13 tehokkaan viestintäjärjestelmän | liikkeenjohdon olennainen osa

kehittäessään tehokasta viestintäjärjestelmää johdon olisi otettava huomioon seuraavat tehokkaan viestinnän perusedellytykset::

(1) Tietojen selkeys:

Terry kommentoi “viestintärealismia” sanomalla, että tehokkaan viestinnän tärkein edellytys on “informoida itseään täysin”. Se merkitsee sitä, että ennen kaikkea viestijän on oltava selvillä mielessään siitä tiedosta, jota hän haluaa välittää. Viestinnän tulisi aina olla yhteistä ja helposti ymmärrettävää kieltä, jotta vastaanottajat eivät ymmärtäisi sitä väärin.

(2) viestin riittävyys:

välitettävän viestin tulee olla kaikilta osin riittävä ja täydellinen, koska puutteelliset tiedot osoittautuvat vaarallisiksi elinkeinoelämän kannalta. Toimitettavien tietojen riittävyys riippuu asianosaisten älyllisistä valmiuksista.

(3) viestin johdonmukaisuus:

välitettävän viestin ei pitäisi olla keskenään ristiriitainen, vaan sen pitäisi olla organisaation yleisten tavoitteiden, politiikkojen, ohjelmien ja menettelyjen mukainen. Ristiriitaiset viestit aiheuttavat organisaatiossa aina kaaosta ja sekaannusta, mikä on erittäin haitallista yrityksen tehokkaalle pyörittämiselle. Jos viestiä muutetaan aiemmasta, asia on ilmoitettava selkeästi, jotta sekaannuksen mahdollisuus vähenee.

(4) palaute:

palaute on tärkeä tapa varmistaa tehokas viestintä. Sillä tarkoitetaan välitetyn ajatuksen vahvistamista, onko vastaanottaja ymmärtänyt viestin samalla tavalla kuin lähettäjä, vai onko vastaanottaja samaa mieltä tai eri mieltä viestittäjän ehdotuksesta, minkä vuoksi lähettäjän on välttämätöntä vahvistaa se vastaanottajalta.

kasvokkaisessa viestinnässä on helpompi saada palautetietoa tarkkailemalla tunteita ja ilmeitä vastaanottajan kasvoilla. Kirjallista viestintää varten johdon olisi kuitenkin keksittävä tai kehitettävä sopivia keinoja ja keinoja viestinnän tehostamiseksi.

(5) vastaanottimen ymmärtäminen:

ymmärtäminen on viestinnän tärkein tavoite. Tiedonannon täytyy luoda vastaanottajan mieleen oikea ymmärrys. Killian neuvoi: “kommunikoi tietoisena siitä, missä fyysisessä ja inhimillisessä ympäristössä tieto otetaan vastaan.

kuvaa työpaikka; määritä vastaanottajien vastaanottokyky ja ymmärrystaso; ole tietoinen yhteiskunnallisesta ilmapiiristä ja tavoista, kyseenalaista tiedon ajantasaisuus. Kysy, mitä, milloin ja millä tavalla haluaisit viestittää, jos olisit vastaavassa ympäristössä ja asemassa.”

(6) Konsultointi:

viestinnän suunnittelussa on yleensä suotavaa kuulla muita. Tämä antaa lisää ymmärrystä ja objektiivisuutta viestiin. Tärkeä etu kuulemisessa on se, että ne, jotka on otettu luottamukseen viestinnän suunnittelun aikana, antavat aktiivista tukea.

(7) Määritä väliaine:

kun aihe on päätetty, olisi päätettävä, miten tämä viesti parhaiten välitetään. Kaikki suullisen tai kirjallisen viestinnän näkökohdat on tutkittava huolellisesti.

(8) sävy ja sisältö:

viestijän on oltava varovainen puhuessaan tai kirjoittaessaan käyttämänsä kielen suhteen. Hänen äänensävyllään, ilmaisullaan ja tunteillaan on selvä vaikutus sen tehokkuuteen tai muuhun, mitä hän yrittää viestiä.

(9) ajoitus ja oikea-aikaisuus:

tiedonannon ajankohtaan ja ajantasaisuuteen olisi kiinnitettävä asianmukaista huomiota. Eri henkilöt ja ryhmät ottavat saman viestin vastaan tai vastaavat siihen eri tavalla kerralla ja samat henkilöt ja ryhmät eri aikoina eri tavoin.

hätätilanteessakaan ei uskalleta sivuuttaa ajoituksen tilannekohtaista, psykologista ja teknistä puolta. Lisäksi on myös välttämätöntä, että tiedot annetaan ajoissa, koska vanhentuneet tiedot ovat yhtä huonoja tai pahempia kuin ei lainkaan.

(10) tuki toimineen:

on erittäin tärkeää, että viestijän toimet tukevat hänen kommunikaatiotaan. Tämä johtuu siitä, että teot puhuvat enemmän kuin sanat. On huomattava, että suostuttelevinta viestintää ei ole se, mitä sanoo, vaan se, mitä tekee.

(11) kuuntelu:

tehokkaan viestinnän kannalta on erittäin tärkeää, että johtajat ja esimiehet ovat hyviä kuuntelijoita. On vaarallista olla välinpitämätön tai välinpitämätön, kun toiset yrittävät kommunikoida. American Management Associationin kymmenessä käskyssä sanotaan: “kuunteleminen on tärkeimpiä, vaikeimpia ja laiminlyötyimpiä viestintätaitoja.

se vaatii meitä keskittymään paitsi toisen henkilön ilmaisemiin eksplisiittisiin merkityksiin, sanattomiin sanoihin ja pohjavireisiin, jotka voivat olla paljon merkittävämpiä. Meidän täytyy siis oppia kuuntelemaan sisäkorvalla, jos haluamme tuntea sisäisen ihmisen. “

(12) luottamuksen ympäristö:

F. E. Fischer on todennut, että “viestintä kasvaa parhaiten luottamuksen ja luottamuksen ilmapiirissä”. Luottamuksen voittamiseksi pitäisi sen tähden tehdä kaikki mahdollinen kertomalla tosiasiat rehellisesti. Työntekijöiden pitää olla vakuuttuneita ja tuntea, että yritys on kontakteissaan totuudellinen ja vilpitön.

Paul Arnold, Arnold Bakeriesin toimitusjohtaja: “jos työntekijänne ihmissuhdeohjelma on järkevä, jos aikomuksenne on totta, jos väkenne uskoo tuohon aikomukseen ja tuohon totuuteen, silloin ja vain silloin kommunikoitte onnistuneesti.”

(13) järjestelmän pitäminen aina elossa:

viestintäjärjestelmä tulisi pitää auki ja elossa ympäri vuoden. Vain rehellisillä yrityksillä voidaan kehittää hyviä viestintäsuhteita.