Was ist Abwesenheitsmanagement? 6 Möglichkeiten, Fehlzeiten bei der Arbeit zu reduzieren

• ” Wo ist Mark?”
• “Er hat sich heute krankgeschrieben, glaube ich.”
• “Hmm, seid ihr nicht letzte Nacht ausgegangen?”
• “Ähm..ja, aber ich glaube, er hat etwas gegessen und eine Lebensmittelvergiftung bekommen.

Vielleicht ist Mark wirklich krank. Oder, vielleicht hatte er eine zu viele letzte Nacht.

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So oder so, er ist heute nicht bei der Arbeit.

Abwesenheitsmanagement beschäftigt sich genau mit solchen Situationen. Es ist die Praxis, ungeplante Nichtbeaufsichtigung am Arbeitsplatz zu reduzieren.

Fehlzeiten kosten die US-Wirtschaft jedes Jahr mehr als 200 Milliarden US-Dollar an Produktivitätsverlusten. Daher ist es wichtig, dass Ihre Organisation einen strukturierten Umgang damit hat.

Es kann viele Gründe geben, warum ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint, von Stress, Mobbing am Arbeitsplatz und niedriger Moral bis hin zu Krankheit oder persönlichem Verlust.

Hier sind 6 wichtige Tipps zur Stärkung der Abwesenheitsmanagementstrategie Ihres Unternehmens:

Verfolgen Sie die Anwesenheit, erstellen Sie Richtlinien, aber automatisieren Sie die Bestrafung nicht

Eines der ersten Dinge, die Sie tun müssen, um Fehlzeiten zu reduzieren, ist die systematische Verfolgung der Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter. Es gibt viele Online-Tools, die helfen können, wie Jibble, Clockify und BambooHR.

Dann brauchen Sie, egal wie offen und flexibel Ihre Unternehmenskultur ist, ein formales Abwesenheitsmanagement. Es sollte erklären, welche Art von ungeplanten Abwesenheiten für das Unternehmen akzeptabel sind und welche nicht. Zum Beispiel sollte es Informationen enthalten über:

• Wie wird ein Arbeitnehmer krankgeschrieben? Wen sollten sie benachrichtigen und bis wann?
• Nach wie vielen Krankschreibungen müssen Mitarbeiter ein ärztliches Attest vorlegen?
• Woher weiß ein Mitarbeiter, dass seine Anwesenheit zu einem Problem wird?

Beachten Sie beim Erstellen der Abwesenheitsmanagementrichtlinie die lokalen Bundesgesetze. Viele Länder haben Gesetze, die Mitarbeiter vor verschiedenen Arten von ungeplanten Abwesenheiten schützen.

Behandeln Sie Ihre formale Richtlinie jedoch als eine Reihe von Richtlinien und nicht als Gesetze. Dies bedeutet, anstatt eine pauschale Politik zu bestrafen, Sie sollten jeden Fall sorgfältig separat behandeln. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter krank ist und Sie ihn im Krankenhaus besuchen; Es macht keinen Sinn, ein ärztliches Attest anzufordern, um Krankenstände zu bearbeiten.

Führungskräfte im Abwesenheitsmanagement schulen

Obwohl das Abwesenheitsmanagement in erster Linie in den Bereich HR fällt, liegt es nicht allein in ihrer Verantwortung. Vorgesetzte sollten die gleiche Verantwortung dafür übernehmen. In vielen Organisationen werden sie jedoch nicht ausreichend im Abwesenheitsmanagement geschult.

Hier kann die Personalabteilung einspringen und Manager (insbesondere First-Level-Manager) darin coachen, Fehlzeiten in ihren Teams zu verhindern. Dies kann das Coaching von Managern im Umgang mit Situationen wie:

• Wie gehe ich mit einem Mitarbeiter um, der häufig krankgeschrieben ist?
• Wann eine Richtlinie erzwingen und wann eine Ausnahme machen?
• Wann sollten Angelegenheiten an die Personalabteilung eskaliert werden?

Sobald Linienmanager eine proaktivere Rolle im Abwesenheitsmanagement übernehmen, werden Sie sehen, dass die Abwesenheitsraten einen Sturzflug nehmen.

Denken Sie daran, Präsentismus ist nicht das Ziel

Es ist wichtig zu beachten, dass das Ziel des Abwesenheitsmanagements darin besteht, Fehlzeiten zu reduzieren und nicht Präsentismus zu fördern.

Es gibt einen großen Unterschied zwischen den beiden.

Präsentismus ist, wenn ein Mitarbeiter sich zwingt, zur Arbeit zu erscheinen, obwohl er sich unwohl fühlt. Es kann viele Gründe dafür geben, die von unangemessenen Managementerwartungen bis hin zu echter Hingabe an die eigene Arbeit reichen.

Sie denken vielleicht, wie können mehr Arbeitsstunden von Mitarbeitern dem Unternehmen schaden? Abgesehen von Stress und Burnout kann dies die Gesamtproduktivität der Organisation beeinträchtigen. Obwohl es schwieriger ist, die finanziellen Auswirkungen von Präsentismus als Fehlzeiten zu quantifizieren. Verschiedene Studien haben gezeigt, dass seine Auswirkungen gleich, wenn nicht schlechter sein können. Ein Mitarbeiter, der sich unwohl fühlt, erledigt seine Arbeit natürlich mit weniger Effizienz und riskiert auch, andere bei der Arbeit zu beeinträchtigen.

Um Fehlzeiten einzudämmen, sollten Sie daher von Richtlinien absehen, die Präsentismus fördern, z. B. Mitarbeiter dafür belohnen, dass sie keine Kranken- / Urlaubsurlaube nehmen oder ausstehende Urlaube einlösen können.

Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit

Laut einer Studie des schwedischen Karolinska-Instituts können flexible Arbeitszeiten Fehlzeiten reduzieren. Eine Umfrage von flexjobs ergab, dass Mitarbeiter (insbesondere Eltern) Flexibilität noch mehr schätzen als das Gehalt.

Verständlicherweise hängt Flexibilität bei der Arbeit (Remote, flexible Arbeitszeiten) von der Art der Branche und Organisation ab. Bestimmte Jobs erfordern Anwesenheit bei der Arbeit während bestimmter Stunden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch nicht dazu gehört, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihrem Team mehr Flexibilität zu bieten.

Mitarbeiter können sich krank melden, wenn sie während der Arbeitszeit bestimmte wichtige Besorgungen erledigen müssen – Klempnerarbeiten erledigen, zur Kinderschule gehen usw. Wenn sie ihre Zeitpläne anpassen können, sind sie eher geneigt, zur Arbeit zu erscheinen.

Ein weiterer wichtiger Teil der Flexibilität ist die Remote-Arbeit, die sich zunehmend zu einem der beliebtesten Trends in der Unternehmenskultur entwickelt. Remote-Arbeit wird von einigen New-Age-Unternehmen nicht mehr als Privileg angesehen. Viele Mitarbeiter erwarten jetzt Remote-Arbeit, wenn sie nach einem neuen Job suchen. 90% der Menschen, die remote gearbeitet haben, planen, für den Rest ihres Lebens remote zu arbeiten. Die Möglichkeit, remote zu arbeiten, reduziert die Gründe, aus denen ein Mitarbeiter krankgeschrieben werden könnte, erheblich.

Remote-Arbeit wird aufgrund der steigenden Beliebtheit von Online-Collaboration-Tools auch in traditionelleren Unternehmen zunehmend akzeptiert.

Verbessern Sie die Teammoral, bevor es zu spät ist

Haben Sie bemerkt, dass die Gespräche über die Teammoral normalerweise auftauchen, wenn etwas schief gelaufen ist? Oft wird das nur dann zur Überlegung für das Management, wenn es sich in der Abwärtsspirale befindet.

Das Arbeitsumfeld unterhaltsam und ansprechend zu gestalten, ist vielleicht das Wichtigste, was Sie tun können, um Fehlzeiten einzudämmen. Es ist daher ein gutes Zeichen für die gesamte Organisation, in die Verbesserung der Arbeitsmoral zu investieren, auch wenn es keine roten Fahnen gibt.

Tischtennisplatten und von HR entworfene Teambuilding-Übungen sind möglicherweise nicht immer die Antworten. Es ist wichtig, den Puls Ihres Teams zu verstehen, um zu wissen, was funktionieren würde, um ihre Moral zu steigern. Einige Teams bevorzugen vielleicht gemeinsame Outdoor-Aktivitäten, andere freuen sich nach der Arbeit über ein paar Drinks.

Was jedoch zweifellos für alle Teams funktioniert, ist die Schaffung einer Kultur der Anerkennung, die auf häufigem Feedback basiert.

Gehen Sie schnell gegen diejenigen vor, die unangemessene Vorteile ziehen

Wenn Sie der Meinung sind, dass alle vorherigen 5 Vorschläge auf Mitarbeiter und nicht auf den Arbeitgeber ausgerichtet sind, haben Sie Recht. Das Unternehmen ist jedoch in erster Linie seine Mitarbeiter. Durch die Behandlung der Kernprobleme, die sie daran hindern, eine solide Anwesenheit zu beobachten, wird das Problem für Manager oft gelöst.

Allerdings ist es wichtig, gegen diejenigen Mitarbeiter vorzugehen, die die Unternehmenspolitik unangemessen ausnutzen. Die Unfähigkeit, dies zu tun, könnte die gesamte Politik gefährden und diejenigen verletzen, die sich verantwortungsbewusst daran hielten. Ein konstruktives Abwesenheitsmanagement setzt Vertrauen zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern voraus.

Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ein Mitarbeiter gelogen hat, weil er krankgeschrieben wurde (zum Beispiel zu einem Vorstellungsgespräch), sollte dies umgehend mit einer offiziellen schriftlichen Abmahnung behoben werden.