blogi, resurssit

toimistojen muuttaminen voi mullistaa tavan tehdä bisnestä. Olitpa etsivät yksi iso tila antaa yrityksesi tilaa kasvaa tai laajentaa ulottuvuutta laajentamalla pienempiin satelliittitoimistoihin, on tonnia syitä, miksi haluat siirtää.

riippumatta motivaatiostasi, tämä opas auttaa sinua ja tiimiäsi valmistautumaan tarjoamalla kätevän toimiston uudelleensijoittamisen tarkistuslistan. Matkan varrella käymme läpi kaiken henkilöstön osallistamisesta päätöksentekoprosessiin COVID-19-taudin riskinarviointeihin. Liity seuraamme, kun tutkimme tärkeimpiä asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon muuttoasioissa.

suunnittelu ja määräaikojen asettaminen

valmistelu on avainasemassa, kun kyse on toimistomuutosta. Kun otat aikaa ajatellaksesi selkeästi yrityksesi muuttotavoitteita, säästät päänsäryn tulevaisuudessa ja varmistat, että siirtyminen sujuu mahdollisimman sujuvasti. Aseta kaikki ideasi paperille, mukaan lukien yksityiskohdat, kuten budjetti, ensisijainen sijainti(t) ja päivämäärä, jonka haluat siirtää.
toinen tärkeä osa suunnitteluvaihetta on asettaa määräajat toimistosi siirtomatkan avainkohdille: valitse aikataulu, jonka kuluessa voit suorittaa alustavat tutkimuksesi, toteuttaa tiimisi ideat ja päättää sitten luettelosta ominaisuuksista, joita ihanteellisella toimistollasi tulee olemaan. Sinun kannattaa sallia vähintään muutaman kuukauden kuluttua tämän tutkimuksen ja vertailla vaihtoehtoja ennen päätöksentekoa.

henkilöstön sitouttaminen

kun mietit, mikä toimistotyyppi sopisi parhaiten yrityksellesi, yritä sitouttaa tiimisi. Antamalla henkilökunnallesi sananvaltaa päätöksentekoprosessissa, et ainoastaan tee muutosta paljon tuottavampaa lyhyellä aikavälillä, vaan myös parannat työntekijöiden hyvinvointia ja pidätysastetta tulevaisuutta varten.
tuoreessa kyselyssä hieman alle 70% työntekijöistä kertoi, että toimistojen muuttaminen vaikutti myönteisesti heihin ja heidän liiketoimintaansa kokonaisuutena.muuton pääsyyksi nousivat sellaiset edut kuin enemmän tilaa tehtävien suorittamiseen ja työskentely visuaalisesti houkuttelevammassa ympäristössä.
tätä silmällä pitäen on todennäköistä, että tiimisi näkemykset uuteen toimistoon siirtymisestä perustuvat melko subjektiivisiin piirteisiin, joten niiden kuuleminen ennen haun aloittamista on fiksu päätös. Lähestymistapa, joka on toiminut hyvin asiakkaillemme on aloittaa epävirallisia chatit, sitten seurata yrityksen laajuinen kysely kun tiedät, mitkä ominaisuudet ihmiset välittävät eniten.

valintakriteerit

seuraava vaihe on laatia lista toimistosi muuton kriteereistä. Ymmärtäminen mitä henkilökunta etsii uudessa tilassa auttaa sinua saavuttamaan tämän. Jos joukkue on mieluummin paikan päällä pysäköinti tai tilava breakout alueilla, yritä ottaa tämä huomioon (vain varmista, että se vastaa omia tavoitteita ja olla realistinen oman budjetin).
ei hätää, jos ajatus lopullisen tarkistuslistan keksimisestä tuntuu aluksi hieman ylivoimaiselta. Se on tärkeä virstanpylväs toimistosi siirrossa, mutta olemme työskennelleet monien yritysten kanssa saadaksemme tämän osan kohdalleen aiemmin – ota yhteyttä ja ystävällinen tiimimme auttaa mielellään.

täydellisten tilojen löytäminen

kun kaikki alkututkimukset on hoidettu ja kriteerien tarkistuslista valmiina, on aika aloittaa haku. Kuten olemme jo puhuneet, suunnitelmien saaminen ajoissa ja aikataulun mukaisesti on tärkeä osa toimistojen uudelleensijoitusprosessia – mutta yritä olla kiirehtimättä varsinaista toimistohakua.
riippumatta siitä, missä paikassa(missä) olet päättänyt, kätevä toimistohakutyökalumme on täällä auttamassa sinua löytämään sinulle sopivat tilat sadoista paikoista ympäri Yhdistynyttä kuningaskuntaa. Kerro vain meille, missä haluat uuden toimistosi olevan, niin autamme sinua rajaamaan vaihtoehtojasi.
paikalliset lukitusrajoitukset sallivat, tarjoamme opastettuja kierroksia, joissa on sosiaalinen etääntyminen ja kaikki tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan, että saat asianmukaisen katseen ympärillesi vaarantamatta sinun tai henkilökuntasi turvallisuutta. Niille, jotka eivät halua osallistua henkilökohtaisesti, videonäkymät ovat joskus saatavilla (älä epäröi ottaa yhteyttä ja kysyä!)
360º virtuaalikierroksemme antavat myös mahdollisuuden tutustua toimistoihimme missä tahansa oletkin. Löysitkö paikan, josta pidät? Pään yli tahansa office sivuillamme kokea ulkoasua paikka omalla ajalla-klikkaa’ 360 ‘ kuvaketta kuvan alla.

riskinarvioinnit kun siirrät toimistoja

erityisesti COVID-19: n yhteydessä ja sopeudut “uuteen normaaliin”, henkilöstön turvallisuuden tulisi olla etusijalla toimistosi muuton aikana. Riskinarvioinnin on ylitettävä tavanomaiset terveys-ja turvallisuusnäkökohdat ja pohdittava avainkysymyksiä, kuten:

• onko henkilökunnallenne tarpeeksi pöytätilaa sosiaaliseen etäisyyteen?
• voidaanko ruokaloiden ja yhteistilojen istumapaikat jakaa toisistaan?
• onko aulassa sopivaa tilaa turvalliseen sisäänkirjautumiseen ja muihin varotoimiin ennen sisään astumista?
• onko olemassa helposti saavutettavia lavuaareja, keittiöitä ja kylpyhuoneita, jotta henkilökunta voi pestä kätensä säännöllisesti?
• voidaanko työtilat tuulettaa avaamalla lähellä olevat ikkunat ja ovet?

Katso lisätietoja HSE: n virallisista ohjeista COVID-19-pandemian aikaisista riskinarvioinneista.

ennen muuttoa

kun on tehnyt päätöksen ja allekirjoittanut katkoviivan, pitää alkaa miettiä itse muuton logistiikkaa. Tässä muutamia viimeisiä asioita, joita kannattaa harkita ennen uuteen työhuoneeseen siirtymistä:
1. Appoint an office relocation manager
hyvä idea, jonka olemme saaneet Bizspacen asiakkailta, on nimittää office relocation manager, joka valvoo itse muuton käytännön asioita. He vastaavat hienosäätöjen järjestämisestä, kuten toimiston osoitteenmuutoksesta ja muista jäljempänä käsitellyistä seikoista. Aloita hakemusten vastaanottaminen, kun olet päättänyt, että siirryt toimistolle, ja tarjoa jonkinlaista korvausta ylimääräisestä vastuusta.
2. Wi-Fi-ja puhelinlinjat
älä unohda selvittää Wi-Fi-ja puhelinlinjoja. Muista, että siellä voi olla joitakin seisokkeja – varsinkin jos vaihdat tarjoajia – joten saada tämä suunniteltu muutaman viikon ennen muuttoa. Jos valitset huolletun toimiston, on todennäköistä, että joitakin olennaisia tiloja sisältyy vuokrapakettiisi, mutta varmista, että tarkistat tämän etukäteen.
3. Osoite ja puhelinnumero
yksi toimistosi siirtopäällikön keskeisistä tehtävistä on järjestää osoitteen ja puhelinnumeron muutos. Sinun tulisi pyrkiä pitämään puhelinnumerosi samana kätevänä asiointipisteenä asiakkaille ja toimittajille. Jos tämä ei ole mahdollista, järjestä soitonsiirtopalvelu ja kerro yhteystietosi uudesta numerosta ja osoitteesta. Aseta lopuksi postin uudelleenohjaus uuteen toimistoosoitteeseesi.
4. Toimistotoimitukset
tähän viimeiseen pisteeseen liitettynä haluat myös ilmoittaa toimistotoimitusten toimittajille osoitteenmuutoksestasi (tai järjestää uusia toimittajia, jos olet muuttamassa kauemmas). Ruoasta ja juomasta siivoustarvikkeisiin ja paperitavaraan on paljon asioita, jotka henkilökuntasi haluaa toimittaa heti, joten tämän selvittäminen ajoissa varmistaa sujuvan siirtymisen kaikille mukana oleville.
5. Turvallisuus ja vakuutus
Toimistoturva voidaan kattaa osana vuokrasopimustasi, mutta tarkista, että sinulla on jotain sopivaa valmiina hyvissä ajoin, jotta vältät nikottelut. Vastaavalla merkille, sinun täytyy myös miettiä, minkä tyyppisiä vakuutuksia sovelletaan yrityksesi. Tämä voisi sisältää asioita, kuten sisältö & varastossa, rakennuksen kansi, ja julkinen vastuuvakuutus.
6. Mieti kalusteita ja varastointia
riippuen siitä, millaiseen pakettiin menet, saatat joutua pohtimaan vaihtoehtoja kalusteiden ja varastoinnin suhteen. Kun otetaan huomioon yrityksesi kasvu – tai vähennyssuunnitelmat, varmista, että sinulla on riittävästi työpöytiä, kaappeja ja kaappeja koko työvoiman tarpeisiin-ja järjestä nämä, jos huomaat, että pulaa on. Jos mahdollista, kannattaa käydä mittaamassa ennen kuin ostaa mitään.
7. Lopputarkastukset
suuntaa uuteen työhuoneeseesi noin viikkoa ennen muuttopäivää suorittamaan lopputarkastuksia. Suosittelemme käydä läpi listan olemme antaneet täällä vielä kerran ja tikittää asioita pois kuin menet varmista, että osut maahan käynnissä.
tämä BizSpace-opas on tarjonnut täydellisen toimiston uudelleensijoittamisen tarkistuslistan, jossa käydään läpi kaikki tärkeät yksityiskohdat, jotka tekevät muutosta sujuvan ja onnistuneen. Jos haluat käyttää fyysistä tarkistuslistaa organisaatiossasi, voit ladata PDF-tarkistuslistan, joka sisältää kaiken, mitä olemme käsitelleet.
jos haluat lisätietoja – tai keskustella suunnitelmistasi ystävällisen ja kokeneen tiimimme kanssa-älä epäröi ottaa yhteyttä meihin tänään.