hallintorakenne ja projektinhallinnan ohjauskomitea

ohjauskomitea (jota kutsutaan joskus nimellä “project governance team”) on ryhmä henkilöitä, jotka vastaavat hankkeiden, ohjelmien ja salkkujen valvonnasta, toiminnasta ja toimittamisesta. Ne selventävät päätöksiä siitä, miten sovittu työkenttä voidaan toteuttaa.

Ohjauskomiteat valvovat toteutusprosessia ja laativat hankkeiden hallinnointiperiaatteet ja-menettelyt, joiden avulla projektiryhmät varmistavat, että hankkeet pysyvät oikeilla raiteilla ja tuottavat toivottuja tuloksia. Se sovittaa yhteen sidosryhmien roolien ja vastuiden erot ja ristiriitaisuudet ja varmistaa, että kaikki tuotokset ovat laadukkaita ja täyttävät sovitun soveltamisalan. Hankkeen hallintokomitea on tehokas, kun se varmistaa tyydyttävien tulosten oikea-aikaisen ja tehokkaan saavuttamisen.

tässä artikkelissa määritellään termi “projektinhallinnan ohjauskomitea” ja kuvataan, mitkä roolit ja komponentit ovat yleensä mukana projektinhallintarakenteissa.

mikä on projektinhallinnan ohjauskomitea?

hankkeen ohjauskomitea (alias “project board”) on johtava päätöksentekoviranomainen hankkeen hallintorakenteessa, joka koostuu ylimmistä johtajista ja johtajista, jotka antavat, arvioivat ja valvovat strategista suuntaa ja poliittista ohjausta projektiryhmälle ja muille sidosryhmille. Hankekomitea antaa myös suosituksia toteutustavoista ja osallistuu keskusteluun yleisistä strategioista sekä suunnittelun ja toteutuksen mahdollisuuksista.

tyypillisesti hankkeen ohjauskomitean jäseninä ovat johtavat sidosryhmät ja projektiasiakkaiden korkean tason edustajat. Hankkeen hallinnoinnin puitteissa komitean jäsenillä on strategiset mahdollisuudet edistää tehokkaasti omien organisaatioidensa tavoitteita. Moninaisuus tekee yleensä projektihallituksesta joustavan ja parantaa päätöksentekoa.

kuka voi olla hankehallinnointikomitean jäsen:

• projektipäällikkö
• hankkeen rahoittaja
• hankkeen omistaja
• liiketoiminta-analyytikko
• Asiakasedustajat

ohjauskomitean jäsenten joitakin tehtäviä:

• strateginen suunnittelu ja katselmus
• Business Case-asiakirjaan tehtyjen muutosten tarkistaminen
• hankeasiakirjan hyväksyminen oikeellisuutta ja liiketoimintasuunnitelman noudattamista varten.
• hankkeen seuranta ja valvonta
• toteutustiimin ja muiden hankkeen sidosryhmien välisten suhteiden ja ristiriitojen hallinta
• hankkeen toteuttamiseen liittyvien politiikkojen ja menettelyjen määrittely
• suositus resurssien mukauttamisesta ja kohdentamisesta

projektin peruskirjan tarkistuslista

johtoryhmän perustamisen tekevät yleensä organisaation ylin johto tai muut päättäjät. Usein tämä on edustaja organisaatiosta, joka on myötävaikuttanut alkuperäisen hankkeen visio, joka johtaa toimikuntaa.

mikä on hankkeen hallintorakenne?

hankkeen hallintorakenne on auktoriteetti-ja vastuullisuuskehys, joka määrittää, miten hankkeen sidosryhmät tekevät, viestivät ja toteuttavat strategisia päätöksiä sekä ratkaisevat ongelmia, joita syntyy hankkeen elinkaaren aikana.

tehokkaat projektinhallintarakenteet auttavat projektipäälliköitä tasapainottamaan ristiriitaisia kysymyksiä ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Nämä rakenteet tunnistaa linjat viestinnän, päätösoikeudet, ja raportointi suhteita ihmisille, jotka hyväksyvät pyyntöjä muutoksia hankkeen laajuus, budjetti, tai aikataulu. Projekteissa ja ohjelmissa käytetään kolmenlaisia hallintorakenteita: keskitetty, hajautettu tai hybridi. Niitä kuvataan tarkemmin seuraavissa jaksoissa.

3 Projektinhallintamallit

1. Keskitetty

keskitetty hallintorakenne siirtää kaikki päätökset ohjauskomiteasta projektiryhmään ja sidosryhmiin, ja joissakin tapauksissa myös päinvastaiseen suuntaan. Tällainen hallintotapa on hyvin yleinen suurissa hankkeissa, joissa komiteoiden väliselle koordinoinnille ja tiedon jakamiselle on vain vähän aikaa.

toinen syy keskitetyn hallintorakenteen käyttöönottoon on se, että se antaa johdonmukaisen suunnan koko hankkeen elinkaaren ajan. Se varmistaa, että hanke on raiteillaan ja noudattaa sovittua tehtäväkenttää. Plussaa on myös se, että se yksinkertaistaa viestintää ja vähentää kustannuksia ja riskejä.

3. Hajautettu

toisin kuin keskitetty hallinto, hajautetut hallintorakenteet pitävät päätöksentekovallan hajautettuna kaikkien asianosaisten kesken. Tämä mahdollistaa joustavamman hankepäätösten tekemisen samalla kun vastuuvelvollisuus säilyy paremmin.

hajautetussa hallintorakenteessa päätöksentekovalta pidetään hankeryhmän käsissä, ja ohjauskomitea tekee säännöllisin väliajoin arviointeja. Hajautetussa hallintojärjestelmässä ei ole esteitä soveltamisalan tai budjetin muutoksille.

3. Hybridi

Hybridi hallintorakenne sekoittaa keskitettyjen ja hajautettujen mallien myönteiset elementit. Hybridimallin ohjauskomitea toimii sisäisen ohjauskomitean tavoin, mutta sitä tukee ulkopuolinen neuvoa-antava ryhmä (tai paneeli).

hybridirakennetta käytetään useimmiten monimutkaisissa, monivaiheisissa hankkeissa, jotka vaativat keskitettyä strategista päätöksentekoa hankkeen myöhemmissä vaiheissa. Tämän tyyppisen hallinnon päätavoitteena on hyödyntää muiden tyyppien parhaita ominaisuuksia ja välttää vakavia puutteita.

kriittinen polku projektinhallinnassa-määritelmä, menetelmä, MS Excel esimerkki

6 yleisimpiin kysymyksiin ja vastauksiin

alla on vastauksia joihinkin yleisimpiin aiheeseen liittyviin kysymyksiin.

1. Miksi hankkeiden ohjauskomitean perustaminen?

Ohjauskomiteat muodostetaan, jotta projektipäällikkö voi viestiä tehokkaammin keskeisten sidosryhmien kanssa ja saada ajankohtaisempaa ja tarkempaa tietoa toteutusprosessista kuin perinteisessä ylhäältä alas-projektinhallintarakenteessa.

2. Mikä on hankkeen ohjauskomitean ihanteellinen koko?

hankkeen ohjauskomitean ihannekoko on 8-15 jäsentä, mutta suositellaan, että minkä tahansa hankkeen ohjauskomitean koko olisi enintään 10 henkilöä.

3. Mikä on ohjauskomitean kokous?

ohjauskomitean kokous on säännöllinen foorumi, jonka kautta projektipäällikkö keskustelee keskeisten sidosryhmien kanssa työn edistymisestä, aikatauluista, menoista jne., ja jakaa vastuuta tiimin jäsenten kesken.

4. Mikä on hankkeen hallinnointikehyksen tarkoitus?

hankkeen hallintorakenne tarvitaan kahdesta syystä: (1) auttaa varmistamaan, että hankkeet tuottavat hyväksyttäviä tuloksia aikataulussa ja (2) auttaa suojaamaan rahoittajia riskeiltä, jotka liittyvät projektin kolmeen vaiheeseen – suunnitteluun, toimitukseen ja päättämiseen.

5. Mikä on hankkeen ohjauskomitean kokoonpano?

ohjauskomitean kokoonpano vaihtelee hanketyypin mukaan, ja se perustuisi seuraaviin:

• hankkeen sponsori: tämä on hankkeen omistaja ja vastaa toimeksiantajien sitoumusten hankkimisesta hankkeiden rahoittamiseksi ja toteuttamiseksi.
• projektipäällikkö: projektipäällikkö vastaa toimeksiantajan ilmoittamien tavoitteiden ja vision toteuttamisesta toteuttamiskelpoisiksi tehtäviksi, jotka voidaan suorittaa ajoissa ja budjetissa.
• Project salkunhoitaja: tämä henkilö on vastuussa pääomahankkeiden arvioinnista suhteessa niiden kykyyn tuottaa liikearvoa. Hänen olisi kyettävä ymmärtämään pääomahankkeiden liiketoiminnan vetureita, tekemään asianmukaisia vaihtopäätöksiä hankkeiden välillä ja hyväksymään tai hylkäämään uusia hankkeita sen perusteella, miten ne sopivat salkkuun. Tämä rooli vastaa myös strategisten painopisteiden viestinnästä rahoittajalle ja projektipäällikölle.

6. Onko projektin hallintorakenteessa ja projektinhallintatoimistossa eroa?

näiden kahden välillä ei ole selvää eroa. Ensin mainitulla on kuitenkin monia merkityksiä. On todennäköisempää, että tässä artikkelissa kuvataan, mikä hankkeen hallintorakenne on ja mihin sitä voidaan käyttää. Lue lisää PMO: sta.