How to Conduct an Effective Gap Analysis

• Sharlyn Lauby
• 7 heinä 2020

olin äskettäin edistämässä kykyjen hankkimista koskevaa seminaaria ja keskustelimme työvoiman suunnittelusta. Keskustelun aikana mainitsin perinteisen gap-analyysin tekemisen ja joku esitti kysymyksen ” Miten gap-analyysi tehdään?”. Hyvä kysymys. Kuinka monta kertaa puhumme” kuilun umpeen kuromisesta “tai” kuilun umpeen kuromisesta ” käymättä läpi prosessia, jossa se tehdään oikein?

niin, keksin viisi askelta, jotka voisivat helpottaa aukkoanalyysin tekemistä. Jaoin sen seminaarin osallistujille ja halusin jakaa sen myös teidän kanssanne.

tarkoitus: aukkoanalyysin tarkoituksena on selvittää, missä organisaatio on tällä hetkellä ja missä se haluaisi olla (eli “kuilu” nykyisen ja halutun tilan välillä).

etuudet: Gap-analyysi voi auttaa organisaatiota tunnistamaan parannuskohteita, paljastamaan liiketoimintakäsitysten ja todellisuuden eroja, asettamaan prioriteetteja ja varmistamaan projektivaatimusten täyttymisen.

Vajeanalyysin Vaiheet

Vaihe 1. Tunnista tutkittava tavoite tai ongelma. Mikä on analyysin laajuus? Vastaus ei voi olla kaikki, se on yksinkertaisesti liian laaja. Esimerkiksi henkilöstöanalyysissä on ymmärrettävä nykyisen ja tulevan työvoiman osaamisen välinen kuilu.

Vaihe 2. Arvioi nykytila. Se on kriittinen tämän vaiheen aikana ei olettaa. Vaikka luulet tietäväsi nykytilan, käytä tätä tilaisuutta vahvistaaksesi oletuksesi. Ole valmis kyselemään paljon. Ja huomaa, että nyt ei ole aika ehdottaa mitään ratkaisuja.

Vaihe 3. Luoda ihanteellinen tulevaisuuden valtion. Järjestön pitäisi päästä yksimielisyyteen kysymyksestä: “Jos kaikki sujuisi suunnitelmien mukaan, missä olisimme?”Kun kyseessä on henkilöstösuunnitelma, kysymys kuuluu:” Jos kaikki toimisi suunnitelman mukaan, miltä työvoimamme näyttäisi käytettävissä olevan osaamisen suhteen?”

HUOM: konsensuksen rakentaminen ei tarkoita sitä, että kaikkien organisaatiossa pitäisi rakastaa vastausta. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että jokaisen on kyettävä elämään vastauksen kanssa. Valtava ero!

Vaihe 4. Vertaa nykytilaa tulevaan tilaan. Ja kvantifioi kuilu. Oletetaan, että analysoimme kaikki työntekijät organisaatiomme ja ymmärtää, että 20% heistä eivät ole taitavia teknologian osaamista (i.e.vähän tai ei mitään tietoa tekstinkäsittelyohjelmat ja taulukkolaskenta). Saatamme saada selville, että tästä 20%:

• riittämätön koulutus aiheutti 5%,
• henkilöstöön liittyvät haasteet aiheuttivat 7%,
• budjettileikkaukset aiheuttivat 2% ja
• johtajat, jotka eivät lähettäneet työntekijöitä koulutukseen, aiheuttivat 14%.

Vaihe 5. Yhteenveto tulokset ja esittää suosituksia. Neljännen vaiheen tulokset antavat meille tien kohti “kuilun umpeen kuromista” ja ponnistelujemme priorisointia. Organisaatiot voivat harkita Smartin kaltaisen työkalun käyttämistä tavoitteiden kehittämiseen. SMART on lyhenne sanoista specific, measurable, actionable, responsible, and time bound. Se voi pitää järjestötoimet ja resurssit raiteillaan.

organisaatiot voivat käyttää aukkoanalyysia monissa tilanteissa ja johdonmukainen prosessi auttaa pitämään keskustelut keskittyneinä. Näin organisaatio voi käyttää organisaation resursseja tehokkaasti, ylläpitää kohtuullista aikajanaa ja tuottaa tuloksen, joka sopii yhteen liiketoiminnan kanssa.

kuva, jonka sharlyn Lauby otti tutkiessaan Fort Lauderdalen katuja, FL