Evaluación de Proyectos-Definición y Pasos

Cuando una organización quiere encontrar una solución a un problema de negocio en particular e identificar la mejor manera de implementar esa solución, necesita planificar y desarrollar un proyecto que pueda proporcionar un plan de acción eficaz para abordar el problema mediante la implementación de la solución.

Esta organización tendrá que dar una evaluación del proyecto potencial para asegurarse de que el proyecto sea realmente efectivo, ya que admite la solución correcta y resuelve el problema requerido. En este contexto, la gestión de evaluación de proyectos sirve como el principal proceso de análisis y aprobación del proyecto.

En este artículo, voy a escribir sobre el proceso de evaluación del proyecto y sus pasos clave. Espero que mi artículo te ayude a aprender a evaluar y valorar proyectos. Al final del artículo doy un enlace a la plantilla de evaluación de proyectos, que es una forma más estructurada de explicar el proceso de evaluación.

¿Qué es la Evaluación de proyectos? – Definición

Antes de hablar de la definición de evaluación de proyectos, me gustaría contar una historia interesante de mi vida. Esta es la historia.

Como soy PMP y tengo una amplia experiencia en la gestión de varios tipos de proyectos, siempre me pregunté cómo mi vecino, que es conductor de camión y, por lo tanto, no tiene experiencia en la gestión de evaluación de proyectos, podría hacer todos esos “proyectos” sin una evaluación preliminar y el análisis del concepto, el problema y la solución iniciales. Por “proyectos” me refiero a las actividades que mi vecino hizo cuando estaba construyendo el garaje en su patio trasero, renovando la cocina, reparando su camión, incluso hablando con el cartero, y así sucesivamente. Mi sorpresa fue que esta persona no tiene idea de la evaluación y gestión de proyectos, pero puede hacer “proyectos” exitosos, incluso sin comprender que se trata de proyectos.

Un día me llevé todos estos pensamientos conmigo y fui a ver a mi vecino. Quería averiguar cómo alcanzó el éxito sin usar el proyecto, la evaluación o cualquier otra cosa que pudiera considerar como el proceso de evaluación. Cuando lo conocí en su cocina renovada, me sorprendió ver que estaba creando un plan preliminar para su próximo proyecto: Comprar un automóvil Nuevo. Estaba sentado en la pequeña mesa de la cocina y escribiendo algo en una hoja grande de un periódico (“Daily News”, si es más preciso). Caminé cerca de la mesa y vi muchas palabras y oraciones subrayadas y tachadas, con múltiples flechas y círculos en la hoja de papel. “¿Qué estás haciendo–”, eso es lo que pregunté. “No lo ves? Estoy tratando de planear mi nueva compra. Recuerda ese Mercedes grande que te mostré el mes pasado en la revista de Camioneros. He decidido comprarlo. Y ahora quiero planificar todo por delante, para evitar el fracaso, ya sabes”.

Me senté en la mesa cerca de mi vecino y me contó sus planes. Descubrí que siempre hacía un plan antes de hacer algo importante o inusual para su vida diaria, por ejemplo, la construcción de un garaje o la renovación de la cocina. Nunca usó documentos y plantillas, sino solo una hoja de un periódico porque, como dijo con una sonrisa, ” los periódicos siempre mienten, pero mis registros y planes harán que la realidad sea más “realista” y pragmática” (Todavía no puedo comprender completamente lo que quería decir).

No voy a molestarte contando nuestra conversión en este texto. Solo quiero centrarte en la idea clave detrás de esta historia: a menudo las personas usan involuntariamente los métodos y técnicas de valoración y evaluación de proyectos para determinar las posibilidades de éxito de sus esfuerzos. Antes de ver en la cocina de mi vecino cómo se podían usar los periódicos para el proceso de evaluación, pensé que solo los documentos y documentos formales eran las herramientas para evaluar un proyecto de impulso profesional. Pero ahora sé con certeza que cada persona puede hacer una evaluación; lo único que hay que recordar es que cada tipo de proyecto requiere el nivel adecuado de conocimientos y competencias para generar un buen informe de evaluación del proyecto. Y eso es todo give Vamos a dar la definición de evaluación de proyectos.

Definición de Evaluación de proyectos

La evaluación de proyectos es un proceso consistente de revisar un proyecto dado y evaluar su contenido para aprobar o rechazar este proyecto, a través del análisis del problema o la necesidad de ser abordado por el proyecto, la generación de opciones de solución (alternativas) para resolver el problema, la selección de la opción más factible, la realización de un análisis de viabilidad de esa opción, la creación de la declaración de solución, y la identificación de todas las personas y organizaciones interesadas o afectadas por el proyecto y sus resultados esperados. Es un intento de justificar el proyecto a través del análisis, que es una forma de determinar la viabilidad y la rentabilidad del proyecto.

Evaluar un proyecto significa evaluar la solución propuesta en comparación con su capacidad para resolver el problema o necesidad identificados. Algunas metodologías y guías de PM (por ejemplo, PMBOK) consideran que la evaluación técnica y financiera del proyecto es un componente de la fase inicial o de planificación previa. PRINCE2 sugiere desarrollar el caso de negocio, que es una forma de formulación y evaluación de proyectos. El Método 123 (MPMM, que se basa en los estándares PMI y PRINCE2) también utiliza el caso de negocio para preparar un proyecto propuesto para el análisis y la evaluación de viabilidad.

La gestión de la evaluación de proyectos es una etapa esencial de cualquier proyecto, independientemente de su naturaleza, tipo y tamaño. Esta etapa representa el primer punto de la fase de planificación previa o de iniciación. Sin haber evaluado un proyecto, no es razonable desde el punto de vista financiero y técnico seguir adelante con la planificación y el desarrollo. No importa si va a comprar un automóvil nuevo (p. ej. proyecto de mi vecino), la construcción de un edificio, la mejora de un proceso de negocio, la actualización de un sistema de red, la realización de una campaña de marketing, la construcción de un garaje o cualquier otra iniciativa, debe hacer una evaluación preliminar de su empresa para asegurarse de que va a hacer un cambio requerido y necesario en su entorno.

Evaluación de proyectos: Pasos clave

Varias metodologías de PM utilizan diversos enfoques y técnicas para desarrollar una evaluación de proyectos. En mi práctica utilizamos algún método que considera el proceso de evaluación como una serie de 4 pasos que tienen una gama de sub-pasos y tareas. En esta lista de verificación puede ver toda la jerarquía con los detalles. Voy a dar una visión general de los pasos. Si desea profundizar, lea la lista de verificación.

Paso # 1. Análisis conceptual

El primer paso requiere que usted (como evaluador o analista de proyectos) realice una serie de análisis para determinar el concepto del proyecto futuro y proporcionar el Paquete de Decisiones para la alta dirección (patrocinadores del proyecto) para su aprobación. Significa que debe llevar a cabo el análisis de solución de problemas que determina el problema/necesidad que se debe abordar y la solución que se debe usar para manejar el problema. La solución debe analizarse en función de la rentabilidad y la viabilidad (se pueden utilizar diversos métodos y técnicas de evaluación de proyectos). También deberá identificar a las partes interesadas (aquellas personas y organizaciones involucradas o afectadas por el problema y/o la solución) y analizar sus necesidades (cómo se relacionan con el problema y / o la solución). Después de todo, debe desarrollar un paquete de decisión que incluya la declaración del problema, la propuesta de solución, la lista de partes interesadas y la solicitud de financiación. Este paquete se presentará al patrocinador para su aprobación (o rechazo). Si el patrocinador aprueba el concepto del proyecto, puede proceder al siguiente paso.

Paso # 2. Resumen del concepto

En este paso, debe desarrollar un resumen del concepto del proyecto para definir las metas, los objetivos, el alcance amplio, la duración del tiempo y los costos proyectados. Todos estos datos se utilizarán para desarrollar el Resumen Conceptual. Debe desarrollar un documento de declaración de proyecto que especifique la misión, las metas, los objetivos y la visión del proyecto. A continuación, crea una declaración de alcance amplio que especifique los límites y los requisitos de anuncios de entregables de su empresa. Finalmente, se crea una plantilla de programación preliminar que determina una duración estimada del proyecto y, a continuación, se desarrolla un documento de proyección de costos basado en estimaciones y cálculos de costos.

Paso # 3. Organización del proyecto

Utiliza el Resumen conceptual para determinar la estructura organizativa de su proyecto. Esta estructura debe desarrollarse y explicarse en el Organigrama del Proyecto. El documento abarca cuestiones como la estructura de gobernanza (funciones y responsabilidades), los requisitos y la composición del equipo, el enfoque de ejecución, las medidas de desempeño y otra información. La idea detrás del Organigrama del Proyecto es crear una representación visual de los roles, responsabilidades y sus relaciones, y qué personas/organizaciones están asignadas a qué roles y deberes dentro del proyecto.

Paso # 4. Aprobación del proyecto

La etapa final requiere que revise todos los pasos anteriores y los reúna en un solo documento llamado Evaluación del Proyecto. Este documento resume todas las estimaciones y evaluaciones realizadas, para justificar el concepto del proyecto y verificar que la solución propuesta aborda el problema identificado. Los análisis financieros, de eficacia en función de los costos y de viabilidad servirán de métodos de evaluación del proyecto para aprobarlo. El documento debe enviarse a las partes interesadas de snooper (el cliente, el patrocinador) para su revisión y aprobación. Si se aprueba la evaluación, el proyecto pasa a la siguiente fase, la planificación.

Tipos de evaluación de proyectos

La evaluación de proyectos utiliza los dos tipos principales siguientes:

• Evaluación orientada a resultados
• Evaluaciones financieras (análisis de costo / beneficio)

1. Orientación a los resultados

Se realiza al comienzo de un proyecto antes de que se incurra en cualquier costo de dinero u otros materiales.

Orientación a los resultados la evaluación del proyecto se centra en identificar y predecir los riesgos y sus efectos en la obtención de los resultados previstos en el plan y el contrato del proyecto. Este tipo de evaluación incluye la identificación de riesgos en función de los procesos de gestión de proyectos, como los procesos de iniciación, planificación, ejecución y control.

Orientación a los resultados la evaluación del proyecto también se centra en la alineación de los resultados reales y previstos y en garantizar que todos se alineen con las metas y objetivos del proyecto.

2. Evaluación financiera (análisis de costes y beneficios)

Este tipo de evaluación de proyectos se realiza con el fin de evaluar si una solicitud de financiación (o una inversión realizada) puede justificarse por ahorros o ingresos previstos una vez completada.

El análisis de costo-beneficio es una herramienta de planificación que le ayudará a determinar si una inversión tiene un rendimiento satisfactorio para su organización. Compara la inversión o el cambio con sus alternativas según uno o más criterios, como costos, factores técnicos, servicios, utilización de recursos, etc.

El análisis de costo / beneficio considera todos los recursos invertidos en un proyecto y los compara con los beneficios esperados. Los beneficios de un proyecto generalmente se miden comparando los costos en que se habría incurrido si un proyecto no se implementara.

De acuerdo con este método, los proyectos que muestran un equilibrio entre beneficios y costos se aceptan, los que tienen un exceso de costos sobre beneficios se rechazan y los que muestran un exceso de beneficios sobre costos se aplazan para su examen ulterior.

En la práctica, algunas organizaciones utilizan otro enfoque en el que se aceptan proyectos con una relación costo-beneficio proyectada superior a uno, los que tienen relaciones entre cero y uno como casos límite para seguir examinándolos y los que están por debajo de cero como rechazos antes de realizar nuevas inversiones en planes o trabajos sobre planes.