Was ist ein Änderungssteuerungsprozess und wie verwenden Sie ihn?

Ein Change-Control-Prozess ist eine Möglichkeit für Projektmanager, Anfragen an Stakeholder zur Überprüfung einzureichen, die dann genehmigt oder abgelehnt werden. Es ist ein wichtiger Prozess, um große Projekte mit mehreren beweglichen Teilen zu verwalten.

Wenn es darum geht, mehrere Projekte zu verwalten, können die Dinge kompliziert werden. Von der Koordinierung der Arbeitszeitpläne bis zur Verfolgung von Zielen und Ergebnissen ist das Letzte, womit Sie sich befassen möchten, eine große Projektänderung. Aber mit einem Change-Control-Prozess ist das Einreichen von Projektänderungsanfragen ein Kinderspiel.

Der Change-Control-Prozess ist essentiell für große Initiativen, bei denen viele Teamkollegen abteilungsübergreifend arbeiten. Lassen Sie uns in den Prozess und konkrete Beispiele eintauchen, um Ihnen bei der Implementierung eines eigenen Change Control-Verfahrens zu helfen.

Was bedeutet Change Control?

Change Control ist ein Prozess zur Verwaltung von Änderungsanträgen für Projekte und große Initiativen. Es ist Teil eines Change-Management-Plans, der die Rollen für das Management von Veränderungen innerhalb eines Teams oder Unternehmens definiert. Es gibt zwar viele Teile eines Änderungsprozesses, aber der einfachste Weg, darüber nachzudenken, besteht darin, ein Änderungsprotokoll zu erstellen, in dem Sie Projektänderungsanforderungen verfolgen.

In den meisten Fällen kann jeder Stakeholder eine Änderung beantragen. Eine Anfrage kann so klein sein wie eine geringfügige Änderung des Projektplans oder so groß wie ein neues Deliverable. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Anforderungen genehmigt werden, da es an den wichtigsten Stakeholdern liegt, Änderungsanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen.

Da der Change-Control-Prozess viele bewegliche Teile hat und sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheidet, ist es sinnvoll, Tools zu implementieren, die den reibungslosen Ablauf des Lifecycle-Prozesses unterstützen. Tools wie Workflow-Management-Software können Ihnen helfen, Arbeit und Kommunikation an einem Ort zu verwalten.

Change Control vs. Change Management

Verwirrt über den Unterschied zwischen Change Control und Change Management? Wir geben dir keine Schuld. Es gibt viele Unterschiede zwischen Change Control und einem Change Management Plan. Change Control ist nur eines der vielen Elemente einer Change Management Strategie.

• Änderungskontrolle: Ein Änderungskontrollprozess ist für jede Organisation wichtig und kann den Informationsfluss bei Projektänderungen unterstützen. Ein erfolgreicher Prozess sollte Erfolgsmetriken definieren, Ihren Workflow organisieren, Teams die Kommunikation ermöglichen und Ihr Team auf zukünftigen Erfolg vorbereiten.

• Änderungsmanagement: Ein Änderungsmanagementplan besteht aus der Koordinierung von Budget, Zeitplan, Kommunikation und Ressourcen. Während also ein Change-Control-Prozess aus einem formellen Dokument besteht, das einen Änderungsantrag und die Auswirkungen der Änderung umreißt, ist das Change-Management der übergeordnete Plan.

Wie Sie sehen, ist ein Change-Control-Prozess nur ein kleiner Teil eines größeren Change-Management-Plans. Während also verwandt, Die beiden Begriffe sind unterschiedlich.

Lesen Sie: Was ist Change Management? 6 Schritte zum Aufbau eines erfolgreichen Change-Management-Prozesses

Was sind die Vorteile eines Change-Control-Prozesses?

Die Implementierung eines Change-Control-Prozesses kann helfen, Ihr Team mit Unterstützung von Organisationssoftware und Effizienz rund um Projektleistungen und Fälligkeiten zu organisieren. Es ist auch entscheidend, wenn man die Konsequenzen von Veränderungen betrachtet, die nicht effektiv gemanagt werden.

Ein Change-Management-Prozess kann Ihnen helfen, einen Ressourcenmanagementplan oder andere Arbeitsmanagementziele auszuführen. Hier sind einige zusätzliche Vorteile der Implementierung eines Change-Control-Prozesses.

Gesteigerte Produktivität

Ein Change-Control-Prozess beseitigt Verwirrung bei den Projektergebnissen und ermöglicht es, den Fokus auf die Ausführung und nicht auf das Sammeln von Informationen zu legen. Dies führt zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz, insbesondere mit Hilfe von Produktivitätssoftware.

Ohne einen Prozess kann die Produktivität aufgrund der Zeit, die für die Arbeit über die Arbeit aufgewendet wird, leiden. Da nur eine begrenzte Bandbreite für die wichtigsten Arbeiten zur Verfügung steht, wird jede Woche mehr als ein Viertel (26%) der Termine verpasst.

Effektive Kommunikation

Die korrekte Dokumentation von Änderungen kann helfen, Kommunikationsprobleme zu lindern. Wenn Ziele und Vorgaben klar definiert sind, kann die Teamkommunikation gedeihen. Denken Sie daran, dass ein Change-Control-Prozess nicht alle Kommunikationsprobleme behebt. Es kann hilfreich sein, auch Arbeitsmanagement-Software zu integrieren, um die Kommunikation über Projekte an einem Ort zu halten.

Ein Change-Control-Prozess kann dann auch mit Führungskräften geteilt werden, um den Kontext für Änderungsanträge einfach bereitzustellen.

Lesen: 12 Tipps für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Bessere Teamarbeit und Zusammenarbeit

Effektive Kommunikation ist nicht nur ein eigenständiger Vorteil, sondern kann auch zur Verbesserung der Zusammenarbeit beitragen. Mit einer klaren Kommunikation über Projektänderungen ist es einfacher, zusammenzuarbeiten und zusammenzuarbeiten.

Wenn beispielsweise Änderungen zum ersten Mal klar kommuniziert werden, haben die Stakeholder mehr Zeit, sich auf Kreativität und Teamarbeit zu konzentrieren. Ohne effektive Kommunikation sind Stakeholder gezwungen, Zeit damit zu verbringen, Informationen zusammenzusetzen, anstatt kreativ mit Teammitgliedern zu arbeiten.

Möchten Sie die Zusammenarbeit noch weiter verbessern? Kombinieren Sie Ihren Change-Control-Prozess mit einer Task-Management-Software, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.

Die fünf Schritte eines Change-Control-Prozesses

Ähnlich wie bei den fünf Projektmanagementphasen gibt es fünf Schlüsselschritte, wenn es darum geht, einen Change-Control-Prozess zu erstellen. Obwohl sich einige Prozesse geringfügig unterscheiden, enthalten sie alle einige Schlüsselelemente. Von der Initiierung bis zur Implementierung hilft jeder dieser grundlegenden Schritte, Änderungsanforderungen effizient durch die Pipeline zu bewegen und unnötige Änderungen zu verhindern.

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Einige ziehen es vor, den Vorgang in einem Change-Control-Prozessablauf anzuzeigen, der einfacher zu visualisieren ist. Unabhängig davon, wie Sie es betrachten, wird das Ergebnis eine endgültige Entscheidung darüber sein, ob ein Änderungsantrag genehmigt oder abgelehnt wird.

Lassen Sie uns in die fünf Schritte eintauchen, die einen effektiven Änderungssteuerungsprozess ausmachen, und was in jedem enthalten ist.

Change Request Initiation

In der Initiierungsphase des Change Control Prozesses wird eine Änderung angefordert. Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Änderung beantragen können. Zum Beispiel dauert eine kreative Lieferung länger als erwartet. Es würde dann eine Anfrage zur Anpassung des Liefertermins gestellt. Während eine Anfrage eher von einem Stakeholder oder Projektleiter kommt, kann eine vorgeschlagene Änderung von jedem angefordert werden.

Ein Teammitglied, das eine Anfrage stellen möchte, sollte eine über ein Änderungsantragsformular einreichen. Als Projektmanager sollten Sie das Änderungsprotokoll an einem Ort speichern, der leicht zu finden ist und auf den jeder Zugriff hat.

Sobald das Anforderungsformular ausgefüllt wurde, aktualisieren Sie das Änderungsprotokoll mit einem Namen, einer kurzen Beschreibung und allen anderen Details, die Sie für richtig halten, z. B. Datum und Name des Anforderers. Das Protokoll ist eine Aufzeichnung aller Projektänderungen, was für die Verwaltung mehrerer Projekte, die sich über viele Monate erstrecken, von Vorteil sein kann.

Hier ist ein Beispiel für verschiedene Felder, die Sie in ein Änderungsanforderungsformular aufnehmen können.

• Projektname

• Datum

• Beschreibung anfordern

• Angefordert von

• Besitzer wechseln

• Priorität

• Auswirkungen des Wandels

• Frist

Die Felder, die Sie einschließen, hängen davon ab, wie gründlich Ihr Änderungsprotokoll sein soll und auf welche Art von Änderungen Sie stoßen.

Bewertung des Änderungsantrags

Sobald der Antrag ausgefüllt und das ursprüngliche Formular eingereicht und genehmigt wurde, wird der Antrag bewertet. Dies unterscheidet sich von der ursprünglichen Formularübermittlung, da in der Bewertung die tatsächliche Änderung bewertet wird.

In der Bewertungsphase wird nicht unbedingt eine Entscheidung getroffen, sondern auf grundlegende Informationen überprüft. Die Informationen werden wahrscheinlich von einem Projekt- oder Abteilungsleiter bewertet, der Details wie die benötigten Ressourcen, die Auswirkungen der Anfrage und die Weiterleitung der Anfrage überprüft.

Wenn der Change Request die Erstbewertung besteht, wird er an die Analysephase weitergeleitet, in der eine tatsächliche Entscheidung getroffen wird.

Änderungsanforderungsanalyse

In der Phase der Änderungsauswirkungsanalyse wird endgültig entschieden, ob der Antrag vom entsprechenden Projektleiter genehmigt oder abgelehnt wird. Sie können zwar auch einen Beitrag zur Entscheidung leisten, es ist jedoch eine gute Idee, auch die offizielle Genehmigung eines Leiters einzuholen. In einigen Fällen kann es sogar ein Change Control Board geben, das die Kontrolle über alle Änderungsgenehmigungen hat.

Eine genehmigte Änderungsanforderung erfordert die Freigabe und wird von dort aus dem Team mitgeteilt und durch den Rest des fünfstufigen Prozesses fortgesetzt. Es sollte im Änderungsprotokoll und an anderen Stellen der Projektkommunikation dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten die erforderlichen Änderungen verstehen.

Wenn die Änderungsanforderung abgelehnt wird, sollte sie auch im Änderungsprotokoll dokumentiert werden. Es ist zwar nicht erforderlich, eine abgelehnte Anfrage an das Team zu senden, dies kann jedoch hilfreich sein, um Verwirrung zu vermeiden.

Implementierung der Änderungsanforderung

Wenn die Änderungsanforderung genehmigt wurde, geht der Prozess in die Implementierungsphase über. Hier arbeiten Sie und die Projektbeteiligten daran, das Projekt zu ändern.

Die Implementierung einer Änderung sieht je nach Projektphase unterschiedlich aus, besteht jedoch normalerweise aus der Aktualisierung der Projektzeitpläne und -ergebnisse sowie der Information des Projektteams. Dann kann die eigentliche Arbeit beginnen. Es ist eine gute Idee, den Projektumfang zu bewerten, um sicherzustellen, dass Änderungen am Zeitplan keine großen Auswirkungen auf die projizierten Ziele haben.

Es empfiehlt sich, die Informationen der Anforderung in einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich und im Änderungsprotokoll zu verbreiten, um sicherzustellen, dass die Produktivität nicht verloren geht, indem nach neuen Informationen gesucht wird. Vielleicht möchten Sie sogar einen überarbeiteten Business Case senden, um alle Ihre Grundlagen abzudecken.

Abschluss der Änderungsanforderung

Sobald die Anforderung dokumentiert, verbreitet und implementiert wurde, kann die Anforderung geschlossen werden. Während einige Teams keinen formellen Schließungsplan haben, ist es hilfreich, einen zu haben, um Informationen an einem Ort zu speichern, auf den alle Teammitglieder in Zukunft verweisen können.

In der Abschlussphase sollten Dokumentation, Änderungsprotokolle und Kommunikation in einem gemeinsam genutzten Bereich gespeichert werden, auf den später zugegriffen werden kann. Sie sollten auch das ursprüngliche Änderungsformular und alle überarbeiteten Projektpläne speichern, die Sie auf dem Weg erstellt haben.

Sobald sich die Dokumente an der entsprechenden Stelle befinden, können Sie alle offenen Aufgaben schließen und daran arbeiten, Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen. Einige Projektleiter veranstalten auch ein Post-Mortem-Meeting, bevor sie das Projekt offiziell abschließen.

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Beispiel für einen Änderungssteuerungsprozess

Nachdem Sie nun die fünf Schritte eines Änderungssteuerungsprozesses verstanden haben, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen. Wir haben ein Beispiel zusammengestellt, um Ihnen einen konkreten Ausgangspunkt zu geben.

Bevor Sie Ihren eigenen Plan zusammenstellen, ist es wichtig, Ihre aktuellen Prozesse und Tools zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie für Ihr Team geeignet sind. Vielleicht möchten Sie sogar einen Business Case oder Projektplan erstellen, um ihn den Stakeholdern des Unternehmens zu präsentieren.

Die Einträge, die Sie in Ihr Änderungsprotokoll aufnehmen, können unterschiedlich sein, je nachdem, auf welche Arten von Änderungen Sie häufig stoßen und wie kompliziert die Projekte sind. Während komplizierte Projekte, die sich über Monate erstrecken, möglicherweise mehr Änderungsanforderungen haben, benötigen kleinere einmalige Projekte möglicherweise nicht so detailliert ein Änderungsprotokoll.

Hier ist ein Beispiel für ein Änderungsprotokoll, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, was Sie einfügen und wie Sie Ihr eigenes formatieren können. Dieses Änderungssteuerungsbeispiel enthält:

• Projektname

• Name der Aufgabe

• Bevollmächtigter

• Fälligkeitsdatum

• Prioritätsstatus

• Fortschritt Status

• Typ ändern

Dieses einfache Format ist ein guter Ausgangspunkt für ein Änderungsprotokoll, aber Sie können je nach Komplexität Ihres Projekts zusätzliche Felder hinzufügen.

Um Ihr eigenes Änderungsprotokoll zu erstellen, können Sie eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen oder unsere Projektvorlagen-Galerie anzeigen.

Wann ein Change-Control-Prozess zu verwenden ist

Es ist eine gute Idee, zu beachten, wann ein Change-Control-Management-Plan zu verwenden, so dass Sie vorbereitet sind, wenn die Zeit kommt. Es gibt viele verschiedene Arten von Veränderungen, auf die Sie stoßen können, abhängig von neuen Initiativen und den vorhandenen Tools.

Häufige Änderungen können Anforderungen zur Verlängerung von Zeitplänen, zur Reorganisation von Informationen oder zur Änderung der Ergebnisse umfassen. Hier sind einige zusätzliche Fälle, in denen Sie möglicherweise einen Änderungssteuerungsprozess verwenden möchten.

• Over scope: Sie können diesen Prozess in Betracht ziehen, wenn ein Projekt den Umfang überschreitet, auch bekannt als Scope Creep.

• Projektinkonsistenzen: Wenn Sie während eines Projekts Inkonsistenzen feststellen, können Sie durch das Anfordern einer Änderung vermeiden, dass die Ergebnisse später überarbeitet werden müssen.

• Steile Ziele: In einigen Fällen sind OKRs möglicherweise unerreichbar, und es ist eine gute Idee, diese Probleme zu kennzeichnen, bevor das Projekt abgeschlossen ist.

• Neue Werkzeuge: Wenn neue Prozesse oder Tools vorhanden sind, können Änderungen unvermeidlich sein, während Sie in Ihren ersten Projekten neue Probleme erarbeiten.

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Fordern Sie Ihren Weg zur Änderung an

Änderungen sind zwar unvermeidlich, aber die gute Nachricht ist, dass eine Änderung Ihr nächstes Projekt nicht beeinträchtigen muss. Durch die Implementierung eines Change-Control-Prozesses können Sie sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und die Kommunikation klar und effektiv ist. Dies erhöht die Produktivität und verringert die Verwirrung über Ihre Projektergebnisse.

Für den Fall, dass Sie auf Veränderungen stoßen, ist es beruhigend zu wissen, dass Sie über die richtigen Prozesse verfügen, um mit der Situation umzugehen. Wenn Sie einen Change-Management-Plan parat haben, können Sie die negativen Auswirkungen eines Strategiewechsels abmildern und sich weiterhin auf die Erzielung von Auswirkungen konzentrieren.