnte sich beispielsweise auf das Ziel der Kundenzufriedenheit konzentrieren. Ein Angestellter, der hilfreich und höflich mit Kunden interagiert, zeigt ergebnisorientiertes Handeln im Vergleich zu einem Mitarbeiter, der einfach durch jede Transaktion fummelt.

Fünf Bereiche sind in einem vollständigen Profil enthalten:

1. Key Results – Identifizieren Sie die wichtigsten Geschäftsergebnisse oder Ergebnisse, die mit dem jeweiligen Job oder der Position verbunden sind.
2. Schlüsselaktionen – Identifizieren Sie die Schlüsselaktionen, die erforderlich sind, um diese Schlüsselergebnisse zu erzielen.
3. People Skills – Fähigkeiten, die für den Erfolg notwendig sind, wie Überzeugung, Coaching, Verhandeln, öffentliches Sprechen.
4. Technische Fähigkeiten – Fähigkeiten, die notwendig sind, um erfolgreich zu sein, wie Gerätebetrieb, Computerfähigkeiten.
5. Erfahrung und Ausbildung – Einschließlich Fachgebieten und Bildungsleistungen.

Leistungsprofile schaffen eine Grundlage, auf der ein Mitarbeiter messbare Erfolge verbuchen kann. Leistungsstarke Vorteile können mit diesem Performance-Management-Tool realisiert werden.

Vorteile der Leistungsprofilerstellung

Ich habe gesehen, wie Manager in Kundenorganisationen diesen Prozess in einer Vielzahl von Arbeitsumgebungen für alle Arten von Jobs auf allen Organisationsebenen angewendet haben – vom CEO bis zum Hausmeister. Durch Leistungsprofile haben diese Manager ihren Mitarbeitern geholfen, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren, die diese Personen in ihren jeweiligen Positionen direkt beeinflussen können. Es haben sich acht wichtige Vorteile beim Ausfüllen von Leistungsprofilen für alle Positionen innerhalb einer Organisation ergeben:

1. Vermeidet es, Bewegung mit Aktion zu verwechseln. Indem Sie Schlüsselergebnisse für alle Positionen definieren und die Schlüsselaktionen identifizieren, die sie antreiben, verbinden Sie bestimmte Aktionen eindeutig mit bestimmten Ergebnissen. Die Menschen konzentrieren sich auf das, was sie erreichen sollen, anstatt sich einfach auf unfokussierte Bewegungen einzulassen.
2. Unterstützt wissensbasierte Organisationen. Diese Ausrichtung kann insbesondere wissensbasierten Organisationen zugute kommen, die eine lernorientierte Kultur anstreben, die ihr intellektuelles Kapital auf messbare Wertschöpfung konzentriert. Der Humankapitalbewertungsprozess kann effektiv durch Leistungsprofile verankert werden, die Maßnahmen zum Wissensaufbau mit wichtigen Schlüsselbereichen wie Produktinnovation und effektiver funktionsübergreifender Zusammenarbeit verknüpfen.
3. Ermöglicht einen positiven Austausch rund um herausfordernde Leistungsbereiche. Performance Profiling ist eine Gelegenheit für einen Manager, proaktiv mit seinen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um das Wesentliche ihrer Arbeit zu identifizieren. Diese gegenseitige Überprüfung und Zusammenarbeit funktioniert besonders gut in technologiebasierten Organisationen, in denen Schlüsselaktionen und die damit verbundenen Ergebnisse schwieriger zu definieren sind. Die Lieferung neuer Produkte zum Beispiel wird oft von einer Vielzahl von Aktionen beeinflusst, die von Kreativität abhängig sind. Innovation, ein wichtiger Bestandteil unseres zunehmend wissensbasierten Arbeitsplatzes, muss definiert, gemessen und verwaltet werden. Sie können diesen Prozess durch Leistungsprofile beginnen. Zum Beispiel kann Innovation übersetzt werden in “X% aller Einnahmen pro Jahr kommen aus neuen oder innovativen Produkten.” 3M nutzt diese Kennzahl und setzt sein jährliches Umsatzziel aus neuen Produkten auf 30 Prozent.
4. Kann helfen, das Gerichtsgebäude zu vermeiden. Klare Leistungserwartungen sind eine wirksame Abwehr gegen unrechtmäßige Kündigungsansprüche. Ein Leistungsprofil macht Ihre Erwartungen deutlich. Es bietet Klarheit und Spezifität, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter genau dokumentieren können, was von ihnen in einer bestimmten Position erwartet wird.
5. Verbessert die Auswahlentscheidungen. Mit einem Leistungsprofil können Sie spezifische Fragen formulieren, die Sie einem Bewerber stellen möchten, oder Leistungsaktivitäten, die Sie während des Auswahlprozesses ausführen müssen. Ihre Fragen und Aktivitäten müssen gezielt darauf ausgerichtet sein, herauszufinden, ob der Kandidat mit dem Leistungsprofil für die spezifische Position übereinstimmt, sodass Sie Bewerber “aussortieren” können, denen die Qualifikationen für eine Position fehlen.
6. Verbessert die Fairness der Leistungsbewertung. Wenn es klare Leistungserwartungen gibt, werden Überraschungen während der Evaluierungssitzungen reduziert. Es ist klar, ob die Person die angegebenen Schlüsselergebnisse erreicht hat. Performance-basierte Beobachtungen über bestimmte Aktionen überwiegen “Bauchgefühl” Kommentare basierend auf subjektiven Wahrnehmungen.
7. Verbessert die Trainings-, Entwicklungs- und Coachingbemühungen. Die individuellen Entwicklungsbedürfnisse können anhand eines Leistungsprofils leichter identifiziert werden. Im Gegenzug sind Bereiche, in denen Verbesserungen vorgenommen werden müssen, klarer.
8. Kann als Werkzeug in Vergütungsprogrammen “Für Leistung bezahlen” verwendet werden. Die Definition von Schlüsselergebnissen oder Leistungsergebnissen kann bei der Bestimmung von Formeln für die Bezahlung von Leistungsprogrammen hilfreich sein.

Ohne klare Schlüsselergebnisbereiche können leistungsbezogene Vergütungssysteme mehrdeutig sein und sollten nicht empfohlen werden. Mit diesem leistungsstarken Paket von Vorteilen im Hinterkopf, Lassen Sie uns die Schritte zur Entwicklung eines Leistungsprofils überprüfen.

Entwicklung eines Leistungsprofils

Die Entwicklung eines Leistungsprofils sollte ein hochgradig interaktiver systematischer Prozess sein. Der Prozess kann in fünf Schritte unterteilt werden.

Schritt 1: Schlüsselergebnisse definieren

Jedes Profil beginnt mit der Definition der für diese Position erforderlichen Schlüsselergebnisse oder Ergebnisse. Idealerweise besteht die Liste aus einem bis fünf Schlüsselergebnissen. Wenn Sie wichtige Ergebnisse für ein bestimmtes Profil finalisieren, können Sie auf eine Vielzahl nützlicher Publikationen zur effektiven Leistungsmessung verweisen. Wenn Sie daran arbeiten, die wichtigsten Ergebnisbereiche zu identifizieren, empfehle ich die folgenden vier Prozesse:

1. Brainstorming so viele mögliche Ergebnisse oder wichtige Ergebnisse wie möglich für die jeweilige Position. Fragen Sie sich: “Wenn ich diese Position auslagern würde, was würde ich von dieser Person erwarten, damit ich sie behalten kann?”
2. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, die für die Person am wichtigsten sind. Der Einzelne muss in der Lage sein, diese Ergebnisse stark zu beeinflussen.
3. Reduzieren Sie Ihre Liste auf ein bis fünf der wichtigsten Key Result Areas.
4. Konvertieren Sie wichtige Ergebnisbereiche in Leistungserwartungen (Ergebnisziele), indem Sie nach Möglichkeit Zahlen und Zeitrahmen zuweisen. Obwohl sich einige wichtige Ergebnisbereiche nicht eindeutig quantifizieren lassen, sind die meisten Bereiche messbar.

Richard S. Slomas Buch “How to Measure Managerial Performance” bietet eine umfassende Auflistung von Ergebnismessungen für 14 funktionale Geschäftsbereiche. Der Prozess der Leistungsmessung wird auch in der Praxis in “Performance Scorecards: Messung der richtigen Dinge in der realen Welt” von Richard Chang und Mark Morgan beschrieben.

Schritt 2: Bestimmung der Schlüsselaktionen

Alle Schlüsselergebnisse müssen durch spezifische Schlüsselaktionen gesteuert werden, die den etablierten Betreiber zur Erreichung dieser Ergebnisse führen. Jedes Schlüsselergebnis sollte eine bis sechs Schlüsselaktionen haben – die “Hows”, die dieses Schlüsselergebnis steuern. Diese Aktionen sind die kritischen Dinge, die getan werden müssen, um die Chancen zu erhöhen, das Schlüsselergebnis zu erzielen.

Überlegen Sie bei der Bestimmung der wichtigsten Aktionen, was die Person tun kann, um die wichtigsten Ergebnisse zu erzielen. Wenden Sie auch die 80/20-Regel an, wenn Sie potenzielle Schlüsselaktionen berücksichtigen, die ein bestimmtes Schlüsselergebnis bewirken, d. H. 80% der Ergebnisse werden von 20% der Aktionen erzeugt. Dokumentieren Sie diese 20% als Schlüsselaktionen in Ihrem Leistungsprofil.

Schritt 3: Bestimmung der Fähigkeiten von Menschen

Die Fähigkeiten von Menschen, die Schlüsselaktionen beeinflussen, müssen identifiziert und im Leistungsprofil aufgeführt werden. Personenfähigkeiten beziehen sich auf jene Fähigkeiten, die damit korrelieren, dass eine Person in der Lage ist, die im Profil aufgeführten Schlüsselaktionen effektiv auszuführen. Bei der Bestimmung der Fähigkeiten von Personen empfehle ich die folgenden drei Prozesse:

1. Brainstorming aller möglichen Fähigkeiten der Mitarbeiter, die mit jeder der Schlüsselaktionen korrelieren. Eine Vielzahl von kommerziellen Verhaltensbewertungsinstrumenten steht zur Verfügung, mit denen Sie bestimmte Fähigkeiten von Personen ermitteln können. (Siehe z.B., Saville & Holdsworth; 1996; Fragebogen zur beruflichen Persönlichkeit (OPQ), Boston: Saville & Holdsworth).
2. Finalisieren Sie Ihren Index der menschlichen Fähigkeiten zu einer Liste von 10 bis 15 Fähigkeiten.
3. Bestimmen Sie alle “Must Haves” und markieren Sie sie auf Ihrer Liste.

Schritt 4: Technische Fähigkeiten identifizieren

Zusätzlich zu den Fähigkeiten der Mitarbeiter müssen die technischen Fähigkeiten, die mit der Durchführung von Schlüsselaktionen korrelieren, im Leistungsprofil aufgeführt werden. Konzentrieren Sie sich auf die technischen Fähigkeiten, die in hohem Maße mit der effektiven Durchführung der aufgeführten Schlüsselaktionen korrelieren. In einem Profil sind in der Regel weniger technische Fähigkeiten als menschliche Fähigkeiten aufgeführt (d. H. Eins bis zehn). Um die erforderlichen technischen Fähigkeiten zu bestimmen, schlage ich vor, den folgenden Prozess zu verwenden:

1. Brainstorming der möglichen technischen Fähigkeiten, die erforderlich sind, nachdem die für den Job aufgeführten Schlüsselaktionen überprüft wurden.
2. Konsultieren und / oder beobachten Sie Experten, damit Sie sich auf die wesentlichen Fähigkeiten konzentrieren und Ihre genauen Anforderungen festlegen können.
3. Finalisieren Sie die Liste der technischen Fähigkeiten und nennen Sie die für den Erfolg wichtigsten.
4. Bestimmen Sie die “Must Haves” und kennzeichnen Sie sie, indem Sie sie auf Ihrer Liste hervorheben.

Schritt 5: Ermittlung der Anforderungen an Erfahrung und Ausbildung

Berücksichtigen Sie Ihre Mindestanforderungen an Erfahrung und Ausbildung. Wie oft soll die Person den Erfahrungszyklus in einer bestimmten Position durchlaufen haben? Die Überprüfung und Reflexion der Arbeit vergangener und gegenwärtiger Leistungsträger kann Ihnen bei diesen Entscheidungen helfen. Die Erfahrungs- und Bildungsanforderungen werden am wichtigsten, wenn Sie ein Leistungsprofil verwenden, um Auswahlentscheidungen zu treffen. In diesem Schritt müssen Sie die erforderliche Ausbildung / Schulung sowie die Mindestjahre an Erfahrung in einem bestimmten Arbeitsumfeld angeben.

Anwendungen für Leistungsprofile

Sobald Sie ein Leistungsprofil erstellt haben, können Sie es auf alle Teile des Performance-People-Zyklus in Ihrer Organisation anwenden. Performance Profiling kann verwendet werden, um bessere Auswahlentscheidungen zu treffen, Performance-Coach zu sein und Personal zu bewerten. Die fünf Inhaltsbereiche Ihres Profils können verwendet werden, um spezifische Rekrutierungsanzeigen und Auswahlinterviewfragen zu schreiben und spezifische Leistungsaktivitäten zu formulieren.

Sie können das Profil auch verwenden, um die Leistung bestehender Mitarbeiter zu coachen und zu bewerten. Nachdem Sie mit einer Person ein Profil entwickelt haben, können Sie gemeinsam deren Leistung bei der Ausführung von Schlüsselaktionen und der Bereitstellung von Schlüsselergebnissen überprüfen. Tatsächlich können die identifizierten Key Results und die damit verbundenen Key Actions zur Grundlage für die Leistungsbewertung und das Coaching werden. Ich wandle Leistungsprofile routinemäßig in Bewertungsformulare um, die zum Mittelpunkt von Leistungsüberprüfungsdiskussionen werden.

Zusammenfassend

Performance Profiling wird Ihrer Organisation einen größeren Leistungsfokus verleihen. Es ist einfach und praktisch. Der Schwerpunkt liegt darauf, dass sich Ihre Mitarbeiter auf Maßnahmen konzentrieren, die sich direkt auf die gewünschten Schlüsselergebnisse auswirken. Es verwechselt nicht Bewegung mit Handlung oder Aktivität mit Ergebnissen. Dieses einfache, aber leistungsstarke Performance-Management-Tool verknüpft wichtige Ergebnisse mit wichtigen Aktionen und hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, sich auf die technischen Fähigkeiten zu konzentrieren, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich sind. Ich ermutige Sie, es zu benutzen! Es wird große Dividenden für Sie und Ihre Organisation zahlen.

Aufruf zum Handeln: Eine Arbeitsanwendungsaufgabe

Füllen Sie ein vollständiges Leistungsprofil für Ihre eigene aktuelle Position aus. Füllen Sie außerdem mithilfe des in diesem Artikel beschriebenen 5-Schritte-Ansatzes vollständige Profile für alle Positionen aus, die Ihnen in Zusammenarbeit mit der Person, die die bestimmte Position einnimmt, die profiliert wird, Bericht erstatten. Erwarten Sie, dass ein Leistungsprofil ungefähr zwei Stunden dauert.

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