Was ist ein Besucherlogbuch und warum brauchen Sie eines?
Jede Einrichtung — sei es ein Hotel, ein Krankenhaus, eine Schule oder eine Unternehmenszentrale – hat das Ziel, die Sicherheit als oberste Priorität zu betrachten. Die meisten Büroeingänge sind jedoch nicht sicher und der Grund dafür ist die Verwendung von manuellen und Papier-Check-in-Blättern zur Aufzeichnung der Besucherdaten.
Um Sicherheitsbedenken und -risiken zu mindern, ist es für Unternehmen unerlässlich, ein digitales Besucher-Lookbook bereitzustellen.
Mehr denn je ist es wichtig, auf die Sicherheit am Arbeitsplatz zu achten – Personen, die das Gebäude betreten &. Die Sicherheit von Eigentum und Personal ist von größter Bedeutung, aber das traditionelle Besucherlogbuch ist in Bezug auf die Sicherheitsrisiken nicht ausreichend.
Was ist ein Besucherlogbuch?
Ein Besucherlogbuch ist ein unverzichtbares Werkzeug, um zu erfassen, wer in Ihrer Büroeinrichtung ein- und ausgeht. Es ist ein Rekordbuch, das die Besucher vor Ort verfolgt, ihre Identität, das Unternehmen, das sie vertreten, wen sie besucht haben, den Zweck des Eintreffens, Kontaktdaten, Ein- und Auszeiten.
Besucherlogbücher können sowohl papierbasiert als auch digital sein. Ein papierbasiertes Besucherlogbuch an der Rezeption ist ein traditionelles, bei dem die Gäste ein Formular mit ihren Kontaktdaten ausfüllen müssen, Zeit in und die Person, die sie besuchen.
Andererseits ist ein digitales Besucherlogbuch eine automatisierte und optimierte Version, in der Informationen mithilfe von Technologie eingefügt werden. Es kann statische Bilder von Besuchern, QR-Codes, Check-Ins, ID-Karten scannen, biometrische Fingerabdrücke und mehr erfassen, die dazu beitragen, den Arbeitsplatz sicherer zu machen.
Darüber hinaus führt ein Online-Besucherlogbuch digitale Aufzeichnungen über jeden ein- und ausgehenden Besucher. Es generiert auch Benachrichtigungen und Warnungen im Notfall, um die aktuellen Besucher vor Ort über Gefahren zu informieren.
Warum benötigen Organisationen ein Besucherlogbuch?
Sicherheit hat mehr denn je höchste Priorität für jede Einrichtung, einschließlich Unternehmensbüros. Arbeitgeber haben die Sicherheit der Mitarbeiter und des Arbeitsplatzes an der Spitze ihrer Liste gehalten. Die Sicherheit der Büroeinrichtung ist für die Sicherheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz unerlässlich.
Der Markt für Besuchermanagementsysteme wird in den nächsten fünf Jahren voraussichtlich wachsen, was die Bedeutung der Bereitstellung eines Systems bekräftigt. Zahlreiche Gründe können dazu beitragen, warum Organisationen ein Besucherlogbuch führen müssen.
Dazu gehören:
- Sicherheit und Sicherheit – Zugangskontrolle und erhöht die allgemeine Sicherheit am Arbeitsplatz
- Notfall Wachsamkeit – zu wissen, die Besucher vor Ort
- Besucheranalyse – Daten von eingehenden und ausgehenden Besuchern, die für viele Zwecke benötigt werden können
Lassen Sie uns tiefer in jeden einzelnen.
Sicherheit und Schutz
Besucherprotokolle sind ein wesentlicher Bestandteil eines Besuchermanagementsystems, da sichergestellt wird, dass die Person, die die Räumlichkeiten betritt, über gültige Anmeldeinformationen verfügt, um auf etwas zuzugreifen, unabhängig davon, ob es sich um den Besuch einer Person oder um die Datenbank- oder Systemsteuerung handelt.
Um über die erforderlichen Sicherheitsnetze zu verfügen, müssen Unternehmen über ein ordnungsgemäßes System und einen ordnungsgemäßen Registrierungsprozess verfügen, der die Einreise nicht autorisierter Besucher einschränkt und die Sicherheit am Arbeitsplatz auf jeden Fall gewährleistet.
Darüber hinaus meldet sich ein Besucher an, kontaktiert und befragt die Personen, die die unglaublich hilfreichen Räumlichkeiten betreten.
Beispielsweise darf ein Zusteller möglicherweise nicht an der Rezeption vorbeigehen. Mit einem Besucherlogbuch können sie jedoch die entsprechenden Berechtigungen erhalten, indem sie sich anmelden und fortfahren. Auf diese Weise werden die Kontaktinformationen und Identifikationsdaten bei Bedarf im System gespeichert.
Emergency vigilance
Besucherprotokolle können wichtige Informationen über die Besucher liefern, einschließlich ihres Namens, zu wem sie gekommen sind, was Hinweise auf das Gebäudebereich geben kann, in dem sich der Besucher befindet. Zum Beispiel im Falle einer Naturkatastrophe oder eines Brandnotfalls kann es bei der Evakuierung schneller und genauer helfen.
Natürlich sind die Besucher mit den Gebäudebereichen nicht vertraut, so dass sie sich verirren, zurückgelassen oder an einem unbekannten Ort gefangen werden können, der ihr Leben riskieren kann. Mit einem Besucherlogbuch wüssten Sie, in welchen Bereichen sich die meisten Menschen aufhalten und welche sofort evakuiert werden müssen.
Und angenommen, das ist ein digitales Besucherlogbuch. In diesem Fall werden alle Besucherprotokolle im System gespeichert, die die Personen vor Ort mit einer automatischen Notfallbenachrichtigung benachrichtigen können, sodass der Evakuierungsprozess einfacher und schneller wird.
Datengesteuerter Ansatz
Während Sicherheit der wichtigste Grund für die Nutzung eines Besucherlogbuchs ist, können die aus einem Logbuch gewonnenen Erkenntnisse Unternehmen auch bei anderen Dingen helfen.
Mit einem digitalen Besucherprotokollsystem erhalten Sie wertvolle Einblicke und Analysen, die Ihnen helfen können, Ihren Ansatz entsprechend zu strategisieren.
Besucherlogbücher liefern Ihnen viele Daten über die Besucher im Gebäude. Diese Informationen können für Sie von entscheidender Bedeutung sein, da Sie die Daten analysieren und die Besuchermuster und die Gesamteffektivität der Besucherlogbücher messen können.
Dies wiederum kann Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und bei Bedarf die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz des Arbeitsplatzes zu ergreifen.
Going digital: Die Zukunft der Besucherlogbücher
Viele Unternehmen sind auf ein digitales Besucherlogbuch umgestiegen und haben ihre Anmelde- und Aufzeichnungsprozesse optimiert. Angetrieben von einem Besuchermanagementsystem bietet das digitale Besucherlogbuch vielfältige Vorteile.
Das Low-Tech-Besucherprotokoll lässt Ihre Organisation nicht nur veraltet aussehen, sondern schützt auch die Besucherinformationen nicht, da sie für unbefugte Benutzer offen verfügbar sind.
Hier sind einige der Vorteile, die Sie mit der Umstellung auf ein digitales Besucherlogbuch erhalten können.
Schnelles und einfaches Einchecken, Abmelden
Ein digitales Besucherlogbuchsystem sorgt für Komfort und Sicherheit. Es spart Ihnen Zeit und Mühe, die mit einem manuellen Registrierungsprozess einhergehen. Darüber hinaus können sich Besucher innerhalb von Sekunden mit dem Scannen ihrer ID-Karten oder eines QR-Codes anmelden (berührungsloser Check-in).
Die Details der Besucher, wie ihr Zweck, der Name der Person, die sie besuchen möchten, und andere Informationen können leicht erfasst und mit ihrem Foto für einen einfachen Zugriff gespeichert werden.
Mit dem digitalen Besucherlogbuch von Sine erhalten Sie kontaktlose Lösungen. Dazu gehören QR-Code-Check-Ins, die die Sicherheit der Gäste gewährleisten und gleichzeitig das Besucherflussmanagement anpassen.
Verbesserte Sicherheit
Im Gegensatz zu einer papierbasierten Aufzeichnung erfasst ein digitales Besucherlogbuch automatisch alle sensiblen Informationen eines Besuchers während des Registrierungsprozesses. Sie können die Einreise von auf der schwarzen Liste stehenden oder nicht autorisierten Besuchern leicht erkennen und einschränken.
Darüber hinaus können Sie auch den Aufenthalt der Besucher überwachen. Das bedeutet, dass das System Sie auch über zu lange verweilende Besucher informiert. Bereitstellung des Zugriffs auf die Details dieser Person, um sicherzustellen, dass sie vor Ort sein darf.
Ein Besuchermanagementsystem wie Sine ermöglicht verschiedene Optionen, die die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöhen. Wie Gesichtserkennung, erfassen Besucher Foto-ID, vorbereiten und alarmieren die Mitarbeiter mit Watchlists. Sine ist vor allem DSGVO-konform, was das gesamte Unternehmen und die Informationen seiner Besucher schützt und gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz fördert.
Cloud-basierte Lösung
Wenn es um Datensicherheit geht, können Papierlogbücher die vertraulichen Informationen Ihrer Besucher nicht so schützen, wie es ein digitales Cloud-basiertes Logbuch kann.
Jeder Mitarbeiter oder Gast kann vorbeischauen und die Besucheraufzeichnungen im Papierprotokoll überprüfen. Offenlegung ihrer Kontaktinformationen, was eine Verletzung der Privatsphäre darstellt.
Andererseits speichert ein digitales Besucherlogbuch automatisch Informationen über die An- und Abreise der Gäste. Alle während der Schutz der Informationen Zugriff von nicht autorisierten Benutzern und anderen Personen.
Darüber hinaus ist es viel einfacher, die Informationen aus dem digitalen System abzurufen. Sie können mit nur wenigen Klicks auf ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit auf benutzerdefinierte Daten zugreifen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Hunderte von Seiten durchgeblättert wurden, um die Daten einer bestimmten Person zu finden.
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