5 vaiheet sisällyttää liiketoimintaprosessin tarkastelu (BPR)

Everyone needs a plan

jokaisella organisaatiolla tulee olla jatkuva suunnitelma jatkuvasta parantamisesta. Kilpailuympäristössä jokainen mahdollisuus parantaa prosessia voi tarjota etulyöntiaseman, jota yritys tarvitsee selviytyäkseen-ja lopulta menestyäkseen. Hyvän liiketoimintaprosessin tarkastelu (BPR) malli on arvokas ensimmäinen askel tässä suunnitelmassa.

milloin sinun pitäisi tehdä Liiketoimintaprosessikatselmus?

jotta asiat pysyisivät yksinkertaisina, keskustellaan kahdesta eri liiketoimintaskenaariosta, joissa BPR: stä olisi hyötyä.

Skenaario 1: yrityksenne etsii uutta Toiminnanohjausratkaisua (ERP).

kun etsit tarpeisiisi sopivaa ERP-pakettia, sinun on ensin kerättävä mahdollisimman paljon tietoa ymmärtääksesi, mitä nuo tarpeet ovat. Yksityiskohtainen liiketoimintaprosessien tarkastelu selkeyttäisi organisaation kunkin osaston vaatimuksia sekä yksilöisi osastojen välisen integraation. Minkä tahansa valitsemasi ERP-ratkaisun ei pitäisi vain sopia nykyisiin prosesseihisi, mutta mikä tärkeintä, sen pitäisi parantaa ja parantaa näitä prosesseja.

Etsitkö TOIMINNANOHJAUSOHJELMISTOA yrityksellesi? Suorita perusteellinen arviointi vaihtoehtoja avulla tämän ilmaisen ebook.

skenaario 2: sinulla on jo ERP-ratkaisu ja haluat dokumentoida sen käytön ja tehokkuuden.

yksi suurimmista virheistä, joita jotkin yritykset tekevät uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa, on se, ettei niiden uusia menettelyjä dokumentoida asianmukaisesti. Siitä tulee jälkijäristys kesken toteutuksen. Vuosien saatossa tieto rapautuu, kun uusia työntekijöitä tulee, vanhoja lähtee ja niin edelleen. Liiketoimintaprosessien tarkastelu voi auttaa “oikea alus,” ja saada ratkaisu takaisin raiteilleen se oli alun perin tarkoitus.

molemmat skenaariot hyötyisivät BPR: stä; suurin ero näiden kahden välillä on se, miten BPR: ää käytetään. Prosessin tarkastelu skenaariossa 1 olisi “sellaisenaan” tarkastelu, joka tarjoaa todellisen esityksen siitä, miten teet liiketoimintaa tänään.

skenaariossa 2 BPR olisi” kuten pitäisi ” – arvio. Se tunnistaisi, millainen prosessin pitäisi olla verrattuna siihen, mitä se on tällä hetkellä.

5 keskeisintä liiketoimintaprosessin Tarkasteluvaihetta

riippumatta siitä, mikä edellä mainittu skenaario sopii yritykseesi, BPR: n onnistuminen edellyttää erityistä liiketoimintaprosessin Tarkastelumenetelmää. Business Process Review checklist tulee sisältää nämä viisi olennaista vaihetta:

1. Rakenna yleiskuva prosessivirrasta

tee vuokaavio, joka kuvaa koko liiketoimintaa korkean tason näkökulmasta. Sen pitäisi osoittaa, miten työn eteneminen kulkee osastojen välillä ja mitä välineitä ja raportteja kukin osasto voisi käyttää.

2. Luo prosessivirran yksityiskohdat

kun olet tunnistanut, miten prosessi kulkee osastojen välillä, luo tarkempi prosessivirtauskaavio kullekin osastolle. Käyttämällä myyntitilauksen kirjausta esimerkkinä kartoita, miten tilaus vastaanotetaan ja käsitellään koko tilauksen kirjauksen ajan, ja viittaa muihin osastojen prosessidokumentaatioihin tilauksen edetessä kyseisille osastoille. Jos kyseessä on esimerkiksi uusi asiakas, tilaus voi joutua virtaamaan ensin luotto-osastolle hyväksyttäväksi ja palaamaan sitten tilausmerkintään.

3. Kirjoita toimenpidekokonaisuus

kun olet tunnistanut osaston menettelyn jokaisen vaiheen prosessivirtauksen yksityiskohdista, annat seuraavaksi kirjallisen selityksen ja määritelmän jokaiselle vuokaavion yksityiskohtaan sisältyvälle “laatikolle” ja “päätöskohteelle”. Tämä vaihe auttaa määrittelemään yksittäisten menettelyjen tarkoituksen ja laajuuden, ja viittaukset vastaaviin prosessivirtatietoihin ja työohjeisiin.

4. Laadi yksityiskohtainen työohje

työohjeasiakirja on yksityiskohtaisin taso kaikista prosessikatselmuksen vaiheista. Tähän lisätään vaiheittaiset ohjeet jokaista osastoa varten edelliseen toimenpideasiakirjaan. Tämä on asiakirja, johon uusien työntekijöiden pitäisi voida viitata auttaakseen tehtäviensä hoitamisessa-ilman, että kukaan muu avustaisi heitä juuri lainkaan. Tietenkin tämä yksityiskohtaisuuden taso tekee työohjeesta prosessin tarkastelun suurimman vaiheen ja todennäköisesti kriittisimmän. Se on suurin puolustus ” tiedon eroosiota vastaan.”

5. On suunnitelma prosessin jatkuvasta parantamisesta

mikä tahansa hyvä liiketoimintaprosessien tarkastelu on tiivistettävä jaksoon prosessin parantamiseksi. Palataan alussa olevaan skenaarioon 1, lopputuloksena voi olla suositus ERP-ratkaisun käyttöönotosta vanhentuneiden tai hajanaisten prosessien parantamiseksi. Skenaario 2: suosituksiin sisältyisi ehkä parempia tapoja virtaviivaistaa nykyistä menettelyä tai selvitys siitä, miten koulutuksen lisääminen voisi hyödyttää prosessia.

vaikka jokainen yritys on jollain tavalla ainutlaatuinen ja askelmäärät voivat varmasti vaihdella, asianmukaisen liiketoimintaprosessin tarkastelu voi lisätä huomattavasti yrityksesi tehokasta käyttöä minkä tahansa ERP-ratkaisun osalta. Jos haluat keskustella BPR, klikkaa alla.