Was ist Corporate Compliance und warum ist es wichtig?

Bei Corporate Compliance geht es darum, eine Arbeitsplatzkultur zu fördern, die Integrität und ethisches Verhalten schätzt.

Dies beginnt oben.

Damit das Programm funktioniert, müssen Ihre Führungskräfte zuerst die Regeln befolgen. Sie sollten ethisches Verhalten fördern und offen über die Bedeutung von Compliance sprechen.

Unternehmensleiter sollten den Input der Mitarbeiter fördern und betonen, dass sie nicht für die Meldung von rechtswidrigem oder unethischem Verhalten bestraft werden.

Das Justizministerium hat eine Checkliste zur Bewertung von Compliance-Programmen für Unternehmen erstellt und schlägt vor, die folgenden Fragen zu stellen:

• Wie haben hochrangige Führungskräfte durch ihre Worte und Taten die Art des betreffenden Fehlverhaltens gefördert oder entmutigt?
• Welche konkreten Maßnahmen haben sie ergriffen, um eine Führungsrolle bei den Compliance- und Sanierungsbemühungen des Unternehmens zu demonstrieren?
• Wie überwacht das Unternehmen das Verhalten seiner Führungskräfte? Wie hat Senior Leadership das richtige Verhalten gegenüber Untergebenen modelliert?

Durchführung von Risikobewertungen

Bei Corporate Compliance geht es um Risikomanagement.

Um ein effektives Programm zu erstellen, müssen Sie wissen, welche Compliance-Bereiche die höchsten Risiken für Ihr Unternehmen darstellen. Sobald Sie diese Bereiche identifiziert haben, können Sie Ihre Ressourcen darauf konzentrieren, sie anzugehen.

Bundes- und Landesvorschriften sowie Industriestandards entwickeln sich ständig weiter. Um das Risiko einer Nichteinhaltung zu vermeiden, ist es wichtig, regelmäßige Bewertungen durchzuführen. Die Association of Corporate Counsel (ACC) schlägt vor, einmal jährlich eine Risikobewertung durchzuführen.

Ein formaler Bewertungsprozess wie dieser, der vom ACC empfohlen wird, kann Ihrer Organisation helfen, Verstöße gegen die Unternehmens-Compliance proaktiv zu verhindern:

• Prüfungsergebnisse
• Jüngste Rechtsstreitigkeiten
• Compliance-Beschwerden
• Mitarbeiteransprüche
• Trends bei der Durchsetzung der Branche
• Compliance-Richtlinien in jedem Risikobereich

Erstellen und pflegen Sie Ihren Verhaltenskodex, Ihre Richtlinien und Standards

Ihr Corporate Compliance-Programm benötigt einen klar definierten Verhaltenskodex. Warum? Weil es helfen kann, den Zweck Ihres Programms zu definieren und Erwartungen an das Verhalten zu setzen.

Der Verhaltenskodex dient als Grundlage und soll folgende Eckpunkte erläutern:

• Wer ist für die Verwaltung des Programms verantwortlich
• Wie Mitarbeiter Fehlverhalten melden sollten
• Disziplinarmaßnahmen bei Verstößen gegen den Verhaltenskodex

Ihre Unternehmensrichtlinien sollten auf dieser Grundlage aufbauen, indem Sie Richtlinien für bestimmte Compliance-Bereiche bereitstellen. Beispielsweise, Sie können häufige Verstöße gegen die Compliance von Unternehmen behandeln:

• Unternehmenskorruption
• Bestechung
• Steuerpraktiken
• Interessenkonflikte
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Die Liste geht weiter. Die genauen Bereiche, die Sie ansprechen müssen, hängen jedoch von Ihrer Branche ab.

Sobald Risikobereiche identifiziert und Richtlinien erstellt wurden, sollten Sie Verfahren festlegen, die den Mitarbeitern helfen, Richtlinien korrekt auszuführen. Das Erstellen von Schritt-für-Schritt-Richtlinien erleichtert das Befolgen von Verfahren und das Erkennen von Verstößen.

Risikobereiche in bestimmten Branchen können zusätzliche Standards erfordern. Zum Beispiel kann der Foreign Corrupt Practices Act verlangen, dass Sie detaillierte Protokolle für die Überprüfung von Geschäftspartnern Dritter führen.

Alle Mitarbeiter richtig schulen

Compliance-Richtlinien und -Standards sind nutzlos, wenn die Mitarbeiter sie nicht befolgen.

Nachdem Sie die Richtlinien und Verfahren für Ihr Corporate Compliance-Programm festgelegt haben, müssen Sie sie an alle Mitarbeiter weitergeben.

Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte, Mitarbeiter und Drittanbieter alle Compliance-Richtlinien und -Verfahren lesen und unterzeichnen.

Alle Mitarbeiter und relevanten Lieferanten sollten in Bezug auf Gesetze, Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und verbotenes Verhalten geschult werden. Abhängig von der Größe Ihrer Organisation möchten Sie möglicherweise Schulungen durchführen, die auf bestimmte Mitarbeiter in Bereichen mit hohem Risiko zugeschnitten sind.

Der ACC empfiehlt, dass Sie das Training verfolgen, dokumentieren und nachverfolgen. Durch die Implementierung einer Compliance-Richtlinie und eines Schulungsmanagement-Tools können Sie dies erreichen und viele Ihrer manuellen Prozesse automatisieren. Mit der richtigen Software können Sie Richtlinien verteilen, Online-Schulungen durchführen, benutzerdefinierte Tests erstellen und vieles mehr.

Verbessern Sie Ihr Programm mit Compliance-Management-Software

Das Erstellen oder Überarbeiten Ihrer Compliance-Richtlinien und Schulungen erfordert viel Arbeit. Es ist ein fortlaufender Prozess, der eine konsistente Überwachung und Aktualisierung erfordert. Warten Sie jedoch nicht, bis ein Vorfall aufgetreten ist, um Maßnahmen zu ergreifen.

Wenn Sie und Ihre Compliance-Beauftragten bereits beschäftigt und zeitlich eingeschränkt sind, kann es schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für die Implementierung eines neuen Programms zu finden. Der Trick besteht darin, eine Compliance-Management-Software zu finden, die sie für Sie verwaltet.

Als cloudbasierte Compliance-Management-Plattform können Sie mit PowerDMS Richtlinien, Schulungen und Akkreditierungen in einem einzigen, miteinander verbundenen System verwalten. Mit PowerDMS können Sie Compliance-Richtlinien erstellen, überarbeiten, verbreiten und nachverfolgen. Sie können automatisierte Workflows erstellen und abteilungsübergreifend an Dokumenten zusammenarbeiten.

Wenn Sie bereit sind, die Kontrolle über die Compliance zu übernehmen und Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen, erfahren Sie noch heute mehr über PowerDMS und erfahren Sie, wie wir Ihr Compliance-Programm unterstützen können.