Was ist der P2P-Zyklus? – 12 Schritte des SAP Procure-To-Pay-Zyklus

Ein P2P-Zyklus ist ein Prozess, bei dem eine Organisation oder ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen beschafft, den Lieferanten bezahlt und die Waren erhält.

Der Zyklus beginnt mit der Anforderung von Angeboten von Lieferanten, bevor Bestellungen erstellt werden, die an Lieferanten gesendet werden. Nach Erhalt werden Qualitätskontrollen durchgeführt, bevor Rechnungen ausgestellt und anschließend bezahlt werden.

Dieser Artikel beschreibt jeden Schritt des p2p-Zyklus im Detail.

Was ist das P2P-Verfahren?

Der Procure-to-Pay-Zyklus (P2PCycle) ist die Geschäftsprozessaktivität, die beim Erstellen und Annehmen von Bestellungen, Zahlungen für Artikel oder Dienstleistungen auftritt.

Dies umfasst alles von der Beschaffung von Produkten bis zur Bezahlung von Anbietern nach Erhalt dieser Waren; Es kann sogar umgekehrte Transaktionen beinhalten, bei denen zuvor gekaufte Artikel zurückgegeben werden, bevor sie versandt werden!

Alle modernen ERP-Systeme, einschließlich SAP, verfügen über gute P2P-Prozessautomatisierungsfunktionen.

In diesem Beitrag wird der P2P-Zyklus SAP MM als Referenz verwendet.

Schritte des P2P-Zyklus

Nachfolgend finden Sie die 12 Schritte des SAP Procure-To-Pay-Zyklus.

Der Prozess des Procure-to-Pay- oder P2P-Zyklus beginnt, wenn ein Käufer einen Bedarf an einigen Waren oder Dienstleistungen feststellt.

Anforderungsidentifikation

Die Anforderungsidentifikation ist der erste Schritt im p2p-Zyklus.

Wenn es an Rohstoffen, Dienstleistungen oder Teilen mangelt, die für die Fortsetzung des Betriebs erforderlich sind, ermittelt die verantwortliche Person den Bedarf oder Nutzen des Materials.

Der Bedarf des Materials oder der Dienstleistung wird dann der Einkaufsabteilung mitgeteilt, indem eine Kaufanfrage erstellt wird.

Die Kaufanfrage wird an den Einkaufsleiter gesendet.

Autorisierung der Bestellung

Der Einkaufsleiter wertet die erhaltene Bestellung aus.

Abhängig von der Wichtigkeit und den Kosten des Materials oder der Dienstleistung wird es zur Überarbeitung an die Führungskräfte gesendet.

Hier kann die Bestellung entweder genehmigt oder abgelehnt werden.

Bestellgenehmigung

Angenommen, der Einkaufsleiter erhält die Genehmigung von seinen Senioren. In diesem Fall autorisiert er die Bestellung und sendet die Bestellung an die Beschaffungsabteilung.

Die Beschaffungsabteilung prüft das Anfrageformular, um die Anforderung zu verstehen.

Lieferanten in die engere Wahl ziehen

Je nach Art der Anfrage wird entweder eine neue Liste von Lieferanten in die engere Wahl gezogen, oder die Beschaffungsabteilung kann sich direkt an den bestehenden Lieferanten für das Material wenden.

Die Auswahl der Anbieter hängt von ihrer Glaubwürdigkeit, der Bewertung der Anbieter, der Qualität des Produkts oder der Dienstleistung und der Preisgestaltung ab.

Zitate von den Anbietern nehmen

Hier sendet der Käufer Ausschreibungen an alle Anbieter, die in die engere Wahl kommen, um die Anforderungen zu erläutern. Die Verkäufer werden dann gebeten, ihre Angebote abzugeben.

Lieferantenauswahl

Hier werden die Antworten der Lieferanten auf die Ausschreibung ausgewertet, Bedingungen und Angebote mit den Lieferanten ausgehandelt.

Der Verkäufer, dessen Angebot und die Bedingungen des Käufers akzeptiert werden, wird in die engere Wahl gezogen, und die Vereinbarung wird unterzeichnet.

Versandhinweis

Sobald die Vereinbarung unterzeichnet und die Bestellung bestätigt ist, sendet der Verkäufer die Versandbenachrichtigung an den Käufer. Hinweis, der über die von ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen informiert.

Zu diesem Zeitpunkt befinden wir uns auf halbem Weg durch den Procure-to-Pay-Zyklus. Die Versandbenachrichtigung enthält alle Details wie eine Beschreibung der Ware, Versanddatum.

Erhalt der Ware

Das Unternehmen erhält die Ware vom Lieferanten. Die erhaltenen Materialien oder Dienstleistungen werden überprüft, um die Qualität der Materialien zu überprüfen.

Das Lieferteam vergleicht die Bestellung mit der Versandbenachrichtigung, um zu überprüfen, ob die beiden übereinstimmen. Wenn sie übereinstimmen, stellt das Unternehmen dem Verkäufer die Quittung aus.

Bei Unstimmigkeiten kann sich das Unternehmen jedoch an den Verkäufer wenden und eine Rückerstattung oder einen Ersatz verlangen.

Aufzeichnung der Rechnung

Nach Erhalt der Quittung von der Firma sendet der Lieferant ihnen die Rechnung zur Zahlung. Die Rechnung enthält alle Zahlungsdetails für die gelieferten Waren.

3 Way Match

Sobald die Rechnung vom Verkäufer eingegangen ist, müssen alle zugehörigen Dokumente wie Bestellung und Versandbenachrichtigung von der Buchhaltung des Unternehmens überprüft werden.

Zahlung an den Lieferanten

Angenommen, die Kreditorenbuchhaltung findet die Übereinstimmung zwischen allen Dokumenten in Bezug auf Preis, Menge und Geschäftsbedingungen. In diesem Fall erfolgt die Zahlung an den Verkäufer gemäß den vereinbarten Bedingungen.

Reporting

Sobald der Kreditor die Zahlung geleistet hat, wird der gesamte Prozess dokumentiert und Berichte erstellt.

Vorteile des Procure-to-Pay-Zyklus

Der Purchase-to-Pay-Zyklus hilft Ihrem Unternehmen, mit den folgenden Vorteilen zu wachsen.

Verbessert den Einkaufsprozess: Der Procure-to-Pay-Zyklus definiert die Schritte des Einkaufsverfahrens klar. Dadurch wird die Gesamteffizienz des Einkaufsprozesses gesteigert.

Senkt die Verarbeitungskosten: Das ERP-Einkaufsmodul hilft, die Verarbeitungskosten des Einkaufsverfahrens zu senken, indem es eine Bestandsverfolgung ohne Papierkram ermöglicht.

Die Online-Bestellfunktion hilft dem Benutzer, die Lagerbestände zu optimieren, sobald Bestellungen eingegangen sind.

Bietet Transparenz: Der Purchase-to-Pay-Zyklus hilft den Einkäufern und den Lieferanten zu sehen, wo sich die Anforderung befindet. Auf diese Weise bringt und erhöht es die Transparenz in die Lieferkette.

Stärkt die Beziehung zum Lieferanten: Der Purchase-to-Pay-Prozess stellt sicher, dass die Bestellungen präzise ausgeführt und die Zahlungen für die Lieferanten korrekt erstellt werden.

Außerdem können Verkäufer und Käufer problemlos kommunizieren und zusammenarbeiten, um Streitigkeiten schnell zu lösen. Diese wesentlichen Dinge führen zu einer Verbesserung der Beziehung zum Anbieter.

Gibt eine Chance, den Preis zu verhandeln: Da es die Beziehung zum Verkäufer verbessert, können Käufer nach Verhandlungen über den Preis und die Vertragsbedingungen fragen.

Vereinfacht die Datenberichterstattung: Wenn Sie über ein cloudbasiertes Bestandsverwaltungssystem verfügen, können Sie problemlos Echtzeitberichte wie Rentabilitätsberichte, Kostenberichte und Abfallberichte abrufen.

Diese Informationen ermöglichen es den Managern, ihren Cashflow vollständig zu kontrollieren und angemessene Kaufentscheidungen zu treffen.

Verbessert die Produktivität: Da der Kaufprozess optimiert wird, trägt dies zur Verbesserung der Produktivität bei.

Hilft bei der pünktlichen Lieferung: Wenn sich die Produktivität verbessert, liefern Sie das Produkt oder die Dienstleistung pünktlich.

Wie verbessern Sie den Procure-to-Pay-Zyklus?

Wenn Sie die folgenden Vorgehensweisen befolgen, können Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess verbessern.

• Behalten Sie die Transparenz des Prozesses
• Implementieren Sie die beste Software für den Einkauf, um zu bezahlen
• Steigern Sie das Lieferantenengagement
• Haben Sie ein gut organisiertes Vertragsmanagement
• Verbessern Sie

Automatisierung des P2P-Zyklus

Der Purchase-to-Pay-Zyklus umfasst viele Abteilungen des Unternehmens sowie viele Anbieter.

Da es sich um einen langen Prozess mit viel Papierkram und administrativen Aufgaben handelt, erfordert dies viel Geld und Zeit.

Durch die Automatisierung des P2P-Zyklus können Unternehmen den gesamten Prozess mithilfe von Technologie optimieren.

Weniger Papierkram und menschliche Eingriffe durch Automatisierung des P2P-Prozesses helfen Unternehmen, die Betriebskosten zu senken.

Parameter zur Auswahl der Software für den Procure-to-Pay-Zyklus

Sie müssen die beste Technologie für den P2P-Prozess auswählen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Software die folgenden Parameter.

• Geschwindigkeit der Software: Wählen Sie die Anwendung aus, die schnell arbeitet, um die für den Prozess benötigte Zeit zu verkürzen und die Teamstärke zu verringern.
• Die Flexibilität der Software: Wählen Sie die Anwendung, die alle Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen kann, und befolgen Sie die Geschäftsregeln. Die Software sollte auf die neue Version aktualisierbar und leicht an Ihre Bedürfnisse anpassbar sein.
• Transparenz: Die Anwendung sollte gute Einblicke in Ihre Arbeit geben. Es sollte Ihnen ermöglichen, die richtigen Informationen zu haben, um Follow-ups sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens zu reduzieren.
• Sogar Aufgaben teilen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die Aufgabe gleichmäßig unter Ihren Teammitgliedern teilt. Die Software sollte in der Lage sein, Anforderungen automatisch an den Lieferanten zu senden, abhängig von der früheren Kaufhistorie.
• Lieferantenkommunikation: Die Anwendung sollte Ihnen bei der Kommunikation mit Ihren Lieferanten helfen und es den Lieferanten ermöglichen, die Rechnungen, Angebotsgenehmigungen und Zahlungen selbst zu überprüfen.

Liste der Procure-to-Pay-Softwareanbieter

Viele Anbieter stellen die Software auf dem Markt bereit. Ich liste einige der besten Anbieter auf.

• SAP Ariba
  • Es bietet einfache, schnelle und benutzerfreundliche Technologie.
  • Es lässt sich effektiv in andere ERP-Systeme integrieren.
  • Es bietet flexible Prozesse mit Budgetprüfung und Genehmigungsmanagement.
  • Es bietet absolute empfang und wiedervereinigung prozess.
• GEP Smart
  • Es wird durch Fachwissen im Beschaffungsprozess aufgebaut.
  • Sie bietet umfassende Technologie für die direkten und indirekten Beschaffungsprozesse.
  • Es bietet eine Cloud-Plattform mit einheitlichem Upstream-Sourcing- und Downstream-Beschaffungsprozess.
• Coupa BSM platform
  • Es bietet Software, die vollständige Transparenz bietet und den Beschaffungsprozess festhält.
  • Es bietet ein modernes Designerlebnis.

Was sind die Herausforderungen eines Procure-to-Pay-Zyklus?

Bei der Verarbeitung von Purchase-to-Pay steht eine Organisation vor vielen Problemen. Hier werde ich die Herausforderungen im Procure-to-Pay-Prozess auflisten.

Konsolidierung des Systems und des Prozesses

Sie wissen, dass eine Organisation viele Abteilungen hat und jede Abteilung ihre Systeme und Tools hat. Das macht die Integration der Daten schwierig.

Fehlende Autorität und Compliance

In der Regel beeinträchtigen Governance und Compliance die Flexibilität des Beschaffungsprozesses.

Unbeteiligt vom Management

Im Allgemeinen ist das Management der Ansicht, dass der Einkaufsprozess kein kritischer Prozess ist. Daher gibt das Management der Verbesserung des Prozesses mit aktualisierten Technologien weniger Priorität.

Keine Adoption

Typischerweise entwirft eine Person, die viel mehr über den Einkauf und seine Komplexität weiß, Beschaffungstools oder Software.

Daher wird sich die Software vollständig auf ihre Funktionen konzentrieren, nicht auf die Benutzerfreundlichkeit. Daher können Benutzer manchmal Schwierigkeiten bei der Verwendung des Beschaffungssystems haben.

Benutzer sind nicht ausreichend geschult, um das System ordnungsgemäß zu verwenden. Aufgrund all dieser Probleme werden mehrere Unternehmen kein Interesse an der Einführung der Purchase-to-Pay-Technologie zeigen.

Mangelnde Kommunikation

In vielen Organisationen kommunizieren Änderungen, die im gesamten Unternehmen vorgenommen werden, nicht mit den Benutzern oder Mitarbeitern. Manchmal wird es der Organisation nicht gelingen, die richtige Beschaffungssoftware dafür auszuwählen.

Daher wird die gewählte Technologie die Benutzeranforderungen nicht erfüllen und erfüllen. Darüber hinaus beeinflusst es die Qualität und pünktliche Lieferung der Ausgabe.

Wie gehe ich mit den Herausforderungen um?

Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge zur Bewältigung der oben genannten Herausforderungen des Purchase-to-Pay-Zyklus.

Automatisieren Sie den Prozess

Es ist die beste Idee, den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess zu automatisieren. Es hilft, die Effizienz zu steigern und die Prozesskosten zu senken.

Die Umwandlung der Bestellanforderung in eine Bestellung erfolgt automatisch.

Der Genehmigungsprozess, die Rechnungsstellung und andere Prozesse erfolgen ohne Komplikationen und Unterbrechungen. Daher ist es sowohl für Anbieter als auch für die Organisation geeignet.

Dieses automatisierte System ermöglicht es dem Einkaufsteam, sich auf wertvollere Arbeiten zu konzentrieren. Es ermöglicht auch der Kreditorenbuchhaltung, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken.

Die Technologie bezahlt den Anbieter pünktlich. Daher besteht kein Risiko einer verspäteten Zahlung. Es hilft, den Kunden und Lieferanten mit einer guten Bindung zu verbinden.

Aufgrund der vorzeitigen Zahlung erhalten Sie möglicherweise auch einige Rabatte, wodurch die Kosten gesenkt werden.

Betrachten Sie die Benutzererfahrungen

Die Automatisierung des Prozesses wird nur dann erfolgreich und würdig, wenn er seinen Zweck erfüllt. Daher sollte es für die Mitarbeiter hilfreich und einfach zu bedienen sein.

Wenn die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, das System oder die Technologie zu verwenden, hat die Implementierung des automatisierten Prozesses keinen Sinn.

Berücksichtigen Sie daher bei der Implementierung eines neuen Systems die Erfahrungen der Mitarbeiter oder Benutzer.

Denken Sie an richtiges Design

Nehmen Sie eine arbeiterzentrierte Methode an, um den Beschaffungsprozess zu entwerfen. Es hilft, ein System zu entwickeln, das Benutzer und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt. Es wird für den Arbeiter im Laufe der Zeit einfach zu bedienen sein.

Cloud-System übernehmen

Sie wissen, dass die Sicherheit von Stammdaten für ein Unternehmen viel wichtiger ist. Cloud-Technologie hilft der Organisation, den Geschäftsprozess zu standardisieren.

Es steigert die Effizienz und reduziert die Prozesskosten. Es ermöglicht der Organisation auch, das System schnell und effizient zu ändern.

Halten Sie den Prozess flexibel

Im alten Kaufprozess wurde der Prozess nur intern mit einem oder zwei Geräten durchgeführt.

Heutzutage fragen Mitarbeiter überall und jederzeit nach dem Zugriff, unabhängig von den Geräten.

So kann der Mitarbeiter überall und jederzeit arbeiten und verbessert so den Procure-to-Pay-Prozess auf Hochtouren.

Fazit

Dieser Blogbeitrag hat Ihnen ein grundlegendes Verständnis der 12 Schritte im SAP Procure-To-Pay-Zyklus vermittelt.

Der Procure-to-Pay-Zyklus ist ein Prozess zum Bewegen von Waren vom Kauf bis zur Lieferung. Sie erfolgt in mehreren Stufen und kann durch Automatisierung effizienter gestaltet werden.

Zukunftstechnologie könnte die Blockchain in Procure-to-Pay sein, um die Transparenz zu erhöhen.

Die Blockchain ist ein offenes, verteiltes Ledger, das Aktivitäten zwischen zwei Parteien verifizierbar und unveränderlich aufzeichnen kann.

Nicht nur SAP-Anwendungen, P2P-, Oracle-Apps, PeopleSoft und ähnliche Unternehmenssoftwarelösungen bieten P2P-Funktionen.

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