Estrategias y Mejores Prácticas de Gestión de Flujo de Efectivo

Uno de los elementos más importantes para crear un negocio exitoso y financieramente saludable es desarrollar e implementar una estrategia efectiva de gestión de flujo de efectivo. Desde startups de un solo propietario hasta propietarios de pequeñas empresas y profesionales financieros que trabajan en grandes corporaciones, cualquiera que tenga que administrar el flujo de efectivo sabe que el efectivo es el alma de su organización, y un flujo de efectivo positivo, mantenido al costo adecuado y en el momento adecuado, es clave para la salud financiera.

Siguiendo algunas de las mejores prácticas básicas e invirtiendo en las soluciones de software adecuadas, puede diseñar una estrategia de gestión de flujo de efectivo que lo ayude a optimizar su capital de trabajo para obtener rendimiento, crecimiento, rentabilidad y ventaja competitiva.

Por qué es Importante Tener una Estrategia de Gestión de Flujo de Efectivo Efectiva

Los desafíos de la gestión de flujo de efectivo son el asesino número uno de las pequeñas empresas. Mantener o mejorar su flujo de efectivo es crucial para mantener las cosas en funcionamiento mientras espera que las cuentas por cobrar obtengan y procesen los pagos de sus clientes.

La gestión de efectivo es, en esencia, poner el capital de trabajo de su empresa a un uso óptimo al:

• Minimizar el exceso de efectivo disponible;
• Equilibrar las entradas y salidas de efectivo de forma precisa y completa;
• Asegurarse de que todo el efectivo se gasta con el objetivo de obtener el máximo retorno de la inversión (ROI) y la creación de valor (es decir, optimizar la relación de rotación del capital de trabajo); y
• Mantener suficiente capital de trabajo para cubrir las obligaciones financieras de la empresa con suficiente sobrante para administrar gastos inesperados y aprovechar las oportunidades de inversión. Esto requiere equilibrar la liquidez del negocio con el costo de oportunidad.
  • Para determinar un saldo de caja óptimo, las empresas deben identificar, rastrear y mitigar los riesgos asociados con su saldo de caja objetivo.
  • También deben trazar el ROI esperado y el costo de oportunidad para varias opciones, por ejemplo, pagar las facturas de los proveedores con anticipación para obtener descuentos en lugar de tener más efectivo a mano y realizar pagos cuando vencen.
  • Una fórmula simple que las empresas pueden usar para calcular el costo de oportunidad es:
    Costos de transacción + Exposición al Riesgo Potencial Creada Al Mantener un Saldo de Efectivo Mínimo = Costo de Oportunidad para ese saldo.

Para realizar estas tareas críticas para el negocio, necesita una comprensión clara de la importancia de su flujo de efectivo y un enfoque realista, detallado y basado en datos. Sin una estrategia formalizada para administrar el capital de trabajo, un sistema para evaluar y mejorar el rendimiento utilizando métricas, o la aceptación completa de su organización en todos los niveles, los problemas de flujo de efectivo pueden resultar frecuentes y frustrantes.

Vincular la gestión disciplinada del flujo de caja a los objetivos más grandes de la compañía para el crecimiento, la innovación, los márgenes de beneficio y la fortaleza competitiva ayudará en gran medida a alentar a los miembros del equipo en todos los niveles a ponerse en la misma página.

Mejores Prácticas para una Gestión Eficaz del Flujo de Efectivo

1. Invierta en una Solución de Software

Desde optimizar su ciclo de conversión de efectivo hasta calcular y optimizar los días de cuentas por pagar (p. ej.(facturación de cuentas por pagar), cada parte de la mejora de su flujo de efectivo es más fácil y efectiva con la ayuda de una solución de compra a pago de primera clase como Planergy.

La inteligencia artificial( IA), la automatización de procesos y la gestión y análisis avanzados de datos son componentes fundamentales del software de adquisiciones moderno. Armado con estas herramientas, puede:

• Capture, organice y analice todos sus datos de gastos para obtener la máxima transparencia, precisión e integridad. La visibilidad del gasto es esencial para optimizar todos sus procesos de negocio, pero es particularmente importante para la gestión del flujo de caja, ya que tener datos incorrectos puede dejarlo con un pronóstico de flujo de caja incorrecto, y sin suficiente efectivo para cubrir sus costos operativos, pagar salarios o pagar a proveedores, y mucho menos hacer inversiones estratégicas o cubrir emergencias.
• Proporcione un repositorio único de datos basado en la nube, con acceso seguro y apropiado para el rol. Todos pueden acceder a los datos que necesitan, cuando los necesitan, por lo que es más fácil tomar decisiones empresariales inteligentes para la gestión del flujo de efectivo a corto y largo plazo.
• Integre su software de contabilidad, solución de compras y otras aplicaciones en un entorno de software coherente con mejor comunicación y colaboración.
• Cree y aplique políticas que fomenten el gasto responsable y eficiente en efectivo y las decisiones estratégicas inteligentes para mejorar el flujo de efectivo a lo largo del tiempo.
• Cree presupuestos, pronósticos y proyecciones de flujo de efectivo precisos y completos, así como documentos financieros básicos, como estados de ingresos y flujo de efectivo.
• Automatice y optimice los procesos principales de cuentas por pagar, integre con los sistemas de proveedores y facilite la colaboración con las cuentas por cobrar para asegurarse de tener una visibilidad y un control completos de sus salidas y entradas de efectivo. Esto es particularmente importante para acortar el ciclo de conversión de efectivo.
• Crear y realizar un seguimiento de las métricas utilizadas para supervisar y agilizar los procesos relacionados con la gestión de entradas y salidas de efectivo, incluidos:
  • Días de Ventas pendientes (DSO)
  • Días de Inventario disponible (DIO)
  • Días de pago Pendientes (DPO)

1. Crear una Cultura de Conocimiento del efectivo

Para tener éxito en hacer un uso óptimo de su capital de trabajo, las empresas deben asegurarse de que todos, desde el director ejecutivo hasta los contables de cuentas por pagar y por cobrar, comprendan la importancia de una gestión eficaz del flujo de efectivo.

El C-Suite puede poner en marcha el proceso proporcionando no solo instrucción, sino también liderazgo y orientación para priorizar un enfoque estratégico para el flujo de caja positivo. Vincular la gestión disciplinada del flujo de caja a los objetivos más grandes de la empresa para el crecimiento, la innovación, los márgenes de beneficio y la fortaleza competitiva ayudará en gran medida a alentar a los miembros del equipo en todos los niveles a ponerse en la misma página.

En los departamentos de contabilidad y adquisiciones, el desarrollo e implementación de políticas que promuevan tanto la disciplina financiera como el gasto estratégico centrado en el valor puede facilitar el cumplimiento, el monitoreo del desempeño y la identificación de áreas problemáticas que necesitan mejoras.

Se puede incentivar a otros departamentos y unidades de negocio para que apoyen la disciplina financiera (y gestionen los desembolsos de efectivo con atención) conectando bonos, presupuestos o incluso salarios departamentales con objetivos de flujo de efectivo.

La introducción de herramientas de software que simplifican las proyecciones de flujo de efectivo, el presupuesto y las previsiones necesarias para seguir esta estrategia simplificará aún más las cosas.

Asegurarse de que todos estén capacitados en las herramientas de software, entiendan y acepten cumplir con las políticas financieras y de gestión de flujo de efectivo, y conozcan sus roles y responsabilidades en el apoyo a la búsqueda de la salud financiera de la empresa proporcionará una capa final de refuerzo necesaria para que todos trabajen juntos hacia el éxito compartido y una mejor gestión de efectivo.

1. Adopte un enfoque proactivo para la facturación

Incluso una empresa rentable necesita efectivo en mano para ir con los números saludables en el balance. La optimización de sus flujos de trabajo de facturación para obtener precisión y velocidad hace que sus facturas lleguen a las manos de sus clientes lo antes posible, y que el dinero llegue a su cuenta bancaria antes.

Automatice sus flujos de trabajo de facturación. Colabore estrechamente con los clientes para asegurarse de que cada factura tenga una orden de compra correspondiente para minimizar las excepciones, las devoluciones de cargo y los retrasos. En lugar de vincular la dispersión de facturas a un día específico, considere enviarlas cada vez que llegue a un objetivo preestablecido, como un cierto número de proyectos completados.

1. Optimice la gestión de su inventario

El inventario que languidece en sus almacenes o almacenes no genera ingresos para su negocio. Priorice el almacenamiento para los vendedores fuertes y cuente con sistemas para liquidar las existencias muertas y minimizar o eliminar los pedidos de nuevo según sea necesario.

1. Priorice la Agilidad, la Mejora Continua y la Resiliencia empresarial

Mientras que la economía global es definitivamente un lugar ferozmente competitivo, su competidor más duro cuando se trata de lograr un rendimiento óptimo siempre será su propio negocio. Empresas que ponen el microscopio en sí mismas para evaluar y mejorar las prácticas comerciales (incluidas las operaciones comerciales, las actividades financieras, el abastecimiento estratégico, etc.).) puede recortar la grasa mientras encuentra nuevas formas de extraer valor de sus flujos de trabajo.

Practicar compras ágiles y priorizar la resiliencia de la cadena de suministro no solo facilitará el seguimiento de los datos financieros y optimizará sus flujos de trabajo, sino que también eliminará el desperdicio, los errores humanos y los retrasos costosos, al tiempo que garantiza que su empresa tenga una base flexible que promueva la rentabilidad y al mismo tiempo proteja contra los disruptores (aislando aún más su saldo de caja de turbulencias inesperadas).

El resultado neto es una organización más ágil y enfocada que puede implementar más fácilmente la disciplina financiera en sus procesos de negocio y aprovechar el capital de trabajo de manera mucho más efectiva.

1. No rehuya la financiación

La financiación a corto y largo plazo puede ser extremadamente útil para proporcionar una infusión de efectivo cuando más lo necesita o desea aprovechar una oportunidad de inversión excepcional.

El financiamiento a corto plazo, como una línea de crédito, puede ayudarlo a cerrar la brecha cuando necesita capital de trabajo rápidamente. Mejor aún, puede establecer una línea de crédito con su prestamista antes de que la necesite. Esto no solo le proporciona tranquilidad adicional, sino que potencialmente puede generar una tasa de interés más favorable, ya que está negociando cuando está al ras en lugar de venir a su institución financiera con su sombrero en la mano (por así decirlo).

Los propietarios de pequeñas empresas y nuevas empresas definitivamente pueden aprovechar otras opciones de financiamiento a corto plazo, como las tarjetas de crédito, siempre que establezcan una línea clara y pesada entre lo personal y lo profesional al establecer una cuenta bancaria y tarjetas de crédito separadas para el negocio.

Mantener las cosas separadas también le permite integrar más fácilmente sus compras con tarjeta de crédito comercial con su sistema general de gestión de gastos, proporcionando información valiosa que puede usar para refinar su gestión de flujo de efectivo y reducir su dependencia del plástico en pronósticos de flujo de efectivo futuros.

El financiamiento a largo plazo es una mejor opción que el capital de trabajo cuando invierte en compras importantes, como equipos de fabricación, bienes raíces, etc. Puede espaciar los pagos y la depreciación a lo largo de la vida útil del activo, y aunque tendrá que vigilar las tasas de interés, su posición de efectivo será mucho más sólida.

1. Equilibrar la zanahoria con el Palo

Crear una política de cobro clara y completa es crucial para mantener su flujo de efectivo bajo control. Formalice sus condiciones de pago, aclare las multas por pagos atrasados y asegúrese de distribuir la última versión de su póliza a todos sus clientes y a su personal a intervalos regulares.

Puede integrar su proceso de cobros con sus flujos de trabajo de cuentas por cobrar para monitorear las fechas de vencimiento y los montos, y también emitir recordatorios de cobros automáticamente. Esto fomentará el pago rápido mientras mantiene las cosas amigables (o al menos profesionales) con los clientes.

Ese es el palo. La zanahoria viene en forma de descuentos por pago anticipado. Los descuentos pueden ayudarlo a obtener más dinero en efectivo, más rápidamente, a pesar de que está recibiendo un poco menos de cada cliente que aprovecha el descuento. Sacrificar el 5% o el 10% de una factura para tener el dinero en efectivo a mano en un plazo de 10 días vale la pena si evita que tenga que tomar un préstamo a corto plazo y pagar fuertes tasas de interés.

Asegúrese de que Su Capital de Trabajo esté Haciendo Su Trabajo

Para sobrevivir en el mercado competitivo de hoy, debe mantener el corazón financiero de su empresa latiendo con un flujo constante de efectivo bien administrado. Cree una cultura de atención plena al flujo de efectivo, invierta en una solución de software confiable e integral, y desarrolle e implemente estrategias efectivas de pronóstico y gestión del flujo de efectivo hoy, y tendrá los recursos que necesita cuando llegue el momento de pagar las facturas, hacer inversiones estratégicas y cubrir las emergencias que representan un riesgo para la salud financiera de su empresa.