Event Management: a step-by-step guide on how to use it in your events

Event management. Se on lause, jota heitellään paljon, – mutta mitä se tarkoittaa tapahtumien hallitsemisen lisäksi? Ja mikä vielä merkittävämpää, miten sitä voidaan käyttää tapahtumissa?

jokainen tapahtumatyyppi vaatii ainutlaatuisen taidon ja tietotaidon, joka auttaa sinua lieventämään kaaosta ja järjestämään sujuvia, mukaansatempaavia tapahtumia osallistujillesi.

siinä on paljon käsiteltävää, minkä vuoksi tässä artikkelissa käymme läpi tapahtumien hallinnan keskeiset käsitteet ja näytämme, miten niitä voidaan soveltaa suoraan tapahtumiisi.

Tapahtumahallinto selitti

yksinkertaistettuna Tapahtumahallinta on tapahtuman koordinointia, suunnittelua, järjestämistä ja toteutusta. Termi kattaa projektinhallinnan kaikilla osa-alueilla tapahtuman, joka voi olla mitä tahansa löytää puhujia lähettää tapahtuman jälkeisiä kyselyjä. Lisäksi tapahtumien hallintaa voidaan soveltaa mihin tahansa tapahtumaan missä tahansa ympäristössä.

vaikka termiä “Tapahtumasuunnittelu” käytetään usein synonyymisesti, Tapahtumahallinta on käytännönläheisempää ja liittyy enemmän logistiikkaan ja kokonaiskäsittelyyn ennen itse tapahtumaa ja päivää.

miksi tapahtumien hallinta

tapahtuman hallinta oikein on välttämätöntä, jotta tapahtuma onnistuisi. Yksinkertaisesti sanottuna, riippumatta siitä, kuinka hyvä paikka, kaiuttimet tai viihde ovat, epäonnistuminen saada perusasiat tekijät oikein, kuten budjetointi ja logistiikka, tarkoittaa, että voit altistaa itsesi mahdollisesti ennakoimattomia haasteita.

joten ajattele asiaa näin: mitä enemmän aikaa panostat tapahtumahallintaan, sitä ammattimaisempi tapahtumasi on.

Virtual event management

verkkotapahtumien nopea nousu on pakottanut meidät nopeasti ottamaan henkilökohtaisen tapahtumahallinnan tietotaitomme ja sopeuttamaan sen virtuaalimaailmaan. Tehtävät, kuten paikan löytäminen, terveys-ja turvallisuusprotokollien luominen ja tarjoilut, on korvattu oikean teknologian löytämisellä ja arvokkaan sisällön luomisella ja osallistujien sitouttamisella.

siksi virtuaalitapahtumaa hallinnoitaessa pitäisi ymmärtää sen takana olevan logistiikan lisäksi myös lisätä lisäpainotusta kiinnostavan sisällön luomiseen.

tapahtumajärjestämisen viisi askelta

nyt on perusasiat selvitetty, sukelletaan tapahtumajärjestämisen viiteen perusaskeleeseen. Näitä voidaan soveltaa mihin tahansa tapahtumaan, ja niiden pitäisi antaa sinulle runsaasti tietoa, jota voidaan soveltaa suoraan tapahtumiisi, missä tahansa muodossa.

Vaihe 1: Luo tavoite ja tee kotiläksysi

onnistuneen tapahtuman ensimmäinen vaihe on määritellä tavoitteesi ja luoda toimintasuunnitelma siitä, miten aiot toteuttaa sen. Aloita tunnistamalla, mitä haluat saavuttaa, keskity yhteen tavoitteeseen ja todella pyri siihen. Monissa tapauksissa tämä on itsestään selvää. Esimerkiksi, ehkä haluat käynnistää uuden tuotteen tai ehkä haluat luoda ylimääräisiä johtaa.

mitä tahansa päätätkin, on tärkeää perehtyä yksityiskohtiin, sillä näin Saat selkeämmän kuvan tapahtumasta, mikä helpottaa asioiden hallintaa pitkällä aikavälillä. Sitten, kun olet tunnistanut tavoite on aika alkaa tehdä tutkimusta.

Poista Mikroluovutus siitä, mitä haluat saavuttaa, ja kartoita toimet, joilla pääset sinne. Tämä auttaa tarkentamaan tapahtumasi laajuutta ja tunnistamaan toimet, joita tavoitteesi saavuttamiseksi tarvitaan.

mitä enemmän tutkimusta tehdään, sitä yksityiskohtaisempi ja tarkempi tapahtuma on. Ja tämän lisäksi sinulla on parempi käsitys tapahtuman toteuttamiskelpoisuudesta, erityisesti budjetista ja siitä, miten tämä vastaa tavoitettasi.

Vaihe 2: Valitse teemasi ja hahmottele tapahtuma

nyt kun olet tehnyt tutkimuksesi, on aika käyttää alustavia havaintojasi luodaksesi konkreettisen toimintasuunnitelman tapahtumallesi. Tärkeää on, että tämä antaa sinulle perustan alkaa suunnitella tapahtuman niin käydä läpi jokainen yksityiskohta, kuitenkin, pieni se voi olla.

tässä on lista kysymyksistä, joiden avulla voit selvittää nämä yksityiskohdat:

• mikä on tapahtuman aihe?
• kuka on kohdeyleisö?
• missä ja milloin tapahtuma järjestetään?
• mikä on formaatti?
• mikä on tapahtuman kesto?
• kuinka monta osallistujaa voin odottaa?
• kuka tapahtumassa puhuu?
• tarjoanko toimintaa vai viihdettä?
• Miten saan pidettyä osallistujat sitoutuneina?
• veloitatko lipuista?
• tarvitaanko sponsoreita?
• mitä tapahtumatekniikkaa tarvitsen?

tässä on paljon ajattelemisen aihetta ja paljon lisää kysymyksiä, joihin on puututtava. Olennaista on, että saat itsesi mietteliääseen ajattelutapaan, jossa näet kaikki mahdolliset yksityiskohdat ja tapahtumat tapahtuman ympärillä. Näin voit tunnistaa mahdolliset ongelmat, joita voi syntyä varhaisessa vaiheessa.

Vaihe 3: Hio yksityiskohtia

nyt sinulla pitäisi olla hyvä käsitys siitä, miltä tapahtuman pitäisi näyttää, eli on aika kääntää tämä todeksi. Tämä vaihe on ylivoimaisesti eniten aikaa vievä ja koostuu pitkästä luettelosta toimia (katso alla) riippuen tapahtuman olet käynnissä.

• tapahtumapaikkojen (tai online-tapahtumapaikkojen), myyjien, puhujien, sponsoreiden jne.löytäminen
• Tapahtumasivuston Rakentaminen ja tapahtumaa edeltävän viestinnän käynnistäminen
• tapahtumamarkkinointi ja tiedotus
• vastausten seuranta ja tapahtuman rekisteröintinumerot
• Osallistujaviestintä
• Tapahtumalogistiikka päivänä
• kriittisten tapahtumadokumenttien, kuten minuuttikohtaisen
• suunnittelu tapahtuman sisäänkirjautumisprosessi ja opasteiden luominen
• tapahtuman jälkeinen viestintä

vaihe 4: Tapahtuman toimittaminen

kaiken sen työn jälkeen, jonka olet tehnyt noudattamalla edellisiä vaiheita, on tapahtumapäivä. Olet melkein perillä. Nyt on aika toimittaa tapahtuma, joka harjoittaa ja innostaa osallistujia. Seuraavassa on joitakin toimia, jotka sinun on toteutettava, jotta voit ylittää viimeisen esteen ja varmistaa, että suoritat sujuvan ja onnistuneen tapahtuman.

• kaiken järjestämisen varmistaminen
• Check-in
• Vierasviestintä
• odottamattomien ongelmien ja hätätilanteiden hallinta
• puhuja ja vieras tuki
• Sosiaalinen media ja yleisön vuorovaikutus

Vaihe 5: Jälkitehtävät

tapahtumasi on päättynyt, mutta se ei lopu tähän. Nyt sinulla pitäisi olla hyvä käsitys siitä, miten tapahtuma meni ja on aika alkaa kerätä palautetta, jatkaa osallistujien sitouttamista ja suunnitella tulevaisuutta.

ensimmäinen toimenpide, joka tehdään 12-48 tuntia tapahtuman jälkeen, on lähettää osallistujille kiitossähköposti, jossa on tapahtuman jälkeinen kysely. Tämä antaa osallistujille runsaasti aikaa sulatella, miten he löysivät tapahtuman, tarjoaa sinulle runsaasti tietoa siitä, miten parantaa.

sitten kaiken keräämäsi arvokkaan palautteen kanssa tuo tiimi yhteen selontekoa varten. Nämä kokoukset ja keskustelut ovat erittäin hyödyllisiä jakaa henkilökohtaisia vaikutelmia ja tunnistaa, mitä voidaan tehdä eteenpäin.

lopulliset ajatukset

tapahtumien järjestäminen on iso haaste, mutta se on toimintaa, josta voi olla valtavasti hyötyä. Ja siksi tapahtumien hallinta on niin tärkeää, että se auttaa lieventämään riskejä, jolloin voit keskittyä tärkeimpiin asioihin. Joten mitä enemmän aikaa satsaat tapahtumien hallintaan, sitä ammattimaisempi tapahtumasi on.