Definición de Gestión del cambio

Con qué frecuencia los colegas y compañeros de trabajo te preguntan: “¿Qué es la gestión del cambio?”Si bien muchos de nosotros sabemos intuitivamente qué es la gestión del cambio, nos puede resultar difícil definirla sucintamente para otros.

Gestión del cambio Definida

Prosci define la gestión del cambio como la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio para lograr el resultado deseado.

Al definir la gestión del cambio para otros, es útil discutirla en el contexto de dos conceptos estrechamente relacionados: el cambio en sí y la gestión de proyectos.

El cambio en sí

Un cambio es el proyecto, iniciativa o solución que se introduce en la organización para mejorar la forma en que se realiza el trabajo, resolver un problema o aprovechar una oportunidad.
Casi cualquier proyecto, iniciativa o solución que mejore una organización afectará la forma en que los empleados realizan su trabajo diario. Los 10 Aspectos del Impacto del cambio de Prosci describen cómo una persona o grupo puede verse afectado por un cambio:

La idea de ser “más competitivo” o “más cercano al cliente” o “más eficiente” puede ser la motivación para que una organización cambie, pero en algún momento, estos objetivos deben traducirse en impactos específicos en estos procesos, sistemas, herramientas, etc. Aquí es donde entran en juego la gestión de proyectos y la gestión del cambio.

Gestión de proyectos y gestión de cambios

No basta con prescribir el cambio y esperar que suceda. El cambio exitoso comienza con una comprensión de lo que debe ocurrir para que el cambio suceda, así como con un trabajo duro. La gestión de proyectos y la gestión de cambios son disciplinas separadas que se aplican a los cambios organizacionales para mejorar la probabilidad de éxito y el retorno de la inversión (ROI). Estas disciplinas distintas pero estrechamente entrelazadas son necesarias para traer un cambio a la vida.

Gestión de proyectos: El aspecto técnico del cambio

De acuerdo con la Guía PMBOK® del Instituto de Gestión de Proyectos, la gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.
Si bien la gestión de proyectos se asocia típicamente con un enfoque tradicional en cascada, hay numerosas formas de entregar proyectos. La gestión de cambios puede funcionar junto con cualquier metodología de gestión de proyectos, como Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall y PRINCE2.
Independientemente del enfoque utilizado para diseñar la solución técnica, la gestión del cambio se centra en preparar, equipar y apoyar a las personas para que adopten y utilicen los cambios.

Gestión del cambio: El Lado Personal del Cambio

La gestión del cambio es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado personal del cambio para lograr el resultado deseado. Aplicamos la gestión del cambio ayudando a las personas afectadas por un cambio a realizar transiciones personales exitosas que les permitan participar, adoptar y usar un cambio.
Tanto la gestión de proyectos como la gestión de cambios apoyan el traslado de una organización de un estado actual (cómo se hacen las cosas hoy), a través de un estado de transición y a un estado futuro deseado. La gestión de proyectos se centra en las tareas necesarias para diseñar, desarrollar y entregar con éxito el proyecto, la iniciativa o la solución técnica. La gestión del cambio se centra en las personas afectadas por este cambio y les permite participar, adoptar y utilizar el cambio.

Para los proyectos iterativos, los resultados se logran a través de ciclos repetidos o liberaciones de cambio, con cada ciclo avanzando hacia el resultado final deseado. La gestión de proyectos iterativa suele asociarse con enfoques ágiles para diseñar, desarrollar y entregar soluciones. La gestión del cambio viene junto con el enfoque de gestión de proyectos y se centra en preparar, equipar y apoyar a las personas para que adopten y utilicen los cambios, independientemente de que se entreguen de forma iterativa o secuencial.

Tenga en cuenta que el aspecto técnico no es necesariamente “tecnológico”.”Aunque a veces los proyectos son de naturaleza tecnológica, el aspecto técnico se aplica a todos los cambios. Esto incluye cambios culturales, fusiones y adquisiciones, actualizaciones de políticas y otros proyectos o iniciativas que pueden o no involucrar tecnología.
Cualquier cambio organizacional tendrá un lado técnico y un lado personal, y cada uno requiere recursos y herramientas separados para llevar a buen término el cambio.

Objetivos de cada equipo

El equipo de gestión de proyectos trabaja para avanzar desde el punto de vista técnico del cambio A al punto B. Tales actividades de gestión de proyectos se aplican a los procesos, sistemas, herramientas, etc. impactados por el cambio, lo que significa que los empleos de las personas se verán afectados.

El equipo de gestión del cambio trabaja para ayudar a las personas afectadas por el cambio a apoyar o aceptar voluntariamente el cambio, asumir el cambio como propio y aplicar el cambio como se esperaba (es decir, participar, adoptar y usar el cambio).

El siguiente ejemplo muestra la transición de la función (a) a la función (b).

El objetivo de la gestión de proyectos es desplegar de manera efectiva los recursos para diseñar, desarrollar y entregar el proyecto, la iniciativa o la solución. El objetivo de la gestión del cambio es ayudar a cada individuo afectado por el cambio a realizar una transición exitosa, dados los requisitos del cambio.

Alcance de la Gestión del Cambio y la Gestión de Proyectos

Casi todas las iniciativas o proyectos de la organización requieren cierto nivel de gestión de proyectos y gestión del cambio. Hay muy pocos casos en los que no necesitarás ambas disciplinas. Cada uno de los proyectos a continuación necesita una gestión de proyectos y una gestión del cambio separadas, además de implementar el cambio en sí:

1. Implementar una solución de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) en toda la organización
2. Rediseñar los procesos de trabajo y los scripts de contacto de sus agentes del centro de llamadas
3. Integrar dos organizaciones y sus sistemas de información tras una fusión o adquisición
4. Implementar nuevas herramientas de colaboración virtual para una fuerza de trabajo distribuida
5. Desarrollar un nuevo canal de ventas

¿La gestión de proyectos y la gestión de cambios se ven iguales para cada iniciativa? Normalmente, no. Si bien la mayoría necesita al menos algunas, cada disciplina funciona mejor cuando se personaliza para su situación, organización, cultura e historia únicas, y el cambio específico que está implementando.
La cantidad y el tipo de gestión de proyectos que necesita dependen de la complejidad, el grado de cambio y la flexibilidad requerida en el diseño de la solución. La cantidad de compromiso de gestión del cambio necesario depende de la cantidad de interrupciones en el trabajo diario de las personas individuales. También depende de los atributos de la organización, como la cultura, el sistema de valores y la historia con cambios pasados.

Integración de la Gestión del Cambio y la Gestión de Proyectos

Aunque son campos de estudio distintos, la gestión del cambio y la gestión de proyectos están integradas en la práctica. Los pasos y las actividades se mueven al unísono a medida que los equipos trabajan para avanzar del estado actual al estado futuro deseado.

Actividades de planificación de gestión de cambios y gestión de proyectos

Como ejemplo, considere las actividades que ocurren durante la fase de planificación de un proyecto o iniciativa.

Gestores de proyectos:

• Identificar los hitos y actividades que deben completarse
• Esbozar los recursos necesarios y cómo trabajarán juntos
• Definir el alcance de lo que será y no será parte del proyecto

Gestores de cambios:

• Cree mensajes clave que deben comunicarse
• Trabaje con patrocinadores para crear coaliciones activas y visibles de líderes sénior
• Explique a los empleados afectados por qué se necesita el cambio

Los proyectos más eficaces integran estas actividades en un único plan de proyecto.

La comprensión Tiene beneficios

Puede ser difícil distinguir entre el cambio, la gestión de proyectos y la gestión del cambio. En la práctica, estos tres componentes están estrechamente interrelacionados para lograr un resultado positivo para la organización. Pero comprender las distinciones hace que sea mucho más fácil solucionar problemas cuando un cambio no avanza como se esperaba.

Por ejemplo, son los desafíos que vienen de:

• ¿El diseño del cambio (el proyecto, la iniciativa o la solución en sí)?
• ¿El proceso técnico, las actividades o los recursos (gestión de proyectos)?
• ¿Cómo las personas aceptan o se resisten al cambio (gestión del cambio)?

Cuando comprende las diferencias entre el cambio, la gestión de proyectos y la gestión de cambios, se hace evidente la identificación de acciones correctivas. Y cuando sabes lo que cada componente está trabajando para lograr, definir la gestión del cambio para otros ya no es difícil.