Zeiterfassung und Zeitmanagement: 9 Schritte zur Abrechnung von mehr Stunden

Im Jahr 2020 arbeiteten allein in den USA 64,6 Millionen Freiberufler. Bis 2028 soll diese Zahl auf 90,1 Millionen steigen. Kurz gesagt, Freelancing wird immer häufiger als je zuvor, um mit Freiheit und Flexibilität zu leben. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen (sprich: lukrativen) freiberuflichen Karriere? Effektives Zeitmanagement.

Ihre Zeit als Freelancer erfolgreich verwalten zu können, bedeutet jedoch nicht nur, dass Sie gut in der Zielsetzung sind. Es bedeutet auch, dass Sie mehr abrechenbare Stunden mit Ihren Kunden protokollieren, indem Sie die produktive Zeit verfolgen und diese Zeit in einem klaren, genauen Format melden.

Die Herausforderung besteht darin, dass Freiberufler oft in unproduktiver Arbeit gefangen sind – sei es verschwendete Zeit für “administrative” Aufgaben (wie unnötiges Überprüfen Ihres Posteingangs), Zeit für soziale Medien oder ineffiziente Workflows, die Ihre Zeit und Aufmerksamkeit von einem wirklich produktiven “Fluss” ablenken.”

Wie wir ein frisches neues Jahr beginnen (wir sehen uns 2020!!!), nehmen wir uns etwas Zeit, um unsere Arbeitsgewohnheiten zurückzusetzen – nämlich unsere Fähigkeit, mehr Stunden in Rechnung zu stellen (und mehr Geld zu verdienen).

Werfen Sie einen Blick auf unsere umfassende Liste von Schritten, mit denen Sie 2021 mehr Stunden in Rechnung stellen können – und eine erfolgreichere freiberufliche Karriere entwickeln können.

9 Schritte zur Abrechnung von mehr Stunden

Der Schlüssel zur Abrechnung von mehr Stunden und gutem Zeitmanagement? Strategie, Strategie, Strategie.

Hier sind 9 Zeitmanagement-Tipps, um sich heute zu bewerben, um Ihre Zeit besser zu verwalten, Ihre Aufgaben zu erledigen und letztendlich mehr Stunden mit Kunden abzurechnen.

Viele Freiberufler verpassen tatsächlich viele abrechenbare Stunden, weil sie die automatische Zeiterfassung nicht verwenden. Die manuelle Verfolgung der Zeit führt fast immer zu einer Unterschätzung der abrechenbaren Stunden, aber die automatische Zeiterfassung kann Solo-Profis dabei helfen, alle Arbeitsstunden und -minuten genau zu erfassen.

Darüber hinaus kann die automatische Zeiterfassung Freiberuflern helfen, genauere Rechnungen zu erstellen, ohne Stunden damit zu verschwenden, ihre Arbeit rückwirkend zu überprüfen. Das Endergebnis? Mehr abrechenbare Stunden und Zeitersparnis bei Arbeit und Verwaltung.

Timing ist eine automatische Zeiterfassungsplattform, die automatisch alle Arbeitsstunden und -minuten verfolgt, ohne dass An- / Abmeldung oder manuelle Timer erforderlich sind. Timing wird nicht nur Stunden und Minuten verfolgen; Es wird diese Stunden und Minuten genau kategorisieren, um ein effizientes Projektmanagement-Tool für Freiberufler zu erstellen.

Am Ende eines jeden Arbeitstages können Sie einen Blick auf die Registerkarte Überprüfung (siehe unten) werfen, um a) zu sehen, wie viele Stunden und Minuten Sie für verschiedene Aufgaben, Projekte und Kunden aufgewendet haben, und b) wie gut Sie den ganzen Tag über Aufgaben erledigt haben (und wann Sie Ihre Aufgaben erledigt haben).

Timing generiert automatisch Rechnungen basierend auf Zeiterfassungsergebnissen – wodurch ein bequemes, zuverlässiges Abrechnungssystem erstellt wird, mit dem Freiberufler Zeit melden können … und vor allem bezahlt werden (wir werden dies in Tipp 8 ausführlicher erläutern).

Bei Timing dreht sich alles um exzellentes Zeitmanagement. Wir glauben, dass ein gutes Zeitmanagement nicht nur mit Geschick beginnt; Es beginnt mit der Implementierung der richtigen Tools, um Ihnen eine Grundlage für den Erfolg zu geben.

#2. Lernen Sie “Deep Work.”

Der Autor und Professor Cal Newport ist der Innovator von “Deep Work” – eine Theorie und Strategie, um Ihre beste Arbeit effizient und produktiv zu erledigen. Laut Newport ist “Deep Work die Fähigkeit, sich ohne Ablenkung auf eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren.”

Newports Idee für ein besseres Zeitmanagement ist einfach, aber tiefgreifend: Anstatt Ablenkungen absichtlich zu ignorieren, nehmen Sie einfach das Gegenteil an. Das Gegenteil von Ablenkung ist “Deep Work”, und im 21.Jahrhundert ist diese Art von Fokus gleichbedeutend mit einer Supermacht.

Wenn es um Freelancing geht, kann Deep Work natürlich transformativ sein. Indem sie lernen, in einen Zustand tiefer Konzentration zu gelangen, können Solopreneure ihre beste Arbeit in einer effizienten Zeitspanne leisten – und als Ergebnis mehr abrechenbare Stunden produzieren. Click To Tweet

Tiefe Arbeit erfordert Intentionalität. Hier sind Tipps, um in die Zone zu kommen:

• Vermeiden Sie soziale Medien. Seien wir ehrlich: Social Media ist der Feind eines guten Zeitmanagements. Seien Sie bereit, Ihre Konten zu schließen und beobachten Sie, wie Ihre Produktivität steigt.
• Übe Langeweile. Ein Grund dafür, dass wir abgelenkt werden, ist, dass wir uns weigern, uns zu langweilen. Stille, ablenkungsfreie Momente können uns letztendlich dabei helfen, uns bei der Arbeit besser konzentrieren zu können.
• Beenden Sie das Umschalten von Aufgaben. Einer der Schlüssel zu tiefer Arbeit besteht darin, über einen längeren Zeitraum an einer einzigen Aufgabe zu arbeiten. Widerstehen Sie dem Drang, neue Tabs zu öffnen, und bleiben Sie zielstrebig bei der anstehenden Aufgabe.

Letztendlich geht es bei der Beherrschung von Deep Work nicht nur darum, produktiver zu sein und mehr Stunden abzurechnen. Es kann Ihnen auch helfen, eine bessere Work-Life–Balance zu erreichen – und sogar eine erfülltere Karriere.

#3. Beseitigen Sie Ablenkungen.

Viele Freiberufler arbeiten von zu Hause aus und können sich daher mit einer ganzen Reihe einzigartiger Ablenkungen außerhalb von “Pings” auf ihrem Smartphone auseinandersetzen. Hausarbeit, Haustiere, Mitbewohner und Nachbarschaftslärm können für den WFH-Freiberufler zu Ablenkungen werden, die ein erhebliches Hindernis für ein gutes Zeitmanagement darstellen.

Um mehr abrechenbare Stunden zu produzieren – und in einen Zustand tiefer Arbeit zu kommen, wie oben beschrieben – können Freiberufler Ablenkungen mit den folgenden Strategien beseitigen:

• Wählen Sie einen konsistenten Arbeitsplatz – vorzugsweise so weit wie möglich von Ablenkung entfernt. (Nicht jeder hat ein Heimbüro, aber ein sauberer Küchentisch und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung helfen!)
• Schalten Sie Ihr Telefon in den Flugzeugmodus, während Sie Ihre schwierigsten oder herausforderndsten Arbeiten ausführen.
• Blockieren Sie Websites oder Apps, die für Sie zu “Kaninchenlöchern” werden können, z. B. Nachrichtenseiten oder YouTube (Focus ist ein großartiges Werkzeug, um Ablenkungen strategisch zu blockieren).
• Machen Sie kurze Pausen. Wenn Sie Ihrem Gehirn kurze Pausen von 10 bis 20 Minuten geben, können Sie tatsächlich länger konzentriert bleiben. Anstatt jedoch auf Ihr iPhone zu schauen, machen Sie einen kurzen Spaziergang nach draußen oder nehmen Sie sich Zeit zum Dehnen.
• Seid wachsam! Konzentriert zu bleiben ist am Ende des Tages ebenso reine Disziplin wie Strategie. Treffen Sie eine Entscheidung, sich nicht ablenken zu lassen und dabei zu bleiben.

Schließlich bleiben Sie verantwortlich, um nicht abgelenkt zu werden, indem Sie Ihr Zeitmanagement auf Timing überprüfen. So wie das Timing Ihre produktiven Stunden und Minuten anzeigt, zeigt es auch an, wo Sie Zeit verschwendet haben (z. B. YouTube oder Facebook). Wenn Sie bestimmte Zeitsenken identifiziert haben, erstellen Sie einen Plan, um sie vom folgenden Arbeitstag (oder der folgenden Arbeitswoche) zu entfernen. Sie können sich sogar Ziele setzen, um diese Ablenkungen vollständig aus Ihrem Arbeitstag zu entfernen und so einen effizienteren und möglicherweise kürzeren Arbeitstag zu schaffen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie bei der Arbeit von zu Hause aus auf dem richtigen Weg bleiben, lesen Sie unsere Artikel zum Thema “Zeiterfassung verwenden, um zu Hause konzentriert zu bleiben” oder wie Sie “Ihre Produktivität steigern: Beseitigen Sie Zeitsenken & Unvollendete Projekte.”

#4. Setzen Sie Prioritäten.

Ein übersehener Schlüssel zu einem besseren Zeitmanagement ist die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Zu oft werden wir mit “dringenden”, aber unwichtigen Anforderungen überschwemmt, z. B. der Beantwortung einer bestimmten E-Mail oder der Änderung eines Dokuments. Anstatt sie strategisch beiseite zu legen, um sich zuerst auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, erlauben wir ihnen, unsere Zeitnutzung zu dominieren. Wenn wir “die Feuer löschen”, haben wir wenig Zeit oder Energie, um unsere ursprünglichen Ziele zu erreichen.

Die Eisenhower-Matrix ist ein Priorisierungsansatz, der es Freiberuflern ermöglicht, ihre Aufgaben in vier Quadranten aufzuteilen: wichtige und dringende Aufgaben; wichtige, aber nicht dringende Aufgaben; unwichtige, aber dringende Aufgaben; und unwichtige und nicht dringende Aufgaben.

Die Idee, die vom amerikanischen Präsidenten Dwight Eisenhower geprägt wurde, ist, dass die meisten Menschen tatsächlich in dringende Aufgaben hineingezogen werden (oben beschrieben). Indem wir dem Drang widerstehen, eher auf Unmittelbarkeit als auf Wichtigkeit zu reagieren, können wir letztendlich viel mehr erreichen und vor allem produktive Arbeit leisten.

Wenn Sie sich beispielsweise Ihren Tagesplan ansehen, können Sie die folgenden Aufgaben / Projekte / Verantwortlichkeiten notieren:

• Priorität 1: Projekt A für Kunde X abschließen – ein hochbezahltes Projekt, das so schnell wie möglich abgeschlossen werden muss, um eine bestimmte Frist einzuhalten. Erfordert mehrere Stunden “tiefe Arbeit.”
• Priorität # 2: E–Mail-Client Y über Ratenerhöhung – eine nicht dringende, aber wichtige Aufgabe; wird Ihren Lohnsatz im nächsten Monat beeinflussen, sollte also bald abgeschlossen sein.
• Priorität #3: Organisieren Sie Tabellenkalkulation Z- eine nicht dringende, unwichtige Aufgabe. Wird Ihre langfristige Organisation beeinflussen.

Mit dem Eisenhower-Ansatz können Sie überlegen, wie Sie diese Arbeitsaufgaben im Laufe des Tages “teilen und erobern” möchten (in diesem Fall würden Sie sich beispielsweise zuerst auf Priorität 1 konzentrieren).

Wenn Freiberufler auf diese Weise Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten durchdenken, können sie lernen, strategischer Prioritäten zu setzen – und letztendlich mehr Stunden besser abrechnen zu können.

#5. Seien Sie strategisch, wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen.

Eine von Forbes veröffentlichte Studie behauptete, dass die durchschnittliche Person ihren E-Mail-Posteingang 15 Mal am Tag überprüft. Aber als diese Zahl auf nur 3 Mal am Tag reduziert wurde, erlebte der Arbeiter ein reduziertes Stressniveau.

Nicht nur das, sondern einige der produktivsten (und erfolgreichsten) Menschen der Welt sind sehr strategisch und selektiv, wie sie E-Mails “machen”. LinkedIn CEO Jeff Weiner zum Beispiel vermeidet das Senden von E-Mails, so dass er weniger E-Mails erhalten kann. Und Intuit CEO Brad Smith berührt jede E-Mail “nur einmal”, um ihm zu helfen, jeden Tag schnell zum Posteingang Null zu gelangen.

Das Endergebnis? Obwohl das Überprüfen Ihres Posteingangs sich wie eine wichtige und produktive Aufgabe anfühlt, ist es normalerweise nur ein Zeitfresser. Erfolgreiche Menschen wissen das – und weigern sich, ihre Posteingänge ihre Zeit von wichtigeren Aufgaben berauben zu lassen.

Hier sind ein paar Strategien, um die Überprüfung Ihres E-Mail-Posteingangs zu reduzieren – mehr Zeit für tiefe Arbeit und produktive, abrechenbare Stunden:

• Planen Sie eine Zeit, um Ihre E-Mails zu überprüfen. Zum Beispiel können Sie Ihren Posteingang zu Beginn Ihres Arbeitstages, mittags und dann noch einmal am Ende Ihres Tages überprüfen.
• Schließen Sie die Registerkarte Posteingang. Ein einfacher Hack besteht darin, Ihren Posteingang geschlossen zu halten. Dies hilft Ihnen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, anstatt die verlockende Erinnerung daran, dass möglicherweise eine neue E-Mail auf Sie wartet.
• Antworten Sie sofort auf E-Mails. Üben Sie, schnell auf E-Mails zu antworten. Sie können sogar eine Liste kurzer formelhafter Antworten führen, um das Senden und Antworten schnell und einfach zu gestalten.

Schließlich können Sie Timing verwenden, um verantwortlich zu bleiben, um minimale Zeit in Ihrem Posteingang zu verbringen. Überprüfen Sie am Ende eines jeden Tages einfach Ihre Überprüfungsregisterkarte, um zu überprüfen, wie viele Minuten (oder Stunden) Sie in Ihrem Posteingang verbracht haben.

#6. “Schluck einen Frosch” am Morgen.

Die Chancen stehen gut, dass die meisten Ihrer Arbeitstage als Freelancer mindestens eine herausfordernde Aufgabe beinhalten, sei es das Bearbeiten eines Videos, das Schreiben eines langen Blogposts oder das Codieren einer bestimmten Funktion für eine benutzerdefinierte App. Während es verlockend sein könnte, Ihren Morgen damit zu verbringen, einfachere Aufgaben zu erledigen – wie auf eine E-Mail zu antworten oder Kunden in Rechnung zu stellen -, sollten Sie besser das Beste aus Ihrer Energie machen, indem Sie sich zuerst Ihrer schwierigsten Aufgabe widmen.

Auch wenn Sie kein “Morgenmensch” sind, gibt es bestimmte gemeinsame Themen, die für die meisten von uns in der AM zutreffen. Sobald wir aus unserem “schläfrigen Zustand” herausgeschnappt sind, neigen wir dazu, morgens mehr Energie zu haben. Wir wurden noch nicht von der sogenannten Entscheidungsmüdigkeit überwältigt, und wir nähern uns Problemen in einem neuen mentalen Zustand.

Schließlich ist der Morgen in der Regel eine ruhigere Tageszeit – sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Arbeitsbereichs – und es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie abgelenkt werden.

Das Endergebnis? Wenn Sie den Morgen gut nutzen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie produktive Arbeit leisten – und in abrechenbaren Stunden arbeiten.

Um zu überprüfen, wie produktiv Sie morgens sind, können Sie auf der Registerkarte Übersicht von Timing nachsehen, wie aktiv / produktiv Sie in den frühen Morgenstunden sind. Möglicherweise möchten Sie auch Kalendererinnerungen festlegen, um Sie bei bestimmten Aufgaben im Büro anzupingen.

Gehen Sie auf jeden Fall strukturiert vor, um Ihre beste Arbeit zuerst zu erledigen – und Sie werden Aufgaben wahrscheinlich schneller erledigen.

#7. Delegieren oder lagern Sie Aufgaben mit geringem Wert aus.

Als Freiberufler liegt Ihr Wert als Profi in Ihrer Fähigkeit, genau das zu tun, wofür Sie bezahlt werden, sei es zum Schreiben, Bearbeiten, Entwerfen, Codieren, Filmen oder Verwalten.

Lassen Sie Ihre Arbeitsstunden und -minuten jedoch nicht für minderwertige Aufgaben verwenden, die a) kein Einkommen generieren und b) Ihre Energie und Mühe belasten. Dies kann die Verwaltung der Kundenkommunikation, die Verwaltung von Social-Media-Konten oder grundlegende Verwaltungsaufgaben über verschiedene Softwaretools hinweg umfassen. Erwägen Sie stattdessen, diese grundlegenden Aufgaben an einen virtuellen Assistenten (VA) oder einen anderen Freiberufler (z. B. einen Social Media Manager) auszulagern.

Letztendlich sparen Sie Geld, indem Sie hochwertige Arbeit leisten können … und mehr abrechenbare Stunden produzieren.

#8. Abrechnung automatisieren.

Die Automatisierung administrativer Prozesse kann Ihnen auch dabei helfen, Zeit zu sparen und Energie für produktiveres Arbeiten zu reservieren.

Wenn Sie beispielsweise einen Prozess zur Automatisierung der Rechnungsstellung erstellen, sparen Sie Zeit und erhalten eine genaue und pünktliche Bezahlung. Zu oft versuchen Freiberufler, die Kontrolle über ihre eigenen Abrechnungsprozesse zu übernehmen, indem sie Arbeitsstunden und -minuten manuell verfolgen. Das Ergebnis sind in der Regel weniger abrechenbare Stunden, unspezifische Rechnungen und administrative Kopfschmerzen, die damit verbracht werden, einen Monat Arbeit zusammenzusetzen.

Mit Timing können Sie Ihre Rechnungsstellung automatisieren, indem Sie detaillierte Berichte basierend auf den Ergebnissen der automatischen Zeiterfassung erstellen. Sie können Ihre Arbeit nach verschiedenen Zeitrahmen gruppieren; Wählen Sie die Zeiterfassung, um detailliert und spezifisch oder allgemeiner zu sein; und exportieren Sie sogar Ihren fertigen Bericht in eine Vielzahl von Formaten (einschließlich JPG, PDF, CSV und mehr).

Letztendlich sorgt die Verwendung dieses Prozesses zur Abrechnung von Kunden nicht nur für ein besseres Zeitmanagement, sondern hilft Ihnen auch, Ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

#9. Hör auf zu zögern.

Unser letzter Tipp? Hör auf zu zögern.

Sie können die richtigen Werkzeuge, Strategien und Systeme verwenden, aber wenn Sie den Aufschub nie überwinden, werden Sie nie gut im Zeitmanagement sein. Wie jeder Freiberufler weiß, ist der ultimative Schlüssel zum guten Zeitmanagement einfach: Selbstdisziplin.

Hier sind einige mentale Taktiken, um Aufschub zu vermeiden:

• Fühlen Sie sich nicht schuldig, wenn Sie zögern. Eine selbstzerstörerische Haltung wird das Problem nur verschlimmern. Verpflichten Sie sich einfach, es anders zu machen.
• Belohnen Sie sich auf kleine Weise dafür, dass Sie Aufgaben sofort erledigen. Sagen Sie sich, dass Sie, sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, eine kurze Pause machen oder eine Tasse Kaffee kaufen können.
• Überbuchung vermeiden. Sich von einem vollen Zeitplan überwältigt zu fühlen, kann es nur verlockender machen, zu zögern.

Am Ende des Tages ist Aufschub eine Gewohnheit. Beseitigen Sie die Gewohnheit, Dinge aufzuschieben, und Sie werden es nicht einmal mehr als Option betrachten. Im Gegenzug erleben Sie eine deutliche Steigerung der Produktivität, ein besseres Zeitmanagement und sogar eine bessere Work-Life-Balance.

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Die automatische, genaue Zeiterfassung ist für Freiberufler ein entscheidender Faktor. Es entlastet Sie von der Aufzeichnung und Berichterstattung Ihrer eigenen Arbeitszeiten und -minuten und führt zu besseren Ergebnissen für Sie und Ihren Kunden. Nicht nur das, sondern es hilft Ihnen, klare, wertvolle Einblicke in Ihre Arbeitsgewohnheiten zu gewinnen, um Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern – und Ihre Fähigkeit, ein hohes Einkommen zu erzielen.

Wie oben erläutert, ist Timing eine automatische Zeiterfassungsplattform, mit der Sie diese Zeitmanagementtipps verwenden können. Um Timing kostenlos auszuprobieren – und zu sehen, wie es Ihre Produktivität verändern kann – klicken Sie hier.