Verwaltungsreserve (MR)

Die Verwaltungsreserve (MR) ist ein Betrag des Vertragsbudgets, den der Projektmanager zu Beginn eines Projekts zur Verfügung stellt. Die Summe aus Performance Measurement Baseline (PMB) und MR entspricht der Contract Budget Base (CBB). Per Definition hat die Managementreserve keinen spezifischen Arbeitsumfang und ist daher nicht Teil des PMB. Die Verwaltungsreserve wird eingerichtet, um ein Budget für bekannte Unbekannte bereitzustellen, die in den Geltungsbereich des Vertrags fallen, jedoch außerhalb des Geltungsbereichs eines Kontrollkontos liegen.

Der Projektmanager hat die Befugnis und Kontrolle über die Verwendung der Verwaltungsreserve. Der Projektleiter erstellt die MR auf der Grundlage der Prüfung des vertraglichen Arbeitsumfangs. Faktoren, die die MR-Einrichtung beeinflussen, sind hohe technische Risiko- und Chancenbereiche, komplexe Zeitplanprobleme oder ein erwarteter Mangel in einem kritischen Ressourcenbereich wie Arbeitskräften, Material oder Supportdiensten. Sobald erwartete Probleme sowie Risiken und Chancen identifiziert und das Managementurteil einbezogen wurden, wird die Managementreserve gebildet.

Die Verwaltungsreserve wird verringert, um ein Budget für die Kontrolle von Konten für ungeplante Aufgaben im Vertragsumfang bereitzustellen. Die Verwaltungsreserve wird erhöht, wenn der Arbeitsumfang und das damit verbundene Budget aus einem Kontrollkonto entfernt werden. Die Verwaltungsreserve darf weder zum Ausgleich von Kostenüberschreitungen verwendet werden, noch wird sie durch die Übertragung von Budgets von Kontrollkonten, die unterlaufen sind, erhöht. Die Verwaltungsreserve kann kein negativer Wert sein.

Verwaltungsreservetransaktionen werden in der Regel in einem Verwaltungsreserveprotokoll (MRL) dokumentiert und monatlich im Vertragsbudgetbasisprotokoll (CBBL) zusammengefasst, oder Transaktionen können direkt im CBB-Protokoll dokumentiert werden. Die Höhe der MR wird jeden Monat in den Formaten 1, 2 und 3 des Contract Performance Report (CPR) oder des Integrated Program Management Report (IPMR) angezeigt. Die Verwaltungsreservetransaktionen, die jeden Monat stattgefunden haben, werden im Format 5 der CPR oder IPRM an den Kunden gerichtet.