Was sind Job Sheets (& warum sie wichtig sind)

Vorbei sind die Zeiten von Hunderten von Job Sheets auf Ihrer Festplatte gespeichert, in Excel oder Word erstellt.

Heutzutage sind wir viel versierter. Wir wissen, wenn wir gute Arbeitsblätter erstellen, wird die Arbeit erledigt. Die Ingenieure werden wissen, was sie tun, und es wird uns auf lange Sicht das Leben leichter machen.

Was sind Job Sheets?

Job Sheets gibt es in vielen Formaten und Größen. Sie sind der Klebstoff, der einen Job zusammenhält. Ingenieure können Details zu einem Job finden, einschließlich des Standortkontakts und der Adresse. Sie können auch Ergebnisse eingeben, wenn sie die Arbeit abschließen, Aktionslisten ausfüllen und sie als abgeschlossen markieren, sobald alles erledigt ist.

Jobsheets kennen Sie wahrscheinlich schon gut. Diese waren einst nur fotokopierte Zettel. Jetzt können Sie jedoch in Vorlagen umgewandelt werden, um sicherzustellen, dass Sie keine Zeit damit verschwenden, brandneue von Grund auf neu zu erstellen. Und das ist nur einer der Vorteile der Technologie.

Warum sind Job Sheets wichtig?

Okay, wir wissen also, was Job Sheets sind, und Sie verwenden sie höchstwahrscheinlich bereits täglich. Aber warum sind sie für die Dienstleistungsbranche so wichtig?

Elektronische Jobsheets sind seit einiger Zeit der richtige Weg. Das digitale Format hat viele Vorteile für eine Reihe von verschiedenen Unternehmen. Egal, ob Sie ein Gasingenieur oder ein Manager eines Catering-Ausrüstungsunternehmens sind, es ist wichtig, den Überblick über Jobs auf die richtige Weise zu behalten.

Hier sind fünf Gründe, warum wir Job Sheets lieben:

1. Macht Kunden glücklich

Wenn Sie Ihren Ingenieuren alles zur Verfügung stellen, was sie brauchen, um zur Baustelle zu gelangen und die Arbeit zu erledigen, wird der gesamte Prozess viel reibungsloser.

Wenn Sie ihnen eine halbe Adresse, keinen Kundennamen oder die falschen Teile geben, werden sie belastet. Sie haben vielleicht einen Stift vergessen oder Kaffee auf ihrem Papierkram verschüttet. Sie werden einen schlechten Tag haben, bevor sie überhaupt mit dem Job beginnen, was zu unzufriedenen Kunden und möglichen Beschwerden führt.

Mit elektronischen Job Sheets ist es eine andere Geschichte; Ihr Ingenieur kommt pünktlich mit seiner Job Sheet App in der Hand an. Der Kunde unterschreibt den Papierkram elektronisch und die Verwaltungszeit am Arbeitsplatz wird reduziert. Dies hinterlässt einen zufriedenen Kunden, der Ihr Unternehmen seiner Familie und seinen Kollegen empfiehlt.

2. Speichert Geschichte

Elektronische Jobsheets sind direkt mit dem Kundenkonto verknüpft, sodass Sie alles, was Sie für ein Projekt benötigen, an einem Ort haben. Sie haben eine vollständige Historie früherer Jobs sowie Rechnungen, wer Ihr Kontakt ist, an welchen Websites Sie gearbeitet haben und so weiter. Dies bedeutet, dass Sie nicht unvorbereitet zum Job kommen.

Alles und jedes wird da sein.

Jobsheets finden Sie dann unter einem Kontakt/Unternehmen im CRM. Sie können leicht alle Jobblätter finden, die sich auf einen Kunden beziehen, auch wenn er ein paar Jahre alt ist. Mit papierbasierten Jobsheets wäre das nicht so einfach möglich, selbst wenn Ihr Ablagesystem einwandfrei ist.

3. Hält den Verkaufsprozess in Bewegung

Wenn jede Phase des Prozesses miteinander verknüpft ist, bleibt das Geschäft auch organisiert.

Job Sheets enthalten eine Aufzeichnung aller von Ihnen durchgeführten Arbeiten, sodass Sie nicht vergessen, die Rechnung zu erstellen. Sobald der Auftrag von einem Ingenieur als abgeschlossen markiert wurde, können Sie eine Rechnung erstellen und direkt an Ihren Kunden senden.

Wenn Sie eine Job-Management-Software verwenden, kann die Möglichkeit, Job Sheets mit anderen Modulen zu verknüpfen, auch Ihren Kunden zugute kommen.

Vielleicht haben Ihre Kunden ihren eigenen Fernzugriff auf Jobs und wichtige Informationen. Sie können Servicevorfälle auslösen, wenn ein Problem auftritt, um Sie schnell über das Problem zu informieren. Von dort aus können Sie ein Jobsheet erstellen, einen Ingenieur zuweisen und mit nur wenigen Klicks mit der Arbeit beginnen. Kunden können den Fortschritt ihrer Vorfälle und zugehörigen Jobs auch außerhalb der Bürozeiten anzeigen.

Mit diesem einfachen Zugang für Ihre Kunden bedeutet dies, dass Sie so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen können. Weniger Verzögerungen in jeder Phase des Prozesses geben Ihnen und Ihrem Team mehr Zeit, sich auf die Fertigstellung des Auftrags zu einem hohen Standard zu konzentrieren.

4. Hilft bei der Vorausplanung

Mit Job Sheets können Sie bestimmen, wie viel Arbeit ansteht, um bei Bedarf die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Sie können Jobblätter in einem Ingenieurplan oder Tagebuch anzeigen, um leicht zu sehen, wie beschäftigt Ihre Belegschaft sein wird.

Notieren Sie sich die Start- und Endzeiten auf Auftragsblättern und weisen Sie Ingenieure zu, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Auf diese Weise bieten Sie einen reaktionsschnellen Service, der die Ingenieure beschäftigt und Ihre Kunden nicht im Stich lässt.

Die Erfüllung geplanter Wartungsarbeiten ist auch für Ingenieure ein wichtiger Prozess. Die Aufzeichnung früherer Wartungsarbeiten bereitet Sie und Ihre Mitarbeiter auf zukünftige Wartungskontrollen und jährliche Arbeiten vor.

5. Protokolliert alles, was Sie tun

Ihre Ingenieure müssen das meiste protokollieren, was sie tun. Alles von Arbeits- und Reisezeiten, durchgeführten Arbeiten und verwendeten Teilen.

Sie möchten Ihnen dies so einfach wie möglich machen, damit Sie weniger Zeit für den Administrator und mehr für die eigentliche Arbeit haben. Mit einer Job Sheet-App auf dem Handy Ihrer Ingenieure wurde dies jetzt unglaublich einfach gemacht.

Jobsheets sind ein Schwerpunkt Ihres Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass sie genau gemacht werden. Mit Job-Management-Apps haben die Ingenieure alles, was sie brauchen, um die Arbeit zu erledigen und sie im Büro an Sie zurückzusenden.