10 tapaa suojata arkaluonteisia yritystietoja

nykyaikaisessa liiketoiminnassa kommunikointi ja yhteistyö on entistä helpompaa. Voimme työskennellä etänä, Voimme käyttää asiakirjoja älypuhelimillamme ja tarkistaa kollegojemme kanssa matkalla.

kun taas tämäntyyppisen työkulttuurin kasvu on myönteistä. Sosiaalisen median, pikaviestien ja sähköpostin nousu – yhdessä kannettavien laitteiden ja siirrettävien medioiden tulvan kanssa toimistotilaan tarkoittaa, että tietojen vuotaminen ulos liiketoiminnastasi on helpompaa kuin koskaan.

tietosi-olivatpa ne taloudellisia, asiakkaitasi, työntekijöitäsi tai immateriaalioikeuksiasi – ovat arvokasta omaisuutta. On siis oikein, että suojelet sitä.

mutta koska salassapidettävät tiedot elävät monissa laitteissa (palvelimet, tietokannat, Pöytäkoneet, Kannettavat tietokoneet, USB-asemat, matkapuhelimet) ja liikkuvat monia kanavia pitkin, on vaikea tietää, mistä aloittaa. Tässä artikkelissa hahmotellaan joitakin ratkaisuja, jotka auttavat ongelman tietojen häviämisen. Ja katso, miten voit aloittaa tietovuotojen ehkäisyprojektisi.

mitä on tietovuotojen ehkäisy (DLP)?

DLP on strategia, jolla varmistetaan, että arkaluonteiset tiedot eivät poistu yritysverkosta. Siinä kuvataan mikä tahansa ratkaisu tai prosessi, jolla tunnistetaan ja seurataan arkaluonteisten tietojen matkaa. Tai joka toteuttaa käytäntöjä luvattoman tai tahattoman paljastamisen estämiseksi.

monet yritykset päättävät ryhtyä DLP-projektiin IP-tai asiakastietojensa suojaamiseksi. Mutta tehtävän monimutkaisuus ja sen loppuun saattamiseen ja ylläpitämiseen tarvittavat resurssit johtavat usein siihen, että hanke ei koskaan toteudu.

mutta koska internetiin kytkettyjen laitteiden määrä on noussut huimasti ja etätyö tai joustava työskentely on ollut niin valtavaa Covid-19-pandemian jälkeen, luottamuksellisten tietojen hallinta ja suojaaminen on elintärkeää. Ja voit tehdä tämän vain DLP strategia paikallaan.

miten tietovuoto voi tapahtua?

tietovuotoja on kolme luokkaa:

• kauttakulussa-tietoja siepataan matkan aikana, esim. sähköpostitse, chatissa, verkkoliikenteessä jne.
• levossa-tietoja kaapataan muun muassa tiedostojaoista, tietokannoista, pöytätietokoneista tai kannettavista
• käytössä – tietoja kaapataan kuvakaappauksista, klipstereistä, tulostimista, USB-asemista ja muusta irrotettavasta tallennustilasta.

yrityksenä on jaoteltava jokainen luokka. Luo luettelo kaikkialla tallennat tietoja ja määrittää ne johonkin kolmesta luokasta. Tämän jälkeen tiedot luokitellaan kuhunkin paikkaan (esim.herkkyystaso ja riskitaso) ja kirjoitetaan myös tämä ylös. Vasta kun ymmärtää, mitä tietoja on ja mitä riskejä on, voi alkaa miettiä kontrolleja.

Miten voin pitää arkaluonteiset tietoni turvassa?

1. Kannettava salaus

sinun pitäisi salata kaikki arkaluontoiset tiedot, jotka lähtevät verkostasi. Tätä varten tarvitset ohjelmistojärjestelmiä, koska et voi luottaa pelkästään työntekijöihin. Tarvitaan vain kadonnut USB-tikku, kannettava tietokone tai puhelin, joka antaa vakavan iskun yritykselle.

2. Endpoint protection

Data endpoints ovat koneita, joita työntekijäsi käyttävät, esim.Pöytäkoneet, Kannettavat tietokoneet tai matkapuhelimet. Näissä laitteissa immateriaalioikeudet ja arkaluonteiset tiedot sijaitsevat tai kulkevat.

Päätepisteratkaisujen avulla järjestelmänvalvojat voivat valvoa, mitä laitteita käytetään. He myös antavat heidän nähdä, milloin heitä on käytetty, kenen toimesta ja mitä tietoja on käytetty tai ladattu.

yrityksillä tulisi olla käytössä myös laitteiden käyttöä säätelevät suojauskäytännöt. Koska työntekijät tallentavat arkaluonteisia tietoja, kuten sähköposteja tai asiakirjoja älypuhelimiinsa ja tabletteihinsa. Turvakäytännön on katettava alueet, kuten salasanan monimutkaisuus, lataukset ja näytön lukot.

3. Sähköpostin sisällönvalvonta

koska käyttäjät lähettävät usein luottamuksellisia tietoja ja asiakirjoja sähköpostitse, siinä on suuri tietovuodon mahdollisuus. Sisällön suodatuksen avulla syväsisällön tarkastustekniikka voi etsiä mahdollisia uhkia. Sähköpostin teksti, kuvat ja liitteet voidaan skannata tällä tavalla mahdollisten vuotojen ilmoittamiseksi.

sisällön suodatus voi myös varoittaa ylläpitäjiä sisäpiiriuhista. Ilmoittaa heille, Jos käyttäjät yrittävät lähettää rajoitettua materiaalia yrityksen ulkopuolelle.

4. Älykkäät palomuurit

sähköpostin, pikaviestimen ja Internetin käytön ohella aiheuttavat riskin myös tiedoillesi. Palomuurit voivat suojata yksittäisiä tietokoneita ja kokonaisia verkkoja tietoturvauhkilta. Mutta ne voivat myös ryhtyä automaattisiin toimiin mahdollisia tietovuotoja, luvatonta pääsyä tai ilkivaltaa vastaan. Tämä saavutetaan ilmoittamalla ylläpitäjälle tai estämällä toiminta.

5. Laiteohjaus

nyt odotetaan, että työntekijöillä on töissä mukanaan älypuhelin. DLP: lle tämä tarkoittaa, että työntekijöiden on paljon helpompi poistaa luottamuksellisia tietoja.

tämän rajoittamiseksi tarvitaan laitteiden käyttöä säätelevät suojauskäytännöt. Käytäntösi on katettava asioita, kuten salasanan monimutkaisuus, lataus-ja sovellusohjeet sekä näytön aikakatkaisut. Ilman tällaista käytäntöä arkaluonteiset tiedot ovat vaarassa, kun ne päätyvät työntekijän laitteeseen.

6. Assess security luvat

monet yritykset antavat työntekijöille paljon enemmän käyttöoikeuksia kuin he tarvitsevat. Kun nolla-luottamus lähestymistapa käyttöoikeudet auttaa käsittelemään tätä. Nollaluottamus tarkoittaa, että ihmisillä on mahdollisuus saada vain sitä, mitä he tarvitsevat päivittäin.

tällä lähestymistavalla voidaan rajoittaa vuotojen laajuutta ja estää työntekijöitä pääsemästä käsiksi arkaluonteisiin tietoihin. Sinun pitäisi tarkistaa nykyiset suojausoikeudet ja katsoa, kenellä on pääsy mihinkin. Luo sitten käyttöoikeuskäytännöt, jotka rajoittavat työntekijöiden verkko-oikeudet vain siihen, mitä he tarvitsevat työssään.

järjestelmäsi pitäisi myös antaa hälytyksiä, jos työntekijät toimivat tavanomaisesta poikkeavasti. Esimerkiksi, jos he alkavat käyttää suuria määriä asiakirjoja. Tai jos käyttäjä yrittää päästä käsiksi rajoitettuihin asiakirjoihin. Nämä ovat usein merkkejä käynnissä olevasta skriptistä tai vaarantuneesta tilistä.

7. Kontrollitulostus

monitoimitulostimia ei yleensä valvota, joten niissä on suuri tietovuotopotentiaali. Käyttäjien vaatiminen kirjautumaan sisään ennen käyttöä voi vähentää tätä, koska heillä on vain pääsy tiettyihin toimintoihin. Tämä estää myös asiakirjojen jättämisen tulostimelle, sillä asiakirja tulostuu vasta, kun käyttäjä on kirjautunut sisään.

8. Turvalliset varmuuskopiot

tärkeiden tietojen varmuuskopiointi on olennainen osa liiketoimintaa. Mutta varmuuskopiot voivat olla haavoittuvia liian ja ovat usein troves arkaluonteisia tietoja.

kuten alkuperäisissä tiedostoissa, myös varmuuskopiot kannattaa salata. On myös tärkeää varmistaa, että varmuuskopiopalvelimet eivät ole julkisesti näkyvissä, kuten Internetin kautta. Tämä vaikeuttaa hyökkääjien pyrkimyksiä päästä luvatta käsiksi.

9. Kuvan tekstianalyysi

suojattavana ei ole vain dokumentteja ja tekstiä, vaan kuvat voivat olla myös arkaluontoisia tietoja. Kameralla varustettujen laitteiden, kuten älypuhelimien, yleistyminen työpaikoilla on tehnyt kuvien kopioinnista yksinkertaista. DLP-ratkaisuilla on kyky analysoida tekstiä kuvien sisällä, mikä estää tietojen altistumista.

10. Kouluttaa käyttäjät

yritykset usein olettavat työntekijöidensä tietävän, mikä tieto on luottamuksellista ja mitä ei voi jakaa. Mutta tietovuodot eivät aina ole pahantahtoisia, eikä työntekijä välttämättä edes tajua, että heidän käytöksensä vaarantaa yrityksen.

käyttäjiä kannattaa valistaa tietovuodon vaaroista. Sinun pitäisi sisällyttää se osaksi sinun onboarding prosessi vähintään. Ja pitäisi järjestää istuntoja säännöllisesti sen varmistamiseksi, että kaikki ovat tietoisia vaaroista ja ajan tasalla yrityksen politiikasta.

hyvä turvallisuuspolitiikka on tarkoin määriteltyä ja helppotajuista. Ilman tätä, ihmiset eivät hyväksy sitä, koska vastuullisuus ja työntekijän roolit eivät ole selkeitä.

tietosuoja-asetus ja tietosuoja

jatkotutkimuksena on EU: n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Vaikka Britannia on äänestänyt EU: sta eroamisen puolesta, uusi asetus saattaa silti koskea yritystäsi. Sinun pitäisi siis tarkistaa tietosuojakäytäntösi ja teknologiasi varmistaaksesi, että olet yhteensopiva.

tietosuoja-asetus keskittyy enemmän siihen, mistä tiedossa on kyse, ei siihen, missä aineisto elää. Vaikka siis toimisit EU: n ulkopuolella, uudet asetukset voisivat silti olla voimassa. GDPR määrää, että jos yrityksesi tarjoaa palveluja EU: n markkinoille tai pitää hallussaan tietoja EU: n kansalaisista. Sinun täytyy olla tottelevainen.

kun on kyse datasta, yrityksen tulee olla ennakoiva suojauksen suhteen. Pidä tietoturvaratkaisusi ajan tasalla, äläkä pelkää pyytää neuvoa konsultilta.