Understanding E-Billing and E-Invoicing: Definitions, Benefits & Nuances

Es ist an der Zeit, sich von Papierrechnungen zu entfernen, die gedruckt und per Post zugestellt werden müssen, und die E-Rechnung zu nutzen, um eine effizientere und effektivere Zustellung zu erreichen. E-Rechnungen können sogar direkt mit FAQs oder Zahlungsabwicklung verknüpft werden, um Rechnungszahlungen zu beschleunigen.

Was ist E-Rechnung?

Elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist der Prozess, mit dem Rechnungen elektronisch gesendet und bezahlt werden. Dieser Prozess ermöglicht es Kunden, Rechnungen per E-Mail, Webportal oder sogar in maschinenlesbaren Datenformaten zu erhalten, was eine effizientere Lieferung und Zahlung ermöglicht.

Der E-Billing-Prozess wird von der Debitorenabteilung verwaltet, wobei die Ausgabe von Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen an die Kunden geliefert wird. Zunehmend werden Aspekte dieses papierlosen Prozesses automatisiert, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern, einschließlich Folgemaßnahmen, bei denen die Fristen für die Rechnungszahlung über die Bedingungen hinausgehen.

Wie eine E-Rechnung aussieht

Eine E-Rechnung oder E-Rechnung ist einfach eine elektronische Version einer herkömmlichen Rechnung oder Rechnung. Visuell kann dies ein herkömmliches Papier-Rechnungslayout widerspiegeln oder Online–Funktionen nutzen, z. B. einen direkten Link zur Rechnungszahlung, FAQs oder zugehörige Ressourcen.

Alternativ können E-Rechnungen als maschinenlesbare Daten wie Dokumente im EDI- oder XML-Format geliefert werden, um die automatische Verarbeitung und Zahlung durch Debitorensoftware zu erleichtern.

Im B2B-Kontext betrifft die elektronische Rechnungsstellung die Lieferung elektronischer Rechnungen, die spezifische Details wie Zahlungszeitrahmen, Steuerinformationen, Bestellnummer und detaillierte Liefergegenstände enthalten.

Funktionsweise des E-Billing-Prozesses

E-Billing ist der Prozess, bei dem elektronische Rechnungen generiert und an Kunden geliefert, Erinnerungen gesendet und Zahlungen eingezogen werden. Der E-Billing-Prozess umfasst auch ein gewisses Maß an Preis- und Krediteinstellungen, die für jeden Kunden manuell festgelegt oder durch regelbasierte Automatisierung festgelegt werden können.

Die Schritte im E-Billing-Prozess sind unten aufgeführt.

1. Krediteinstellung – Der erste Schritt in jedem Abrechnungsprozess besteht darin, das Kreditlimit und das Fälligkeitsdatum für die Überweisung zu bestimmen. Moderne E-Billing-Lösungen können den Kreislauf vom Verkauf bis zur Kreditvergabe schließen, um die Leistung zu optimieren und Risiken zu minimieren.
2. Preisgestaltung – Der nächste Schritt ist die Festlegung der Preise für Waren oder Dienstleistungen. Elektronische Abrechnungslösungen können die Preise aus einer Datenbank abrufen und bei Bedarf Rabatte auf Konto- oder Kontaktebene anwenden.
3. Rechnungserstellung – E-Rechnungen werden aus ERP- oder Buchhaltungssystemdaten generiert, die in die für jeden Empfänger benötigte Rechnungsvorlage eingespeist werden – von PDF bis EDI. Dieser Schritt ist normalerweise automatisiert und schreitet viel schneller voran als die herkömmliche manuelle Rechnungserstellung.
4. Bill Delivery – ein weiterer Schritt, der häufig automatisiert wird, kann die Zustellung von E-Rechnungen per E-Mail, Portal, Dateiübertragung oder direkte Datenübertragung erfolgen. Rechnungsbenachrichtigung per SMS, E-Mail-Benachrichtigung, WhatsApp oder ähnliche Kanäle können verwendet werden, um Empfänger über ein sicheres Online-Portal auf die Verfügbarkeit ihrer E-Rechnung hinzuweisen.
5. Erinnerungen – Wenn der Rechnungssteller der Ansicht ist, dass Kunden ihre E-Rechnung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestätigt, geöffnet oder bezahlt haben, kann die Erinnerungskommunikation automatisch ausgelöst werden, um eine sofortige Zahlung zu fördern.
6. Zahlungsabwicklung – E-Billing bietet einen deutlichen Vorteil gegenüber der Papierabrechnung beim Empfang von Zahlungen, da Kunden einen Link erhalten, auf den sie klicken und ihre Rechnung online per Kreditkarte oder direkter Einzahlung bezahlen können. Eine größere Automatisierung ist möglich, wenn E-Rechnungen an automatisierte Kreditorenbuchhaltungssysteme geliefert werden, die die Zahlungsanforderung über die Bestellnummernreferenz validieren und automatische Zahlungen über ACH / NACHA vornehmen.
7. Sales Intelligence und Reporting – Die Verfolgung und Berichterstattung über die Zustellung, den Empfang und sogar darüber, wer E-Rechnungen gelesen oder darauf geantwortet hat, bietet einen deutlichen Vorteil bei der Bekämpfung verspäteter Zahlungen für einen gesunden Cashflow. Verkaufseinblicke können daraus gewonnen werden, was wo und wann in Rechnung gestellt wurde, sowie aus dem Verständnis, welche Konten möglicherweise Schwierigkeiten haben, pünktlich zu bezahlen, und ein zukünftiges Kreditrisiko darstellen.

Die wichtigsten Vorteile der E-Billing-Software

Mit der E-Billing-Software können Debitorenabteilungen weitaus effizienter werden. Die Beseitigung von Prozessineffizienzen spart Zeit und Geld und gewährleistet eine genauere und schnellere Zustellung von Rechnungen an Kunden zur sofortigen Zahlung. Ein gut implementiertes elektronisches Abrechnungssystem ist mehr als nur ein operatives Upgrade, es ist ein strategischer Vorteil.

Die wichtigsten Vorteile der E-Billing-Software sind:

1. Prozesseffizienz – Papierrechnungen erfordern viel mehr Zeit und Mühe, um zu produzieren und zu liefern, elektronische Rechnungen nehmen einen Bruchteil davon.
2. Verbesserte Genauigkeit – Die direkte Verbindung zwischen dem elektronischen Abrechnungssystem und der Buchhaltungssoftware und / oder den ERP-Systemen eliminiert menschliche Fehler im Prozess.
3. Verbesserte Zustellbarkeit – Das Versenden von Papierrechnungen per Post garantiert keine Zustellbarkeit. Die Coronavirus-Pandemie hat gezeigt, dass die elektronische Zustellung flexibler und genauer ist und Kunden dort erreicht, wo sie sind, in dem Format, das sie wollen.
4. Statustransparenz – zu wissen, wer seine E-Rechnungen erhalten, gelesen und beantwortet hat, ermöglicht gezieltere Folgemaßnahmen und unterstützt die Cashflow-Prognose.
5. Automatisierung – Unternehmen versuchen zunehmend, sich wiederholende manuelle Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern, damit sich qualifizierte Mitarbeiter auf rentablere Aktivitäten konzentrieren können. Der Übergang von Papierrechnungen zur E-Rechnung bietet eine enorme Chance für die Prozessautomatisierung.
6. Optimierte Rechnungszahlungen – E-Rechnungen können mit Zahlungslinks gesendet werden, um Zahlungen online per Kreditkarte, Debitkarte oder Direkteinzahlung entgegenzunehmen.
7. Geringere Gemeinkosten – Die Notwendigkeit, die Maschinen zum Drucken und Zustellen von Papierrechnungen nicht warten und verwalten zu müssen oder die Postzustellung zu bezahlen, kann für viele Unternehmen eine erhebliche Kosteneinsparung bedeuten.
8. Skalierbarkeit und Flexibilität – E-Billing bietet eine weitaus skalierbarere Lösung als die Papierabrechnung. Wenn das Abrechnungsvolumen steigt, müssten traditionell Investitionen in Druck, Prozessmanagement und Lieferung getätigt werden. Diese Investition wäre überflüssig und verschwendet, wenn das Volumen dann sinken würde. Elektronische Systeme können schneller und effizienter hoch- und runterskaliert werden.
9. Reduzierter Kohlenstoff-Fußabdruck – Papierrechnungen erfordern mehr Energie und Ressourcen für die Produktion und Lieferung (per Post). Elektronische Rechnungen sind viel energieeffizienter und besser für die Umwelt.
10. Verbesserte Kundenerfahrung – Papierrechnungen sehen für Kunden jetzt möglicherweise etwas altmodisch aus. E-Rechnungen können auf professionellere Weise präsentiert werden, mit optimiertem Zugriff und Zahlungsabwicklung, was die Erfahrung jedes Kunden mit Ihrer Marke vereinfacht und verbessert.

Wer E-Billing hilft

E-Billing hilft einer Vielzahl von Funktionen in jedem Unternehmen. Von der Optimierung der Rechnungserstellung und -lieferung innerhalb der Debitorenbuchhaltung bis hin zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse Ihrer Kunden. Die Verbesserungen bei den Working Capital- und Cashflow-Prognosen bieten die Sicherheit und das Kapital, um Wachstum und Investitionen im gesamten Unternehmen zu unterstützen. Einige der größten Auswirkungen sind unten aufgeführt.

• Finanzen – E-Billing verbessert die Abrechnungseffizienz und setzt das Betriebskapital frei, indem DSO gesenkt werden, die zuvor im Debitorenbuch gehalten wurden. Die größere Statustransparenz, die der E-Rechnung innewohnt, ermöglicht genauere Cashflow-Prognosen und unterstützt Investitionen im gesamten Unternehmen für Wachstum und Stabilität.
• Kunden – Wenn Kunden ihre Rechnungen elektronisch erhalten, können sie diese einfacher und schneller bezahlen und haben Zugriff auf Abrechnungshistorien, falls sie etwas neu drucken müssen.
• Kreditoren – Wenn Sie Ihrer Lieferkette erlauben, Sie elektronisch in Rechnung zu stellen, können sie effizienter arbeiten und Zahlungen schneller ausführen, ohne Zeit für die Abfrage und Klärung ungenauer Rechnungsdetails zu verlieren.
• AR Abteilung- Debitoren profitieren von E-Billing mehr als jeder andere Aspekt des Geschäfts, es ist hier, dass die Vorteile der Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerungen ermöglichen eine verbesserte Leistung gegen KPIs.
• AP-Abteilung – Der elektronische Empfang von Rechnungen hilft der Kreditorenbuchhaltung, Ausgaben zu prognostizieren, Rabatte für vorzeitige Zahlungen zu nutzen und Zahlungen effizienter zu verarbeiten.
• Operations – Der Betrieb profitiert von den verbesserten Cashflow- und Finanzprognosefunktionen, die die E-Rechnung mit sich bringt, und ermöglicht größere Investitionen, wo dies zur Verbesserung der betrieblichen Fähigkeiten und Effizienz erforderlich ist.

Wie unterscheidet sich E-Billing von E-Invoicing?

Obwohl E-Billing und E-Invoicing manchmal synonym verwendet werden, wird die elektronische Rechnungsstellung häufiger verwendet, um einen bestimmten Aspekt des Abrechnungsprozesses im B2B-Kontext zu beschreiben. Verbraucher, die eine Stromrechnung elektronisch erhalten, würden dies tendenziell als Rechnung bezeichnen, während ein Unternehmen, das eine Rechnung für bestimmte aufgelistete Leistungen gegen eine bestimmte PO erhält, davon sprechen würde, eine Rechnung erhalten zu haben.

Rechnungen sind spezifische Abrechnungsdokumente, die während des Abrechnungsprozesses gesendet werden. Die E-Rechnung umfasst tendenziell einen breiteren Funktionsumfang als die Rechnungserstellung, -zustellung, -nachverfolgung und -zahlungsabwicklung von EIPP (Electronic Invoice Presentment and Payment) oder E-Invoicing. e-Billing enthält auch einige Elemente der Kreditlimitsetzung und Preistabellen sowie das Schließen der Schleife von Zahlungen zu Verkaufsinformationen und das Anpassen von Kredit-Scores.

Das E-Billing-System oder die E-Billing-Lösung innerhalb einer Organisation wird ein EIPP-Element enthalten, erweitert dieses jedoch um Informationen, Preisgestaltung und Kreditüberlegungen, die sowohl für das Konto als auch für den Zahler gelten.

Can E-Billing and E-Invoicing Help My Organization

Nach dieser Lektüre erwägen Sie wahrscheinlich eine Investition in die elektronische Rechnungsstellung, möchten möglicherweise eine interne E-Billing-Software bereitstellen oder einen geeigneten Dienstanbieter auswählen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Billing-Bereitstellung erfolgreich ist.

Unser Rat wäre, mit ein paar verschiedenen E-Billing-Anbietern zu sprechen, die Ihnen helfen können, die Lösung zu definieren, die Sie benötigen und wie Sie am besten vorgehen können. Bei Corcentric können wir Ihnen helfen, verschiedene Aspekte von EIPP und der breiteren E-Billing–Lösung zu bewerten – kontaktieren Sie uns noch heute für einen unverbindlichen Discovery Call.