Was ist Document Assembly?

Ich habe die Teilnehmer meiner Idaho State Bar gebeten, über ihre Verwendung von Dokumenten-Assembly-Produkten zu sprechen. Nur wenige Hände erhoben sich. Wenn Sie kein Document Assembly-Produkt verwenden, sind Sie nicht allein.

Was ist Dokumentenassemblierung? Es ist eine ausgefallene Fill-in-the-Blank-Software. Sie können eine Vorlage erstellen und die Variablen mit den Informationen für einen bestimmten Client ausfüllen. Es ist sehr praktisch, um Routinedokumente zu erstellen, die Sie im Laufe der Jahre hunderte oder tausende Male erstellen müssen.

Die Software ist ausgereift. Es kann Dinge wie “Kind” und “Kinder” reparieren, basierend darauf, wie viele Kinder die Parteien zufällig haben. Es führt Sie durch das Sammeln der erforderlichen Informationen und weiß, Fragen zu überspringen, die nicht relevant sind. Wenn Sie beispielsweise auf die Frage, wie viele Kinder die Parteien haben, mit “Keine” antworten, werden Ihnen keine Fragen zu Kindergeld, Sorgerecht usw. gestellt. Es weiß, Dinge wie “ihn” und “sie” zu reparieren, und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Document Assembly Software ist praktisch, auch wenn Sie eine kleine Praxis mit einer begrenzten Anzahl von Clients betreiben. Sie müssen es nicht für jedes Dokument oder sogar für jeden Teil eines Dokuments verwenden. Einige Anwälte verwenden es – zumindest anfangs – zum Erstellen von Gerichtsunterschriften und Unterschriftenblöcken. Später bringen sie es auf die nächste Ebene und fügen dem Prozess verschiedene Bestimmungen hinzu. Sie bauen Schritt für Schritt einen vollständigen Fragebogen auf, der zum Ausfüllen eines gesamten Dokuments führt.

Einige Dokumentenmontagesysteme machen es einfach, klein anzufangen und zu wachsen. Andere erfordern einen umfassenderen Ansatz für das Systemdesign und erfordern im Wesentlichen, dass Sie Ihren gesamten Workflow durchdenken, bevor Sie in das erste Dokument springen. Wir haben uns auf Pathagoras niedergelassen. Es ist eng in Microsoft Word integriert und erleichtert uns das schrittweise Hinzufügen von Bestimmungen und Dokumenten zu unserem System. Es ist nicht perfekt, aber es ist eine praktikable Lösung.

Wir verwenden seit Jahren Produkte zur Dokumentenmontage. Wir begannen mit HotDocs (das einige Zeit schmachtete und kürzlich ein starkes Comeback feierte) und GhostFill (das den legalen Markt verließ). Pathagoras ist einfacher und weniger anspruchsvoll als einige der anderen Produkte, aber es funktioniert für unseren Ansatz. Es ist wichtig, dass Sie etwas finden, das Sie verwenden werden, anstatt etwas zu kaufen und es für später wegzulegen (was nie kommt).

Ich bin fasziniert von ContractExpress (schau dir das Interview an), aber ich habe es noch nicht ausprobiert. Es ist ein Cloud-basiertes System und sieht gut aus. In der Regel waren große Unternehmen die Zielbenutzer von ContractExpress; Erst kürzlich hat sich die Software auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen konzentriert. Ich mag die Idee, die Software zu mieten und sie auf dem Server eines anderen zu leben.

DirectLaw ist ein weiteres innovatives Produkt, das Ihre Aufmerksamkeit verdient. Es bringt die Dokumentenmontage auf die nächste Stufe und ermöglicht es Ihnen, die Dokumente zusammenzustellen und über das System direkt an Kunden zu verkaufen.

Die Realität unseres Lebens ist, dass wir viele Dokumente erstellen. Wenn Sie die Zeit für die Erstellung dieser Dokumente um Sekunden oder sogar viele Minuten verkürzen, kann dies dramatische Auswirkungen auf unser Endergebnis haben. Dokumentenmontagesysteme sind viel, viel effizienter als die Jagd nach einem “Go by” -Formular und das Ausschneiden und Einfügen. Mit Document Assembly können Sie Ihren Ansatz für Dokumente standardisieren und sicherstellen, dass Ihr gesamtes Unternehmen von derselben Wissensdatenbank aus arbeitet. Wenn Sie Ihre Vereinbarungen und andere Formulare verbessern, verbessern Sie sie für das gesamte Team.

Werfen Sie einen Blick auf die Webseiten der verschiedenen Document Assembly Produkte und bewerten Sie diese. Viele von ihnen bieten eine Form der kostenlosen Testversion an. Wenn Sie sich noch nicht mit der Dokumentenassemblierung befasst haben, ist es an der Zeit, jetzt zu beginnen.