Kuinka hoitaa tehokkaita kokouksia kuten Apple ja Google?

yritykset pitävät tehokkaita kokouksia, joissa nuoren sukupolven uudet ja tuoreet ajatukset yhdistyvät kypsyneen sukupolven kokemukseen ja käytännön lähestymistapaan. Mutta nämä kokoukset ovat kuitenkin enimmäkseen ajanhukkaa ja tuottamatonta, koska ajatusten välillä on aina ollut yhteentörmäystä, eikä tuloksia ole tullut. Tässä on tiettyjä asioita, jotka on pidettävä mielessä, jotta kokoukset olisivat tehokkaita, onnistuneita ja tuottavia.

tehokkaat Kokousstrategiat:

kokoukset ovat tärkein tekijä minkä tahansa projektin toteuttamisessa. Koska erityyppiset

ammattilaiset työskentelevät samankaltaisessa projektissa, tapaamiset ovat toimintaa, jossa tietoa voidaan jakaa ja he voivat tavata ja keskustella projektin etenemisestä.

mutta yleensä toimistokokous osoittautuu hankalaksi, ja joitakin syitä siihen olisi

1. myöhässä alkava
2. myöhässä saapuneet
3. ei aktiivista osallistumista
4. muutama poissaoleva
5. odotettua enemmän aikaa vievä
6. epätarkka
7. vialliset Vempaimet/ tekniset virheet

kaikki tällaiset syyt pilaavat koko kokouksen ajan tuhlaamisen, muuttumisen tehottomaksi ja vähemmän tuottavaksi. Tämä vaikuttaa myös hankkeen etenemiseen, mikä heikentää organisaation menestystä ja kasvua.

nyt jos haluat päästä eroon kaikista tällaisista ongelmista, noudata 3 sääntöä tehokkaiden kokousten järjestämiseksi.

miten hoitaa tehokkaampi kokous?

1. esityslista pitää käsiteltävän aiheen koskemattomana
2. aloita ajoissa ja lopeta ajoissa.
3. päätä kokous toimintasuunnitelmaan ja kerro seuraavat askeleet

miten hoitaa tehokkaita kokouksia kuten maailman huippuyritykset?

vain vaaditut pitää soittaa:

kokoontumispaikka ei ole puisto tai juhlasali, jonne pitää kutsua kaikki toimiston jäsenet. Vain ne, joita tarvitaan, on kutsuttava koolle kokouksen aikana. Esimiehen tulee huolehtia siitä, että kokouspaikalla ovat läsnä vain ne työntekijät, jotka ovat osa projektia. Esimiehen ei tulisi epäröidä pyytää heitä poistumaan kokouspaikalta, kun sitä ei vaadita.

monien asiantuntijoiden mukaan paikalla pitäisi olla vain 10-11 henkilöä kokoushetkellä. Jos on enemmän ihmisiä, joita ei tarvita, niin kokouksen tarkoitus ei säästy ja johtaa ajan ja rahan tuhlaamiseen.

kokousten tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä:

kaikki kokoukseen osallistuvat jäsenet pyrkivät siihen, että kokous on lyhyt ja ytimekäs. Kokouksen johtajan on aina korostettava, että kokousta ei pidennetä liian pitkäksi, koska silloin kaikki läsnä olevat jäsenet menettävät kiinnostuksensa kokousta kohtaan ja odottavat aina, että se on ohi.

monet asiantuntijat ovat esittäneet, että työntekijät menettävät kiinnostuksensa 15-20 minuutin kuluttua, joten pisteen jälkeen he eivät voi antaa mitään tuottavaa panosta tehokkaiden kokousten järjestämiseen.

päätöksentekijä nimitetään:

kaikissa kokouksissa nimetään päätöksentekijä, jonka päätös olisi lainvoimainen. Kokouksissa Kaikki jäsenet esittävät näkemyksiään, joiden seurauksena on riitaa ja yleensä päätöksenteko on vaikeaa.

on siis aina parempi nimittää päämies, jonka päätös tehdään viimeisenä sanana, eikä hänen päätöksessään tule esiin kysymyksiä.

anna työntekijöille vapaa-aikaa kokouksen jälkeen:

jokaisella kokouksella, olipa se lyhyt tai pitkä, on tarkoituksensa ja agendansa. Jokainen työntekijä kokouksen jälkeen tuntee itsensä stressaantuneeksi ja tarvitsee rentoutua. Kaikki isot yritykset antavat kokouksen jälkeen työntekijöilleen hieman vapaa-aikaa, jotta he voivat rentoutua ja uusia ja tuoreita ideoita virtaa heidän mielessään.

työntekijöille annettu aika maksetaan niin,ettei heidän tuloistaan jää mitään käteen. Google, tarjoaa 20% vapaa – aikaa työntekijöilleen, jonka seurauksena Gmail ja google earth. Jotta työntekijä voisi luoda uusia ideoita, hänen täytyy tuntea olonsa rennoksi ja vapaaksi.

kokouksen sijainti on erittäin tärkeä:

ei ole aina tärkeää, että kokous pidetään kokoushuoneessa tai muulla virallisella alueella. Myös sijainti on tärkeä tekijä, jotta työntekijät ovat kiinnostuneita kokouksesta. Jos kokous kutsutaan puistoon tai kahvilaan, työntekijät tuntevat itsensä vapaiksi, rentoutuneiksi ja he yrittävät antaa innovatiivisemman panoksen kokouksessa.

jos pomo kuitenkin haluaa luoda tapaamisen virka-alueelle vasta sitten keittiö on myös kiinnostava idea.

työntekijät pitäisi saada seisomaan jaloillaan:

toimistossa istuvat aina työntekijät ja työnantajat. Monien asiantuntijatutkimusten mukaan henkilö, joka istuu tunnin, menettää noin kaksikymmentäkaksi minuuttia elämästään. Kaikkien yhtiöiden on siis pyrittävä suorittamaan vähintään 10-15 minuuttia kokouksesta seisten.

Tykkää Facebookista, jossa on 15 minuutin yksi yhtä vastaan-kokous, jossa kaikki työntekijät laitetaan seisomaan ja sitten palaveri hoidetaan. Toinen tärkeä huomionarvoinen seikka on se, että kun työntekijät laitetaan seisomaan, heidän osallistumisensa kokoukseen on paljon suurempi kuin istuessa.

kaiken kansan panos on tärkeä:

kaikissa kokouksissa on tärkeää, että kaikki läsnä olevat jäsenet antavat arvokkaan panoksensa. Kun kaikki jäsenet antavat oman panoksensa, niin pitää miettiä uusia ideoita, jotka ovat hyvin paljon virran kokouksen.

nämä työntekijät yrittävät antaa uusia ja innovatiivisia ideoita, koska se lisää heidän liikearvoaan yrityksessä. Myös työntekijät kokevat olevansa mukana ja haluttuja palaverissa. Tämä lisää heidän panostaan kokouksessa.

pidä kokouksen esityslista:

kokouksen asialista on tärkein. Jos esityslistaa ei ole, kokouksella ei ole suuntaa. Työntekijöitä ei kiinnosta kokouksessa käytävät keskustelut, koska he tietävät, että heidän keskustelunsa ei johda mihinkään.

kokouksen johtajan tulee aina pitää mukanaan muistivihkoa, jossa on lueteltava kaikki käsiteltävät asiat. Kokouksen edetessä käsiteltävät kohdat merkitään rastilla niin, ettei mikään kohta jää ilman keskustelua.

kaikkien työntekijöiden on tunnettava kokouksen tarkoitus:

kaikkien kokouksessa läsnä olevien työntekijöiden on tunnettava kokouksen tarkoitus. Työnantajan on ennen kokousta mainittava selkeästi kokouksen tarkoitus ja se, mitä heiltä odotetaan.

jos kokousta kutsutaan ratkaisun löytämiseksi ongelmaan, työntekijöiden on tiedettävä ongelman luonne ja minkälaisen ratkaisun heidän on tarkoitus antaa. Ongelma on selitettävä enintään 5-7 sanalla, jotta työntekijät eivät hämmenny.

kannettavia tietokoneita on vältettävä kokouksissa:

kannettavia tietokoneita on vältettävä kokouksissa, koska ne varmasti aiheuttavat häiriötekijöitä työntekijöille. Monet asiantuntijat ovat hyvin sitä mieltä, että käsin kirjoitettuja muistiinpanoja tekevät työntekijät ovat taipuvaisia kiinnittämään enemmän huomiota siihen, mitä tarkoitusta varten kokous on kutsuttu koolle.

myös ne työntekijät, jotka eivät käytä kannettavia tietokoneita, pystyvät antamaan kokouksessa parempaa tuottavaa panosta. Mutta, työnantajan on varmistettava, että työntekijöille annetaan 10-15 minuutin tauko tarkistaa sähköpostinsa, jos kokouksen odotetaan kestävän pitkään.

matkapuhelimet ovat kokouksessa iso ei:

kaikilta kokoukseen meneviltä työntekijöiltä kysytään etukäteen, ettei heidän matkapuhelimiaan saa käyttää kokouksessa. On hyvin vähän asioita, jotka ovat hyvin tärkeitä, että työntekijän on osallistuttava puheluun. Kokousta johtavan työntekijän on ilmoitettava hyvissä ajoin ennen kokouksen alkua, että työntekijöiden ei ole tarkoitus vastata puheluihin kokouksen aikana, koska kokousvirrat katkeavat ja myös muut työntekijät ovat hajamielisiä.

työntekijät vastuuseen:

like, Applella on DRI, eli kaikki työntekijät saadaan vastuuseen ja suoraan vastuuseen. Kaikki ylemmät toimihenkilöt ovat suoraan vastuussa yhtiön toiminnasta. Ylempien toimihenkilöiden on näytettävä nuoremmille toimihenkilöille esimerkkiä siitä, että he ovat suoraan vastuussa yleisölle, eikä se ole mitenkään noloa.

PowerPointin käyttöä on vältettävä:

PowerPointin käyttö tekee tehtävästä yksinkertaisemman niille, jotka esittelevät hankkeitaan kokouksessa, mutta se käy tylsäksi niille, joiden on ymmärrettävä se. Amazon, käyttö powerpoint on tiukka ei muuten ne pitäisi käyttää bullet points. Tämä tekee asioista paitsi kiinnostavia myös helposti ymmärrettäviä.

kokouksissa tulisi käyttää tietoja:

kokouksissa hankkeitaan esittelevien työntekijöiden on käytettävä tietoja lausuntojensa tueksi. Jos Tietoja ei käytetä, palaverista tulee keskustelun paikka, sillä kaikki työntekijät esittävät mielipiteensä, mutta tukea ei ole. Käytettävän tiedon pitäisi olla sekä laadun että määrän puolesta tukevaa. Yahoossa kvantitatiivista dataa käytetään kokouksissa mielipiteiden tukena.

muistiontekijä on kaikissa kokouksissa:

muistiontekijä nimetään aina kaikkiin kokouksiin, koska kokouksessa on kahdesta kolmeen powerpoint-esitystä. Jos tulee note-taker sitten kaikki tärkeät kohdat voitaisiin helposti luetella alas. Myös, jos on työntekijä, joka on kokous voi saada kopion samasta ja peittely, joka puuttuu pois.

kokouksen uudelleenarviointi jaetaan:

toimistossa jaetaan jäljennös siitä, mitä kokouksessa on päätetty. Tämä saa työntekijät muistamaan kaikki tärkeät päätökset, jotka kokouksessa on tehty. Tämä auttaa työntekijöitä toimimaan siihen suuntaan, mihin yrityksen tavoitteet saavutetaan.

Aseta aikaraja kokoukselle:

Googlessa kokouspaikalle on asetettu valtavia ajastimia niin, että kokouksille on asetettu aikaraja. Jos kokouspaikalla on ajastimia, niin kokouksen juontaja varmistaa, että kaikki menee aikataulun mukaisesti.

kokousten aikataulu säännöllisin väliajoin:

kaikki yhtiöt pitävät tärkeänä, että ne järjestävät kokouksia säännöllisin väliajoin. Näin he voivat keskustella niistä asioista, jotka ovat tulossa lähitulevaisuudessa ja jotka vaativat minkäänlaista päätöksentekoa. Työnantaja voi myös valvoa yritysten eri osa-alueita ja työntekijät voidaan pitää kurissa.

kaikki paikalla olevat ovat valmiita haastettaviksi ja haastettaviksi:

Steve Jobs kerran Applen toimitusjohtaja sai työntekijät itkemään, jos cross kuulusteli häntä. Kaikissa yrityksissä työntekijöiden on kokoukseen osallistuessaan kyettävä kysymään johtajalta hämmentyneenä jostakin asiasta ja oltava myös valmiina vastauksiin, kun työnantaja esittää kysymyksiä.

pysy positiivisena kokouksista:

kaikkien kokouspaikalla olevien on suhtauduttava myönteisesti kokouksessa esitettyihin ajatuksiin. Mitään ajatusta ei saa hylätä heti. Kaikkien esitettyjen ideoiden hyvät ja huonot puolet on laskettava ennen niiden hylkäämistä.

uudet ideat ovat aina tervetulleita:

työnantajien on aina toivottava uudet ideat tervetulleiksi. Yleensä kokouksissa uutta ideaa esittävä työntekijä saa kritiikkiä muilta työntekijöiltä. Kokouksen johtaja ei ainoastaan rohkaise uusia ideoita vaan pyrkii myös sisällyttämään ne työprosessiinsa.

työntekijöiden tulee tehdä läksyt:

kaikki kokoukseen osallistuvat tulevat valmisteltuina, kun läksyt on tehty. Tämä auttaa työntekijöitä saamaan takaisin sen, mitä edellisissä kokouksissa on tehty, jotta he voivat edetä pidemmälle. Työntekijät myös peittelevät niitä kohtia, jotka ovat jääneet aiemmin näkemättä.

kunnioita toisten ihmisten aikaa:

kaikkien työntekijöiden tulee kunnioittaa toisten ihmisten aikaa. He tietävät kokouksesta hyvissä ajoin etukäteen, joten heidän tulisi suunnitella muut toimensa sen mukaan. Ihmiset, jotka eivät kunnioita toisten aikaa, eivät odota samaa myös muilta.

johtopäätös:

sekä Google että Apple ovat kuuluisia paitsi teknisistä innovaatioista myös tavastaan hoitaa kokouksiaan. Täällä pidettävät kokoukset ovat paitsi tuottavampia, myös työntekijöiden etu. Niin, kaikki yritykset yrittävät seurata näitä yksinkertaisia ohjeita suorittaa tehokkaita kokouksia ja saada kaiken irti työntekijöistään.