Tipps zur Planung von Outdoor-Events

Checkliste für die Planung von Outdoor-Events & Koordinationstipps

Im Vergleich zur Planung einer Indoor-Veranstaltung erfordert die Planung von Outdoor-Events in der Regel etwas mehr Aufwand und Voraussicht. Obwohl Outdoor-Events Flexibilität und Kreativität ermöglichen, hat es seine Kompromisse, da es mehr Details zu berücksichtigen gibt.

Aber betonen Sie nicht. Hall’s Septic Services ist hier, um zu helfen. Befolgen Sie diese Tipps, um Ihren Outdoor-Event-Planungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.

# 1 – Auswahl eines Veranstaltungsortes – Tipps zur Planung von Veranstaltungen im Freien

Wenn Sie nach dem perfekten Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung im Freien suchen, sollten Sie auch einen Veranstaltungsort mit Innenraumoption in Betracht ziehen. Dies kann dazu beitragen, einige der Herausforderungen zu lindern, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert sind, wenn es um unerwartete Wetterprobleme geht.

Wird Ihr Veranstaltungsort Ihre Gästezahl aufnehmen? Denken Sie bei der Suche nach Veranstaltungsorten unbedingt an Ihre erwartete Anzahl von Gästen. Wenn Ihr Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung zu groß ist, können Sie eine Partition verwenden, um die Platzgröße neu zu erstellen. Wenn Ihre Veranstaltung nur auf Einladung stattfindet, Fordern Sie Ihre Teilnehmer auf, sich zu melden, indem Sie eine Einladung bis zu einem bestimmten Datum zurücksenden. In vielen Fällen müssen Sie sich wahrscheinlich mit Teilnehmern in Verbindung setzen, die vergessen haben, sich zu melden, also geben Sie sich genügend Zeit, um eine endgültige Zählung zu erhalten.

Richten Sie sich an Ihre Zielgruppe. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der den demografischen Merkmalen Ihres Publikums entspricht. Denken Sie über ihr Einkommen nach, was ihre Vorlieben und Abneigungen sind, was ihr Geschmack und ihre Bedürfnisse sind, etc. Diese Faktoren tragen dazu bei, dass sich Ihre Teilnehmer an Ihrem Veranstaltungsort im Freien wohl fühlen.

Ist die Lage des Veranstaltungsortes für Ihre Gäste günstig? Die Anzahl der Personen, die teilnehmen werden, kann davon abhängen, ob sich der Veranstaltungsort in der Nähe des Wohn- oder Arbeitsortes Ihrer Gäste befindet oder nicht. Wenn Ihre Veranstaltung Gäste mit Alkohol versorgt, sollten Sie auch den Transport in Betracht ziehen. Lassen Sie die Gäste nicht trinken und fahren, sondern bieten Sie ihnen kostenlose oder günstige Transportmöglichkeiten.

Wie viel Erfahrung hat der Veranstaltungsort? Ihr Erfahrungsniveau kann die Veranstaltung stark beeinflussen. Fragen Sie sie nach früheren Bildern von Veranstaltungen, Layoutoptionen und Referenzen. Treffen Sie sich mit den Mitarbeitern, um festzustellen, ob ihre Persönlichkeit zu Ihren Veranstaltungsbedürfnissen passt und wie zuvorkommend sie sind. Fragen Sie sie nach Details wie dem Verhältnis von Servern zu Gästen, ihrer Veranstaltungskleidung, ihren Öffnungszeiten und welchen Aspekten der Veranstaltung sie sich widmen werden, z. B. Dekorieren, Einrichten oder Abreißen.

Hat der Veranstaltungsort irgendwelche Einschränkungen, die Ihre Entscheidung beeinflussen könnten, sie zu buchen? Einschränkungen können oder können nicht auf das beschränkt sein, was dekoriert werden kann und was nicht, Fotografie / Videografie, Alkoholverkauf, Einbringen von Lebensmitteln von außen oder sogar Caterer. Einige Veranstaltungsorte haben bevorzugte Caterer, die Sie verwenden müssen.

Fragen Sie den Veranstaltungsort nach einer Liste der damit verbundenen Gebühren. Sind Tische, Stühle und Bettwäsche im Preis inbegriffen? Müssen Sie porta Potties mieten? Was ist die Haftpflichtversicherung? Was ist die Korkgebühr und ist die Spirituosenlizenz gültig und aktuell? Wie hoch ist die Preisspanne für ein plattiertes Abendessen oder wie hoch sind die Kosten pro Person für ein Buffet? Gibt es Barkeeper- und Bar-Setup-Gebühren? Was ist der Zahlungsplan, Rückerstattungs- und Stornierungsbedingungen?

Die Wahl eines Veranstaltungsortes ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Planung einer Veranstaltung. Ihr Veranstaltungsort gibt den Ton für Ihre Veranstaltung an. Recherchieren Sie und stellen Sie so viele Fragen wie möglich, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Entsprechende Genehmigungen

Sobald der Veranstaltungsort ausgewählt ist, sollte dies das erste sein, was Sie tun. Vermeiden Sie die Schließung Ihrer Outdoor-Veranstaltung, indem Sie sich an die richtigen Behörden wenden und die erforderlichen Genehmigungen einholen.

Allgemeine Arten von Genehmigungen für besondere Veranstaltungen:

• Lebensmittelgenehmigungen
  • Wenn Sie beabsichtigen, Lebensmittel oder Verbrauchsmaterialien zu verkaufen, zu servieren, zu verschenken oder zu probieren, muss möglicherweise eine vorübergehende Genehmigung für Lebensmittelsponsoren eingeholt werden. Wenn bei Ihrer Veranstaltung andere Lebensmittelverkäufer anwesend sind, benötigen diese ebenfalls eine vorübergehende Genehmigung für Lebensmittelverkäufer. Öffentliche Sicherheitsmerkmale, wie Handwaschbecken, müssen für die Anforderungen an den Umgang mit Lebensmitteln enthalten sein.
  • Die Planung von Veranstaltungen im Freien erfordert besondere Überlegungen, insbesondere bei Catering- und Event-Food-Services.
    • Denken Sie an das Wetter
    • Wählen Sie die besten Zelte. Zelte schützen das Essen vor der heißen Sommersonne, vor Frühlingsregen und vor starken Winden. Essens- und Desserttische sollten am Boden befestigt werden, um unvorhersehbare Szenarien zu vermeiden.
    • Lebensmittelsicherheit gewährleisten. Die Wahl eines Caterers, der Erfahrung mit Catering-Veranstaltungen im Freien hat, ist sehr vorteilhaft. Sie können Ihnen bei der Entscheidung helfen, welches Essen für die Gäste am besten geeignet ist, und wissen, wie Sie es frisch halten. Lebensmittel, die zu lange in der Hitze gelassen werden, sind schädlich.
    • Utensilien auswählen. Wenn Wind erwartet wird, ist es wahrscheinlich keine gute Idee, Pappteller oder Plastikbesteck zu verwenden. Schweres Geschirr und Besteck sorgen dafür, dass das Essen auf dem Tisch bleibt, oder planen Sie ein Menü, das auf Fingerfood und tragbaren Verzehr zugeschnitten ist.
    • Lebensmitteltransport. Überlegen Sie, wie das Essen zum Veranstaltungsort transportiert wird. Wärmer und Wärmelampen helfen, das Essen warm und so frisch wie möglich zu halten. Eis ist eine Notwendigkeit, insbesondere bei Veranstaltungen im Freien, die während der Sommerhitze stattfinden.
    • Halten Sie die Gäste hydratisiert. Servieren Sie erfrischende Getränke wie Eistee, Limonade oder Gurkenwasser. Die Jahreszeit beeinflusst die Speisen und Getränke, die Sie servieren.
  • Alkoholkonsumgenehmigung
    • Abhängig vom Ort der Veranstaltung müssen Sie möglicherweise nicht nur eine Alkoholgenehmigung, sondern sogar ein Genehmigungsschreiben für den Alkoholausschank besitzen. Verschiedene Veranstaltungsorte haben unterschiedliche Richtlinien und sogar Einschränkungen für den Umgang mit Alkohol.
  • Genehmigungen für Zelte oder Überdachungen
    • Inspektionen vor Ort können aufgrund von Größe, Komplexität und Sicherheitsproblemen erforderlich sein, um festzustellen, ob eine Genehmigung erforderlich ist.
  • Temporäre Nutzungsgenehmigung
    • Diese Art von Genehmigung gilt für die Nutzung von Privateigentum und kann bestimmte Nutzungen für begrenzte Zeiträume an Orten zulassen, an denen die Nutzungen normalerweise nicht genehmigt würden.
  • Elektrische Genehmigung
    • Wenn Sie elektrische Energie über elektrische Generatoren oder durch Anschluss an bestehende permanente elektrische Systeme liefern müssen, müssen Sie möglicherweise eine elektrische Genehmigung einholen.
  • Feuerwerks- / Spezialeffektgenehmigung
    • Aktivitäten im Zusammenhang mit offenen Flammen müssen möglicherweise zur Genehmigung überprüft werden. Egal, ob es sich um Feuerwerk, Laser oder andere Spezialeffekte handelt, für jeden ist möglicherweise eine andere Genehmigung erforderlich.
  • Genehmigung für Bürgersteig- / Straßenaktivitäten
    • Für jede Art von Aktivität, die auf der Straße / dem Bürgersteig / dem Platz stattfindet, ist eine Genehmigung erforderlich, unabhängig von Größe und Dauer. Beispiele für Aktivitäten, die Genehmigungen erfordern: Couponing, Probenahme, Sicherheiten oder kostenlose Werbegeschenke.

#2 – Logistik – Tipps zur Planung von Outdoor-Events

Halten Sie am Veranstaltungsort ein Planungsmeeting mit all Ihren Lieferanten / Anbietern ab, um die Logistik Ihrer Outdoor-Veranstaltung zu koordinieren. Die Logistik kann das Be- und Entladen, das Parken, das Timing, die Grundrisse, die Stromversorgung, die Beleuchtung, die Sicherheit, die Besatzung, die Vermietung tragbarer Toiletten usw. umfassen. Wenn Sie diese Details lange im Voraus ausarbeiten, kann der Planungsprozess nicht zu überwältigend werden.

Häufig verpasste Details zur Veranstaltungsplanung:

• Essen
  • Allergien & Essenspräferenzen: Bestimmen Sie, ob es Gäste gibt, die Nahrungsmittelallergien haben, oder Vorlieben wie vegan, glutenfrei usw. und planen Sie die Veranstaltung Catering angemessen, um Optionen und Lebensmittelsicherheit für alle zu gewährleisten.
  • Essen für Verkäufer und Freiwillige: Vergessen Sie nicht, Mitarbeiter oder Freiwillige zu füttern, die Ihnen helfen, Ihre Veranstaltung durchzuführen. Sie werden hart arbeiten, also ist es wichtig, ihr Energieniveau hoch zu halten.
• Dollies & Handwagen
  • Wenn Sie schwere Gegenstände bewegen, haben Sie einen dieser Gegenstände zur Hand, um zu helfen.
• Tageszeitleiste
  • Wenn es um Tageszeitpläne geht, gibt es normalerweise zwei. Eine, die die Teilnehmer sehen werden, und eine für das Veranstaltungsteam. Teilen Sie Zeitpläne mit allen Beteiligten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Gedrucktes Hauptblatt
  • Ein Hauptblatt sollte Kontaktinformationen für alle Anbieter und Aussteller sowie WLAN-Passwörter enthalten.
• Namensschilder
  • Diese sind hilfreich für Teilnehmer, Sponsoren und Freiwillige und ermöglichen eine einfache Vernetzung.
• Notfallset
  • Erwarte das Unerwartete und sei vorbereitet. Die Vorbereitung eines Notfallkits kann die Gedanken Ihrer Mitarbeiter beruhigen. Hier sind einige Ideen, was Sie einschließen können: Schere, Stifte, Klebeband, Notizblock, Erste-Hilfe-Kasten, Clorox-Stift, Ibuprofen usw. Es ist auch ratsam, die örtlichen Rettungskräfte über Ihre Veranstaltung zu informieren. Sie können wählen, ob medizinisches und / oder polizeiliches Personal zur Sicherheit und Prävention von Veranstaltungen anwesend sein soll.
• Ladestationen
  • Dies ist ein großer Komfort für die Teilnehmer und ein zusätzlicher Vorteil für Ihre Organisation. Das Einrichten von Ladestationen mit Tischen und Netzkabeln kann eine kontinuierliche Berichterstattung in den sozialen Medien und Fotografie für Ihre Veranstaltung ermöglichen.
• Porta Töpfchen
  • Wenn Sie Porta Töpfchen mieten müssen, achten Sie darauf, entsprechend zu mieten, um Ihre Gästezahl richtig zu erleichtern. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Gäste in einer endlosen tragbaren Toilettenlinie stehen. Und seien wir ehrlich, das ist auch das Letzte, was Ihre Gäste wollen.
• Sicherheit
  • Als Organisator einer Veranstaltung stehen Sie vor zahlreichen Herausforderungen, und Sicherheit sollte ein Hauptanliegen sein. Outdoor-Events decken in der Regel eine viel größere Fläche ab als Indoor-Events, was mehr Planung und je nach Art der Menge eine erweiterte Sicherheit erfordert.
• Walkie-Talkies
  • Ja, Handys funktionieren auch, aber mit Walkie-Talkies können Sie mehrere Personen gleichzeitig zu einem Gespräch oder einer Situation hinzufügen. Dies ist äußerst hilfreich, wenn Probleme auftreten und Sie mit den Mitarbeitern kommunizieren müssen.
• Bestätigen Sie Freiwillige
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Teilnahme von Freiwilligen sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten in den Tagen vor der Veranstaltung überprüfen. Konsequente Aufmerksamkeit auf diese abschwächen kann, ob Ihre Short-handed zu Ereigniszeit.
• Befragen Sie Ihre Teilnehmer
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Teilnehmer innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung zu befragen. Dies ist wichtig, da Sie ehrliches Feedback dazu erhalten, was funktioniert hat und was nicht und wie Sie Ihre nächste Veranstaltung verbessern können. Es zeigt, dass ihre Meinungen wichtig sind, während sie darauf aufmerksam gemacht werden, dass ein anderes Ereignis eintreten wird.

#3 – Überwachen Sie das Wetter – Outdoor-Event-Planungstipps

Der Hauptgrund, warum Outdoor-Events abgesagt werden, ist schlechtes Wetter. Beginnen Sie, das Wetter so weit wie möglich im Voraus zu überwachen. Haben Sie einen “Plan B” bei Niederschlag und ein alternatives Layout, wenn ein Zelt oder eine Art Unterschlupf benötigt wird.

• Wetterversicherung
  • Die Regenversicherung schützt alle Veranstaltungen im Freien vor entgangenen Gewinnen aufgrund von Regenfällen. Die häufigsten Veranstaltungen sind Messen, Festivals, Golfturniere, Flugshows, Kunstfestivals, Konzerte, TV & Werbefilme, Firmenveranstaltungen, Sportveranstaltungen und vieles mehr.
• Arten von Outdoor-Events
  • Konzerte
    • Vorlaufzeit verlängern
      • Gönnen Sie sich mehr Zeit, als Sie denken, um die Dinge in Ordnung zu bringen.
    • Sparen Sie Geld, denken Sie lokal
      • Zwischen Reise-, Transport- und Unterbringungskosten summiert sich alles. Entscheiden Sie sich für einen lokalen Akt.
    • Kennen Sie Ihr Publikum
      • Finden Sie heraus, wer in Ihrer Nähe beliebt ist und was im Trend liegt. Sie möchten Ihrem Publikum das geben, was es hören möchte.
    • Wählen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort
      • Wählen Sie einen Veranstaltungsort mit genügend Platz, um alle Gäste bequem unterzubringen, aber klein genug, dass er wie eine ausverkaufte Show aussieht. Berücksichtigen Sie die Akustik und den Platz für Tontechniker vor Ort.
    • Mieten Sie die richtige Bühne
      • Wenn Sie keinen Veranstaltungsort finden, der alles bietet, was Sie suchen, insbesondere eine Bühne, müssen Sie eine mieten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine erhalten, die die Aktivitäten der Veranstaltung sicher unterstützen kann.
    • Get insurance
      • Event-Versicherung schützt Sie, wenn etwas schief geht, wie ein Bühnen-Missgeschick oder Crowd Crush. Alle Vertragsarbeiter oder Unterhaltung sollte auch eine angemessene Versicherung.
    • Überprüfen Sie die Zeitpläne
      • Stellen Sie sicher, dass es keine Planungskonflikte gibt, z. B. ein anderes lokales Konzert, das Ihnen den Ticketverkauf stehlen könnte.
    • Forschungsgenehmigungen
      • Wenn Sie planen, Ihre Veranstaltung in einem öffentlichen Raum wie einem Park abzuhalten, benötigen Sie wahrscheinlich eine Genehmigung.
    • Promote
      • Verbreiten Sie das Wort in sozialen Medien, Radio, Zeitungsanzeigen, Flyern usw.
    • Haben Sie einen Wetterplan
      • Vereinbaren Sie einen Wetterplan, mit dem Sie die Dinge einfach an ein anderes Datum oder einen anderen Ort verschieben können.
  • Hochzeiten
  • Machen Sie es Ihren Gästen bequem
    • Überlegen Sie, wie das Wetter zur Tageszeit und im Monat des Jahres Ihrer Hochzeit im Freien sein wird. Wenn es sonnig und heiß ist, geben Sie den Gästen eiskalte Flaschen Wasser, während sie sitzen. Machen Sie Ihre Programme zu Hochzeitsfans, damit sich die Gäste abkühlen können. Wenn es kühl und feucht ist, sagen Sie den Gästen unbedingt, dass sie zusätzliche Schichten tragen sollen. Mieten tragbare Heizungen wäre auch eine gute Idee.
  • Haben Sie einen Backup-Plan
    • Was ist, wenn es regnet? Wenn sich an Ihrem Veranstaltungsort ein Innenbereich befindet, Verschieben Sie die Veranstaltung in einen Innenbereich. Wenn dies keine Option ist, sollten Sie ein Zelt mieten.
  • Planen Sie für Wind
    • Viele Hochzeiten im Freien leiden unter windigen Bedingungen. Vermeiden Sie leichte Stoffe wie Chiffon in Ihrem Kleid und Brautjungfernkleider. Lassen Sie Ihren Friseur Ihre Haare für das Wetter stylen, damit Sie auf Ihren Hochzeitsfotos keine einsteinschen Haare haben.
  • Sound
    • Stellen Sie sicher, dass jeder das Hochzeitsgeschehen hören kann. Erwägen Sie, ein Soundsystem mit Clip-Mikrofonen für die Braut zu mieten, Bräutigam und Beamter.
  • Décor
    • Natürliche Schönheit umgibt Hochzeiten im Freien, aber Sie werden immer noch sicherstellen wollen, dass das Gelände gut gepflegt ist und Blumen blühen. Vielleicht planen Sie für gemietete Strukturen wie Lauben oder Pavillons.
  • Essen
    • Stellen Sie sicher, dass Ihr Caterer ein Menü plant, das sich bei Hitze gut im Freien hält, und vermeiden Sie Gerichte, die schnell verderben könnten.
  • Stillen Sie ihren Durst
    • Erwägen Sie, Ihren Gästen eine Vielzahl von Limonaden, Tees oder Punches anstelle eines Alkoholbündels zu servieren, der dehydriert.
  • Bugs
    • Lösche Citronella-Kerzen, damit deine Gäste nicht die ganze Zeit auf Bugs klatschen. Vielleicht sollten Sie sogar bezahlen, um das Gebiet mit einem Schädlings- / Vernichtungsdienst vorzubehandeln.
  • Genehmigungen
    • Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf eine Genehmigung für Ihren Standort haben.
  • Sportereignis
    • Boost Gemeinschaftsgeist
      • Garner die Unterstützung der Anwohner und Unternehmen. Erstellen Sie eine Werbekampagne, die die Community einbindet oder sogar zeigt, wie Sie aus den Erlösen der Veranstaltung einer lokalen Organisation etwas zurückgeben möchten.
    • Erstellen Sie atemberaubende Visuals
      • Locken Sie Ihre Teilnehmer, indem Sie visuelle Markenanzeigen wie Zelte, Flaggen, Banner, Luftballons usw. erstellen.
    • Versichert werden
      • Erwägen Sie eine Versicherung, die Ihre Wettbewerbe und Preisgeschenke abdeckt.
    • Finden Sie einen Sponsor
      • Partner mit dem richtigen Unternehmen, das einen Teil der Veranstaltungskosten tragen kann, aber auch ein größeres Publikum anzieht.
    • Markt
      • Erstellen Sie ein Thema, das ein Publikum begeistert, binden Sie lokale Medienmitglieder ein, um Werbung zu schalten, und nutzen Sie soziale Medien, um das Wort zu verbreiten.
  • Music Festival
    • Sie benötigen viel technisches Equipment und logistische Unterstützung, damit die Live-Musik reibungslos läuft.
      • Bühne, Lichttechnik, Tontechnik und Stagehands.
    • Nehmen Sie sich genügend Zeit, um zu planen
      • Es sind viele Spieler und Aspekte beteiligt. Vereinbaren Sie Bands, Anbieter und den Veranstaltungsort. Planen Sie Ihre Marketinginitiative und wie Sie Tickets für die Veranstaltung verkaufen.
    • Planen Sie Ihren Raum
      • Zwischen Bühnen, Backstage-Bereichen, Catering-Vans, Verkaufsständen und Porta-Töpfchenmieten wird viel Platz benötigt.
    • Budget für Künstler
      • Geben Sie Ihr Gesamtbudget nicht für einen großen Künstler aus, Sie möchten genug Unterhaltung für Ihre Festivalbesucher. Versuchen Sie, eine Mischung aus unsignierten, lokalen Talenten, aufstrebenden Bands und dann einem großen Namen zu haben (wenn das Budget es zulässt). Achten Sie darauf, die umliegenden Gemeinden zu befragen, um die beste Mischung aus Musik zu lernen, die die Massen zu Ihrer Veranstaltung ziehen wird.
    • Genehmigungen
      • Wenn Ihr Festival auf öffentlichem Land stattfindet, benötigen Sie wahrscheinlich eine Genehmigung der Stadt. Recherchieren Sie und holen Sie sich entsprechende Genehmigungen, um zu verhindern, dass Ihre Veranstaltung geschlossen wird.
    • Porta Potty Rentals
      • Festivals haben normalerweise keine Standardtoiletten, daher müssen Sie wahrscheinlich Porta Potties mieten. Tragbare Handwaschstationen und tragbare Handwischstationen sind auch für Ihr Festival in Betracht zu ziehen, da sie Ihren Festivalbesuchern zusätzliche Hygiene bieten.
    • Eingang
      • Wie werden die Teilnehmer eintreten? Erhalten sie Armbänder, Handstempel oder ein Ticket? Armbänder sind eine beliebte Wahl, wenn es um Festivals geht, die länger als einen Tag dauern oder eine Altersidentifikation erfordern.
    • Sicherheit
      • Musikfestivals können teuer sein. Stellen Sie genügend Sicherheit ein, um auf diese Zauntrichter und Ladendiebe zu achten, und geben Sie Ihren zahlenden Anbietern Sicherheit. Auch Feste ziehen eine Mischung aus Menschenmengen an, Zusätzliche Sicherheit hilft dabei, alle zu schützen und Probleme schnell zu lösen.
    • Sonstige Unterhaltung
      • Wenn es zwischen den Sets zu Ausfallzeiten kommt, stellen Sie sicher, dass Sie andere Unterhaltungsarrangements getroffen haben; Kunst, Tanzshows, Zauberer, Comedy-Acts usw. Vergessen Sie nicht, einen MC zu ernennen oder einzustellen.
    • Das Wesentliche
      • Übersehen Sie diese anderen wichtigen Aspekte nicht; essen, Getränke, Badezimmer, Erste Hilfe, Müll / Recycling-Punkte.
  • Block Party
    • Größe und Umfang
      • Bestimmen Sie, wie viele Personen Sie realistisch hosten können. Townships können Ihre Anwesenheit einschränken, um die Sicherheitscodes und -vorschriften einzuhalten.
    • Zeitleiste
      • Sobald Datum und Ort bestätigt sind, überprüfen Sie die lokalen Community-Kalender, um Konflikte zu vermeiden.
    • Richtlinien & Genehmigungen
      • Beantragen und erfüllen Sie die Antragsanforderungen einer Stadt, um eine Veranstaltung auf öffentlichem Grundstück abzuhalten (Schließen einer Straße). Eine Genehmigung ist erforderlich, wenn die Veranstaltung einen öffentlichen Park, Alkoholkonsum und schallverstärkende Geräte umfasst.
    • RSVP’s
      • Erzwingen Sie eine Frist, um eine Kopfzahl zu erhalten, damit Sie bestimmen können, wie viel Essen und Trinken Sie benötigen.
    • Mieten
      • Möglicherweise müssen Sie Zelte, Tische, Stühle, tragbare Toiletten, Grills, Kühler usw. mieten. Recherchieren Sie Mietgebühren und Dienstleistungen, um das beste Angebot zu finden.
    • Sanitation
      • Wenn Sie eine große Gruppe erwarten und die Gegend keine barrierefreien Toiletten hat, ist Porta potty rentals und Waschstationen die beste Wahl.
    • Essen und Getränke
      • Koordinieren Sie ein Community-Anmeldeformular für Freiwillige, um bestimmte Speisen oder Getränke mitzubringen. Wenn dies nicht möglich ist, müssen Sie möglicherweise die Hilfe eines Caterers in Anspruch nehmen.
  • Bierfest
    • Erlaubnis einholen
      • Besorgen Sie sich die erforderlichen Genehmigungen für eine Veranstaltung dieser Größe und für die Verteilung von Alkohol.
    • Standort
      • Der Standort ist entscheidend. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Veranstaltungsort groß genug ist, um die Anzahl der erwarteten Gäste aufzunehmen. Für ein Sommerbierfest, Betrachten Sie einen Standort im Freien, aber eine, die Schatten zu den Bierverkäufertischen bieten kann.
    • Mehr als Bier
      • Neben dem offensichtlichen Bier brauchen Sie auch Lebensmittelverkäufer. Food Trucks sind eine einfache und trendige Möglichkeit, Ihren Gästen Essen anzubieten, um den Alkohol aufzusaugen. Wenn es ein heißer Sommertag ist, tanken Sie H2O.
    • Wichtige Gäste
      • Unsere Unterhaltung bietet Ihren Gästen zwischen den Verkostungen etwas zu tun. Stellen Sie Sicherheit ein, um die Veranstaltung und die Teilnehmer sicher und unter Kontrolle zu halten.
  • Firmenpicknicks
    • Wählen Sie einen Ort
      • Da es im Freien sein wird, wählen Sie einen Ort mit einer großartigen Umgebung. Erkundigen Sie sich bei einem örtlichen Park, einem Outdoor-Sportkomplex, einem Vergnügungspark, draußen auf Ihrem Firmengelände usw.
    • Wählen Sie ein Thema
      • Mit einem Thema macht es so viel mehr Spaß!
        • Themenideen: Zirkus, Casino, Kostüm, Fiesta, Luau, Sport, Western
      • Entscheiden Sie sich für ein Menü
        • Ihr Menü sollte zu Ihrem Thema passen. Was passt am besten zu Ihrem Thema? Schweinebraten oder BBQ? Karibik oder Tacos? Viel Spaß damit! Lustige Lebensmittel wie Zuckerwatte, Sno-Kegel und Eiswagen sollten nicht übersehen werden.
      • Aktivitäten planen
        • Aktivitäten können Maler, Fotokabinen, Tauchbecken, Sportaktivitäten usw. umfassen.
      • Ausrüstung mieten
        • Je nach Standort müssen Sie möglicherweise Tische, Stühle, Zelte, Porta-Töpfchen usw. mieten.

#4 – Bieten Sie Ihren Gästen die richtigen Annehmlichkeiten – Tipps zur Planung von Veranstaltungen im Freien

Wenn sich die Gäste bei Ihrer Veranstaltung nicht wohl fühlen, fällt es ihnen wahrscheinlich schwer, sich zu amüsieren. Hier sind einige Notwendigkeiten, die Sie Ihren Gästen zur Verfügung stellen sollten: Wasser oder andere Getränke, Sonnencreme, Insektenspray, Erste-Hilfe-Sets und je nach Temperatur entweder leichte Decken oder Ventilatoren.

#5 – Vermietung – Tipps für die Planung von Veranstaltungen im Freien

Veranstaltungen erfordern die Verwendung vieler verschiedener Elemente, von denen einige möglicherweise nicht in Ihrem Veranstaltungsort enthalten sind. Die Auswahl all der Dinge, die in Ihre Veranstaltung einfließen und Ihre Vision zum Leben erwecken, wird ein lustiger Teil des Planungsprozesses sein.

Die häufigsten Vermietungen

• Zelte
• Tische (Essen und Cocktail)
• Stühle
• Bettwäsche
• Teller
• Gläser
• Getränkeautomaten
• Besteck
• Heizungen oder Ventilatoren
• Licht- und Tontechnik
• Tanzflächen
• Möbel
• Décor
• Transport
• Tragbare Toiletten

#6 – Hygiene – Tipps für die Planung von Veranstaltungen im Freien

Wir haben viel Erfahrung in diese Abteilung und kann einige ausgezeichnete Tipps geben. Zuallererst ist dies ein Bereich, in dem Sie nicht unvorbereitet sein wollen! Schlecht geplante sanitäre Einrichtungen, von fehlenden Mülleimern bis zu zu wenigen Toilettenoptionen, können selbst die besten Outdoor-Events auf epische Weise versenken. Die Bereitstellung angemessener und sanitärer Einrichtungen wird Ihre Gäste und Crew glücklich machen, und Ihre Veranstaltung im Freien läuft reibungslos.

Wenn öffentliche Toiletten nicht verfügbar sind und Sie Porta Potties mieten müssen, beachten Sie diese Faktoren:

• Standort: Platzieren Sie porta Potty Rentals dort, wo sie leicht zugänglich sind und auf einem ebenen und trockenen Boden. Idealerweise 40 oder 50 Fuß maximal vom LKW-Zugang entfernt.
• Menge: Stellen Sie in der Regel sicher, dass Sie mindestens 1 Porta Potty pro 50 Veranstaltungsteilnehmer haben, insbesondere wenn die Veranstaltung Essen und Alkohol beinhaltet.
• Modell: Porta potty rentals sind für verschiedene Arten von Publikum verfügbar. Bestimmen Sie die Art des Publikums, das Ihre Veranstaltung anziehen wird, und stellen Sie sicher, dass Ihre Porta Potty Rentals auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste eingehen. Verschiedene Arten können umfassen: das standardmäßige tragbare Töpfchen, das spülbare tragbare Töpfchen, das Handicap-Porta-Töpfchen oder eines mit einer Wickelstation. Sobald Sie die Typen bestimmt haben, die Sie benötigen, können Sie die Menge bestimmen.
• Sauberkeit: Bieten Sie Ihren Gästen eine saubere Umgebung. Wenn Ihre tragbare Töpfchenmiete keine Handwaschbecken oder Händedesinfektionsmittel enthält, machen Sie sich keine Sorgen, Sie können diese separat mieten. Halls Septic Services bietet tragbare Handwaschstationen, klein und groß, sowie eine tragbare Handwaschstation. Weisen Sie außerdem einen Begleiter zu, um sicherzustellen, dass alle tragbaren Toiletten jederzeit über genügend Toilettenpapier verfügen.
• Belüftung: Um Gesundheitsrisiken zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Porta-Töpfchen ordnungsgemäß belüftet sind. Klempnerarbeiten und Lüftungsschlitze in Wänden und Boden sind erforderlich.
• Müll: Wenn Sie Ihre eigenen Mülleimer liefern, irren Sie immer auf der Seite des Überschusses, wenn es zu wenig gibt oder sie zu weit auseinander verteilt sind, können Sie mit einem Durcheinander von übersäten Böden und überfüllten Behältern enden.
• Recycling: Beim Recycling gilt die gleiche Regel wie bei Müllbehältern, mehr ist besser. Angemessene Recyclingbehälter verhindern, dass Glas und Kunststoff in den Müllbehältern landen.

#7 – Event Cleanup – Outdoor-Event-Planungstipps

Aufräumarbeiten sollten im Voraus besprochen werden. Die Zuweisung einer Crew von Anfang an beseitigt jegliche Verwirrung darüber, wer am Ende der Veranstaltung für was verantwortlich ist. Abhängig von Ihrem Veranstaltungsort kann die nicht ordnungsgemäße Reinigung zu Geldstrafen und / oder zum Verlust von Einlagen führen.

Checkliste für die Reinigung

• Toiletten
  • Toiletten erfordern vor, während und nach der Veranstaltung einen Hausmeisterservice, um die Inhalte und Einrichtungen Ihrer Gäste hygienisch zu halten. Wenn Sie tragbare Toiletten mieten, besprechen Sie unbedingt, was mit der Reinigung und Abholung erwartet wird.
• Bodenpflege
  • Die meisten Einrichtungen bestehen aus Räumen mit unterschiedlichen Bodenbelägen. Einige haben Teppich, Fliesen, Beton, Holz oder sogar Gras, wenn es sich um eine Veranstaltung im Freien handelt. Fliesenböden müssen gewachst, Teppich abgesaugt, Beton abgespült und Abfall vom Gras abgeholt werden; Bereiten Sie sich auf den Bodentyp Ihres Veranstaltungsortes vor.
• Abfallwirtschaft
  • Halten Sie die Innen- und Außenbereiche Ihres Veranstaltungsortes abfallfrei; Es schafft ein professionelles und hygienisches Erscheinungsbild für Ihren Veranstaltungsort. Recyceln Sie Plastik, Flaschen und Papier in die richtigen Behälter.

Eventplanung ist keine leichte Aufgabe, und dies gilt ganz sicher, wenn es um die Planung einer Outdoor-Veranstaltung geht. Die Planung einer Outdoor-Veranstaltung bringt noch mehr Herausforderungen mit sich und erfordert möglicherweise einige zusätzliche Planungsinitiativen. Wir hoffen, dass unsere Tipps helfen, einige der häufigsten Fallstricke der Veranstaltungsplanung zu vermeiden. Befolgen Sie diese Tipps und achten Sie darauf, den Rest des Webs für andere große Ereignis Ressourcen zu suchen, wie zum Beispiel Bizbash.com und Eventmanagerblog.com .