Common mistakes in… suunnittelun kehittämisprosessi

suunnittelun kehittäminen, prosessi, jolla kohteen spesifikaatio tai korkean tason suunnittelu muunnetaan yksityiskohtaiseksi suunnitteluksi, joka mahdollistaa rakentamisen etenemisen, on keskeinen piirre suurissa rakennushankkeissa. Suunnittelupohjaisesti hankittavien projektien osalta asiakkaat tarvitsevat varmuuden siitä, että suunnittelijan laatima suunnitelma täyttää heidän vaatimuksensa. Tästä syystä suurhankkeiden rakennussopimuksiin sisältyy tyypillisesti yksityiskohtainen suunnittelun kehittämismenettely.

selkeä ja harkittu menettely, joka sopii yhteen sopimuksen perustana olevien kaupallisten kuljettajien kanssa, suojaa molempia osapuolia. Se voi olla myös rahoittajien vaatimus, erityisesti RAHALAITOSHANKKEIDEN tapauksessa. Toisaalta epäselvä menettely voi hämärtää sopimusvastuita ja johtaa sekaannuksiin.

Tässä muutamia suunnittelun kehitysprosessiin liittyviä tehtäviä ja kieltoja.

älä sekoita suunnittelukehitystä suunnittelun kehittämisprosessin mukaiseen suunnittelun hyväksyntään, vaan suunnittelu toimitetaan asiakkaalle ohjelman mukaisesti, jolloin asiakkaan on vastattava tietyn ajan kuluessa. Menettelyn tarkoituksena on antaa asiakkaalle näkyvyyttä suunnittelusta sen edetessä. Se ei ole” hyväksymisprosessi”, eikä sen pitäisi muuttaa suunnitteluriskin jakamista, joka suunnittelu-ja rakennussopimuksessa kuuluu toimeksisaajalle.

on oltava selkeä, jos jonkin huomautuksen on tarkoitus toimia hyväksyntänä tietyissä hankkeissa, saattaa olla tarpeen, että suunnittelun kehittämismenettelyyn sisältyy rajoitettu hyväksyntämekanismi. Hyvä esimerkki on sairaalan rakentaminen-urakoitsija vaatii vahvistuksen siitä, että suunnittelu täyttää toiminnalliset perusvaatimukset (esimerkiksi leikkaussalien sijainti). Koska asiakkaalla on parhaat edellytykset vahvistaa tällaiset asiat (kutsutaan “adjacencies”), on asianmukaista, että se allekirjoittaa ne.

myöhempi muutos hyväksyttyyn osaan käsitellään muutoksena ja urakoitsijalla on oikeus vaatia lisäaikaa ja kustannuksia.

suunnittelun kehitys on käsitteellisesti ja käytännössä erillinen sopimusmuutosmekanismista. Jos tätä ei ymmärretä, prosessi saatetaan käyttää väärin

on selvää, että on syytä kommentoida/hylätä suunnittelua, jotta prosessi toimisi tehokkaasti. Sallittuja huomautuksen tai hylkäämisen perusteita ovat tyypillisesti:

• suunnittelu ei ole sopimusspesifikaation
• suunnittelu ei ole lakisääteisten vaatimusten mukainen
• toimeksisaaja ei ole toimittanut riittävästi tukitietoja, joiden perusteella toimeksisaaja olisi voinut tarkistaa suunnitelman.

älä sekoita suunnittelun kehitystä variaatioihin Design development on käsitteellisesti ja käytännössä erillinen sopimuksellisesta variaatiomekanismista. Tämän ymmärtämättä jättäminen voi johtaa prosessin väärinkäyttöön. Jos asiakas haluaa esittää huomautuksensa tai hylätä mallin muista kuin sopimuksessa mainituista syistä, toimeksisaajalla on oikeus riitauttaa asiakkaan huomautukset ja perustelluissa tapauksissa vaatia muutosta, jos asiakas vaatii niiden toteuttamista.

rajapinnassa on muitakin ongelmia variaatioiden kanssa. Entä jos oikeutettu huomautus johtaa siihen, että jotain muuta piirrettä on muutettava? Joissakin sopimuksissa mainitaan nimenomaisesti, voidaanko tällainen muutos katsoa muutokseksi vai ei.

älä jätä vastaamatta asiakkaiden tulee aina vastata ehdotuksiin, jotka on toimitettu määräajassa. Jottei hanke viivästyisi, sopimuksessa määrätään usein, että jos asiakas ei vastaa, sillä ei katsota olevan huomautettavaa. Jos asiakas haluaa myöhemmin muuttaa tai hylätä mallin, hänelle ei ehkä jää muuta vaihtoehtoa kuin ohjeistaa muutos, josta voi aiheutua aika-ja kustannusvaikutuksia.

jos suunnittelun kehittämiseen liittyvä riita syntyy, se olisi ratkaistava nopeasti ja mieluiten lopullisesti. Tästä syystä asiantuntijoiden päättäväisyys voi olla sopivin foorumi. Muista kuitenkin, että useimmat rakennusurakat Yhdistyneessä kuningaskunnassa kuuluvat rakennuslain piiriin, joten kummalla tahansa osapuolella on oikeus siirtää riita-asia ratkaistavaksi milloin tahansa.

Iain Suttie on associate at Berwin Leighton Paisner