6 tyypit Henkilöstötiedot & miksi ne ovat tärkeitä pitää

Henkilöstötiedot ovat vakiotapa dokumentoida työntekijän Suhde yritykseen tai organisaatioon. Joissakin tapauksissa nämä tiedot sisältävät melko yleistä tietoa, kun taas toisissa tapauksissa ne voivat sisältää yksityisiä tai luottamuksellisia tietoja. Tiedostotyypistä riippumatta henkilöstötiedot on päivitettävä säännöllisesti toiminnan tehokkuuden ja onnistumisen varmistamiseksi.

Mitä ovat henkilöstökertomukset?

Henkilöstökirjanpito eli henkilöstökansiot ovat organisaation työntekijöitä koskevia asiakirjoja, jotka koostuvat kattavista, kertyneistä tiedoista. Henkilöstötiedot ovat tyypillisesti ylläpitää viraston HR osasto ja sisältää olennaisia näkemyksiä työntekijän hakemuksen, työnkuva, palkkatiedot, ja enemmän.

6 erityyppistä henkilöstörekisteriä

vaikka on olemassa joukko henkilöstörekistereitä, joita organisaatio voi käyttää, kaikki nämä asiakirjat sopivat yhteen kuudesta kategoriasta. Näistä luokista yleisimmin viitatut ovat yleensä työsuoritusta koskevien asiakirjojen ja Raporttien vuokraaminen.

1. yleistä: tämä ryhmittely sisältää henkilötietoja, kuten työntekijän koko nimen, syntymäajan, sosiaaliturvatunnuksen, puhelinnumeron, osoitteen ja mahdollisesti myös hänen hätänumeronsa.
2. Palkkausasiakirjat: useimmat työnantajat pitävät kiinni palkkaamisessa käytettävistä asiakirjoista, kuten työhakemuksista, toimenkuvista ja ansioluetteloista tai saatekirjeistä.
3. työsopimukset: Toisinaan työnantajan ja työntekijän välisiin suhteisiin sovelletaan virallisia asiakirjoja, kuten liittosopimuksia, kilpailukieltosopimuksia sekä salassapito-tai salassapitosopimuksia.
4. korvaukset: korvauksiin liittyviä tietoja (ja etuustietoja) ovat W-4s, edunsaajalomakkeet, palkkatiedot ja aikakortit edellisiltä vuosilta.
5. työsuoritus: tämä osio on melko laaja, mutta se voi sisältää suoritusten arviointeja, korjaavia toimia, kurinpitokirjeitä, palkintoja, nimityksiä, koulutusta, valtakirjoja, koulutuspöytäkirjoja tai ylennyksiä virastossa.
6. työsuhteen päättymisen jälkeiset tiedot: samalla tavalla kuin työnantajat säilyttävät palkkausasiakirjoja, monet arkistoivat myös työsuhteen päättymisen jälkeisiä tietoja. Nämä asiakirjat ovat asioita, kuten ero-tai irtisanomiskirje, lopullinen suoritusarvio, ja lopullinen palkka.

6 tietueet, jotka tulisi säilyttää erillisessä, luottamuksellisessa tiedostossa

on hyvä idea — ja usein lain vaatima — pitää tietyt työntekijätiedot ja tiedot luottamuksellisessa tiedostossa, joka on erillään muusta paperityöstäsi. Asianmukainen henkilöstötietojen hallinta saattaa kestää ylimääräistä vaivaa, mutta se on välttämätön askel kohti yksityisyyden suojaamista kaikkien työntekijöiden tai henkilökunnan jäsenten.

1. taustatarkastuksen tulokset: taustatarkastuksen tulokset ulottuvat aiemmasta työsuhteen tarkistamisesta luottotietoihin ja hakijan rikoshistoriaan. Taustatarkastukset tehdään jokaisen työntekijän turvallisuuden varmistamiseksi.
2. Litigation documents: Litigation is a process for handling riidat in the court system. Oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat (ts. itse riidanalainen toimi tai tuomarin lopullinen päätös) tulee aina säilyttää luottamuksellisena.
3. lomake I-9s: lomaketta I-9s käytetään Yhdysvalloissa työhön palkattujen henkilöiden henkilöllisyyden ja työluvan varmistamiseen. Koska nämä lomakkeet hallussaan erittäin arkaluonteisia, henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja, ne toimeksiannon huolellista suojelua.
4. potilastiedot: kaikki työhön liittyvät asiakirjat, jotka sisältävät lääketieteellisiä tietoja, on tallennettava muista henkilötiedoista riippumatta, joten mitään ei vahingossa paljasteta tai jaeta toisen työntekijän kanssa.
5. liittovaltio-ja osavaltiovapaaasiakirjat: useimmat liittovaltion ja osavaltion työntekijät saavat vuosittain palkallista lomaa esimerkiksi uuden lapsen syntymästä, adoptiosta tai sijaissijoituksesta, puolison, lapsen tai vanhemman hoitamisesta, sotilashuoltoon ja lomaan liittyvistä syistä sekä henkilökohtaisista terveydellisistä syistä, jotka kaikki ovat täysin luottamuksellisia.
6. työntekijän tutkinta: asiakirjat, jotka koskevat työntekijän kurinpitotoimia tai henkilöstön vaateita koskevaa HENKILÖSTÖTUTKINTAA, on säilytettävä luottamuksellisessa aineistossa, johon muut toimiston työntekijät eivät voi tutustua.

miksi on tärkeää pitää henkilöstökirjanpito ajan tasalla

se helpottaa veroilmoitusten tekemistä

henkilöstökirjanpidon tarkistaminen on oleellista organisaatiosi menestymisen kannalta, varsinkin kun otetaan huomioon, miten nämä tiedot otetaan huomioon valtion ja liittovaltion työntekijöiden verojen kirjaamisessa. Jos rentoudut päivittämällä näitä asiakirjoja, sinulla on todennäköisesti enemmän haastetta pakollisten verolomakkeiden täyttämisessä ja neljännesvuosittaisten tietojen laatimisessa palkkalistoillesi. Mutta tarkka ja jatkuva kirjanpito, sinulla on paljon helpompaa aikaa arkistointi ei-verotettava palkat, työsuhde-edut, loma-aika, sairausloma, ja niin edelleen.

se noudattaa lakia

sen lisäksi, että henkilöstörekisterien päivittäminen on hyvä liiketoimintatapa, on mahdollista, että sinun on noudatettava tiettyjä rekistereitä noudattaaksesi sekä osavaltion että liittovaltion lakeja. Vaikka valtion lait luonnollisesti vaihtelevat riippuen siitä, missä työskentelet, sinun kannattaa varmistaa, että noudatat sovellettavia lakeja, missä toimistosi sijaitsevat. Nämä lait voivat määrätä, mitä tietoja on kerättävä, mitä organisaatiosi voi tai ei voi tehdä mainituilla tiedoilla ja kuinka kauan työntekijöiden tietoja tulisi säilyttää.

se auttaa palkkatarkistuksissa

palkkatarkistus eroaa palkankorotuksesta siten, että uudistus muuttaa koko palkkarakennetta (mukaan lukien kaikki pääkomponentit). Koska tarkistaminen on tärkeämpää kuin perinteinen korotus, on paljon tärkeämpää saada oikeaa tietoa tämän muutoksen helpottamiseksi. Ilman tarkkoja henkilöstökertomuksia, jotka toimivat oppaana, mikä tahansa määrä asioita voi rajata meitä, kun yritämme aloittaa tämän muutoksen. Ajantasaisilla tiedoilla palkkatarkistukset voivat kuitenkin tapahtua saumattomasti nykyisten tietojen ja annettujen prosenttilukujen ansiosta.

se avustaa oikeuskiistassa

jos organisaatiosi joutuu keskelle oikeuskiistaa, sinulla on mielellään pino henkilökansioita juttusi tueksi. Henkilöstötietojen ylläpitäminen mahdollistaa kirjallisen historian säilyttämisen määrätyn tapahtuman (tai tapahtumien) ympärillä, ja oikeudellisissa menettelyissä tämäntyyppiset asiakirjat voivat olla ratkaisevia lopputuloksen kannalta. Hyvin hallinnoidut tiedostot ovat paras tapa mainita työntekijöiden ylennykset, palkankorotukset, kurinpitotoimet tai jopa irtisanominen, ja tällainen fyysinen näyttö voi mennä pitkälle taata oikeudenmukainen ja tasapainoinen päätös.

se määrittää ylennykset tai irtisanomiset

toinen syy, miksi on suositeltavaa pitää henkilöstötiedot ajan tasalla, on se, että ne auttavat ylennysten määrittämisessä — ja joskus ne paljastavat myös irtisanomisperusteet. Jos organisaatiosi ei muuta ja paranna tietojaan, voi olla uskomattoman vaikeaa seurata työntekijöiden suorituskykyä ja tuottavuutta. Mutta kun otat asiaksesi dokumentoida myöhästymisiä, poissaoloja ja henkilökohtaisia suorituksia, voit paremmin seurata, missä työntekijät menestyvät tai jäävät vajaaksi, ja sitten ryhtyä tarvittaviin toimiin näiden tietojen perusteella.

henkilöstötietojen digitointi

henkilöstötietojen päivittäminen on välttämätön osa mitä tahansa hyvin organisoitua henkilöstöosastoa, ja silti kaiken tuon paperityön käsittely voi tuntua pelottavalta (ja loputtomalta) tehtävältä. Hyvä uutinen on, että henkilöstötiedostojen digitalisointi helpottaa ja sujuvoittaa jokaisen tiimin asioita. Hyödyntämällä digitaalisia tietueita, sinun ei enää tarvitse käsitellä kömpelöitä arkistokaapit, ja sen sijaan on tärkeitä asiakirjoja kätevästi ladattu ja saatavilla pilvipalvelun kautta — joka monet ovat samaa mieltä on turvallisin, tehokkain tapa hallita asiakirjoja ja prosesseja.

Image API: n avulla toimistosi voi siirtyä paperisten henkilörekisterien ohi ja sukeltaa nykyaikaiseen, digitaaliseen maisemaan. Image API: n digitaaliset kuvantamispalvelut, pilvisisällönhallinta ja digitaalinen Prosessiautomaatio on suunniteltu yksinkertaistamaan tietueiden hallinnan monimutkaisuutta ja varmistamaan, että organisaatiosi saavuttaa mitattavan arvon ja kestävät tulokset digitaalisella nopeudella.

digitaalisuus henkilöstötietojen kanssa tekee tiedostojen asianmukaisesta hallinnasta helpompaa ja turvallisempaa. Tiettyjen henkilötiedostojen pitäminen luottamuksellisina on yksinkertaistettu erilaisilla käyttöoikeuksilla eri käyttäjätasoille, ja tarvittavien asiakirjojen löytäminen on tehokasta älykkäillä hakuvaihtoehdoilla. Digitoidut henkilöstötiedot tekevät myös monimutkaisten säilytysaikataulujen mukaisuudesta kivuttoman-image API: n Axiom Pro: n kaltaiset järjestelmät hallitsevat näitä aikatauluja automaattisesti.

Henkilöstötiedot Usein kysyttyjä kysymyksiä

kenellä on oikeus nähdä henkilöstötiedot?

useimmissa tapauksissa työntekijän henkilötiedot tulisi käsitellä yksityisinä rekistereinä, jotka kuuluvat organisaatiolle ja vastaavalle työntekijälle. Tämän sanoi, Se voi olla hyödyllistä luoda politiikka, joka tunnustaa, kuka on oikeus tarkastella henkilöstötiedot, kuten työntekijän esimies tai johtaja (lisäksi työntekijä itse).

miksi henkilöstökirjanpito on tärkeää?

henkilöstökirjanpito on tärkeää, koska nämä asiakirjat antavat kirjallisen historian kaikesta, mitä työsuhteen aikana on tapahtunut. Tästä syystä henkilöstökirjanpitoa tarvitaan ylennysten, palkankorotusten ja jopa kurinpitotoimien kaltaisten toimien tueksi.

mitkä ovat tärkeimmät asiakirjat, jotka pitäisi olla henkilöstökansiossa?

Henkilöstökirjanpito tulee pitää jokaisesta työntekijästä virallisesta palkkauspäivästä alkaen. Tärkeimmät arkistoitavat asiakirjat sisältävät yleisiä tietoja (nimi, osoite, puhelinnumero); palkkauslomakkeet (hakemus, ansioluettelo, toimenkuva); viralliset työsopimukset (liittosopimukset, kilpailukieltosopimukset); palkka-tai palkkatiedot; suoritusarvioinnit; ja työsuhteen päättymisen jälkeiset tiedot (irtisanomiskirje, loppukatselmus).