Wozu dient ein Bestellsystem?

Was ist der Zweck eines Bestellsystems?

Irgendwann im Laufe des Kleinbetriebs müssen Sie definitiv Waren oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen kaufen. Egal, ob es sich um kleine oder einige große Einkäufe handelt, Sie benötigen eine Möglichkeit, die Bestellungen zu verfolgen. Ein Bestellsystem ermöglicht es Ihnen, die Bestellungen zu erstellen und auszuführen – von der Bestellanforderung bis hin zur Kreditorenzahlung, um Ihren Einkaufsprozess zu rationalisieren.

Funktionsweise eines Bestellsystems

Sobald Sie das System mit allen Benutzern in Ihrer Organisation eingerichtet haben – von Mitarbeitern, die Artikel anfordern können, über Abteilungsleiter, die Einkäufe genehmigen, bis hin zur Einkaufsabteilung, die größere Einkäufe abwickelt, wird es einfach, den Genehmigungsprozess zu automatisieren und die Dinge an die Kreditorenbuchhaltung weiterzuleiten, um die Rechnungszahlung abzuwickeln.

Bestellanforderung

Wenn jemand Waren oder Dienstleistungen für das Unternehmen benötigt, erstellt er eine Bestellanforderung, die beschreibt, was er benötigt, von wem er es benötigt, wann er es benötigt, wohin es geliefert wird und wie viel es kostet.

Von dort aus wird es zur Genehmigung an den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet. Wenn es nicht genehmigt wird, kann der Mitarbeiter notieren, warum es abgelehnt wurde, oder Änderungen vor der Genehmigung anfordern.

Bestellung

Sobald die Bestellanforderung genehmigt wurde, wird sie zu einer offiziellen Bestellung, die an den Lieferanten gesendet wird. Sobald es vom Lieferanten akzeptiert wird, wird es zu einem rechtsverbindlichen Vertrag und verpflichtet den Verkäufer, die bestellten Waren oder Dienstleistungen zu versenden.

Jeder Bestellung wird eine Bestellnummer zugewiesen, um die Verfolgung durch das System zu erleichtern. Es enthält alles von der Anforderung, zusammen mit der Rechnungsadresse und zusätzlichen Bedingungen.

Bestellung erfüllt

Zu diesem Zeitpunkt hat der Verkäufer die Ware versendet oder die bestellten Dienstleistungen erbracht. Der Lieferant sollte Tracking-Informationen bereitstellen, damit Ihre Organisation weiß, wann die Sendung eintreffen wird.

Wareneingang

Sobald die Sendung eintrifft, bestätigt jemand in der Organisation den Erhalt der Artikel. Da Artikel in mehreren Sendungen eintreffen können, ist es wichtig, den Lieferschein jedes Mal mit den bestellten Artikeln zu vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie nur die bestellten Artikel erhalten und nur für das bezahlen, was Sie erhalten.

Rechnungsverarbeitung

Das Bestellsystem sollte den Prozess des Drei-Wege-Abgleichs automatisieren und die Bestellung mit den erhaltenen Waren mit der Lieferantenrechnung vergleichen. Falls etwas nicht übereinstimmt, wird es für manuelle Eingriffe markiert.

Wenn alles übereinstimmt, wird es automatisch zur Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Dies stellt sicher, dass keine Rechnungen durch die Risse fallen, so dass Sie alle Ihre Lieferanten umgehend bezahlen können, wodurch die Lieferantenbeziehungen gestärkt werden und Sie möglicherweise Rabatte für vorzeitige Zahlungen erhalten können.

In Organisationen, in denen eine Abteilung das Budget verwaltet, eine andere einkauft und eine andere die Rechnungen bezahlt, lässt ein Bestellsystem jeden in Echtzeit sehen, was passiert, während Papiersysteme viel Raum für Fehler lassen.

Vorteile eines Bestellsystems

Verbesserung der Bestellgenauigkeit

Das Senden einer Bestellung an Ihren Lieferanten ist ein legales Kaufangebot. Wenn der Lieferant die Bestellung annimmt, bildet dies ein rechtsgültiges Dokument zwischen Ihnen und dem Lieferanten. Bis der Lieferant die Bestellung annimmt, kommt kein Vertrag zustande.

Die Verwendung von Bestellungen liefert im Streitfall eine genaue Dokumentation der Bestellung. Die Bestellung listet Mengen, Artikelbeschreibungen, Preis, Rabatte, Liefertermine und Anweisungen auf, sodass das Fehlerpotenzial im Vergleich zu einer mündlichen Bestellung verringert ist.

Wenn Sie sicherstellen, dass die Details auf der Bestellung korrekt sind, wird auch die Zahlung der zugehörigen Rechnung erheblich erleichtert.

Besseres Einkaufsmanagement

Da das Bestellsystem die Kosten vor Beginn eines Auftrags umreißt, ist es einfacher zu erkennen, wie sich Budgets auswirken. Sie können eine Bestellung für ein einzelnes Projekt oder mehrere Projekte gleichzeitig aufgeben.

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen für ein Projekt bestellen, wenden Sie die Projektreferenz auf die Bestellung an, damit Sie die Waren in der Bestellung mit dem Projekt verknüpfen können. Dies automatisiert die Zuordnung von Lagerbeständen und Kosten zum Projekt in jeder Phase des Bestelllebenszyklus, sodass Sie genaue Angebote erstellen können.

Wenn Sie möchten, dass Ihr POs genau ist, müssen Sie die tatsächlichen Bestellmengen berechnen, um die Kosten zu ermitteln, bevor ein Projekt beginnt.

Sparen Sie Zeit und Geld

Wenn Lieferanten Rechnungen senden, die auf Ihre Bestellnummer verweisen, müssen die Mitarbeiter keine Zeit damit verbringen, zu überprüfen, ob die Rechnung legitim ist. Da die Bestellung ein Vertrag wird, sobald der Lieferant sie akzeptiert, werden diesbezügliche Streitigkeiten ausgeschlossen.

Aufgrund des Bestellprozesses sollte die Rechnung unter Bezugnahme auf die ursprüngliche Bestellung in Ihr Buchhaltungssystem eingegeben werden, um die Lieferung zu erfassen und die Lagerbestände automatisch zu aktualisieren. Schnellere Zahlungszeiten bedeuten, dass Sie Geld in Bezug auf die Rechnungsverarbeitungskosten sparen, da die Bearbeitung weniger Zeit in Anspruch nimmt, sodass Ihr Team bei anderen Aufgaben produktiv sein kann.

Geschäfte mit Regierungsbehörden führen

Die Mehrheit der Regierungsbehörden zahlt keine Rechnungen, bis sie eine gültige Bestellung erhalten. Ohne die Möglichkeit, POs zu erstellen, sind Ihre Geschäftsmöglichkeiten begrenzt.

Wenn Sie Bestellungen erstellen, sagen Sie anderen, dass Sie Ihre Finanzen und Ihren Cashflow im Griff haben, sodass Sie mehr Vertrauen in Unternehmen gewinnen können, die kein Bestellsystem verwenden.

Optimieren Sie Ihren Bestand

Mit einer effektiven Bestellsoftware können Sie Ihre finanziellen Investitionen in das Inventar für eine bessere Bestandsverwaltung leicht einsehen. Sie werden in der Lage sein, aktuelle Lagerbestände zu sehen, Ebenen neu anordnen, Lager in der Warteschleife, und freie Lager. Dies gibt Ihnen ein Maß an Klarheit und Kontrolle, das vielen Unternehmen fehlt – was zu Lagerengpässen führt. Durch die Verwendung von Bestellungen erhalten Sie neben den Kosten und dem Verkaufsprozess auch Einblick in all diese Bereiche, sodass Sie die Gewinnmargen für jedes Ihrer Produkte besser sehen können.

Entdecken Sie Ihre besten Lieferanten

Kennen Sie Ihre besten Lieferanten? Wissen Sie, bei wem Sie die meisten Ihrer Produkte bestellen? Wissen Sie, was Sie für vergangene Produkte bezahlt haben und ob Sie Rabatte pro Vertrag oder aufgrund Ihres Einkaufsvolumens erhalten sollten?

Viele Unternehmen lassen diese Fragen unbeantwortet und tun sich als solche einen großen Bärendienst.

Ihr Bestellsystem ermöglicht es Ihnen, schneller und einfacher zu sehen, welche Lieferanten sich um den Großteil Ihrer Bedürfnisse kümmern. Sie können auch feststellen, welche Lieferanten ihr Schnäppchen nicht halten – durch konsistente verspätete Lieferungen, nicht vorrätige Artikel usw.

Mit diesen Informationen können Sie sehen, wann es an der Zeit ist, einen Lieferanten zugunsten eines anderen Lieferanten fallen zu lassen oder wann es an der Zeit ist, mit einigen Ihrer Lieferanten bessere Zahlungsbedingungen auszuhandeln.

Der Betrieb mit einem soliden Bestellsystem stellt sicher, dass Ihr Unternehmen Zugriff auf eine Vielzahl von Informationen hat, die Ihnen helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Mit Informationen darüber, was Sie ausgeben, wo Sie es ausgeben und mit wem Sie es ausgeben, können Sie in Zukunft Entscheidungen treffen, um das Wachstum zu beschleunigen und die Rentabilität zu verbessern.