mikä on Edi (Electronic Data Interchange)?

mikä on Edi (Electronic Data Interchange)?

sähköinen tiedonvaihto tai EDI on teknologia, joka auttaa kauppaorganisaatioita ja kumppaneita saamaan enemmän aikaan nopeammin nopeuttamalla logistiikan aikatauluja ja poistamalla manuaaliset virheet yritysten välisen viestinnän automatisoinnin avulla. EDI mahdollistaa organisaatiot, jotka tuottavat, laiva, ostaa, ja myydä tavaroita tai tarjota palveluja, kuten vähittäismyyjät, valmistajat, vakuutusyhtiöt, terveydenhuollon tarjoajat, lentoyhtiöt ja enemmän.

EDI on ollut käytössä 1960-luvulta lähtien, joskin se löytää nykyään uutta käyttöä mahdollistamalla toimitusketjun automaation ja toimimalla keskeisenä osana liiketoimintaprosessien automaation työnkulkua. Tämän blogikirjoituksen loppuun mennessä sinulla pitäisi olla melko vankka käsitys EDI: stä ja johdatus EDI-tekniikan perusteisiin.

tietokoneen ja tietokoneen välinen tiedonvaihto

EDI on automatisoitu tietokoneen ja tietokoneen välinen standardoitujen sähköisten liikeasiakirjojen vaihto, joka tapahtuu liikekumppaneiden välillä standardoidun ja suojatun yhteyden kautta.

tietokoneen ja tietokoneen välisessä viestinnässä ei tarvitse turvautua manuaalisiin vaihtoehtoihin, kuten sähköpostiin, faktoihin ja postiin. Asiakirjat siirtyvät suoraan lähettäjän tietokonesovelluksesta vastaanottajan tietokonesovellukseen. Ostaja voi esimerkiksi lähettää ostotilauksen ja toimittaja lähettää automaattisesti laskun.

Edi: llä voidaan käyttää automaattisesti tuhansia tavanomaisia liiketoimiasiakirjoja. Yleisiä esimerkkejä ovat ostotilaukset (EDI 850), toimitustilastot (EDI 214), laskujen tullitiedot, maksuvahvistukset (EDI 820) ja inventaarioasiakirjat.

standardi EDI-formaatti mahdollistaa tietokoneiden Edi-asiakirjojen käsittelyn. Standardeissa kuvataan jokainen tieto ja muoto, kuten asiakirjan tyyppi, osapuolet, yhteinen päivämäärä ja toteutettavat toimet. Standardien käyttö poistaa yritysten väliset vaihtelut niin, että jokainen liikekumppaneiden tietokonejärjestelmä puhuu yhteistä kieltä.

EDI-järjestelmissä käytetään erilaisia standardeja eri alueille, käyttöhäkeille ja teollisuudenaloille. EDI-standardeista on eri versiot, joten EDI-kumppaneiden on käytettävä samaa standardia ja versiota, jotta tiedot kulkisivat kunnolla.

suosituimpia standardeja ovat Yhdysvalloissa käytetty ANSI X12, maailmanlaajuisesti käytössä oleva UN/EDIFACT sekä toimialakohtaiset standardit, kuten HIPAA.

Edi käyttää useita suojattuja protokollia asiakirjojen vaihtoon. Kumppaneiden on sovittava käyttämästään protokollasta ja varmistettava, että he käyttävät samaa protokollaa ennen kuin he voivat vaihtaa Edi-tiedostoja. Jos näin ei ole, niiden on työskenneltävä välittäjän kanssa helpottaakseen näiden kahden protokollan välistä vaihtoa.

tietyt EDI-turvaprotokollat vaativat enemmän teknologiaa kuin toiset, mutta EDI-ohjelmiston, kuten ESSBUS Connect, käyttäminen voi helpottaa monenlaista vaihtoa ilman suuria investointeja.

nämä protokollat vaihtelevat vakiintuneesta file transfer protocol (FTP) tai secure FTP (stfp)-protokollasta, jota käytetään sisällön lataamiseen verkkosivuston isäntäpalvelimelle, API-pohjaisiin järjestelmiin, kuten AS4: ään, web-pohjaiseen A2: n kautta, ja muihin vaihtoehtoihin, mukaan lukien mobiili EDI.

vaikka EDI itse voi olla hyvinkin tekninen, siihen sijoittaminen oman yrityksen puolesta maksaa itsensä hetkessä takaisin. Nopeus, jolla voit käsitellä tilauksia ja laskuja, paranee dramaattisesti, jolloin voit leikata työvoimakustannuksia ja keskittää työvoimaponnistelut muihin lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

EDI ja automaatio

EDI-viestit voidaan automatisoida valmiiksi konfiguroiduilla työnkuluilla. Esimerkiksi heti kun ostotilaus on merkitty lähetetyksi, toimittaja voi lähettää lähetysilmoituksen ja sen jälkeen laskun.

yleensä yritykset käyttävät Edi-kääntäjiä joko palveluntarjoajan tai ohjelmiston kautta kääntääkseen Edi-asiakirjat käytettäväksi sisäisten sovellusten kanssa automaattisen käsittelyn mahdollistamiseksi. Prosesseja voidaan laajentaa toimimaan työnkulkujen ja integraatioiden avulla yrityksen sisällä. Esimerkiksi kun yritys saa ostotilauksen EDI: n kautta, logistiikkajärjestelmä tuottaa automaattisesti varaston henkilökunnalle tehtävän siirtää tavarat varastosta toimitukseen. Kun lähetys on siirretty toimitukseen, lähetysetiketti syntyy automaattisesti, ja lähetyksen tiedot lähetetään takaisin tilauksen tehneelle asiakkaalle.

käyttämällä EDI: tä verrattuna perinteisiin manuaalisiin prosesseihin

perinteisellä menetelmällä, kuten paperilla tai sähköpostilla, ostaja saa ilmoituksen tilauksen tekemisestä tai voi päättää, että hänen on tehtävä tilaus varastonumeroiden tarkistamisen jälkeen.

ostaja syöttää tiedon ostojärjestelmään luodakseen ostotilauksen ja joko tulostaa ja lähettää sen myyjälle tai lähettää sen hänelle sähköpostilla.

myyjä saa PO: n joko päivää myöhemmin tai sähköpostitse muun viestinnän ohessa. Saatuaan sen myyjä syöttää sen manuaalisesti myyntijärjestelmäänsä.

myyjä tulostaa laskun ja joko sisällyttää sen lähetykseen tai lähettää sen erikseen joko sähköpostitse tai postitse.

ostaja syöttää laskun manuaalisesti kirjanpitojärjestelmään.

tässä vaiheessa paperijärjestelmään on lisätty reilu viikko edestakaista toimitusaikaa. Sekä paperi että sähköposti ovat erittäin alttiita virheille, mikä lisää tilausaikaa.

Edi-prosessilla ostajan EDI-yhteensopiva hankintajärjestelmä tuottaa ja lähettää automaattisesti EDI-formatoidun PO: n, kun inventaario saavuttaa esiasetetun tason käynnistääkseen järjestelmän. Muutamassa minuutissa myyjän myyntitilausjärjestelmä, joka on varustettu EDI-ohjelmistolla, saa PO: n.

tavarantoimittajan järjestelmä hälyttää automaattisesti varaston henkilökunnan pakkaamaan ja lähettämään tavarat. Kun ne on pakattu ja valmiina lähetettäväksi, lähetysjärjestelmä luo Advanced Ship Notice (ASN) – ilmoituksen ja lähettää sen ostajan vastaanottavalle osastolle. Sieltä myyjän toiminnanohjausjärjestelmä luo Edi-laskun, joka menee ostajan maksujärjestelmään.

tämä koko prosessi kestää noin tunnin, eikä viikkoa tai enemmän.

EDI: n edut

EDI tarjoaa erilaisia etuja kaikille sitä käyttäville organisaatioille.

EDI voi nopeuttaa suhdanteita 61%. Teknologia mahdollistaa sen, että liiketoimet tapahtuvat minuuteissa päivien tai viikkojen sijaan. Automatisoimalla paperipohjaisia tehtäviä henkilökuntasi vapautuu arvokkaampiin tehtäviin, jolloin he voivat olla tuottavampia. Tiedonvaihdon automatisointi toimitusketjuissa varmistaa, että kriittiset tiedot lähetetään ajallaan ja seurataan reaaliajassa. Lyhentämällä Tilauksen käsittely-ja toimitusaikoja voit vähentää varastoa.

EDI: n käyttö vähentää transaktiokustannuksia, koska paperista, musteesta, kopioista, arkistoinnista ja varastoinnista, postimaksuista ja asiakirjojen hakemisesta ei enää tarvitse maksaa. Tämä voi auttaa yrityksesi säästää yli 35% transaktiokustannuksia yksin. Jos käsittelet suuria määriä liiketoimia, tämä voi myös auttaa sinua säästämään miljoonia dollareita vuosittain varhaisen maksun alennusten seurauksena. Käyttämällä EDI-tekniikkaa myös poistaa virheitä, jotka voivat maksaa paljon rahaa, kuten Kadonneet tilaukset, väärin otettu puhelin tilaukset, tietojen syöttövirheet, tai lukukelvottomia fakseja.

EDI auttaa parantamaan toimittajasuhteita, koska myyjät hyötyvät tilausten vähenemisestä kassajaksoihin ja parempi kassavirheiden vähentäminen säästää kumppanin aikaa ja turhautumista datariitojen käsittelyssä.

Edi tarjoaa myös useita strategisia etuja yrityksellesi, koska sinulla on reaaliaikainen näkyvyys transaktiotilaan, mikä helpottaa datavetoisten päätösten tekemistä nopeammin. EDI myös virtaviivaistaa uusille alueille pääsyä, koska se käyttää yhteistä maailmanlaajuista liikekieltä.

EDI-teknologia edistää kestävyyttä ja vähentää hiilidioksidipäästöjä korvaamalla paperipohjaiset prosessit digitaalisilla vaihtoehdoilla. Koska toiminnan tehokkuus kasvaa, myös energiajätettä on vähemmän.

miten EDI toimii

EDI vaatii kolme vaihetta:

• valmistelkaa asiakirjat.
• käännä ne EDI-muotoon.
• lähetä ne kumppanille.

käyttäen ostotilauksia esimerkkinä ostaja valmistelee ostotilauksensa keräämällä ja järjestelemällä kaikki tiedot, joten se toimii EDI: n kanssa. Ostotilauksen tulostamisen sijaan järjestelmä luo sähköisen tiedoston, jossa on kaikki Edi-asiakirjan rakentamiseen tarvittavat tiedot.

kun asiakirja on luotu, se on syötettävä Edi-käännösohjelmiston kautta, jotta sisäiset tiedot voidaan muuntaa Edi-standardimuotoon. Jos sinulla ei ole Edi-ohjelmistoa, voit lähettää tiedot EDI-palveluntarjoajalle, joka kääntää asiakirjan oikeaan EDI-muotoon.

kun PO on käännetty Edi-ostotilausmuotoon, se toimitetaan toimittajalle. Toimittaja käyttää EDI: tä erilaisten asiakirjojen, advanced shipping notificationin ja laskun kanssa esimerkiksi ilmoittaakseen ostajalle tilauksen lähettämisestä ja pyytääkseen ostajalta maksua.

EDI: n käyttöönotto organisaatiossasi

EDI: n vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi sinun on perustettava Edi-infrastruktuurisi, mukautettava Edi-järjestelmäsi kauppakumppaniesi infrastruktuuriin ja noudatettava yhteisiä standardeja.

EDI – hoidon aloittamiseksi sinun on:

• Edi-ohjelmisto viestintään
• Internetviestintä, Pakettiauto, eri kumppaneiden vaatimana
• tarvittavat paikan päällä olevat laitteistot, mukaan lukien palvelin tai tietokone, viestintälaitteet ja oheislaitteet,
• turvattu toimistotila valvotuilla tietoturvatietojen varmuuskopioilla ja ylimääräisellä virralla, jotta järjestelmä voi toimia luotettavasti
• ohjelmistot, joilla voidaan integroida jokin seuraavista: edi-liiketoimet back-office-järjestelmilläsi helpoksi edi-integroinniksi
• kartat jokaiselle edi-asiakirjatyypille, jota vaihdetaan kumppaneiden kanssa edi-tietueiden kartoittamiseksi käyttökelpoiseksi liiketoiminnaksi asiakirja.

Edi on vain yhtä arvokas kuin integraatiot kumppanijärjestelmiisi. Sinun on päätettävä, mitä IDI-protokollia käytät asiakirjojen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Valitset ja toteutat vaihtoja oikeille asiakirjoille tai tapahtumille. Sinun kannattaa myös naulata käyttötapaukset, joissa voit lähettää ja vastaanottaa jokaisen EDI-asiakirjan.

ota yhteyttä toimittajiin ja IT-tiimiisi ja määritä tarvittavat toimenpiteet EDI: n toteuttamiseksi organisaatiossasi.