Vorteile eines papierlosen Arbeitsplatzes

Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der nur minimale papierbasierte Prozesse hat und stattdessen auf digitalisierte Dokumente angewiesen ist. Einige Organisationen bevorzugen den Begriff “Paper-Light”, da viele Büros und Abteilungen Papierakten aufgrund von Prozess- oder Compliance-Anforderungen nicht vollständig eliminieren können.

Unabhängig davon trägt die Reduzierung des Papierverbrauchs dazu bei, die digitale Transformation eines Unternehmens zu beschleunigen. Dies beinhaltet in der Regel den Übergang zu einem elektronischen Dokumentenverwaltungssystem, das Dateien digitalisiert und in einem zentralen Repository speichert.

Die Vorteile der Papierlosigkeit

Unternehmen in den USA geben allein für gedruckte Formulare mehr als 120 Milliarden US-Dollar pro Jahr aus, von denen die meisten innerhalb von drei Monaten veraltet sind und im Papierkorb landen. Darüber hinaus verbringen Büroangestellte 30-40 Prozent ihrer Zeit damit, in physischen Aktenschränken nach Dokumenten zu suchen.

Einige der papierintensivsten Abteilungen sind Personalwesen, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Facility Management und Kundenservice, die sich mit einem hohen Volumen an Bewerbungen, Lebensläufen, Quittungen, Arbeitsaufträgen, Rechnungen, Rechnungen und mehr befassen.

Offensichtlich führt die Arbeit mit Papierdokumenten zu Problemen, die einen Mitarbeiter daran hindern, produktiv zu sein, und eine Organisation daran, Kosten zu sparen. Die Einführung eines papierlosen Systems kann diese Herausforderungen lösen und Vorteile erzielen wie:

• Sparen Sie Zeit beim Auffinden und Abrufen physischer Dateien. Digitale Dokumente können einfach organisiert und indiziert werden, was das Auffinden der benötigten Dateien mit Suchfunktionen viel schneller macht. Da Dokumente zugänglicher werden, wird die Zeit zum Abrufen von Dateien erheblich verkürzt, sodass Ihr Team produktiver sein und sich auf andere hochwertige Aufgaben konzentrieren kann.
• Förderung der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Mitarbeiter können Dateien digital freigeben, ohne sie drucken zu müssen, und aktualisierte und frühere Versionen von Dokumenten anzeigen. Dies minimiert die Schritte und optimiert den Workflow bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten.
• Verbesserung der Informationssicherheit. Zugriffsrechte können je nach Benutzerebene und Dokumenttyp vergeben und widerrufen werden. Mit granularen Sicherheitseinstellungen können vertrauliche und sensible Informationen nachverfolgt und vor Missbrauch und unbefugten Änderungen geschützt werden. Dies reduziert auch das Risiko von Verlust und Diebstahl.
• Einsparung von Kosten für das Drucken und Speichern von Dokumenten. Wenn Sie den Großteil des Papierkrams eliminieren, sparen Sie Geld für Papier und Aktenschränke sowie andere Kosten wie Kopiertinte und Büromaterial.

Umwandlung in ein papierloses Büro

Ein Dokumentenmanagementsystem erfasst und speichert Informationen digital auf einer einzigen Plattform mit integrierten Suchoptionen. Um den Wechsel von Papier zu Digital zu erleichtern, können Sie zunächst:

• Bestimmung der richtigen Lösung. Die von Ihnen bereitgestellte Plattform sollte Ihre individuellen Geschäftsanforderungen und -herausforderungen adressieren und lösen, mit der Flexibilität, sich an Änderungen anzupassen und mit dem Wachstum zu skalieren.
• Starten des Digitalisierungsprozesses. Dies ist wahrscheinlich der schwierigste Teil wegen der Zeit und Arbeit beteiligt. Das Ausmaß der Arbeit hängt davon ab, wie viele Papierakten es gibt. Mit Hilfe Ihres Lösungsanbieters können Sie jedoch an einer Strategie zur Bewältigung des Digitalisierungsprozesses arbeiten, die dann als Best Practices für die Mitarbeiter umgesetzt werden kann.
• Einführung in das Änderungsmanagement. Ein entscheidender Teil jeder erfolgreichen Transformationsinitiative ist die Zustimmung der Stakeholder. Helfen Sie Ihrem Team, die Notwendigkeit von Veränderungen zu verstehen und wie ein neues System ihnen hilft, produktiver, wirkungsvoller und wertvoller in ihrer Arbeit zu werden. Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm, um die Mitarbeiter auf den Umgang mit neuen Prozessen vorzubereiten und von ihnen Feedback zur weiteren Verbesserung zu erhalten.

Wie bei jeder Änderung wird es einige Zeit dauern, bis sich Ihre Organisation angepasst hat. Es wird empfohlen, in einem kleineren Maßstab mit kritischen Prozessen zu beginnen, die den größten Einfluss auf die Papierlosigkeit haben, bevor Sie die Lösung auf andere Prozesse und Abteilungen skalieren.

Um mehr darüber zu erfahren, wie ein Dokumentenmanagementsystem Ihrem Büro helfen kann, papierlos zu werden, kontaktieren Sie uns.