A Guide to Work Orders & Work Order Management (otos mukana)

työmääräys on asiakkaan ja hänen haluamansa työn välinen sidekudos. Työtilaukset toimivat paperijäljenä, joka määrittää, mitä organisaatiossa on tehtävä, milloin ja kuinka paljon. Työtilausten hallinta on elinehto monilla toimialoilla, jotka tarjoavat huoltoa ja huoltoa.

useimmat meistä ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai saaneet työmääräyksen, mutta kuten niin suuri osa siitä, mikä on tavallista, meillä ei ole tarkkaa käsitystä siitä, mikä se on ja miksi se on niin tärkeä linkki monissa liiketoimissa.

mikä on työmääräys?

työtilaus on asiakirja, joka kuvaa asiakkaan ja urakoitsijan välistä työtä. Työtilaukset voidaan tuottaa organisaation sisäiseen käyttöön, todennäköisesti työnhallintaohjelmiston avulla, mutta yleisimmin ne toimivat asiakkaan ja sen välillä, jonka kanssa hän tekee sopimuksen halutun työn tekemisestä.

työtilaus sisältää kuvauksen työstä ja arvion siitä, mitä sen tekeminen maksaa, mukaan lukien työ, osat ja materiaalit. Mukana voi olla lomakkeita riippuen siitä, minkä tyyppistä työtä olet määrittämässä, mikä voi vaatia lupia tai muuta paperityötä.

työtilauksessa on myös tieto siitä, missä työtä tarvitaan, kuka sen tekee ja millä aikataululla se pitäisi saada valmiiksi. Mukana on myös asiakastiedot, joita voi käyttää laskuna työstä.

liittyvät: Free Work Order Template for Excel

mihin työtilauksia käytetään?

Työtilaukset standardoivat työnkulun ja luovat yksinkertaisen ja nopean prosessin työn ajoittamiseksi, osoittamiseksi ja seuraamiseksi samalla kun dokumentoidaan resursseja ja seurataan suorituskykyä.

työtilauksia käytetään pääasiassa rakennusteollisuudessa palvelupyyntöihin, mutta niitä voidaan käyttää myös tuotteisiin, tarkastuksiin ja auditointeihin. Työtilauksista ei välttämättä aina puhuta sellaisenaan. Esimerkiksi teollisuudessa työtilausta kutsutaan usein myyntitilaukseksi, kun rakennus tai suunnittelu tapahtuu.

riippumatta siitä, millä toimialalla työtilausta käytetään, sitä käytetään työn tilan seurantaan ja seurantaan sen varmistamiseksi, että työ valmistuu ajallaan ja budjetissa. Tämä pitää paikkansa silloin, kun työtilauksia käytetään kenttäpalveluksessa tai alalla, jonka tehtävänä on säännöllinen tarkastus. Siinä suhteessa ne toimivat melkein kuin projektin tilannekatsaus.

Työtilaustyypit

rakenteeltaan työtilauksia on useita.

• lainausmerkit: tällainen työtilaus on luettelo tuotteista, joiden hinnoittelu on mukana. Nämä lainaukset otetaan talteen, ja asiakas voi sitten tehdä päätöksen siitä, täyttävätkö he työn taloudelliset vaatimukset. Nämä tuotteet eivät ole sitoutuneet inventaarioon.
• tilaukset: tarjoustyötilauksen ja tilauspohjaisen työtilauksen ero on siinä, että jälkimmäinen on luettelo tuotteista, jotka asiakas todennäköisemmin ostaa. Siksi nämä voidaan sitoa inventaarioon.
• Suunnittelematon Työtilaus: Tämä koskee työtä, jota ei ole suunniteltu etukäteen, kuten koneen rikkoutuessa tai kiireellisessä, suunnittelemattomassa korjaavassa tuotehuollossa.
• suunniteltu Työtilaus: kun sinulla on työtä, joka uusiutuu ja voidaan ajoittaa etukäteen, kuten ennakoiva kunnossapito tai muu automaattinen päivitys, sitä kutsutaan suunnitelluksi työtilaukseksi.
• sisäinen työjärjestys: nämä ovat työtilauksia, jotka ovat peräisin joltakulta organisaatiossa ja jotka lähetetään toiselle henkilölle samassa organisaatiossa. Valtaosa sisäisistä työtilauksista on digitaalisia.
• ulkoinen Työtilaus: kun työtilaus on peräisin organisaation ulkopuolelta, sitä kutsutaan ulkoiseksi työtilaukseksi. Nämä käydään usein läpi ja ajoitetaan ennen teloitusta.
• manuaalinen Työtilaus: Kunnossapitopäälliköt ajoittavat usein manuaaliset Työtilaukset käsin työpyynnön saatuaan. He antavat manuaalisia työtilauksia vastaavalle tiimin jäsenelle joko sisäisesti tai ulkoisesti.
• Automaattinen Työtilaus: Kun työmääräys voidaan asettaa ajoittamaan tehtävät automaattisesti vastaaville työntekijöille, usein ohjelmistotyökalun avulla, sitä kutsutaan automaattiseksi työtilaukseksi.

jos kyseessä on palvelutyötilaus, niin tuotteen sijaan tarkennetaan kyseisen työn toimitusaikataulua.

nämä tyypit ovat jokseenkin joustavia siinä mielessä, että kun työtilaus on tehty, se voidaan muuttaa tarjouksesta tilaukseksi, josta käy ilmi, kuinka moneen tarjouksessa olevaan tuotteeseen voidaan sitoutua. Tarjousta koskevassa toimeksiannossa on vain toimeksiantoa koskevia tietoja, kuten valtuutuspäivä.

Työtilausotos

saatat miettiä, mitä pitäisi olla työtilauksessa, jotta lopputulos olisi tehokkain. Saadaksemme paremman yleiskuvan työmääräyksistä ja siitä, mitä ne merkitsevät, katsotaanpa näytettä. ProjectManager.com on useita ilmaisia projektinhallintamalleja, ja alla olevassa kuvassa on täysi versio meidän työmääräys malliin. Hahmotellaan työjärjestyksen eri elementit ja miten niitä käytetään.

yhteystiedot ja sisäiset tiedot

ilmainen työtilausmallimme voidaan räätälöidä vastaamaan liiketoimintasi rajoja, mutta se on täysin ladattu perusasioilla. Huipulla on, jos paljon olennaisia tietoja, kuten yrityksen nimi, osoite ja yhteystiedot.

on myös paikka lisätä työtilausnumero, joka on avain työn seurantaan ja työtilauksen nopeaan löytämiseen. Tähän sisältyvät päivämäärät, jolloin työmääräys on annettu, milloin työn odotetaan alkavan, päättyvän ja milloin se on valmis.

voidaan asettaa prioriteettitaso. Työtilausta pyytänyt henkilö tunnistetaan ja hänelle annetaan asiakastunnus sisäiseen käyttöön. Suuremmille organisaatioille osasto voidaan määritellä.

työnkuva

työmääräyksen lihana on tietenkin työ ja siihen liittyvä työ ja materiaalit. Tässä kuvaillaan työ, kuka laskutetaan, ja tarvittaessa tunnistetaan, minne työ lähetetään.

tämän jälkeen on yksityiskohtainen kuvaus tehtävästä työstä ja siitä, kuinka monta tuntia kunkin jonotusajan tekemiseen kuluu, sekä työtehtävän suorittaneen työntekijän tahdista. Tämä on sitten yhteensä.

vaaditut Materiaalit

seuraavassa osiossa työmääräyksessä luetellaan työn suorittamiseen tarvittavat materiaalit, kuinka paljon kutakin, kustannukset ja mahdolliset verot. Kaikki tämä lisätään edellä yhteensä välisumma. Kaikki lisämaksut lisätään tähän välisummaan työmääräyksen kokonaishinnan saavuttamiseksi.

vihdoin on tilaa lisätiedoille. Sitten on allekirjoitus ja päivämäärä. Jälleen, tämä on työjärjestys esimerkki, mutta muutamia parannuksia voidaan soveltaa lähes kaikki työjärjestyksen sinun täytyy tuottaa.

hyvän työtilauksen johtamisen keskeiset periaatteet

työtilaus on käytännössä tehtävä. Se on tapa kuvata, määrittää ja seurata työtä varmistaakseen, että se on valmis ajoissa ja sovitussa budjetissa. Työtilauksen luomisen ja kulun hallinta sen siirtyessä aloituksesta toteutukseen ja loppuun saattamiseen on avainasemassa.

työtilausten hallintaprosessi seuraa kolmea yksinkertaista vaihetta:

1. Luo uusi työjärjestys: olipa kyseessä konkreettinen tai digitaalinen työtilaus, on tärkeää tehdä oikea henkilö(t) yksityiskohtia tähän tehtävään, mukaan lukien tiedot, kuten tarkoitus, prioriteettitaso, kuvaileva tieto, ja enemmän.
2. Liikenne organisaation kautta: varmista, että vastaanottajalla on tarvittavat tiedot, joita hän tarvitsee työtilauksen suorittamiseen määritystesi mukaisesti.
3. Sulje työtilaus, kun se on valmis: Jos haluat pitää työnkulun järjestyksessä, varmista, että kaikki Työtilaukset ovat valmiit ennen uuden työtilauksen luomista.

työjärjestyksen hallinnointiin osallistuvia ovat työn pyytäjä, hyväksymisvaltuutettu ja työn tekijät.

jonkinlainen raportointimekanismi auttaa myös pitämään kirjaa työstä ja varmistamaan, että se on valmis määräaikaan mennessä. Kun olet valmis, maksu on tarpeen, ja niin palkanlaskenta on oltava mukana hallita käsirahoja ja sitten lopullinen palkka.

Miten Projektinhallinta.com virtaviivaistaa työtilausten hallintaa

ProjectManager.com on palkittu ohjelmisto, joka auttaa organisoimaan työtä ja ajaa tehokkuutta. Työmääräysten tuottamista, seurantaa ja maksamista tehostaa pilvipohjainen työkalumme, joka antaa sinulle reaaliaikaista tietoa aina tietää, jos pysyt aikataulussa.

Kanban-levyillä voidaan luoda työtilauksia, lisätä liitteitä, asettaa prioriteetteja ja seurata edistymistä. Nämä levyt ovat erityisen houkuttelevia niille, jotka haluavat visuaalisen työnkulun. Työtilaukset tehdään digitaalisilla korteilla, jotka sitten sijoitetaan työn vaiheita kuvaavien sarakkeiden alle, jotka voidaan räätälöidä vastaamaan organisaatiosi nimikkeistöä.

Seuraa edistymistä parempien tulosten saavuttamiseksi

Seuraa edistymistä mittareilla, jotka heijastavat automaattisesti tilapäivityksiä ja laskevat mittareita, kuten aikaa, tehtäviä, kustannuksia ja paljon muuta. Jos olet esimerkiksi kokoamassa mekaanikon työtilausta ja miehistösi on kentällä, niin kauan kuin heillä on internet-yhteys, he voivat päivittää tilansa tai tehdä yhteistyötä kommentoimalla tehtävätasolla.

työajan kirjautumista voidaan seurata myös aikahietikoilla, jotka virtaviivaistavat myös palkanlaskentaa. Ne ovat turvallisia ja helppokäyttöisiä. Rajoittamaton tiedostojen tallennus tarkoittaa, että voit käyttää työkalua keskitettynä keskuksena hallita kaikkia työtilauksia.

ProjectManager.com on pilvipohjainen työkalu, joka organisoi työtä ja työntekijöitä tuottavuuden lisäämiseksi. Hallitse työtilauksia ja pidä tiimisi töissä missä he ovat tai milloin he työskentelevät. Kokeile ProjectManager.com tänään ottamalla tämän ilmaisen 30 päivän kokeilun.