6 yksinkertaista tapaa vähentää paperinkulutusta toimistossasi

mahdollisuudet ovat, että yrityksesi haluaa olla ympäristötietoisempi, koska yleisö odottaa sitä ja sinä haluat käyttäytyä eettisesti ja vastuullisesti. Tämän lisäksi, jos vähennät paperin kulutusta, voit myös yksinkertaistaa toimintaasi ja säästää rahaa. Vaikka menossa paperiton saattaa tuntua pelottava nyt, on asteittaisia toimia voit varmistaa toimistosi tekee siirtymisen mahdollisimman saumattomasti.

määrärahat paperin vähennyksiin

jos suunnittelet vähentäväsi merkittävästi paperin käyttöä tai siirtyväsi kokonaan paperittomaksi, äkillinen muutos häiritsee lähes varmasti yrityksesi työnkulkua. Etsi sen sijaan keinoja vähentää asteittain. Aloita budjetistasi ja päätä, missä et oikeastaan tarvitse paperia enää, ja puutu sitten tähän asiaan useiden kuukausien ajan. Jos esimerkiksi sellaisella osastolla, joka voisi jäädä paperittomaksi, on 2000 dollarin vuosittainen budjetti paperitarvikkeissa, niin pyri vähentämään tätä määrää 200 dollarilla joka kuukausi. Jos haluat mieluummin tehdä muutoksia kaikilla liiketoiminta-alueilla, yritä vähentää osastojen paperin käyttöä yleisesti tietyn prosenttiosuuden joka kuukausi.

Varmuuskopioi kaikki sähköisesti

jotkut toimistotyöntekijät ja johtajat tekevät mielellään enemmän kuin yhden kopion jokaisesta asiakirjasta. Tämä perusteellinen arkistointitapa helpottaa varmasti sisäisten tarkastusten tai ulkoisten tarkastusten tekemistä, mutta näiden kopiopinojen vaatima tila kaksinkertaistuu. Sen sijaan, että kopioisit kaiken fyysisesti, harkitse tärkeiden tiedostojen varmuuskopiointia tietokoneelle tai palvelinmuistin omistamista olennaisille asiakirjoille. Saatat myös haluta käyttää ulkoisia kiintolevyjä, muistitikkuja tai pilveä arvokkaiden asiakirjojen hakemiseen helpommin.

harkitse sähköistä asiointia

jos olet yritys, joka tekee paljon hankintoja, harkitse vaihtoehtoja shekkien lähettämiselle tai ostotilausten tulostamiselle. On olemassa useita B2B vaihtoehtoja, kun se tulee sähköisen kaupankäynnin, kuten suorat talletukset. Ei vain se on paljon nopeampi voit tehdä näitä tapahtumia verkossa, voit ohittaa kaikki päivät se normaalisti kestää shekit saapua tai käsitellä. Meidän kaltaisemme ohjelmistot voivat auttaa virtaviivaistamaan liiketoimia ja ostotilauksia, samalla kun ne vähentävät myös papereita.

Suorita kaikki sisäinen viestintä verkossa

auta henkilökuntaasi luopumaan tavasta tulostaa muistioita tai jättää keltaisia post-it-muistiinpanoja työpöydällesi määräämällä sähköpostin tai pikaviestiohjelmien käyttö. Yritä järjestää kokouksia ilman paperia pitämällä esityksiä PowerPoint-tai Google Slides-ohjelmalla ja lähettämällä esityslistat sähköpostitse. Muista, että jos kaikki muu epäonnistuu, voit myös puhua henkilökunnallesi tai johdollesi vanhanaikaisesti: puhelimitse tai kasvotusten.

tilaa kevyempää ja ohuempaa paperia

Jos näyttää siltä, että paperittomaksi jääminen on kaukaisempi tavoite kuin aiemmin on toteutettu, voit tehdä joitakin lyhyen aikavälin ratkaisuja, jotka pienentävät ympäristöjalanjälkeäsi. Aloita vähentämällä joukkovelkakirjalainakantaa vaikkapa 50 lbs: stä 20 lbs: ään. Vältä myös päällystettyä tai erikoisvarastoa mahdollisuuksien mukaan tai käytä sitä vain asiakirjoihin, joita saatat jakaa asiakkaan kanssa.

päätä, mitä tarvitsee painaa

nykypäivän sisäministeriössä sinulla lienee hyvä käsitys siitä, mitä asiakirjoja pitää antaa paperiversiona ja mitä voi jakaa sähköisesti. Esimerkiksi, se on luultavasti helpompi hallita kirjanpitoasiakirjoja näytöllä helppolukuisessa muodossa. Tulostettavana voi silti olla jotain dokumentaatiota, kuten tilinpäätös tai virallinen esitysmateriaali. Keskustele näistä standardeista työntekijöidesi kanssa, jotta he tuntevat olevansa oikeutettuja tekemään päätöksiä tulostimen käytöstä itse. Jos jotain täytyy painaa, rohkaise työntekijöitä käyttämään pienempiä fontteja tai tulostamaan arkin molemmille puolille.

vähennä paperinkulutustasi ja säästä muutamia puita

hyvin harvoihin näistä vinkeistä liittyy rajuja muutoksia toimiston käyttäytymisessä tai äkillisiä muutoksia yrityksen työnkulussa. Kun ne on toteutettu, ne eivät ainoastaan säästä yrityksesi rahaa paperitilauksissa, vaan arvokasta aikaa, joka kuluu painettujen asiakirjojen käsittelyyn, ylläpitoon ja vaivalloisesti etsimiseen. Lisäksi sinulla on todennäköisesti enemmän mielenrauhaa tietäen, että olet saattanut pelastaa muutaman puun tänä vuonna.