Kuinka kirjoittaa kirje tiedottaakseen kiertokirjeestä

sinun on jo tiedettävä, että jos yritykset haluavat jakaa tietoa sisällään, ne käyttävät muistioita. Asiakkaille he käyttävät sähköposteja tai henkilökohtaisia kirjeitä. Mutta entä jos heidän täytyy jakaa tietoa molemmille? Kiertokirjaimet tulevat silloin kuvaan. Se eroaa henkilökohtaisista kirjeistä, koska viimeksi mainitut jakavat tietyn tiedon vaikkapa vain yhdelle tai muutamalle vastaanottajalle.

Mitä Ovat Kiertokirjeet?

jos yritys haluaa antaa väelleen uutta tietoa ja toimintatapoja, jotka ovat tyypiltään “yleisiä” ja joita tullaan lukemaan laajasti, se lähettää kiertokirjeitä. Viestit voivat liittyä liiketoimintaan tai ei.

minkä tyyppisiä ne ovat?

ennen kuin osaat kirjoittaa ympyräkirjeen, sinun täytyy tietää, minkä tyyppistä ympyräkirjettä kirjoitat. Tässä suhteessa on kahdenlaisia:

• liikekirje, joka sisältää liike-elämän suhteellista tietoa. Tähän sisältyy kumppanin/kumppaneiden eläkkeelle jääminen tai kuolema, uuden konttorin avaaminen, uuden liiketoiminnan käynnistäminen, osoitteen muuttaminen, uusien tuotteiden ja palvelujen käyttöönotto jne.
• muu kuin kaupallinen kiertokirje, jossa jaetaan henkilökohtaisia tai sosiaalisia tietoja. Tähän sisältyy poliittisten ideologioiden saarnaaminen tai henkilökohtaisen mielipiteen esittäminen asiayhteyteen liittyvistä asioista.

kiertokirjeen sävyn, kielen ja yksityiskohtien tulisi vaihdella vastaavasti. Esimerkiksi:

jos aiot avata uuden toimipisteen, aloita yrityksen nimestä ja osoitteesta. Lisää sitten tervehdys. Anna pieni intro ja ilmoittaa asia, jossa on tietoa uudesta johtajasta ja miten ottaa häneen yhteyttä tulevia tarpeita varten. Lopeta hyväntahtoisuus ja sulje kirje.

jos joudut kertomaan väellesi kirjamessujen kaltaisesta tapahtumasta, jonka yrityksesi suunnittelee järjestävänsä, voit aloittaa tavallisista asioista. Kerro heille paikka ja aika, osallistumismaksu, millaisia kirjoja näytetään, kuka avaa messut ja kuinka kauan ne kestävät. Lopuksi pääte siihen, mihin vastaanottajat voivat tarvittaessa ottaa yhteyttä.

yleinen muoto on periaatteessa yritystiedot, tervehdykset, johdantolausuma tarkoituksesta, tarvittavat yksityiskohdat ja loppulausunto.

minkä tahansa kiertokirjeen ominaisuudet:

olipa kyseessä kauppa tai muu kuin kauppa, jokaisella kiertokirjeellä on seuraavat ominaisuudet:

• hyvin lyhyessä ajassa se voi tehdä minkä tahansa tietomäärän julkiseksi
• kieli on yksinkertainen
• sen houkutteleva esitystapa vakuuttaa lukijat
• se on lyhyt, mutta tarpeeksi välittääkseen viestin
• se on kohtelias ja sydämellinen
• se esittää luotettavaa tietoa, joka on hyödyllinen lukijoille
• kaikki asianosaiset, olipa kyse työntekijöistä tai asiakkaista, voivat ymmärtää sen sisällön
• se on vapaa ristiriidoista

jos kiertokirjeessäsi on nämä, kirjoitat sen oikein.

vinkkejä muistamiseen:

• on tunnettava yleisönsä. Kaikilla heistä ei ole yhtä paljon tietoa asiasta, tai vaikkapa yhtiöstä. Vaikka kaikki heistä eivät, useimmat heistä pitäisi ymmärtää, mitä yrität välittää.
• käytä ankaria äänensävyjä muistuttaaksesi työntekijöitä poissaoloista tai mistä tahansa tärkeästä asiasta asiakkaiden kanssa, tai yleisemmässä tiedonsaannissa käytä sydämellistä ja myönteistä sävyä.

älä jaa luottamuksellista tietoa, Jaa vain se, mikä on sallittua.