Was ist Microsoft Access und wofür wird es verwendet?

Microsoft Access ist ein relationales Datenbankprogramm und eine typische Datenbank enthält Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Mit Microsoft Access können Sie Daten einfach organisieren, speichern und abrufen. Es gibt mehrere Vorteile oder Vorteile bei der Verwendung von Microsoft Access.

Die folgenden 10 Vorteile der Verwendung von Microsoft Access:

1. Access bietet eine kostengünstige Lösung für kleine bis mittlere Unternehmen und kleinere Teams in größeren Organisationen.
2. Es ist einfacher zu erlernen und zu verwenden als eine Client-Server-Datenbank.
3. Der Import und Export in andere Microsoft Office-Programme wie Excel ist einfach.
4. Eine Access-Datenbank kann mit externen Datenbanken verknüpft werden und Ergebnisse abfragen und melden.
5. Benutzer können eine Access-Datenbank auf einem Server oder Desktop-Computer verwalten (Sie müssen keine Cloud-basierte Lösung verwenden).
6. Benutzer können die Datenbank entwerfen und steuern, anstatt auf externe Quellen oder Berater angewiesen zu sein.
7. Access ermöglicht die Automatisierung mit verschiedenen Arten von Makros.
8. Berichte können im PDF-Format (Portable Document Format) ausgegeben werden.
9. Benutzer können SQL (Structured Query Language) verwenden, um mit der Datenbank zu interagieren. Access-Datenbanken können auch auf SQL Server portiert werden.
10. Microsoft bietet mehrere Access-Datenbankvorlagen an, um loszulegen.

Lassen Sie uns einige der wichtigsten Funktionen von Microsoft Access überprüfen.

Access-Datenbanken können eine oder mehrere Tabellen enthalten, um Daten zu speichern

In Access werden Daten in Tabellen gespeichert (ähnlich wie Tabellenkalkulationen). Eine Tabelle kann viele Felder enthalten, um die Daten zu trennen. Ein Feld in einer Tabelle kann für verschiedene Datentypen eingerichtet werden, um Benutzern die Eingabe bestimmter Informationen zu ermöglichen oder zu verhindern.

Eine Microsoft Access-Datenbank kann mehrere Tabellen enthalten, und Sie können die Tabellen anhand eines Schlüsselfelds verknüpfen.

Daten können aus Excel und anderen Datenbanken importiert werden

Sie können Daten aus Excel in Microsoft Access oder aus einer anderen externen Datenbank importieren. In Access können Sie auch externe Datenbanken verknüpfen, anstatt Daten zu importieren. Sie können weiterhin Abfragen und Berichte erstellen, wenn Sie verknüpfte Tabellen verwenden.

Formulare können für die Dateneingabe oder -anzeige erstellt werden

Sie können Zugriffsformulare erstellen, die als Frontend für die Eingabe oder Bearbeitung von Daten in Ihre Tabellen dienen. Eine Access-Datenbank kann mehrere Formulare enthalten, die unterschiedliche Felder anzeigen. Formulare können jeweils einen Datensatz oder mehrere Datensätze anzeigen. Sie können das Erscheinungsbild von Formularen anpassen und Navigationsschaltflächen einschließen.

Benutzer können Abfragen entwerfen und ausführen, um Daten abzurufen

In Access können Sie Abfragen erstellen, um Daten anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Es ist einfach, Abfragen zu speichern und wiederzuverwenden und sie als Quelle für Berichte zu verwenden oder nach Excel zu exportieren

Es gibt verschiedene Arten von Abfragen in Access, darunter:

• Abfragen auswählen
• Abfragen löschen
• Abfragen aktualisieren
• Tabellenabfragen erstellen
• Abfragen anhängen
• Kreuztabellenabfragen

Berichte können entworfen und gedruckt oder als PDF ausgegeben werden

Access-Berichte unterscheiden sich erheblich von Excel-Berichten. Sie können mehrere Felder aus einer oder mehreren Tabellen enthalten und Gruppierungen, Zwischensummen und Gesamtsummen enthalten. Sie können Berichte auch einfach in PDF (Portable Document Format) exportieren. Zugriffsberichte können ein Firmenlogo, Zeilen zu separaten Datensätzen und sogar Unterberichte enthalten.

Access-Datenbanken können mit Makros automatisiert werden

Access enthält einen Makro-Designer zum Erstellen von Makros zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.

Access-Datenbanken können mit VBA automatisiert werden

Sie können Access auch automatisieren, indem Sie Makros in VBA (Visual Basic for Applications) schreiben. Access ist das einzige Microsoft Office-Programm, das zwei Methoden zum Entwerfen und Ausführen von Makros bietet.

Benutzer können mit Access-Datenbanken über SQL interagieren

Sie können auch mit Microsoft Access über SQL (Structured Query Language) interagieren. Sie haben die Möglichkeit, Abfragen in SQL zu schreiben oder das Abfrageentwurfsraster zu verwenden. Neuere Versionen von Access verwenden SQL im Backend.

Access hat einen günstigen Preis und ist in bestimmten Microsoft-Lizenzen enthalten

Microsoft Access kann je nach Lizenz in Ihren anderen Microsoft-Programmen enthalten sein (z. B. kann eine Microsoft Business-Lizenz Access enthalten). Es kann auch als eigenständiges Programm zu einem niedrigen Preis im Vergleich zu alternativen Datenbanken erworben werden.

Sie können Microsoft Access als Teil der Microsoft 365-Anwendungssuite oder als eigenständige Version erwerben.

Zusammenfassung

Microsoft Access bietet eine kostengünstige, leistungsstarke Lösung für kleine bis mittlere Unternehmen oder Teams in einer großen Organisation, die eine Datenbank erstellen und verwalten müssen. Da es auf verschiedene Arten automatisiert und an die Bedürfnisse des Kunden oder Benutzers angepasst werden kann, kann es in vielen Szenarien effektiv eingesetzt werden.

Addiitonal Resources

Microsoft Access 2016, 2019 and 365 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2013 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2010 Maximum Limits and Specifications