Was ist extremes Projektmanagement und ist es das Richtige für Ihr Team?

Die heutigen Projekte unterscheiden sich von den Projekten von vor 10 oder 20 Jahren. Vor allem dank der Einführung des Internets und der anschließenden Cloud-basierten Software sowie des Konzepts eines professionellen Dienstes hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten — und damit unsere Projekte — revolutioniert.

Der aktuelle Stand der Projekte: Die Projektanforderungen können sich täglich ändern, und von verantwortlichen Teams wird erwartet, dass sie diese Situationen flüssig bewältigen. Stakeholder wollen mehr Beteiligung an Projekten, während sie noch im Prozess sind, was bedeutet, dass sie ihre Meinung jederzeit ändern können (und zusätzliche Arbeit für Teams schaffen). Nachrichten über politische, wirtschaftliche oder ökologische Bedenken brechen 24/7, und Teams müssen den Gang wechseln, um entsprechend zu reagieren.

Traditionelles Projektmanagement (TPM) ist in der Regel nicht für diese neue Ära von Projekten gerüstet. Der schrittweise Workflow (z. B. das Wasserfallmodell), starre Zeitpläne und strenge Anforderungen haben es schwer, sich im Laufe eines Projekts an die Notwendigkeit von Änderungen anzupassen. Aktualisierungen des Plans erfordern, dass Teammitglieder durch Reifen springen und mehrere Manager konsultieren, bevor sie die endgültige Genehmigung erhalten. Diese Einschränkungen behindern den Fortschritt und führen dazu, dass TPM-Projekte das Budget und die Fristen überschreiten.

Heutige Projekte eignen sich oft besser für extremes Projektmanagement.

Was ist extremes Projektmanagement?

Extreme Project Management (XPM) ist kurz und flexibel, wo traditionelles Projektmanagement nicht ist. Traditionelles Projektmanagement bedeutet, einen Plan zu erstellen und daran festzuhalten, in der Regel für langfristige Projekte. Mit XPM können Sie Ihren Projektplan, Ihr Budget und Ihr Endergebnis an sich ändernde Anforderungen anpassen, unabhängig davon, in welcher Phase sich das Projekt befindet.

XPM soll Ihnen helfen, das Unbekannte zu verwalten – jene Variablen, die sich im Verlauf eines Projekts ändern und auftauchen. Am Ende Ihres Projekts geht es darum, das gewünschte Ergebnis zu liefern, nicht nur das ursprünglich geplante Ergebnis. Diejenigen, die nach der Hälfte eines Projekts feststellen, dass das ursprüngliche Produkt nicht ideal ist, haben den Spielraum, den Plan zu ändern. Teams, die XPM verwenden, müssen bereit sein, mehrere Versuche zu unternehmen, um es richtig zu machen, anstatt sich einfach darauf zu konzentrieren, alles nach dem ersten Versuch abzuschließen.

Ist extremes Projektmanagement das Richtige für Sie?

Woher wissen Sie, ob Ihr Projekt extremes Projektmanagement erfordert? Hier sind einige gemeinsame Merkmale extremer Projekte:

• Schnelles Arbeiten
• Hochkomplexe Projektanforderungen und -ergebnisse
• Häufige Änderungen der Projektanforderungen im Verlauf des Projekts
• Trial-and-Error-Ansatz, um zu sehen, was funktioniert
• Selbstkorrigierender Prozess, wenn etwas schief geht, um wieder auf Kurs zu kommen
• Ein Schritt weg von hierarchie bei der Entscheidungsfindung
• People-driven projects, statt prozessgesteuert (Menschen passen ihre Projekte nicht an das Modell an, sie passen Modelle an das Projekt an)

Wenn dies nach Ihrer Arbeit klingt, betrachten Sie XPM und wie Sie es können nehmen Sie diesen Ansatz an.

Wie man extremes Projektmanagement ausführt

Extremes Projektmanagement soll schnell und wendig sein. Sammeln Sie zunächst ein Team von Menschen um sich herum, die bereit und bereit sind, diese Bedeutung der agilen Denkweise anzunehmen. Wenn Ihre Teammitglieder langsame Arbeit bevorzugen und jede Entscheidung vom oberen Management genehmigt wird, wird es nicht funktionieren.

Nachdem Sie Ihr Star-Team zusammengestellt haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie einen Projektplan mit extremer Projektmanagement im Auge. Das bedeutet, Veränderungen zu erwarten, anzuerkennen, dass sich Zeitpläne ändern können, und Raum für Fehler zu lassen.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan alle diese Fragen beantwortet (aus dem Buch eXtreme Project Management von Doug DeCarlo):
   – Wer braucht was und warum?
   – Was wird es brauchen, um es zu tun?
   – Können wir bekommen, was es braucht, um fertig zu werden?
   -Lohnt es sich?
3. Planen Sie die Arbeit in kurzen Zyklen – einige Wochen bei max.
4. Veranstalten Sie ein Projekt-Kick-Off-Meeting, um allen einen vollständigen Überblick über die Arbeit zu geben und die Menschen für die Arbeit an einem großartigen, neuen Projekt zu begeistern. Beantworten Sie jede Frage und kommunizieren Sie die Erwartungen klar. Machen Sie die Projektsichtbarkeit ab Tag 1 zu einer Priorität.
5. Kommunizieren Sie häufig mit Ihren Kunden, hören Sie genau auf ihre Wünsche und Bedürfnisse und geben Sie Ihr Feedback sofort an Ihr Team weiter.
6. Verfolgen Sie Arbeitszyklen mit Check-Ins, Überprüfungssitzungen und Neuausrichtungssitzungen, wenn das Projekt aus der Bahn zu geraten scheint.
7. Wenn Projekte oder Zyklen beendet sind, feiern Sie jeden Sieg. Geben Sie Teams das Gefühl, geschätzt zu werden, um sie für die anspruchsvolle Arbeit zu begeistern. Erwägen Sie, jedes Meeting mit der Auflistung der Teamleistungen seit dem letzten Meeting zu beginnen, oder gehen Sie herum, damit jeder eine Leistung auflistet, auf die er stolz ist.

Richten Sie nicht mehr Prozesse ein, als Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen. Extreme Project Management rät, Ihre Projekte zu küssen – halten Sie es einfach, dumm. Jedes Projekt erfordert wahrscheinlich unterschiedliche Schritte und Vorlagen, passen Sie also jedes Projekt an Ihre Bedürfnisse an. Wenn Ihr Team darauf besteht, dass Sie Prozesse zu kompliziert machen, schneiden Sie zusätzliche Schritte aus.

Extremes Projektmanagement für wechselnde Projekte

Wenn Sie sich mit den Problemen des traditionellen Projektmanagements oder den Merkmalen extremer Projekte identifiziert haben, sollten Sie mehr über XPM für Ihr Team lesen. Ich empfehle das oben erwähnte Buch eXtreme Project Management von Doug DeCarlo. Es geht sehr detailliert auf alles ein, was Sie wissen sollten, um mit XPM zu beginnen, einschließlich Tipps für vorgeschlagene Besprechungen, den Umgang mit Stakeholdern und die Lösung von Projektblockaden.

Der Wechsel von TPM zu XPM war erfolgreich – oder sogar erfolglos? Erzählen Sie uns in den Kommentaren unten von Ihren Erfahrungen und was Sie dazu gebracht hat, den Sprung zu wagen. Wir würden gerne von Ihrem Konto aus erster Hand lernen.