6 askelta veroasiakirjojen järjestämiseen

Mar 23, 2018 | verot

tilanne

joka vuosi lykkään verojeni tekemistä viime hetken kuittien ja asiakirjojen selvittelyyn. (Minulla on sivukeikka myymässä vintagehuonekaluja, joten minulla on paljon bisnesmenoja hoidettavana.) Kun olen vihdoin tehnyt arkistoinnin, heitän kaiken laatikkoon ja tungen sen kaappiin, mutta ne laatikot kasaantuvat. On niin paljon tavaraa pitää kirjaa ennen ja jälkeen veropäivän, mutta en ole koskaan varma, mitä pitää ja kuinka kauan. Apua!

—Megan, Coeur d ‘ Alene, Idaho

ratkaisu

et ole ainoa verokauden vitkastelija—et läheskään. Jopa neljännes kaikista veroilmoituksista odottaa viimeiseen kaksi viikkoa ennen IRS: n määräaikaa saada palautuksensa sisään. Kuten olet jo todennut, se ei ole superälykästä, – ottaen huomioon, että useimmat ihmiset saavat rahansa takaisin. Mutta sinunlaisellesi, joka uiskentelee kuiteissa ja etsii asiakirjoja, tuska on akuutti.

tiedä kuitenkin tämä: Kun kerran puret luodin ja järjestäydyt, helpotus, jonka tunnet, on kuin tuhannen kuitin paino olisi nostettu harteiltasi.

“asiakirjojen organisoinnin oppiminen on taito, jonka kuka tahansa voi oppia”, sanoi Rashelle Isip, newyorkilainen järjestökonsultti, joka blogaa osoitteessa TheOrderExpert.com. ” paperityön kuntoon saattaminen ja pitäminen vaatii tosiaan kärsivällisyyttä, kurinalaisuutta ja omistautumista, mutta mielenrauhan kannalta tuotto voi olla suuri.”

OK, mutta kun seisoo Paperivuoren pohjalla, miten sitä kaikkea edes alkaa selvittää? Mistä tietää, mitä pitää ja mitä silppuaa, kun on valmis? Tässä muutama vinkki, joilla pääset alkuun.

1. tee etukäteen aikasijoitus. Laskun tai kuitin heittäminen kasaan jossain päin kotia vie noin 0,3 sekuntia. (Olen varma, että jossain päin maailmaa, on tiedemies tutkii tätä.) Lajittelu kaikki ulos tulevat verot aikaa voi kestää noin … ikuisesti. Budjetointi enemmän aikaa etupäässä-tunti tai kaksi perustaa arkistointijärjestelmä, minuutti tai niin arkistoida jokaisen uuden paperin-maksaa pois isosti. Vietät paljon vähemmän aikaa kierrellen ympäri taloa etsien tavaroita ja mutisten henkesi alla kuin hullu.
2. luo keskitetty järjestelmä paperisia asiakirjoja varten. Tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta Isip suosittelee yksinkertaista lähestymistapaa. “On helpompi vastaanottaa, avata ja käsitellä palkka -, Tulo-ja sijoitusasiakirjoja, kun sinulla on niille määrätty säilytyspaikka kotona tai toimistossa”, hän sanoi. “Pelkkä Manilla-kansion ‘veroasiakirjojen’ merkitseminen ja asiaankuuluvien materiaalien sijoittaminen sen sisään voi tehdä tempun, kuten haitaritiedostokansio, kenkälaatikko tai jopa lehtiteline.”
3. sähköisessä rekisterinpidossa ollaan. Jos ajatus paperityö freaks you out – tai olet vain techie eräänlainen henkilö-skannaa kuitit ja lataa online lausunnot kansioon tietokoneeseen. (Jos sinulla ei ole skanneria, puhelimen sovellukset kuten Genius Scan tai Scanner Pro toimivat hyvin.) Kyllä, verovirasto on-OK tällä menetelmällä. Jos käytät sähköisiä tietueita, sinun on kuitenkin varmuuskopioitava ne turvallisesti pilvessä, kuten Dropbox tai Google Cloud. Tämä ei ole vain sisäinen IT-osastoni puhetta, se on veroviraston vaatimus. (Jopa ihmiset, jotka pitävät paperikopioita kaikesta, pitäisi tallentaa sähköinen kopio pilveen.)
4. laiskuus voi tulla kalliiksi-kirjaimellisesti. Sähköisten lausuntojen ja lomakkeiden kohdalla on houkuttelevaa vain jättää ne nettiin, kunnes niitä tarvitaan. Monet laitokset tekevät sähköisistä asiakirjoista vapaasti saatavilla niiden sivustoja vain ajan, sanokaamme, vuosi tai puolitoista kuukautta-ehkä vähemmän. Sen jälkeen saatat joutua pyytämään niitä, mikä voi kestää muutaman päivän. Sinua saatetaan jopa pyytää maksamaan maksu.
5. huolto ehkäisee kriisejä. Jos olet luonut järjestelmän, olet puolivälissä. Toinen puoli käyttää sitä. Valitse tietty aika tiedoston: joka päivä, kun saat postia, joka perjantai, kun katsot Great British Baking Show, tai kun maksat laskut. Isipillä oli yksi asiakas, pienyrittäjä, jolle verokausi ” oli aina melkoinen koettelemus.”Hän neuvoi asiakastaan kantamaan fyysistä kansiota mukanaan päivisin kuitteja varten ja tallettamaan ne sitten keskeiseen paikkaan kotiin joka ilta, läpi vuoden. Se toimi.
6. noudata ” Forever or Seven Years-sääntöä.”Yleensä, IRS on kolme vuotta tarkastaa sinut, kun tiedosto return, mutta jos se tunnistaa merkittävä virhe, se voi palata pidemmälle, yleensä kuusi vuotta. Jos joku kuitenkin jättää vilpillisen ilmoituksen tai yrittää jättää verojen maksamisen kokonaan maksamatta, vanhentumista ei ole. Kannattaa siis pitää palautukset-ja W—2: t ja 1099: t-ikuisesti ja niitä tukevat taloudelliset asiakirjat seitsemän vuoden ajan. (Paljon enemmän siitä, mitä pitää ja kuinka kauan, katso kätevä taloudellinen arkistointi kaavio luvussa 2 kirjani Get taloudellinen elämä.)

Älä lykkää järjestäytymistä, ennen kuin paperityöt katoavat. Sen sijaan, että tekisit verosi tänä vuonna tavalliseen kaoottiseen tapaasi, luo se kansio ja lähde kuittijahtiin. Järjestä W-2: t ja 1099: t. Olet ennakkotapaus paremmasta verokaudesta ensi vuonna. Kuka sanoo, että on liian myöhäistä Uudenvuodenlupauksille?