Wie schreibe ich einen Brief, um über Circular zu informieren

Sie müssen inzwischen wissen, dass Unternehmen, die Informationen in ihnen teilen möchten, Memos verwenden. Für Kunden verwenden sie E-Mails oder persönliche Briefe. Aber was ist, wenn sie Informationen an beide weitergeben müssen? Dann kommen runde Buchstaben ins Spiel. Es unterscheidet sich von persönlichen Briefen, da letztere beispielsweise nur einem oder wenigen Empfängern bestimmte Informationen mitteilen.

Was sind Rundschreiben?

Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter über neue Informationen und Richtlinien informieren möchte, die “allgemein” sind und allgemein gelesen werden, sendet es Rundschreiben. Die Nachrichten können geschäftsbezogen sein oder nicht.

Welcher Typ sind sie?

Bevor Sie wissen, wie Sie einen Rundschreiben schreiben, müssen Sie wissen, welche Art von Rundschreiben Sie schreiben. In dieser Hinsicht gibt es zwei Arten:

• Ein Handelsrundschreiben, das geschäftsbezogene Informationen enthält. Dies umfasst den Ruhestand oder Tod eines Partners / Partners, die Eröffnung einer neuen Niederlassung, die Gründung eines neuen Unternehmens, die Änderung der Adresse, die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen usw.
• Ein nichtgewerbliches Rundschreiben, in dem persönliche oder soziale Informationen ausgetauscht werden. Dazu gehört das Predigen politischer Ideologien oder das Abgeben einer persönlichen Meinung zu kontextbezogenen Angelegenheiten.

Der Ton, die Sprache und die Details Ihres Rundschreibens sollten entsprechend variieren. Beispiel:

Wenn Sie eine neue Filiale eröffnen möchten, beginnen Sie mit dem Firmennamen und der Adresse. Fügen Sie dann die Anrede hinzu. Geben Sie ein kleines Intro und kündigen Sie die Sache an, mit Informationen über den neuen Manager und wie Sie ihn für zukünftige Notwendigkeiten kontaktieren können. Beenden Sie mit Goodwill und schließen Sie den Brief.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über eine Veranstaltung wie eine Buchmesse informieren müssen, die Ihr Unternehmen organisieren möchte, können Sie mit den üblichen Dingen beginnen. Informieren Sie sie über Ort und Zeit, die Teilnahmegebühr, welche Arten von Büchern ausgestellt werden, wer die Messe eröffnen wird und wie lange sie dauern wird. Schließlich enden mit, wo die Empfänger bei Bedarf kontaktieren können.

Das allgemeine Format besteht im Wesentlichen aus Unternehmensinformationen, Anrede, einleitender Zweckerklärung, notwendigen Details und Abschluss.

Die Eigenschaften eines Rundschreibens:

Ob Handel oder Nichthandel, jeder Rundbrief hat die folgenden Eigenschaften:

• In sehr kurzer Zeit kann es jede Menge Informationen veröffentlichen
• Die Sprache ist einfach
• Seine attraktive Präsentation überzeugt die Leser
• Es ist kurz, aber genug, um die Nachricht zu kommunizieren
• Es ist höflich und herzlich
• Es präsentiert vertrauenswürdige Informationen, die den Lesern nützlich sind
• Alle Beteiligten, seien es Mitarbeiter oder Kunden, können den Inhalt verstehen
• Es ist frei von Kontroversen

Wenn Ihr Rundschreiben diese enthält, schreiben Sie es richtig.

Tipps zum Erinnern:

• Sie müssen Ihr Publikum kennen. Alle von ihnen besitzen nicht die gleiche Menge an Wissen über die Angelegenheit, oder, sagen wir, das Unternehmen. Auch wenn sie es nicht alle tun, sollten die meisten von ihnen verstehen, was Sie zu vermitteln versuchen.
• Verwenden Sie strenge Töne, um Mitarbeiter an Fehlzeiten oder andere wichtige Angelegenheiten bei Kunden zu erinnern, oder verwenden Sie für allgemeinere Informationen einen herzlichen und positiven Ton.

Geben Sie keine vertraulichen Informationen weiter, sondern nur das, was autorisiert ist.