Estructura de Gobierno y Comité Directivo en Gestión de Proyectos

Un comité directivo (a veces llamado “equipo de gobierno del proyecto”) es un grupo de personas que son responsables de la supervisión, operación y entrega de proyectos, programas y carteras. Aclaran las decisiones sobre cómo se puede cumplir el alcance de trabajo acordado.

Los comités directivos supervisan el proceso de entrega y establecen políticas y procedimientos de gobernanza del proyecto para ayudar a los equipos de proyecto a asegurarse de que los proyectos se mantengan en el buen camino y entreguen los resultados deseados. Concilia las diferencias y los problemas conflictivos en las funciones y responsabilidades de las partes interesadas y garantiza que todos los entregables sean de calidad y cumplan con el alcance acordado. Un comité de gobernanza del proyecto es eficaz cuando garantiza la entrega oportuna y eficiente de resultados satisfactorios.

En este artículo, definiremos el término “comité directivo” para la gestión de proyectos y describiremos qué roles y componentes suelen estar involucrados en las estructuras de gobierno de proyectos.

¿Qué es un Comité Directivo en Gestión de Proyectos?

Un comité directivo del proyecto (también conocido como “junta del proyecto”) es una autoridad de toma de decisiones de alto nivel dentro de la estructura de gobernanza del proyecto que consiste en altos directivos y líderes que proporcionan, revisan y supervisan la dirección estratégica y la orientación normativa al equipo del proyecto y a otras partes interesadas. El comité del proyecto también formula recomendaciones sobre los enfoques de ejecución y participa en el debate de estrategias generales y oportunidades para la planificación y la ejecución.

Normalmente, las partes interesadas de alto nivel y los representantes de alto nivel de los clientes del proyecto son miembros de un comité directivo del proyecto. Dentro del marco de gobernanza del proyecto, los miembros del comité están en una posición estratégica para promover eficazmente los objetivos de sus respectivas organizaciones. Por lo general, la diversidad hará que la junta de gestión del proyecto sea flexible y mejorará la toma de decisiones.

Quiénes pueden ser miembros de un comité de gobernanza del proyecto:

• Gerente de proyecto
• Patrocinador del proyecto
• Propietario del proyecto
• Analista de negocios
• Representantes de clientes

Algunas responsabilidades de los miembros del comité directivo:

• Planificación estratégica y revisión
• Verificación de los cambios en el documento del Caso de Negocio
• Aprobación de la Carta del Proyecto para la precisión y el cumplimiento del Caso de Negocio.
• Supervisar y controlar el proyecto
• Gestionar la relación y los conflictos entre el equipo de entrega y otras partes interesadas del proyecto
• Definir políticas y procedimientos relacionados con la entrega del proyecto
• Recomendar ajustes a los recursos y su asignación

Lista de verificación de la Carta del proyecto

La base de un comité directivo generalmente es establecida por la alta gerencia u otros tomadores de decisiones dentro de una organización. A menudo, será un representante de la organización que ha contribuido a la visión original del proyecto quien dirigirá el comité.

¿Qué es una Estructura de Gobernanza de Proyecto?

Una estructura de gobierno del proyecto es un marco de autoridad y rendición de cuentas que determina cómo las partes interesadas de un proyecto tomarán, comunicarán e implementarán decisiones estratégicas y resolverán los problemas que surjan a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Las estructuras de gobernanza de proyectos eficaces ayudan a los gerentes de proyecto a equilibrar los problemas conflictivos y tomar decisiones informadas. Estas estructuras identifican líneas de comunicación, derechos de decisión y relaciones de presentación de informes para las personas que aprueban solicitudes de cambios en el alcance, el presupuesto o el calendario del proyecto. Hay tres tipos de estructura de gobierno que se utilizan en proyectos y programas: centralizada, distribuida o híbrida. En las secciones siguientes se describen con más detalle.

3 Modelos de Gobernanza de proyectos

1. Centralizada

Una estructura de gobierno centralizada fluye todas las decisiones desde el comité directivo hasta el equipo del proyecto y las partes interesadas, y en algunos casos, también en la dirección opuesta. Este tipo de gobernanza es muy común en los grandes proyectos, donde hay poco tiempo para la coordinación y el intercambio de información entre los comités.

Otra razón para adoptar una estructura de gobierno centralizada es que proporciona una dirección coherente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Garantiza que el proyecto esté en marcha y se ajuste al alcance de trabajo acordado. Otra ventaja es que simplifica las comunicaciones y reduce los costos y los riesgos.

3. Distribuido

En contraste con la gobernanza centralizada, las estructuras de gobernanza distribuidas mantienen la autoridad de toma de decisiones dispersa entre todas las partes interesadas. Esto permite una mayor flexibilidad en las decisiones del proyecto y, al mismo tiempo, un mejor mantenimiento de la rendición de cuentas.

En una estructura de gobernanza distribuida, la autoridad para la adopción de decisiones se mantiene en manos del equipo del proyecto, con revisiones periódicas realizadas por el comité directivo. En un sistema de gobierno distribuido, no hay barreras para los cambios en el alcance o el presupuesto.

3. Híbrido

Una estructura de gobierno híbrida combina los elementos positivos de los modelos centralizados y distribuidos. El comité directivo de un modelo híbrido actúa como un comité directivo interno; sin embargo, cuenta con el apoyo de un grupo asesor externo (o panel).

La estructura híbrida se utiliza con mayor frecuencia en proyectos complejos y multifásicos que requieren una toma de decisiones estratégica central en fases posteriores del proyecto. El objetivo principal de este tipo de gobernanza es aprovechar las mejores propiedades de otros tipos y evitar cualquier deficiencia grave.

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6 Preguntas y respuestas comunes

A continuación le proporcionamos respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el tema.

1. ¿Por qué crear un comité directivo en los proyectos?

Se forman comités directivos para que el director del proyecto pueda comunicarse de manera más eficaz con las partes interesadas clave y recibir información más oportuna y precisa sobre el proceso de entrega de lo que se logra en una estructura tradicional de gestión de proyectos de arriba hacia abajo.

2. ¿Cuál es el tamaño ideal del comité directivo del proyecto?

El tamaño ideal de un comité directivo en un proyecto es de entre 8 y 15 miembros, pero se recomienda que el tamaño del comité en cualquier proyecto no sea superior a 10 personas.

3. ¿Qué es la reunión del comité directivo?

La reunión del comité directivo es un evento de foro regular a través del cual el gerente del proyecto se comunica con los principales interesados para revisar el progreso del trabajo, los horarios, los gastos, etc. y para distribuir las responsabilidades entre los miembros del equipo.

4. ¿Cuál es el propósito de un marco de gobernanza del proyecto?

Se necesita una estructura de gobierno del proyecto por dos razones principales: (1) para ayudar a asegurar que los proyectos entreguen resultados aceptables a tiempo y (2) para ayudar a proteger a los patrocinadores de los riesgos asociados con las tres etapas de cualquier proyecto: Planificación, Entrega y Cierre.

5. ¿Cuál debería ser la composición de un comité directivo del proyecto?

La composición de un comité directivo variará en función del tipo de proyecto, y se basará en lo siguiente:

• Patrocinador del proyecto: Es el propietario del proyecto y es responsable de obtener compromisos de los patrocinadores para financiar e implementar proyectos.
• Gerente de Proyecto: El Gerente de Proyecto se encarga de implementar los objetivos y la visión comunicados por el patrocinador en tareas procesables que se pueden completar a tiempo y dentro del presupuesto.
• Gerente de Cartera de proyectos: Esta persona es responsable de evaluar los proyectos de capital en función de su capacidad para ofrecer valor comercial. Él / ella debe ser capaz de comprender los impulsores de negocio para los proyectos de capital, tomar decisiones de compensación apropiadas entre proyectos y aceptar o rechazar nuevos proyectos en función de su encaje dentro de la cartera. Esta función también es responsable de comunicar las prioridades estratégicas al patrocinador y al director del proyecto.

6. ¿Hay alguna diferencia entre la estructura de gobernanza del proyecto y la oficina de gestión de proyectos?

No hay diferencia aparente entre los dos. Sin embargo, el primero tiene muchos significados. Es más probable que en este artículo se describa qué es la estructura de gobierno del proyecto y para qué se puede usar. Más información sobre PMO.