Get Inspired

tapahtumasuunnittelijan työtä ei koskaan tehdä, ei edes silloin, kun itse tapahtuma on valmis. Aivan yhtä tärkeää kuin saada kaikki yksityiskohdat juuri ennen tapahtumaa, on työ, joka jää tehtäväksi heti tapahtuman jälkeen!

tapahtumaraportti on tapaaminen tiimisi kanssa, jossa purat ja analysoit huolellisesti edellisen tapahtuman. Perusteellinen tapahtumaraportti auttaa sinua tunnistamaan, mikä meni oikein, mikä meni pieleen ja mikä voisi olla parempi seuraavalla kerralla. Jos et ota aikaa tarkistaa tapahtumia, saatat menettää tärkeitä tilaisuuksia korjata virheitä ja tehdä tärkeitä parannuksia.

silloinkin, kun jokin tapahtuma näyttää sujuneen ongelmitta, on aina elementtejä, joita voisi parantaa—silloin tapahtuman jälkeinen debriefi oman joukkueen kanssa tulee tärkeäksi. Kun aikaa debrief tapahtuma tarjoaa monia etuja, kuten saada arvokasta palautetta, virtaviivaistaa prosessia, parantaa osallistujan kokemus ja edelleen kehittää suhteita sponsorit, myyjät ja henkilökunta.

ottamalla aikaa tapahtuman jälkeen tallentaaksesi muistiinpanosi ja ajatuksesi, tapahtumasi paranevat joka painoksessa tai vuodessa! Lisäksi, jos se on tarpeen luovuttaa tapahtuman joku muu, voit perustaa ne menestykseen ottamalla kaikki dokumentoitu.

Debriefing alkaa tapahtumasi aikana

ennen kuin tapahtumasi on ohi, varaa aikaa kirjoittaaksesi logistiikkaan, mitä haluat muistaa, sillä saatat unohtaa joitakin yksityiskohtia, kun tapahtuma on varattu.

ota huomioon seuraavat asiat:

• kuinka monta ihmistä saapui tapahtumaan? Mikä on nais – /miesvieraiden osuus?
• vaikuttiko tämä tarjoiluihin ja / tai ylijääneisiin?
• noudatettiinko ajoituksia?
• huomasitko mitään pullonkauloja tai ongelmia, jotka pitäisi pystyttää ja estää tulevaisuudessa?
• odotitko riittävästi henkilökuntaa auttamaan vieraitasi rekisteröitymisen/vaatehuonepalvelun aikana, sillä anna aina tai jokin muu kysymys tapahtuman aikana?
• saivatko sponsorisi ja yhteistyökumppanisi riittävästi näkyvyyttä?
• Kirjoita ylös ne asiat, joista pidit kisapaikassa ja ne, joita haluat parantaa.

Debriefing jälkeen your event

After your event, you will want to get evaluations of all the persons involved in the event. Kerää niin paljon tietoa kuin voit saada arvioida koko kuva.

lähetä Tapahtumakysely osallistujillesi

käytä kyselylomaketta, joka kattaa mahdollisimman monia tapahtuman osa-alueita, kuten kutsuprosessin, tapahtumaohjelman tapahtumalogistiikan, jotta voit käyttää tietoja tapahtuman debriefin aikana.

tällaista palautetta voi saada kolmella eri tavalla:

• tee tapahtumakyselysi tapahtuman ajaksi käyttöön perustamalla koppi, johon he voivat jättää kommenttinsa. Näin saat heiltä palautetta, kun se on tuoreessa mielessä.
• lähetä tapahtumakysely muutama päivä tapahtuman jälkeen. Tämä on loistava lisä “kiitos sähköpostiisi”. Isännöi kyselyä lomakkeena verkkosivustollasi, jotta he voivat täyttää sen nopeasti.
• pyydä palautetta tapahtumasovelluksen kautta (jos käytät sellaista). Tämä on ehkä vuorovaikutteisin tapa saada palautetta. Varmista, että tämän kyselyn tulokset ovat saatavilla tapahtumasi debriefing-istunnossa.

kutsu tärkeimmät tahot selontekoosi

avaintoimijat voivat antaa tärkeää tietoa, koska heillä on usein eri mielipide asioista. Jos järjestäjäryhmä on pieni, on hienoa kutsua kaikki. Jos Useita henkilöitä on ollut mukana varmista, että sinulla on edustaja kunkin avaintoiminnon (paikan päällä tapahtuma miehistön, hosting paikka, kaikki logistiset kumppanit, puhuja, tai sponsori ja lopulta jopa kollega, joka osallistui tapahtumaan.

tämä antaa sinulle mahdollisuuden kerätä arvokasta tietoa eri näkökulmista ja helpottaa tulevaa yhteistyötä.

Aseta yksityiskohtainen esityslista ja käytä moderaattoria

on tärkeää osua tapahtumasi keskeisiin asioihin: ilmoittautumiseen, tarjoiluun, järjestämiseen, kaiuttimiin/viihteeseen, opasteisiin/sisustukseen jne. Lisäksi on tärkeää nimetä joku johtamaan keskustelua, jotta keskustelu ei muutu kaoottiseksi.

Aloita tavoitteistasi, kuuntele tarkkaan, äläkä unohda tehdä yhteenvetoa

ennen kuin alat keskustella jokaisesta tapahtuman osa-alueesta, käy nopeasti läpi tavoitteesi ja tavoitteesi. Tämä auttaa sinua ja tiimiä tuottamaan parasta palautetta. Helpoin tapa suorittaa tapahtuman debriefing on käyttää tapahtuman debrief-mallia.

käytä aineistoa ja anna se muiden käyttöön

ehkä tärkein vaihe: Kun olet kerännyt tiedot tapahtumasi debrief-kokouksesta ja/tai kyselystä, on tärkeää käyttää sitä kaikissa tulevissa tapahtumissa. Varmista, että dokumentoit muistiinpanosi ja toimintasi paikassa, johon tiimisi voi milloin tahansa päästä.

innostutko järjestämään seuraavan tapahtumasi?

ota yhteyttä [email protected] tai soita +32 2 706 88 00 vierailemme sivustoillamme Antwerpenissä, Brysselissä tai Liègessä. Yhdessä varmistamme seuraavan tapahtumasi sujuvan järjestämisen, jotta debrief-sessiosi sisältää mahdollisimman paljon positiivisia asioita!
varmista, että käytät Bluepointin innovatiivisia tapahtumateknologioita, jotka herättävät entistä enemmän huomiota ja tekevät tapahtumasta todella unohtumattoman. Positiivinen palaute taattu!