Hankkeen arviointi-määrittely ja vaiheet

kun organisaatio haluaa löytää ratkaisun tiettyyn liiketoiminnan ongelmaan ja löytää parhaan tavan ratkaisun toteuttamiseksi, sen on suunniteltava ja kehitettävä hanke, joka voi tarjota tehokkaan toimintasuunnitelman ongelman ratkaisemiseksi toteuttamalla ratkaisu.

tämän organisaation on tehtävä arvio mahdollisesta hankkeesta varmistaakseen, että hanke on todella tehokas, koska se tukee oikeaa ratkaisua ja ratkaisee vaaditun ongelman. Tässä yhteydessä projektin arvioinnin hallinta toimii tärkeimpänä prosessin analysointi ja hyväksyminen hankkeen.

kirjoitan tässä artikkelissa hankkeen arviointiprosessista ja sen keskeisistä vaiheista. Toivon, että kirjoitukseni auttaa sinua oppimaan arvioimaan ja arvioimaan hankkeita. Artikkelin lopussa annan linkin hankkeen arviointimalliin, joka on jäsennellympi tapa selittää arviointiprosessia.

mikä on hankkeen arviointi? – Määritelmä

ennen kuin puhumme hankkeen arvioinnin määritelmästä, haluaisin kertoa yhden mielenkiintoisen tarinan elämästäni. Tässä se tarina.

koska olen PMP ja minulla on laaja kokemus erilaisten projektien johtamisesta, olen aina ihmetellyt, miten naapurini, joka on kuorma-autonkuljettaja ja jolla ei siten ole kokemusta projektien arvioinnista, voi tehdä kaikki nuo “projektit” ilman alustavaa arviointia ja analyysiä alkuperäisestä konseptista, ongelmasta ja ratkaisusta. “Projekteilla” tarkoitan toimintaa, jota naapurini teki, kun hän rakensi autotallia takapihalleen, remontoi keittiötä, korjasi autoaan, jopa puhui postinkantajan kanssa ja niin edelleen. Ihmettelin, että tällä henkilöllä ei ole mitään käsitystä hankkeiden arvioinnista ja johtamisesta, mutta hän voi tehdä onnistuneita “projekteja”, vaikka ei ymmärtäisi, että nämä ovat projekteja.

eräänä päivänä otin kaikki nämä ajatukset mukaani ja menin naapuriini. Halusin selvittää, miten hän saavutti menestystä käyttämättä projektia, arviointia tai mitä tahansa muuta, jota saattaisin pitää arviointiprosessina. Kun tapasin hänet hänen remontoidussa keittiössään, yllätyin siitä, että hän oli laatimassa alustavaa suunnitelmaa seuraavaa projektiaan varten: uuden auton hankintaa varten. Hän istui pienen keittiönpöydän ääressä ja kirjoitti jotain isolle arkille jostakin sanomalehdestä (“Daily News”, jos tarkemmin sanottuna). Kävelin lähelle pöytää ja näin monia sanoja ja lauseita alleviivattuina ja yliviivattuina, ja paperilapulla oli useita nuolia ja ympyröitä. “Mitä sinä teet”, kysyin. “Etkö ymmärrä? Yritän suunnitella uutta ostostani. Muistatko sen ison Mersun, jonka näytin viime kuussa rekkakuski-lehdessä? Olen päättänyt ostaa sen. Ja nyt haluan suunnitella kaiken eteenpäin, välttää epäonnistumisia, tiedäthän”.

istuin naapurini pöydässä ja hän kertoi suunnitelmistaan. Minulle selvisi, että hän teki aina suunnitelman ennen kuin teki jotain tärkeää tai arkielämälleen epätavallista, esimerkiksi autotallirakennuksen tai keittiöremontin. Hän ei koskaan käyttänyt asiakirjoja ja malleja, vaan vain sanomalehden arkkia, koska, kuten hän sanoi hymyillen, “sanomalehdet valehtelevat aina, mutta minun tietoni ja suunnitelmani tekevät todellisuudesta “realistisemman” ja pragmaattisemman” (en vieläkään voi täysin ymmärtää, mitä hän todella tarkoitti).

en aio ärsyttää mukailemalla kääntymystämme tässä tekstissä. Haluan vain keskittyä avainidea tämän tarinan: usein ihmiset tietämättään käyttää menetelmiä ja tekniikoita hankkeiden arvioinnin ja arvioinnin määrittää mahdollisuudet onnistua niiden pyrkimyksiä. Ennen kuin näin naapurini keittiössä, miten sanomalehtiä voitaisiin käyttää arviointiprosessissa, ajattelin, että vain muodolliset asiakirjat ja paperit ovat välineitä arvioida ammattimaista projektia. Mutta nyt tiedän varmasti, että jokainen ihminen voi tehdä arvioinnin; ainoa asia, joka on muistettava, että kaikenlainen hanke vaatii asianmukaisen tason tietoa ja osaamista luoda hyvä hankkeen arviointiraportti. Ja siinä kaikki… annetaan hankkeen arvioinnin määritelmä.

Hankearvioinnin määrittely

Hankearviointi on johdonmukainen prosessi, jossa tarkastellaan tiettyä hanketta ja arvioidaan sen sisältöä tämän hankkeen hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi analysoimalla ongelmaa tai tarvetta, luomalla ratkaisuvaihtoehtoja (vaihtoehtoja) ongelman ratkaisemiseksi, valitsemalla toteuttamiskelpoisin vaihtoehto, tekemällä toteutettavuusanalyysi kyseisestä vaihtoehdosta, luomalla ratkaisulausunto ja tunnistamalla kaikki ihmiset ja organisaatiot, joita hanke koskee tai joihin se vaikuttaa, ja sen odotetut tulokset. Se on yritys perustella hanketta analyysillä, joka on tapa määrittää hankkeen toteutettavuus ja kustannustehokkuus.

hankkeen arviointi tarkoittaa ehdotetun ratkaisun arvioimista suhteessa sen kykyyn ratkaista tunnistettu ongelma tai tarve. Joissakin HIUKKASMITTAUSMENETELMISSÄ ja oppaissa (esim.PMBOK) hankkeen teknistä ja taloudellista arviointia pidetään osana aloitus-tai esisuunnitteluvaihetta. PRINCE2 ehdottaa, että kehitetään business case, joka on muoto hankkeen muotoilu ja arviointi. Menetelmä 123 (MPMM, joka perustuu PMI-ja PRINCE2-standardeihin) käyttää myös liiketoimintatapausta valmisteltaessa ehdotettua hanketta toteutettavuusanalyysia ja arviointia varten.

hankkeiden arviointi on olennainen vaihe kaikissa hankkeissa niiden luonteesta, tyypistä ja koosta riippumatta. Tämä vaihe on esisuunnittelu-tai aloitusvaiheen ensimmäinen vaihe. Kun hanketta ei ole arvioitu, on taloudellisesti ja teknisesti kohtuutonta jatkaa jatkosuunnittelua ja kehittämistä. Ei ole väliä, aikooko ostaa uuden auton (esim. naapurini projekti), rakennuksen rakentaminen, liiketoimintaprosessin parantaminen, verkkojärjestelmän päivittäminen, markkinointikampanjan suorittaminen, autotallin rakentaminen tai mikä tahansa muu aloite, sinun pitäisi tehdä alustava arviointi ja arviointi yrityksestäsi, jotta voit olla varma, että teet tarvittavan ja tarpeellisen muutoksen ympäristöösi.

Hankearviointi: Avainvaiheet

eri PM-menetelmissä käytetään erilaisia lähestymistapoja ja tekniikoita hankearvioinnin laatimiseksi. Omassa käytännössä käytämme menetelmää, joka pitää arviointiprosessin sarja 4 vaiheet, jotka ovat erilaisia alavaiheita ja tehtäviä. Tässä tarkistuslistassa voit tarkastella koko hierarkiaa yksityiskohtineen. Aion antaa yleiskuvan vaiheet. Jos haluat syventyä, Lue muistilista.

Vaihe #1. Konseptianalyysi

ensimmäinen vaihe edellyttää, että (hankkeen arvioijana tai analyytikkona) teet joukon analyysejä, jotta voit määrittää tulevan projektin konseptin ja toimittaa Päätöskokonaisuuden ylimmän johdon (hankkeen rahoittajien) hyväksyttäväksi. Se tarkoittaa, että sinun on tehtävä ongelma-ratkaisu-analyysi, joka määrittää ongelman/tarve käsitellä ja ratkaisu, jota käytetään ongelman käsittelyyn. Ratkaisu on analysoitava kustannustehokkuuden ja toteutettavuuden mukaan (voidaan käyttää erilaisia hankkeiden arviointimenetelmiä ja-tekniikoita). Sinun on myös tunnistettava sidosryhmät (ne ihmiset ja organisaatiot, jotka ovat mukana tai joihin ongelma ja/tai ratkaisu vaikuttaa) ja analysoitava heidän tarpeensa (miten ne liittyvät ongelmaan ja/tai ratkaisuun). Loppujen lopuksi on laadittava päätöskokonaisuus, joka sisältää ongelmalausunnon, ratkaisuehdotuksen, sidosryhmälistan ja rahoituspyynnön. Tämän jälkeen paketti toimitetaan sponsorin hyväksyttäväksi (tai hylättäväksi). Jos sponsori hyväksyy projektin konseptin, voit edetä seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe #2. Konseptiohje

tässä vaiheessa on laadittava hankekonseptista yhteenveto, jossa määritellään tavoitteet, tavoitteet, laaja soveltamisala, kesto ja ennakoidut kustannukset. Kaikkia näitä tietoja käytetään Konseptimuistion kehittämiseen. Sinun on laadittava projektiseloste, joka määrittää projektin tehtävän, tavoitteet, tavoitteet ja vision. Sitten luot laaja-alaisen lausuman, joka määrittää rajat, suoritteet mainos vaatimukset pyrkimyksesi. Lopuksi tehdään alustava aikataulumalli, joka määrittää hankkeen arvioidun keston, ja sitten laaditaan kustannusennuste-asiakirja, joka perustuu kustannusarvioihin ja laskelmiin.

Vaihe #3. Projektin organisaatio

määrittelet projektisi organisaatiorakenteen käsitteen avulla. Tätä rakennetta tulisi kehittää ja selittää hankkeen organisaatiokaaviossa. Asiakirjassa käsitellään muun muassa hallintorakennetta (roolit ja vastuut), ryhmävaatimuksia ja kokoonpanoa, täytäntöönpanomallia, suoritusmittareita ja muita tietoja. Projektin organisaatiokaavion ideana on luoda visuaalinen esitys rooleista,vastuualueista ja niiden suhteista sekä siitä, mitä henkilöitä / organisaatioita projektissa osoitetaan millaisiin rooleihin ja tehtäviin.

Vaihe #4. Hankkeen hyväksyntä

viimeisessä vaiheessa on käytävä läpi kaikki aiemmat vaiheet ja koottava ne yhteen asiakirjaan, jota kutsutaan hankkeen arvioinniksi. Tässä asiakirjassa esitetään yhteenveto kaikista tehdyistä arvioinneista ja arvioinneista, joilla perustellaan hankkeen konsepti ja varmistetaan, että ehdotetulla ratkaisulla puututaan havaittuun ongelmaan. Rahoitus -, kustannustehokkuus-ja toteutettavuusanalyysit toimivat hankkeen arviointimenetelminä hankkeen hyväksymiseksi. Asiakirja on toimitettava snooper sidosryhmille (asiakas, sponsori) tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Jos arviointi hyväksytään, hanke etenee seuraavaan vaiheeseen eli suunnitteluun.

hankearvioinnin tyypit

Hankearvioinnissa käytetään seuraavia kahta päätyyppiä:

• tuloshakuinen arviointi
• taloudelliset arvioinnit (kustannus-hyötyanalyysi)

1. Tulosohjaus

se tehdään projektin alussa ennen kuin rahaa tai muita materiaalikustannuksia syntyy.

Tuloslähtöisyys hankkeen arvioinnissa keskitytään tunnistamaan ja ennakoimaan riskejä ja niiden vaikutuksia projektisuunnitelmassa ja sopimuksessa suunniteltujen tulosten saavuttamiseen. Tällainen arviointi sisältää riskien tunnistamisen, joka perustuu projektinhallintaprosesseihin, kuten prosessien käynnistämiseen, suunnitteluprosessiin, prosessin toteuttamiseen ja prosessin valvontaan.

Tuloslähtöisyys hankkeen arvioinnissa keskitytään myös todellisten ja ennakoitujen tulosten yhdenmukaistamiseen ja sen varmistamiseen, että ne kaikki vastaavat hankkeen tavoitteita ja tavoitteita.

2. Taloudellinen arviointi (kustannus-hyötyanalyysi)

tämäntyyppinen hankearviointi tehdään sen arvioimiseksi, voidaanko rahoituspyyntöä (tai tehtyä investointia) perustella ennakoiduilla säästöillä tai tuloilla sen valmistumisen jälkeen.

kustannushyötyanalyysi on suunnittelutyökalu, jonka avulla voit selvittää, onko sijoituksella organisaatiollesi tyydyttävä tuotto. Se vertaa investointia tai muutosta vaihtoehtoihin yhden tai useamman kriteerin, kuten kustannusten, teknisten tekijöiden, palvelujen, resurssien käytön jne.mukaan.

kustannus-hyötyanalyysi tarkastelee kaikkia hankkeeseen sijoitettuja resursseja ja vertaa niitä odotettuihin hyötyihin. Hankkeen hyötyjä mitataan yleensä vertaamalla kustannuksia, joita olisi aiheutunut, jos hanketta ei olisi toteutettu.

tämän menetelmän mukaan hyväksytään hankkeet, joissa hyödyt ja kustannukset ovat tasapainossa, hylätään hankkeet, joissa kustannukset ylittävät etuudet, ja ne hankkeet, joissa etuudet ylittävät kustannukset, siirretään myöhempään käsittelyyn.

käytännössä jotkin organisaatiot käyttävät toisenlaista lähestymistapaa, jossa hyväksytään hankkeita, joiden hyöty-kustannussuhde on ennusteen mukaan suurempi kuin yksi, nollan ja yhden suhde rajatapauksina jatkokäsittelyyn ja nollan alapuolella olevat tapaukset hylkäyksinä ennen kuin suunnitelmiin tehdään lisäinvestointeja tai-töitä.