Free Request for Appointment Letter Templates

vaikka se saattaa tuntua melko suoraviivaiselta tehtävältä, kirjeen kirjoittaminen tapaamista varten voi itse asiassa osoittautua melko vaikeaksi. Pyydät jotakuta antamaan sinulle aikaa ja huomiota, ja myöntävä vastaus ei ole koskaan itsestäänselvyys.Jos kirjoitat pyytääksesi tapaamista jonkun sellaisen kanssa, jolle et ole koskaan tavannut, henkilö, jolle kirjoitat, ei luultavasti tiedä sinusta mitään ja on siten epätodennäköisempi myöntämään sinulle tapaamista. Henkilö, jolle kirjoitat, voi myös olla hyvin rajallinen aika eikä hyväksy monia ajanvarauspyyntöjä. Jos kirjeessäsi on liian ystävällinen tai aggressiivinen sävy, se voi kostautua.Vaikka voi olla joitakin haasteita, meidän pyyntö nimittämisestä kirjeen malleja antaa sinulle työkaluja auttaa sinua pyytämään, että tärkeä kokous.

Nimityspyyntö Kirjemalli

alla olevassa kirjeessä Jeffrey Sampson kirjoittaa kirjeen, jossa hän pyytää tapaamista osavaltiopiirin edustajansa kanssa Yhdysvaltain edustajainhuoneessa. Hän osallistuu ruohonjuuritason vaikuttamistyöhön ja haluaa keskustella hänelle tärkeästä asiasta henkilökohtaisesti lainsäätäjän paikallistoimistossa. Kirjeessään hän esittää tehokkaan pyynnön ilmoittamalla selkeästi tavoitteensa ja asiansa sekä toimittamalla kaikki tarvittavat tiedot jatkotoimia varten.

miten kirjoittaa Nimityspyyntö kirje

tällaisella kirjeellä on erityinen tarkoitus ja päämäärä: pyytää tapaamista jonkun kanssa. Nimityspyyntökirjemallin tapauksessa kirjoittaja on kokoomuslainen kirjoitus kansanedustajalleen pyytääkseen henkilökohtaista tapaamista. Riippumatta henkilö olet pyytää tapaamista, sinun täytyy veneet kirjeen tehokkaasti saavuttaa tavoitteesi.

lainsäätäjillä, johtajilla ja muilla johtajilla, joita haluat ehkä tavata henkilökohtaisesti, on rajallinen aika ja kiireiset aikataulut. Siksi on välttämätöntä, että menet suoraan asiaan johdannossa. Esittäydy lyhyesti ja jos kirjoitat lainsäätäjälle, mainitse, että olet äänestäjä. Ilmoita sitten kirjeesi alussa selvästi, että kirjoitat pyytääksesi henkilökohtaista tapaamista tiettyyn paikkaan.

kirjeesi toisessa kappaleessa pitäisi lyhyesti selittää, miksi haluat varata ajan. On tärkeää pitää tämä osio tiivis tarjoamalla yleinen yhteenveto huolenaiheesi tai ongelma ja mitä haluat saavuttaa kokouksessa. Muista, että pyydät aikaa ja huomiota tältä henkilöltä. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjeesi on saatava henkilö tai hänen henkilökuntansa nopeasti vakuuttuneeksi siitä, että tapaamisesi olisi vaivan arvoista.

Sulje kirjeesi voimakkaasti ilmoittamalla, että aiot seurata tilannetta ottamalla yhteyttä henkilöön tai hänen henkilökuntaansa suoraan puhelimitse, jotta voit selvittää käytettävissä olevan ajan tapaamiselle. Tämä osoittaa pyyntönne vakavuuden ja päättäväisyyden. Anna myös yhteystietosi, puhelinnumero ja sähköposti.

mitä välttää Nimityspyynnössäsi

yksi virhe, jota sinun tulisi ehdottomasti välttää kirjeessäsi, on olettaminen, että henkilö, jolle kirjoitat, on velvollinen tapaamaan sinut. Jos vaikutat julkealta tai vaikutat siltä, ettet kunnioita hänen aikaansa, hän saattaa päättää olla tapaamatta sinua. On tärkeää, että ilmaiset kiitollisuutesi etukäteen siitä, että hän harkitsee pyyntöäsi.

koska kyseessä on muodollinen asetelma, kirjeen on heijastettava sitä. Luonnostele asiakirjasi kuten mikä tahansa muukin liiketoiminnallinen kirjeenvaihto, jossa on ammattimainen sävy ja oikea kielioppi, oikeinkirjoitus ja välimerkit. Jos olet valmis, vastaanottajasi ottaa pyyntösi vakavammin.

Älä esitä pyyntökirjeessäsi liian monisanaista tai yksityiskohtaista tekstiä. Jos ja kun saat kokouksen, silloin on aika käsitellä tarkemmin ongelmaasi tai huolenaiheitasi. Kirjeen tarkoitus on vain ottaa ensimmäinen kontakti, joten pidä se lyhyenä ja pysy asiassa.

Miten seurata sen jälkeen, kun olet lähettänyt Nimittämispyyntösi

on tärkeää, että jatkat sen jälkeen, kun olet lähettänyt kirjeesi; muussa tapauksessa pyyntösi voi jäädä vastaamatta tai se voidaan jättää huomiotta. Kirjeen vastaanottajan asemasta riippuen toimihenkilö voi toimia kirjeenvaihdon alustavana suodattimena. Seuranta varmistaa, että kirjeesi ei eksy sekaan.

Soita henkilön toimistoon kirjeen saavuttua ja palaa kirjeeseesi. Haluat ehkä tiedustella henkilön aikataulusta ja saatavuudesta. Toistakaa, että haluatte varata ajan. Älä pelkää olla itsevarma. Henkilölle, jolle kirjoitit, voi olla monia ajanvarauspyyntöjä ja rajoitettu saatavuus, joten haluat erottua joukosta. Pysy aina kunnioittavana ja ammattimaisena seurannassa.

Top 5 Nimityspyyntö kirjeen kirjoittaminen Takeaways

1. Mene suoraan asiaan

älä meanderoi kirjeesi johdannossa. Ole tarkka siitä, kuka olet, yhteytesi vastaanottajaan (äänestäjä, työntekijä jne.), ja syy kirjoitat: pyytää ajanvarausta.

2. Lisää tietoja pyynnöstäsi

kerro hieman siitä, miksi pyydät tapaamista. Tämä auttaa vastaanottajaa päättämään, onko tapaaminen hänen aikansa arvoinen. Vältä kuitenkin menemästä liian yksityiskohtiin. Ole lyhyt ja ytimekäs.

3. Ilmaise kiitollisuutesi etukäteen

tunnista, että pyydät pohjimmiltaan palvelusta, ja kiitä etukäteen kokouspyyntösi harkinnasta. Tämä osoittaa kunnioitusta henkilön aikaa ja saatavuutta kohtaan ja osoittaa, että tunnustat sen arvokkaaksi.

4. Seuraa liiketoiminnan kirjeenvaihto parhaita käytäntöjä

tämä on virallinen pyyntö, joten varmista, että oikoluet ja tarkista oikeinkirjoitus, kielioppi ja välimerkit. Kirjoita ammattimaisella äänensävyllä ja varmista, ettet saa kirjettä kuulostamaan liian vapaamuotoiselta.

5. Close strong ja lupaus seurata

mainitse, että aiot seurata kirjettäsi puhelinsoitolla varmistaaksesi pyytämäsi ajan saatavuuden. Tämä antaa kirjeellesi lisäpainoa ja osoittaa sitoutumisesi pyyntöösi.