Henkilöstötietojärjestelmät

mikä on Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS)?

Henkilöstötietojärjestelmät (HRIS) on ohjelmisto, joka tarjoaa keskitetyn arkiston työntekijöiden master data, että henkilöstöhallinto (HRM) ryhmä tarvitsee loppuun core human resource (core HR) prosessit.

jotkut selittävät sitä myös ohjelmistopakettina, joka on kehitetty auttamaan henkilöstöosaajia tiedonhallinnassa. Henkilöstöhallinnon ammattilaiset käyttävät näitä järjestelmiä työnkulun helpottamiseksi, tehokkuuden parantamiseksi sekä tietojen tallentamiseksi ja keräämiseksi. Useat yritykset tarjoavat HRIS-paketteja työnantajille. HRIS-paketit voidaan räätälöidä työnantajan erityistarpeiden ja-vaatimusten mukaisiksi.

mitkä ovat henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien (HRIS) edut?

työntekijöiden tietojen keskitetty säilytyspaikka poistaa tarpeen tallentaa paperitiedostoja, jotka voivat vahingoittua helposti, sekä tarpeen etsiä tietoja suurten paperipohjaisten työntekijöiden tiedostojen avulla. Henkilöstöresurssien Tietojärjestelmäohjelmiston tyypistä riippuen sen olisi tuotettava erilaisia raportteja, tarjottava ad hoc-raportointiominaisuuksia ja tarjottava HR-Analytiikkaa tärkeistä mittareista, kuten henkilöstömäärästä ja liikevaihdosta. Moderni HRIS-ohjelmisto tarjoaa myös visualisointiominaisuuksia työntekijöiden tiedoille, kuten automaattisesti renderöidyt organisaatiokaaviot tai yhdeksän laatikon ruudukot.

yhden luukun ostoksia

yksi useimmin mainituista eduista HRI on, että annat tietoja vain kerran monien HR-liittyviä työntekijöiden tehtäviä. Ja vastaavasti sinun täytyy päivittää vain yksi paikka, kun työntekijän tiedot muuttuvat.

tietojen integrointi

lisäksi järjestelmän eri osat voivat “keskustella keskenään” mahdollistaen mielekkäämmät raportointi-ja analysointivalmiudet, mukaan lukien sisäiset arvioinnit ja auditoinnit sekä tietojen valmistelun ulkopuolisille.

tarkkuus

parempi tarkkuus on todennäköistä, jos tietoja syötetään ja käsitellään oikein.

itsepalvelu

tämä ominaisuus voi olla erinomainen ajansäästö HR. Työntekijät voivat tulla järjestelmään muuttaakseen tietoja (esimerkiksi muuttaa omaa osoitettaan) ja esimiehet ja esimiehet voivat tulla järjestelmään syöttääkseen tietoja (esimerkiksi suoritusarvioita) tai hakeakseen tietoja HR: ää häiritsemättä.

5. Automaattiset muistutukset

järjestelmät voivat ajoittaa tapahtumia, kuten suoritusarvioita ja etuuksien määräaikoja, ilmoittamalla ja tönimällä automaattisesti, jos toimia ei ole suoritettu.

yritykseen liittyvien asiakirjojen säilyttäminen

järjestelmä voi sisältää esimerkiksi työntekijöiden käsikirjoja, menettelytapoja ja turvallisuusohjeita. Materiaalit päivittyvät helposti yhteen paikkaan.

etuuksien hallinnointi

tähän voi sisältyä ilmoittautuminen, ilmoitukset, muutokset ja raportointi.

rekrytoinnin johtaminen

tähän voi sisältyä hakijoiden seuranta, hallinta ja raportointi.

mitkä ovat HRIS: n(Human Resource Information Systems) komponentit?

‍

1. Tietokanta

Henkilöstötietojärjestelmän ydintarjontaan kuuluu tietokanta työntekijöiden tietojen tallentamiseksi. HR-ammattilaiset voivat syöttää järjestelmään kaikki henkilöstötiedot, joita voi käyttää mistä tahansa, ympäri vuorokauden. HR-ammattilaisten tietokantaan keräämiä tietotyyppejä ovat muun muassa korvaushistoria, hätäyhteystiedot ja suoritusten tarkastelu. Ydintietokantaa voi tarkastella myös paperisten tiedostojen online-varmuuskopiona.

‍

2. Ajan ja työn hallinta

toiminta, kuten ajan ja työvoiman hallinta voi olla erittäin aikaa vievää. HRIS-paketin avulla työntekijät voivat syöttää omia työtuntejaan ja esimiehet voivat välittömästi tarkistaa lomapyynnöt, ja tiedot syötetään suoraan palkkalistoille. Ajan ja työvoiman hallinta parantaa myös henkilöstöosaston kykyä seurata täsmällisyyttä ja läsnäoloa.

‍

3. Palkanlaskentatoiminto

palkanlaskentatoiminto on vielä yksi merkittävä osa HRIS-mallia. HR voi helposti ladata tai purkaa työntekijöiden työtunteja ja antaa sekkejä tai palkkatalletuksia työntekijöille. Toimihenkilöille voidaan maksaa myös huomattavasti pienemmällä virheriskillä. HRIS-palkanlaskentaohjelmisto parantaa yleensä verosäännösten noudattamista paikoissa, joissa on useita verotasoja.

edut

jotkut HRIS työnantajat antavat työnantajille mahdollisuuden luoda ja ylläpitää lääketieteellisiä etuja ja eläke-investointeja ohjelmistonsa kautta. Tällaiset sovellukset mahdollistavat työnantajille yhden luukun ostokokemuksen kaikkiin henkilöstöhallinnon tarpeisiin. Muut HRIS-paketit helpottavat lääketieteellisiä etuuksia ja eläke-investointivähennyksiä palkanlaskennassa, mutta eivät näiden etuuksien perustamista.

‍

5. Työntekijöiden käyttöliittymä

useimmissa HRIS-paketeissa työntekijällä on rajoitettu käyttöoikeus. Työntekijäkäyttäjät pääsevät tietokannan osaan, jossa he voivat päivittää henkilötietojaan, tarkistaa palkkataulukoita, muuttaa eläke-etuusohjelmia, päivittää suorien talletusten tietoja tai ladata etuusvaalidokumentteja.

‍

6. Rekrytointi ja säilyttäminen

lopuksi voidaan sanoa, että rekrytointi ja säilyttäminen ovat HRIS: n tärkeimmät osatekijät. On sanomattakin selvää, että se on kaikkien HENKILÖSTÖPOLITIIKKOJEN ja-järjestelmien ankkuri. Uusien kykyjen löytäminen, hankkiminen, niiden pitäminen mukana ja lopulta niiden säilyttäminen on HR-henkilön tärkein tehtävä. HRs: n on myös varmistettava, että työntekijät eivät vain pysty tekemään työtään, vaan heille annetaan myös tarvittava koulutus; he saavat asianmukaisen korvauksen ja edut organisaatiolta.

mitkä ovat henkilöresurssien tietojärjestelmän (HRIS) tyypit?

I operatiivinen HRIS

operatiivinen HRIS on valtava apu johtajalle. Se antaa johtajalle kaikki tarvittavat tiedot rutiininomaisten ja toistuvien henkilöstöpäätösten tueksi

1. Työntekijöiden Tietojärjestelmät

2. Asennonohjausjärjestelmät

3. Suorituskyvyn hallintajärjestelmät

II. taktinen HRIS

taktinen henkilöstötietojärjestelmä auttaa pitkälti esimiehiä resurssien kohdentamista korostavissa valinnoissa.

1. Rekrytointitietojärjestelmät

2. Palkka-ja etuustietojärjestelmät

3. Työntekijöiden koulutus-ja kehittämispuitteet

III. strateginen HRIS

strateginen HRIS keskittyy hallitsemaan työvoimaneuvotteluja, työvoiman järjestämistä ja tiettyjä erityisiä HR-ohjelmointia.

1.Työvoiman Suunnittelujärjestelmä

2. Erityinen Henkilöstötietojärjestelmäohjelmisto

IV. Täydellinen HRIS

automatisointi HRIS on tuonut sisällytetty tietokanta, joka tekee yhteistyötä inhimillisen omaisuuden kirjaa, työntekijöiden asiakirjat, työntekijöiden kantoja, osakekirjat, organisaatiopolitiikat, työntekijän seuranta, ja lukuisia muita inhimillisen omaisuuden kirjaa. Ne on kehitetty suunnitellulla tavalla, että sovellukset voivat helposti projisoida päteviä raportteja mistä tahansa henkilöstöhallinnon segmentistä.

HCM vs HRIS

HRIS koostuu poissaolojen hallinnasta, itsepalveluportaalista, rekrytoinnista, koulutuksesta ja kehittämisestä, palkitsemisesta, henkilöstön seurannasta, työnkuluista ja etuuksien hallinnasta.

HCM on sen yläpuolella. Mitä tämä merkitsee on, että se sisältää kaiken HRIS koostuu ja on enemmän ominaisuuksia. Nämä ominaisuudet ovat työntekijöiden suorituskyky, aseman valvonta, maailmanlaajuinen tuki, Onboarding, analytiikka, HR-palvelut.

miksi HRIS epäonnistuu?

liiketoimintaprosessien onnistunut automatisointi voi parantaa toiminnan tehokkuutta ja vähentää riskejä, jolloin työnantajat voivat keskittyä liiketoimintansa johtamiseen. Asianmukaisen täytäntöönpanon ja tuen avulla tällainen järjestelmä voi helpottaa kaikkien elämää. Monet työnantajat eivät ymmärrä täytäntöönpanoprosessin monimutkaisuutta tai sen vaatimaa sitoutumista. Tämä on ratkaiseva hetki, joka usein ratkaisee järjestelmän onnistumisen. Vaikka jotkut työnantajat voivat olla varustautuneita asianmukaiseen täytäntöönpanoon, monet eivät ole. Tässä ovat tärkeimmät syyt epäonnistuneeseen järjestelmän toteuttamiseen

ajan ja resurssien puute

oikein tehtynä tämä prosessi voi kestää vähintään kaksi kuukautta, ellei enemmänkin, ja se vaatii niiden yrityksen johtajien tai HR-ammattilaisten huomiota, joiden tehtävänä on helpottaa toteutusprosessia. Tämä vie aikaa pois tyypillisistä työtehtävistä, mikä rasittaa liiketoimintaa ja työntekijöiden stressiä. Työnantajat, jotka eivät ole valmiita käyttämään aikaa tai toimittamaan näitä lisäresursseja, eivät pysty saavuttamaan toivottuja tuloksia.

kommunikaation puute

selkeästä toimittajan ja asiakkaan viestinnästä on paljon sanottavaa. Kaikki järjestelmät eivät ole samanlaisia, joten kaikki toteutukset eivät ole samanlaisia. Teknologiatoimittajan pitäisi pystyä antamaan avaintietoa, joka voi auttaa työnantajia valmistautumaan onnistuneeseen käyttöönottoon. Tästä on apua erityisesti silloin, kun työnantajan tarpeista on viestitty ja tulkittu selkeästi.

huono Projektinhallinta

uuden järjestelmän toteuttaminen on mukana oleva projekti, jossa on aika paljon liikkuvia osia. Jopa työnantajat, jotka tuntevat olevansa valmiita ennen toteutusprosessia, voivat joutua heikon projektinhallinnan uhriksi. On tärkeää, että työnantaja asettaa realistisia odotuksia ja määräaikoja, jotka on täytettävä, erityisesti aikasidonnaisten liiketoimintaprosessien, kuten palkanlaskennan, osalta.