Kuukauden lopun sulkeutumisprosessi: miten kirjanpidosta saadaan tehokkaampaa

kirjanpito on työ, joka ei ole koskaan valmis. Olitpa valmistautuu veroilmoituksia, esittää taloudellisen raportoinnin tiedot, tai todellakin suorittaa kuukauden lopussa lähellä, siellä on tuskin mahdollisuutta hengittää.

vuonna 2017 keskimääräinen kirjanpitotiimi ilmoitti, että kuukauden lopun sulkeutuminen kestää yli 8 päivää.

mutta kuukauden lopun päättymiseen käytetty aika on aikaa, joka käytetään pois lisäarvosta. Sinulla on jo loputon lista tehtäviä loppuun, ja sulkemisprosessi varastaa huomiota rahaa tehdä liiketoiminnan tehtäviä ja tuottaa strategisia oivalluksia.

selkeä kuukauden lopun sulkemisprosessi parantaa tehokkuutta ja vähentää virheitä. Selvitämme, miten voit kehittää päättymisprosessisi hallintaa. Mutta ensin, Katsotaanpa katsomaan, mitä kuukauden lopun lähellä on, ja tarkat askeleet saatat ottaa.

mikä on kuukauden loppu?

kuukauden lopun päättymisellä tarkoitetaan tilinpäätöstietojen kuukausittaista keräämistä, katsausta ja kirjanpidon täsmäyttämistä.

tärkein päätösjakso tulee tilikauden lopussa. Mutta hyvä taloudellinen seuranta jatkuu joka päivä, viikko ja kuukausi.

odottaminen tilikauden loppuun asti kokoamaan kaikki raha – asiasi olisi järjetöntä, ja verokausi on muutenkin kova!

niinpä useimmat talousryhmät myös sulkevat kirjanpidon joka kuukausi, antaen heidän tarkistaa liiketoimet, lehdet ja raportit säännöllisemmin. Se merkitsee myös tulojen ja menojen sovittamista fyysisiin kirjanpitoihin-kuittien, laskujen ja muiden asiakirjojen tarkistamiseen.

kirjanpitotiimisi nopeudesta riippuen tämä kuukauden lopun prosessi voi kestää 5-10 päivää. Se on tärkeä osa yrityksesi rahoitusjärjestelmää, koska kuukauden lopun kirjanpito:

• auttaa helposti näyttämään taloudelliset tietonsa
• pitää kirjanpitonsa valmiina siltä varalta, että sinut tarkastetaan
• auttaa estämään tulevat kirjanpitovirheet
• valmistaa sinua yksinkertaisempaan, helpompaan veroilmoitukseen

luomalla kuvan siitä, mihin rahasi tulevat ja menevät joka kuukausi, voit luoda selkeän kuvan yrityksesi kokonaiskulutuksesta. Kuukauden lopussa lähellä kohokohtia, joissa menoja ei ole erityisen tarpeen ja auttaa optimoimaan yrityksen menoja.

mutta sujuvampi kuukauden lopun lähiprosessi johtaa vähemmän virheitä koko kirjanpitoprosessissa. Kannattaa siis tehdä se oikein.

6 key steps for month-end accounting

there ‘ s no perfect month-end close checklist, as all companies are different. Jotkut työskentelevät tuotteiden kanssa, mikä tarkoittaa, että heillä on ylimääräisiä vaiheita molempien varastojen seuraamiseen. Toiset ovat palvelukeskeisiä tai heillä on suuria pikkurahoja ja toimistokuluja huolehdittavanaan.

yleisesti ottaen aloittavien yritysten ja pk-yritysten kuukauden lopun kirjanpitoprosessissa on kuusi keskeistä vaihetta:

1. saamiset
2. velat
3. tilien täsmäytys
4. kiinteät varat
5. lausumat
6. Tulevaisuussuunnitelma

saamiset

Aloita kirjaamalla kaikki koko kuukauden aikana saadut tulot, olipa kyse käteisestä, laskuista, lainoista tai muista tuloista. Tähän vaiheeseen kuuluu myös sen varmistaminen, että olet saanut oikeat määrät asiakkailta ja jahtaat maksamattomia laskuja.

talousryhmäsi tulee tehdä päiväkirjamerkintä, joka tallentaa jokaisen näistä tapahtumista.

Tilivelat

tulojen vastapainoksi tilivelat ovat rahaa, jonka käytät kuukausittain ostoihin ja laskuihin. Sinun on seurattava, kuinka paljon olet käyttänyt ja mihin tuotteisiin tai palveluihin, mukaan lukien kuluraportit, laskumaksut ja yrityskortit.

tilien täsmäytys

kuukausittaisen sulkemisvaiheen tähän vaiheeseen kuuluu jokaisen transaktion sovittaminen ja tarkistaminen vastaavan pankin, myyjän tai liiketoiminnan transaktion kanssa. Tätä kutsutaan kertymäprosessiksi.

Käyttöomaisuus

suuremmat kone -, teknologia-ja muut omaisuuserät muunnetaan joskus rahaksi tilikirjassa. Tämä johtuu poistoista ja poistoista, mikä tarkoittaa, että näiden varojen arvo laskee ajan myötä. Koska omaisuus on kallista, voit jakaa poistojen kustannukset kuluina vuosien kuluessa.

näiden varojen arvon muutosten kirjaaminen (mukaan lukien korjaukset tai poistot) on tärkeää, jotta kirjanpitosi pysyy vakaana ja vältetään äkilliset tulos-tai tappiokierteet.

tilinpäätökset

nyt on aika järjestää kuukausittainen päätöstilinpäätös, kuten tase, tulos, tuotto-ja kululaskelma. Tietenkin, krediitit ja debits pitäisi pitää nettoarvo nolla kuin tilin saldo.

taloudelliset raportit ja tilinpäätökset ovat erittäin tärkeitä, jotta saadaan tarkka kuva yhtiön taloudellisesta datasta ja saadaan tietoa tulevista strategioista.

Plan ahead

lopuksi on aika ajatella eteenpäin käsillä olevaan kuukauteen ja luoda liiketoiminnan rahoitussuunnitelma keskeisten riskien varalta. Jos jokin asia olisi esimerkiksi tässä kuussa erityisen manuaalinen, voisi olla aika miettiä automaatioprosessin luomista. 88% yrityksistä, jotka soveltavat automaatiota, voi suorittaa kuukausittaisen sulkemisprosessin 6 päivän kuluessa, kun taas vain 40% yrityksistä, jotka eivät tee sitä.

5 vinkkejä kuukauden lopun sulkemisprosessin tehostamiseksi

kuten on mainittu, kirjanpitokuukauden lopun tehostaminen voi paitsi antaa tarkan kuvan yrityksesi taloudellisesta tilasta myös estää tulevat virheet. Prosessin virtaviivaistaminen valmistaa sinua paremmin tilintarkastuksen varalta ja siihen, kun verokausi lopulta rullaa (aivan liian aikaisin, Saanen lisätä!).

näin tehostat kuukauden lopun tiivistä:

1. Käytä malleja ja tarkistuslistoja
2. konsolidoi kaikki tapahtumat yhteen paikkaan
3. varmuuskopioi tietosi
4. toteuta yrityksen rajaukset
5. Automatisointijärjestelmät

Käytä malleja ja tarkistuslistoja

malleja ja tarkistuslistoja jokainen vaihe saattaa kuulostaa uskomattoman verottaa, mutta ne voivat ajella koko päivän pois kuukauden lopussa sulje prosessi.

tärkein etu lomakkeiden käyttämisessä kuukauden lopun päättyessä on se, että ne standardoivat operaatioita. Standarditoimintamenettelyn luominen parantaa todistetusti kuukauden lopun prosessin nopeutta ja tarkkuutta.

eräs ohjelmistoyritys piti merkkilistaa keskeisenä syynä siihen, että he onnistuivat lyhentämään kuukauden lopun sulkeutumisaikaa 3 viikosta vain 3 päivään. Melkoinen parannus!

konsolidoi transaktiot

on tärkeää konsolidoida jokainen transaktioluokka yhteen paikkaan. Kyse on menoista, tuloista ja muustakin. Viettää hallintaohjelmisto useita käyttäjätilejä avulla kirjanpitotiimi tarkistaa kaikki tapahtumat yrityksen laajuisesti.

voit myös työskennellä etikettien kanssa kategorisoidaksesi ja näyttääksesi menoja visuaalisesti helpommin.

varmuuskopiotiedot

ollaanpa rehellisiä, kenenkään ei kannata nykyään luottaa paperiin. Jos et ole löytänyt keinoa siirtää kirjanpitoprosessia verkkoon,on aika joustaa. Mutta vaikka käytät digitaalista kirjanpito-ohjelmistoa tai online-ohjelmia, on tärkeää varmuuskopioida kaikki asiakirjat.

Kuvittele menettäväsi pääsyn kaikkiin tietoihisi, raportointiin ja analysointiin? Tällaiset tapaukset voivat kaksinkertaistaa koko kuukauden lopun prosessin, ja niillä on varmasti kerrannaisvaikutuksia muihin kirjanpitoprosesseihin. Varmuuskopioi tietosi käyttämällä luotettavaa pilvipohjaista järjestelmää, joka voidaan tallentaa turvallisesti.

ilmoita yrityksen päättymispäivät

koko yrityksen päättymispäivät ovat kunkin kuukauden lopussa erityisiä päivämääriä, jotka jokaisen työntekijän tulee tietää ja kunnioittaa. Ne merkitsevät kuluvan tilikauden päättymistä, ja tämän päivämäärän jälkeiset tapahtumat siirretään seuraavalle kuukaudelle. Esimerkiksi, jos työskentelet freelancerin kanssa, joka ei lähetä laskuaan ennen katkaisua, he joutuvat tyypillisesti odottamaan seuraavan laskutuskauden maksua.

finanssitiimisi käyttää jo näitä, tietenkin. Mutta viestiminen cut-off antaa heille tarpeeksi aikaa osallistua tehtäviin, kuten maksaa laskun samalla loppuun kuukauden lopussa lähellä.

automatisoi kulujen hallinta

ykkösaskel, jonka voit ottaa helpottaaksesi elämää merkittävästi kuukauden lopussa?

automatisoi järjestelmäsi.

Tiesitkö, että voit sälyttää vastuun kuittien keräämisestä työntekijöillesi sen sijaan, että jahtaat heitä joka kuukausi?

Automaattinen maksujen täsmäytys, sisäänrakennetut työntekijöiden pankkikortit ja saumattomat hyväksynnät voidaan kaikki tehdä käyttämällä spendeskin voimaa. Asiakkaat sanovat, että ohjelmistomme säästää noin 4 päivän edestä työtä jokaisen kuukauden lopussa.

vaikka kirjanpitoa ei koskaan saatakaan lopullisesti päätökseen, voit säästää aikaa kuukauden lopun sulkemisprosesseissasi tehokkuuden lisäämiseksi ja lisäarvon tuottamiseksi. Tietenkin, kaikki nämä vinkit ja temput voidaan soveltaa myös vuoden lopussa sulkeminen ja saattaa hyödyttää joitakin muita kirjanpitojärjestelmiä.

iso kokonaiskuva tässä on se, että sulkemisaika maksaa arvokasta aikaa ja energiaa, joka olisi parempi käyttää strategiseen päätöksentekoon. Sinulla on valta luoda parempaa työtyytyväisyyttä, luoda säästöjä ja kääntää suurempi voitto. Korjaa tiivis prosessi tänään, lopullisesti.