Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

Der elektronische Datenaustausch oder EDI ist eine Technologie, die Handelsorganisationen und Partnern hilft, schneller mehr zu erledigen, indem sie Logistikzeitpläne beschleunigt und manuelle Fehler durch Automatisierung der Business-to-Business-Kommunikation beseitigt. EDI ermöglicht Organisationen, die Waren produzieren, versenden, kaufen und verkaufen oder Dienstleistungen erbringen, wie Einzelhändler, Hersteller, Versicherer, Gesundheitsdienstleister, Fluggesellschaften und mehr.

EDI wird seit den 1960er Jahren verwendet, obwohl es heute eine neue Verwendung findet, indem es die Automatisierung der Lieferkette ermöglicht und als wichtiger Bestandteil des Workflows für die Automatisierung von Geschäftsprozessen fungiert. Am Ende dieses Blogbeitrags sollten Sie ein ziemlich solides Verständnis von EDI und eine Einführung in die Grundlagen der EDI-Technologie haben.

Computer-zu-Computer-Datenaustausch

EDI ist ein automatisierter Computer-zu-Computer-Austausch von standardmäßigen elektronischen Geschäftsdokumenten, der zwischen Geschäftspartnern über eine standardisierte und sichere Verbindung erfolgt.

Bei der Kommunikation von Computer zu Computer müssen Sie sich nicht auf manuelle Optionen wie E-Mail, Fax und Post verlassen. Dokumente werden direkt von der Computeranwendung des Absenders zur Computeranwendung des Empfängers verschoben. Beispielsweise kann ein Käufer eine Bestellung senden und der Lieferant sendet automatisch eine Rechnung.

Tausende von Standardgeschäftsdokumenten können mit EDI automatisch ausgegeben werden. Gängige Beispiele sind Bestellungen (EDI 850), Versandstatus (EDI 214), Zollinformationen zu Rechnungen, Zahlungsbestätigungen (EDI 820) und Bestandsdokumente.

Das Standard-EDI-Format ermöglicht es Computern, EDI-Dokumente zu verarbeiten. Standards beschreiben jedes Stück von Daten und das Format, wie die Art des Dokuments, die beteiligten Parteien, das Datum, und die Maßnahmen zu ergreifen. Die Verwendung von Standards eliminiert Abweichungen von Unternehmen zu Unternehmen, so dass jedes Computersystem des Geschäftspartners eine gemeinsame Sprache spricht.

EDI-Systeme verwenden eine Vielzahl von Standards für verschiedene Regionen, Anwendungsbereiche und Branchen. Die EDI-Standards haben unterschiedliche Versionen, sodass EDI-Partner denselben Standard und dieselbe Version verwenden müssen, damit die Daten ordnungsgemäß fließen.

Zu den beliebtesten Standards gehören ANSI X12, das in den USA verwendet wird, UN / EDIFACT, das weltweit verwendet wird, und branchenspezifische Standards wie HIPAA.

EDI verwendet eine Reihe sicherer Protokolle für den Dokumentenaustausch. Partner müssen sich auf das zu verwendende Protokoll einigen und sicherstellen, dass sie dasselbe Protokoll verwenden, bevor sie EDI-Dateien austauschen können. Andernfalls müssen sie mit einem Vermittler zusammenarbeiten, um den Austausch zwischen den beiden Protokollen zu erleichtern.

Bestimmte EDI-Sicherheitsprotokolle erfordern mehr Technologie als andere, aber die Verwendung von EDI-Software wie ESSBUS Connect kann eine Vielzahl von Börsen ohne größere Investitionen ermöglichen.

Diese Protokolle reichen vom seit langem etablierten File Transfer Protocol (FTP) oder Secure FTP (STFP), das zum Hochladen von Inhalten auf einen Hostserver für eine Website verwendet wird, bis hin zu API-basierten Systemen wie AS4, webbasiert über A2 und andere Optionen, einschließlich mobiler EDI.

Obwohl EDI selbst sehr technisch werden kann, wird sich die Investition in EDI für Ihr Unternehmen in kürzester Zeit amortisieren. Die Geschwindigkeit, mit der Sie Bestellungen und Rechnungen bearbeiten können, wird sich dramatisch verbessern, sodass Sie die Arbeitskosten senken und den Arbeitsaufwand auf andere wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

EDI und Automatisierung

EDI-Nachrichten können mit vorkonfigurierten Workflows automatisiert werden. Sobald beispielsweise eine Bestellung als versandt markiert ist, kann der Lieferant eine Versandbenachrichtigung mit anschließender Rechnung senden.

Im Allgemeinen verwenden Unternehmen EDI-Übersetzer, entweder über einen Dienstleister oder eine Software, um die EDI-Dokumente für die Verwendung mit internen Anwendungen zu übersetzen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. Prozesse können erweitert werden, um mit Workflows und Integrationen in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Sobald ein Unternehmen beispielsweise eine Bestellung über EDI erhält, generiert das Logistiksystem automatisch eine Aufgabe für das Lagerpersonal, um die Waren vom Bestand in den Versand zu verschieben. Nach dem Versand wird automatisch ein Versandetikett generiert, und die Versandinformationen werden an den Kunden zurückgesendet, der die Bestellung aufgegeben hat.

Verwendung von EDI im Vergleich zu herkömmlichen manuellen Prozessen

Mit einer herkömmlichen Methode wie Papier oder E-Mail erhält der Käufer eine Benachrichtigung, um eine Bestellung aufzugeben, oder kann nach Überprüfung der Inventarnummern festlegen, dass er eine Bestellung aufgeben muss.

Der Käufer gibt Informationen in ein Einkaufssystem ein, um die Bestellung zu erstellen, und druckt sie entweder aus und sendet sie an den Verkäufer oder sendet sie per E-Mail an ihn.

Der Verkäufer erhält die Bestellung entweder Tage später oder per E-Mail zusammen mit anderen Mitteilungen. Nach Erhalt gibt der Verkäufer es manuell in sein Verkaufssystem ein.

Der Verkäufer druckt eine Rechnung und legt sie entweder der Sendung bei oder sendet sie separat per E-Mail oder Post.

Der Käufer gibt die Rechnung manuell in das Kreditorensystem ein.

Zu diesem Zeitpunkt hat das Papiersystem dem Prozess eine Woche oder mehr Versandzeit hinzugefügt. Sowohl Papier als auch E-Mail sind sehr fehleranfällig, was die Bestellzeit erhöht.

Bei einem EDI-Prozess generiert und sendet das EDI-fähige Beschaffungssystem des Käufers automatisch eine EDI-formatierte Bestellung, wenn der Bestand den voreingestellten Pegel erreicht, um das System auszulösen. Innerhalb weniger Minuten erhält das mit EDI-Software ausgestattete Kundenauftragssystem des Lieferanten die Bestellung.

Das System des Lieferanten alarmiert das Lagerpersonal automatisch, um die Waren zu verpacken und zu versenden. Sobald sie verpackt und versandbereit sind, generiert das Versandsystem die Advanced Ship Notice (ASN) und sendet sie an die Empfangsabteilung des Käufers. Von dort aus erstellt das ERP-System des Lieferanten eine EDI-Rechnung, die in das Kreditorenbuchhaltungssystem des Käufers geht.

Dieser gesamte Vorgang dauert etwa eine Stunde statt einer Woche oder länger.

Vorteile von EDI

EDI bietet eine Vielzahl von Vorteilen für alle Organisationen, die es verwenden.

EDI kann Ihre Geschäftszyklen um 61% beschleunigen. Die Technologie ermöglicht Transaktionen in Minuten und nicht in Tagen oder Wochen. Durch die Automatisierung papierbasierter Aufgaben werden Ihre Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben frei, sodass sie produktiver arbeiten können. Durch die Automatisierung des Datenaustauschs in Ihren Lieferketten wird sichergestellt, dass kritische Daten pünktlich gesendet und in Echtzeit verfolgt werden. Durch die Verkürzung Ihrer Bestellabwicklungs- und Lieferzeiten können Sie den Lagerbestand reduzieren.

Die Verwendung von EDI reduziert die Transaktionskosten, da Papier, Tinte, Kopien, Ablage und Lagerung, Porto und Dokumentenabruf nicht mehr bezahlt werden müssen. Dies kann Ihrem Unternehmen helfen, allein bei den Transaktionskosten mehr als 35% zu sparen. Wenn Sie ein hohes Transaktionsvolumen abwickeln, können Sie durch vorzeitige Zahlungsrabatte auch jährlich Millionen von Dollar sparen. Durch den Einsatz der EDI-Technologie werden auch Fehler beseitigt, die viel Geld kosten können, z. B. verlorene Bestellungen, falsch entgegengenommene telefonische Bestellungen, Dateneingabefehler oder unleserliche Faxe.

EDI trägt zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen bei, da Verkäufer von reduzierten Order-to-Cash-Zyklen und verbessertem Cashflow profitieren.

EDI bietet auch eine Reihe strategischer Vorteile für Ihr Unternehmen, da Sie den Transaktionsstatus in Echtzeit einsehen können, was es einfacher macht, datengesteuerte Entscheidungen schneller zu treffen. EDI rationalisiert auch den Prozess der Erschließung neuer Gebiete aufgrund der weltweit üblichen Geschäftssprache.

Die EDI-Technologie fördert die Nachhaltigkeit und reduziert den Kohlendioxidausstoß, indem papierbasierte Prozesse durch digitale Alternativen ersetzt werden. Aufgrund der Steigerung der Betriebseffizienz gibt es auch weniger Energieverschwendung.

Funktionsweise von EDI

EDI erfordert drei Schritte:

• Bereiten Sie die Dokumente vor.
• Übersetzen Sie sie in ein EDI-Format.
• Übertragen Sie sie an einen Partner.

Am Beispiel von Bestellungen bereitet der Käufer seine Bestellung vor, indem er alle Daten sammelt und organisiert, sodass er mit EDI arbeitet. Anstatt eine Bestellung auszudrucken, erstellt das System eine elektronische Datei mit allen Informationen, die zum Erstellen eines EDI-Dokuments erforderlich sind.

Sobald das Dokument erstellt wurde, muss es durch die EDI-Übersetzungssoftware geleitet werden, um Ihre internen Daten in das EDI-Standardformat zu konvertieren. Wenn Sie keine EDI-Software im Haus haben, können Sie die Daten an einen EDI-Dienstleister senden, um das Dokument in das für Sie richtige EDI-Format zu übersetzen.

Nachdem die Bestellung in das Standard-EDI-Bestellformat übersetzt wurde, wird sie an den Lieferanten übermittelt. Der Lieferant verwendet EDI mit verschiedenen Dokumenten, dem Advanced Shipping Notice und der Rechnung, um beispielsweise den Käufer über den Versand der Bestellung zu informieren und den Käufer um Zahlung zu bitten.

EDI in Ihrer Organisation implementieren

Um die EDI-Compliance sicherzustellen, müssen Sie Ihre EDI-Infrastruktur einrichten, Ihre EDI-Einrichtung an die Ihrer Handelspartner anpassen und gemeinsame Standards einhalten.

Um mit EDI zu beginnen, müssen Sie:

• EDI-Software für die Kommunikation
• Internet-Kommunikation, VAN, wie von Ihren verschiedenen Partnern benötigt
• Die notwendige Hardware vor Ort, einschließlich Server oder PC, Kommunikationsgeräte und Peripheriegeräte,
• Gesicherte Büroräume mit überwachten Sicherheitsdatensicherungen und redundanter Stromversorgung, damit das System zuverlässig ausgeführt werden kann
• Software zur Integration aller EDI-Transaktionen mit Ihren Backoffice-Systemen zur einfachen EDI-Integration
• Karten für jeden EDI-Dokumenttyp, der mit Partnern ausgetauscht wird, um EDI-Datensätze in nutzbare Geschäftsdaten abzubilden Belege.

Ihr EDI ist nur so wertvoll wie Ihre Integrationen mit Ihren Partnersystemen. Sie müssen festlegen, welche IDI-Protokolle Sie zum Senden und Empfangen der Dokumente verwenden. Sie wählen und implementieren den Austausch für die richtigen Dokumente oder Transaktionen. Sie sollten auch die Anwendungsfälle festlegen, in denen Sie jedes EDI-Dokument senden und empfangen.

Kommunizieren Sie mit Anbietern und Ihrem IT-Team, um die erforderlichen Schritte für die EDI-Implementierung in Ihrem Unternehmen festzulegen.