ennen laajentumista virtuaaliseksi asianajotoimistoksi: mitä sinun tarvitsee tietää

virtuaaliset Asianajotoimistot hankkiutuvat eroon perinteisistä kivijalkatoimistotiloista ja haluavat sen sijaan palvella asiakkaitaan ensisijaisesti—ellei kokonaan—teknologian avulla.

tästä lähestymistavasta on tulossa yhä suositumpi Tietoliikennetekniikan huomattavien edistysaskelten sekä alati käynnissä olevan pyrkimyksen löytää kilpailukykyisempiä liiketoimintamalleja ja parantaa voittomarginaaleja. Lisäksi COVID—19-pandemia on aiheuttanut seismisen muutoksen siinä, miten yritykset ja asiakkaat sitoutuvat toisiinsa-yhä useammat ihmiset ovat nyt täysin mukavia yritysten kanssa ilman, että heidän on koskaan oltava vuorovaikutuksessa heidän kanssaan henkilökohtaisesti.

mutta mitä virtuaalisen asianajotoimiston menestyksekäs pyörittäminen vaatii? Mitä ainutlaatuisia haasteita kohtaat pyörittäessäsi yritystäsi virtuaaliympäristössä?

tässä viestissä tutustumme joihinkin peruskysymyksiin, joita sinun on käsiteltävä perustaessasi virtuaalista asianajotoimistoa, ja tarkastelemme joitakin yleisiä ongelmia, jotka todennäköisesti ilmaantuvat, kun olet toiminnassa.

What we ‘ ll cover:

• virtuaalisen asianajotoimiston pyörittämisen edut
• miten virtuaalisen asianajotoimiston voi perustaa: Perusasiat
• työkalut, joita tarvitset virtuaalisen asianajotoimiston pyörittämiseen

yrityksenä, joka on rakentanut työkalun, joka on suunniteltu auttamaan sinua pitämään asianajajasi, henkilökuntasi ja asiakkaasi yhteydessä, meillä on omakohtainen katsaus työkaluihin, ihmisiin ja prosesseihin, joita tyypillisesti tarvitaan, jotta yrityksesi siirtyminen virtuaalimaailmaan onnistuu.

niin, aloitetaan tarkastelemalla etätyömallin käyttöönoton etuja asianajotoimistossasi.

Katso, miten nämä neljä asianajotoimistoa Floridasta, Chicagosta ja New Yorkista muokkasivat toimintaansa niin, että ne toimivat mistä tahansa käsin—mutta tarjosivat silti erinomaisen asiakaskokemuksen. Lataa ilmainen case study playbook!

virtuaalisen asianajotoimiston edut-miksi?

jotkut asianajajat pelkäävät ajatusta lisätä teknologiaa käytäntöihinsä, ja aivan oikeutetusti.

he pelkäävät, että näin toimiminen altistaa heidät tarpeettomille turvallisuus-ja yksityisyysriskeille. Mutta tosiasia on, että useimmat nykyajan työkalut eivät ole vain turvallisia, ne ovat myös erittäin asiakasystävällisiä ja luotettavia.

jos voit voittaa tämän teknisyysepäilyn (ja ottaa käyttöön oikeat protokollat, tietenkin), saat arvostaa näitä liiketoiminnan etuja johtamalla yritystä virtuaalisesti:

pienemmät yleiskustannukset

yrityksen johtamisen keskeinen etu on se, että voit säästää huomattavasti yleiskustannuksissasi. Sen sijaan, että maksaisit kiinteän toimistotilan ja kaikki sen mukana tulevat materiaali—ja ylläpitokustannukset, voit pyörittää täysin toimivaa asianajotoimistoa pilvipalvelussa-murto-osalla kustannuksista.

vapaus (!)

yksi arvokkaimmista omaisuuksistamme on aika. Ja työmatkaliikenne voi viedä suhteettoman paljon aikaamme, olipa kyse työmatkaliikenteestä toimistoon tai matkustamisesta tapaamaan asiakkaita.

kun pyörittää virtuaalista lakifirmaa, voi tätä aikaa saada paljon takaisin. Katso videolta, miten MHP&s Law Tennesseestä pyörittää erittäin menestyvää etäyhteysyritystä.

enemmän valtaa houkutella ja säilyttää lahjakkuuksia

säästöt, joita saat Pienemmästä yleiskatteesta, merkitsevät usein sitä, että sinulla on varaa maksaa asianajajillesi (ja itsellesi) avokätisempää korvausta kuin perinteiselle yritykselle. Paremmat korvaukset tekevät firmastanne houkuttelevamman.

mutta monien juristien mielestä virtuaalifirmamalli vetoaa myös muista syistä. Tosiasia on, että etätyötä tekevillä lakimiehillä on taipumus hallita paljon paremmin työ-ja yksityiselämän tasapainoaan. He käyttävät vähemmän aikaa työmatkoihin ja heillä on vapaus valita, miten, milloin ja missä he työskentelevät—olipa se kotona, kahvilassa tai odottaessaan lasten tanssitunnin päättymistä.

parempi asiakaskokemus

alhaisempien yleiskustannusten ansiosta voit siirtää osan kustannussäästöistä asiakkaillesi alhaisempien laskutusmaksujen tai uusien palkkiorakenteiden muodossa. Se tarkoittaa myös sitä, että sinulla on varaa ottaa joitakin riskialttiimpia tai erikoisempia tapauksia kuin perinteisemmällä mallilla. Tämä tekijöiden yhdistelmä voi tehdä yrityksesi houkuttelevammaksi paljon laajemmalle asiakaskunnalle.

miten perustat virtuaalisen asianajotoimiston: perusasiat

ennen kuin otat virtuaalimallin käyttöön asianajotoimistossasi, sinun on mietittävä paljon seuraavia asioita:

toimistotilat

yksi ensimmäisistä asioista, joita kannattaa miettiä ennen virtuaalitoimistoksi siirtymistä, on, pitäisikö sinulla olla minkäänlaista kiinteää toimistotilaa. Odotatko tarvitsevasi isännöidä asiakkaita henkilökohtaisesti usein? Jotkut yritykset omaksuvat hybridimallin, jossa työvoima on puoliksi hajautettua, mutta fyysinen toimistotila on pienempi, kun taas toiset yritykset ovat täysin syrjässä ja hankkiutuvat kokonaan eroon kivijalkakaupoista.

tiimirakenne

useimmat virtuaaliyritykset noudattavat samanlaista organisaatiohierarkiaa kuin perinteiset yritykset ja käyttävät samanlaista hallintorakennetta asianajajien, lakimiesten ja tukihenkilöstön välillä.

se, miten yrityksesi osastot on järjestetty, riippuu tietenkin suurelta osin siitä, millaisia asioita käsittelet. Se sanoi, on tavallista, että virtuaaliyrityksillä on saanti ja lähetteet osasto suodattamaan huonosti sopivat tapaukset, riita-asioiden osasto, kun sovintoja ei voida saavuttaa, markkinointitiimi käsittelemään edistäminen ja sosiaalinen media, ja hallinnollinen tiimi käsittelemään tilejä ja rutiininomaisia operatiivisia tarpeita.

prosessi

kun siirryt etämalliin, sinun on päivitettävä yrityksesi toimintatavat ja prosessit, jotta voit mukautua vaihtoon ja varmistaa, että Palveluissa on mahdollisimman vähän häiriöitä, kun työntekijät ja urakoitsijat pääsevät käsiksi etätoimintaan. Esimerkiksi

kaikille pitäisi olla selvää, miten tapaukset käsitellään uudessa virtuaalisessa asetelmassa. Kun uusi tapaus on annettu lakitiimille, miten he aluksi tavoittavat asiakkaan keräämään lisätietoja tapauksesta ja mitä järjestelmiä he käyttävät kirjeenvaihdon ylläpitämiseen?

kun päivitetyt prosessisi on määritelty, varmista, että kerrot näistä uusista odotuksista johdonmukaisesti kaikille. Kenelläkään ei pitäisi olla epäselvyyttä siitä, milloin verkkoaika on, miten tehtäviä pitäisi jakaa ja mitä kanavia pitäisi käyttää viestintään.

voisi myös olla hyvä idea isännöidä viikoittaista kokouskokousta, jonka aikana voit selvittää virtuaaliseen tapauskohtaiseen hallinnointiin liittyviä asioita—ainakin siihen asti, kunnes kaikki ovat selvillä.

osan katsominen

vaikka työskentely virtuaalisessa asianajotoimistossa tarkoittaa sitä, että tiimisi jäsenet voivat vaikuttaa enemmän henkilökohtaisiin työjärjestelyihinsä, on silti tärkeää, että kaikki luovat ammattimaisen kuvan. Tämä on erityisen tärkeä tekijä, jos asianajajasi käyttävät videoneuvotteluja kommunikoidakseen asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa.

yrityskulttuurin kehittäminen

virtuaalisen asianajotoimiston pyörittäminen aiheuttaa ainutlaatuisia vaikeuksia, joita ei välttämättä ole perinteisessä kivijalkamiljöössä.

ehkä suurin ongelma on sen miettiminen, miten luoda ja ylläpitää tervettä ja yhteisöllistä työkulttuuria, kun työkaverit ovat eri paikoissa.

työkavereiden voi olla vaikeampi rakentaa suhteita toisiinsa, koska heidän ei ole mahdollista kommunikoida henkilökohtaisesti. Tällainen viestintä on vaikea jäljitellä, koska siihen liittyy poimien hienovaraisia vihjeitä ihmisten ilmeet, äänensävy, ja kehon kieli. Nämä vihjeet ovat tärkeitä signaaleja, jotka auttavat ihmisiä tutustumaan toisiinsa paremmin – ajattele vain, miten vaikeaa voi olla välittää huumoria, ironiaa tai sarkasmia kirjallisesti.

tähän liittyvä haaste tiiviin, virtuaalisen työkulttuurin rakentamisessa on perinteisen “vesijäähdyttimen” chatin puuttuminen. Etätyöntekijät ovat taipuvaisia tuntemaan olevansa “kellon päällä” aina, kun he ovat vuorovaikutuksessa puhelimitse tai kirjallisesti, ja he saattavat olla taipuvaisempia pitämään kaiken yksinomaan työhön liittyvänä.

näihin asioihin voidaan puuttua muutamalla tavalla. Ensimmäinen asia on toistuvasti kommunikoida yrityksesi ydinarvot ja mission julkilausuma edistää tunnetta yhtenäisyyden ja yhteisen tarkoituksen. Toinen on järjestää säännöllisiä kahdenkeskisiä ja tiimikokouksia, joiden aikana varataan aikaa henkilökohtaiselle keskustelulle. Vielä yksi yleisesti käytetty tapa vaalia joukkuehenkeä on järjestää säännöllisiä tapaamisia, joissa tiimisi jäsenet voivat tavata ja seurustella—se voi olla jotain hillittyä, kuten kesäinen grilli tai ylellisempi tapahtuma, kuten viikon mittainen vuotuinen retriitti.

Viime kädessä tiimisi päivittäinen valmius työskennellä yhdessä ja kehittää vahvoja suhteita riippuu kuitenkin pitkälti käytössä olevista viestintäjärjestelmistä. Joka vie meidät seuraavaan kohtaan…

👀 selvitä, miten yksi Asianajotoimisto tarjoaa 24/7 asiakaskokemuksen—olematta verkossa 24/7.

virtuaalilakifirman pyörittämiseen tarvittavat työkalut

teknologia muodostaa minkä tahansa etätiimin selkärangan. Virtuaalinen yrityksesi ei yksinkertaisesti toimi ilman sopivaa viestinnän työkalupakkia ja järjestelmiä, joiden avulla voit helposti (ja turvallisesti!) hallita tärkeitä asiakastiedostoja ja tietoja. Koska joku käynnissä virtuaalinen yritys, sinun pitäisi aina olla hakevat uusia teknologioita, jotka voisivat auttaa sinua ratkaisemaan liiketoiminnan ongelmia.

kun siirryt virtuaaliseen, sinun on ensimmäiseksi kartoitettava jo käyttämäsi työkalut, jotta voit selvittää, mitä muuta tarvitset. Useimmat yritykset luottavat voimakkaasti lakikäytännön hallintaohjelmisto käsitellä olennaisia toimintoja, kuten nimittämisen aikataulutus, ajan seuranta, konfliktien tarkistaminen, ja oikeustapauksen hallinta. Sinun pitäisi ottaa aikaa huolellisesti harkita vaihtoehtoja ja pitää mielessä, että saatat myös joutua investoimaan lisää joukkue koulutusta hyödyntää kaikki uudet työkalut hyväksyt.

kun on kyse tiimiviestinnästä virtuaalisessa työympäristössä, ei voi olettaa, että se toimisi tehokkaasti luottaen pelkästään sähköpostiin ja puhelimeen. Postilaatikot saavat sekainen ja tärkeitä keskusteluja saada haudattu, kun taas puhelut eivät ole hyvin sopii tiettyihin tehtäviin, kuten dokumentointi olennaisia tietoja myöhempää käyttöä varten.

puhelin

huolimatta siitä, mitä kukaan sanoo juuri nyt, on kuitenkin vaikea väittää, että puhelinpalvelu on välttämätöntä lähes jokaiselle asianajotoimistolle, virtuaalisesti tai ei. Vaikka videoneuvottelu on loistava uusi vaihtoehto (lisää siitä myöhemmin), puhelu on silti yksi helpoimmista ja kätevimmistä tavoista ottaa yhteyttä asiakkaisiin (ja heidän tavoittaa sinut liian).

nyt tähän voisi tietysti käyttää ihan tavallista bisnespuhelinta. Mutta jos olet puhelimessa usein asiakkaiden ja työkavereiden kanssa, niin saatat tarvita jotain vähän hienostuneempaa. Esimerkiksi, tiesitkö, että on olemassa viestintäsovelluksia, joiden avulla voit kääntää puhelun puhelimesta tietokoneeseen?

sen lisäksi, että joissakin näistä sovelluksista Voit myös vaihtaa puhelun videopuheluun (jos haluat puhua kasvotusten tai jakaa näytön) yhdellä napautuksella:

ja molemmat näistä siisteistä ominaisuuksista tulevat RingCentral desktop ja mobile app! Voit katsoa sen tarkemmin täältä:

️ ️ Get a hands-on look at how RingCentral works by booking a product tour!

valitse aika

💰 voit myös käyttää tätä laskuria nähdäksesi, kuinka paljon yrityksesi voisi säästää käyttämällä ringcentralia tukemaan tiimisi viestintää keskenään. (Ja asiakkaat, ja urakoitsijat, ja kumppanit jne.)

pikaviestintä

lisäksi noin joka kolmas (34%) Asiakas pitää parempana sitä, että asianajajat antavat heille mahdollisuuden pitää yhteyttä live-chatin tai videoneuvottelun kaltaisten kanavien kautta.1 on luultavasti turvallista olettaa, että tämä luku on vielä suurempi asiakkaille, jotka erityisesti hakevat neuvoja virtuaalinen asianajotoimisto.

videoneuvottelu

jos pyörität virtuaalista asianajotoimistoa, yksi suurimmista muutoksista on todennäköisesti siirtyminen henkilökohtaisista kokouksista virtuaalisiin kokouksiin.

eli tarvitset hyvän videoneuvotteluohjelman. (Lue lisää siitä, miten valita hyvä työkalu yrityksesi.)

joten, jos johdat online-keskittynyttä asianajotoimistoa, on tärkeää investoida työkaluihin, jotka tekevät hajautetun tiimisi yhteistyön mahdollisimman helpoksi ja jotka antavat asiakkaillesi erilaisia tapoja pitää yhteyttä.

esimerkiksi ringcentralin virtuaalityötila asianajotoimistoille tekee juuri tämän yhdistämällä pikaviestit, videokokoukset ja nykyaikaisen yrityspuhelinjärjestelmän yhdeksi helppokäyttöiseksi viestintäalustaksi. Ja kyllä, se toimii millä tahansa laitteella-Mac tai PC, Android tai iOS:

alusta luo asiakkaille jatkuvan viestintälinjan ja kokoaa kaikki heidän viestinsä—sosiaalisesta mediasta, sähköpostista ja live—chatista-yhteen keskitettyyn kojelautaan, jotta tiimisi voi vastata nopeasti ja tarkasti.

samaan aikaan tiimisi jäsenet voivat pysyä synkronoituina keskenään videokokousten kautta, hallita caseloadeja ja jakaa tiedostoja tiimiviestien kautta sekä kaapata ja seurata asiakkaiden vuorovaikutusta puhelulokien kanssa.

ratkaisevaa on, että RingCentral-alusta antaa sinulle lisää mielenrauhaa suojaamalla kaikki keskustelusi ja asiakastietosi vankkojen turvatoimiensa avulla. Kaiken lisäksi all-in-one-viestintäalustana sinun ei enää tarvitse tilata useita työkaluja vain pitääksesi tiimisi yhteydessä!

valmis siirtymään virtuaaliseen asianajotoimistoon?

hyödyistä huolimatta loikka virtuaalisen asianajotoimiston pyörittämiseen ei ole heikkohermoisille. Tarvitaan huomattavaa valmistautumista, jotta prosessien, teknologian ja henkilöstön välinen vuorovaikutus olisi sujuvaa virtuaaliympäristössä.

tämä sanoi, Jos teet tarvittavat valmistelutyöt etukäteen ja olet valmis tekemään paljon mukautuksia, kun löydät tiesi tähän uuteen maastoon, virtuaalifirman palkkiot voivat olla merkittäviä.