henkilöstöhallinto

OPM (United States Office of Personnel Management) kuvailee työn analysointia “järjestelmälliseksi menettelyksi, jolla kerätään, dokumentoidaan ja analysoidaan tietoa työn sisällöstä, kontekstista ja vaatimuksista.”

työn analyysin tarkoitus

työn analyysin tarkoituksena on selvittää, mitä työ sisältää, mukaan lukien vaaditut tiedot, taidot ja kyvyt tai KSA sekä työtehtävät ja-vastuut ja työn ehdot. Työanalyysi on olennainen dokumentaatio ja keskeinen voimavara henkilöstöhallinnon toimissa, joihin kuuluvat rekrytointi, palkitseminen, koulutus sekä arviointi ja suoritusten arviointi. Kuten OPM toteaa, ” työanalyysi on henkilöstöjohtamisen perusta. Pätevä työanalyysi tarjoaa tietoja, joita olisi käytettävä tehokkaiden rekrytointi -, pätevyys-ja arviointi -, valinta -, suorituksen hallinta-ja urakehitysmenetelmien kehittämiseen.”

työanalyysi palvelee neljää päätarkoitusta:

1. perustetaan ja dokumentoidaan työhön liittyvä pätevyys
2. yksilöidään olennaisten tehtävien ja pätevyyden suhde työhön
3. vahvistetaan arviointi-ja valintamenettelyjen oikeusperusta / päätökset
4. luodaan perusta suhteellisen arvon määrittämiselle

Steps in Job Analysis

Fundamentals of Human Resource Management tekijät DeCenzo, et.al. tunnista seuraavat tehtäväkohtaiset vaiheet työn analysointiprosessissa:

• Määritä kyseisen tehtävän organisatorinen merkitys. Tunnista, miten työ liittyy organisaation strategiaan. Todellisuuden tarkistus: jos selkeää yhteyttä ei ole, työtä ei välttämättä tarvita.
• Vertailupositiot tarvittaessa. Jos jokaisen roolin analysointi on epäkäytännöllistä, työt voidaan ryhmitellä luokkiin, joilla on samanlaiset ominaisuudet. Tämä vastaa työpaikkojen ryhmittelyä palkitsemistarkoituksiin moduulin 8: korvaukset ja etuudet mukaisesti.
• yksilöi panokset. Määritetään, mitä tietolähteitä käytetään ja miten tietoja kerätään. Tarkista tiedot ja tiedot; selventää kysymyksiä.
• luonnostelee toimenkuvaa. Formaatit vaihtelevat, mutta on yhteisiä ja vaadittavia elementtejä, joita käsitellään toimenkuvissa.
• Viimeistele toimenkuva. Käy työnkuvausluonnos läpi työnohjaajan kanssa ja tee tarvittaessa tarkennuksia. Esimiehen tulee hyväksyä lopullinen toimenkuva.

tietolähteet

kuten edellä todettiin, työn sisällön määrittelyyn kuuluu tietolähteiden tunnistaminen ja tietojen keräämisen tapa. Sisäisiin tietolähteisiin kuuluvat julkaistut tiedot, kuten organisaatiokaaviot, työpaikkailmoitukset, toimenkuvaukset, suora tai epäsuora (esim.videon katselmointi) havainnointi, johdon, työntekijöiden ja/tai asiaankuuluvan aiheen asiantuntijan panos, joka on saatu haastattelujen tai kyselylomakkeiden avulla. Lisävaihtoehto tietojen keräämiseen on päiväkirjamenetelmä, jossa viranhaltija pitää päiväkirjaa tai lokia päivittäisistä toimista.

sisäisistä lähteistä saatuja tietoja voidaan täydentää tai verrata ulkoisiin tietoihin. O*Net—verkkotietokanta on keskeinen tietolähde, jolla on merkitystä uranetsinnän ja työn analysoinnin kannalta, kuten sivuston tervetuliaishuomautukset osoittavat. O * Net noin toteaa sivusto ” on kansakunnan ensisijainen lähde ammatillista tietoa. O * netin tietokantaa päivitetään jatkuvasti, ja se ” sisältää satoja standardoituja ja ammattikohtaisia kuvaajia lähes tuhannesta ammatista, jotka kattavat koko Yhdysvaltain talouden.”Työn analysoijia ja henkilöstöhallintoa yleensä kiinnostaa erityisesti Sisältömoduuli, joka tarjoaa ammatin “anatomian” tai erottavan ominaisuuden, mukaan lukien tiedot, taidot ja kyvyt ja muut työn ulottuvuudet.

o * Net-aineisto on järjestetty seuraaviin kuuteen pääalueeseen:

• työntekijän ominaispiirteet. Kestävät ominaisuudet, jotka voivat vaikuttaa sekä suorituskykyyn että kykyyn hankkia tehokkaan työsuorituksen edellyttämiä tietoja ja taitoja.
• Työntekijöiden Vaatimukset. Kokemuksen ja koulutuksen avulla hankittuihin ja/tai kehitettyihin työhön liittyviin ominaisuuksiin viittaavat kuvaajat.
• Kokemusvaatimukset. Aikaisempaan työtoimintaan liittyvät vaatimukset, jotka liittyvät nimenomaisesti tietyntyyppisiin työtoimintoihin.
• Ammatilliset Vaatimukset. Kattava joukko muuttujia tai yksityiskohtaisia elementtejä, jotka kuvaavat, mitä eri ammatit edellyttävät.
• Työvoiman Ominaispiirteet. Muuttujat, jotka määrittelevät ja kuvaavat ammattien yleisiä ominaisuuksia, jotka voivat vaikuttaa ammatillisiin vaatimuksiin.
• Ammattikohtaiset Tiedot. Muuttujat tai muut sisällöt Mallintavat valikoituja tai tiettyjä ammatteja.

Työanalyysin loppuunsaattaminen

OPM: n kuvaamana työanalyysi on “tutkimus siitä, mitä työntekijät tekevät työssä, mitä osaamista tarvitaan sen tekemiseen, mitä resursseja käytetään sen tekemiseen ja millä ehdoilla se tehdään.”Huomaa, että työanalyysi ei ole työn arviointi; toisin sanoen analyysi ei ole arvio siitä henkilöstä, joka tällä hetkellä tekee työtä.

työanalyysin tekeminen sisältää seuraavat prosessit:

• keräämme tietoja. Tietojen kerääminen julkaistuista lähteistä, havainnoista, haastatteluista, online-tietokannoista, kuten O*netistä tai urasivustoilta.
• Kehittämistehtävät. Kehitetään kuvaus ” toiminnasta, jota työntekijä suorittaa säännöllisesti tehtäviensä suorittamiseksi.”
• Osaamisen Kehittäminen. Kuvataan tiedot, taidot, kyvyt, käyttäytyminen, ja muut ominaisuudet, joita tarvitaan onnistuneen suorituskyvyn roolin tai ammatillisen toiminnon. Lisätietoja osaamisen kirjoittamisesta on OPM: n osaamisen Pikavihjelomakkeessa.
• Validointi & Luokitustehtävät & Pätevyys. Aiheasiantuntija (pk-yritys) tarkastelee ja arvioi tehtäviä ja osaamista. Yritysjohtajaa tai erittäin ansioitunutta viranhaltijaa pidettäisiin pk-yrityksenä.
• Viimeistelytehtävät & Pätevyys. Tehtävien ja osaamisen loppuunsaattaminen; ne, joita pk-yritykset eivät ole luokitelleet, vaaditaan tehtävän onnistumiseksi, poistetaan. Työanalyysi olisi dokumentoitava pätevyyden vuoksi ja päivättävä päivitystä varten.

luokituksen tarkentamiseksi OPM suosittelee, että työtehtävät, jotka on luokiteltu sekä toistuviksi (muutaman päivän välein tai viikoittain) että tärkeiksi (asteikolla ei-tärkeistä äärimmäisen tärkeiksi), katsotaan kriittisiksi työn kannalta. OPM luokittelee osaamisen tärkeyden ja tarpeen mukaan-esimerkiksi aloitettaessa tai 6 kuukauden kuluessa-suosittelemalla, että osaamista pidetään kriittisenä, jos se katsotaan vähintään tärkeäksi ja tarpeelliseksi ensimmäisten 3 kuukauden aikana.