mikä on muutoksen hallintaprosessi ja miten sitä käytetään?

muutosvalvontaprosessi on projektipäälliköiden tapa esittää sidosryhmille tarkistuspyyntöjä, jotka sitten hyväksytään tai evätään. Se on tärkeä prosessi, joka auttaa hallitsemaan suuria projekteja, joissa on useita liikkuvia osia.

kun kyse on useiden projektien hallinnasta, asiat voivat mutkistua. Työn aikataulujen koordinoinnista tavoitteiden ja tulosten seurantaan, viimeinen asia, jonka haluat käsitellä, on suuri projektimuutos. Mutta kun muutoshallintaprosessi on käytössä, projektin muutospyyntöjen lähettäminen on helppoa.

muutoksen ohjausprosessi on välttämätön suurissa aloitteissa, joissa monet joukkuetoverit työskentelevät osastoittain. Sukelletaan prosessiin ja konkreettisiin esimerkkeihin, joiden avulla voit toteuttaa oman muutosohjausmenettelyn.

mitä muutosohjausprosessi tarkoittaa?

Muutosohjaus on prosessi, jota käytetään projektien ja isojen aloitteiden muutospyyntöjen hallintaan. Se on osa muutosjohtamissuunnitelmaa,jossa määritellään muutokset tiimin tai yrityksen sisällä. Vaikka muutosprosessissa on monia osia, helpoin tapa ajatella sitä on luoda muutosloki, jossa voit seurata projektin muutospyyntöjä.

useimmissa tapauksissa kuka tahansa sidosryhmä voi pyytää muutosta. Pyyntö voi olla niinkin pieni kuin pieni muokkaus projektin aikatauluun tai yhtä suuri kuin uusi toimitustapa. On tärkeää pitää mielessä, että kaikkia pyyntöjä ei hyväksytä, sillä keskeisten sidosryhmien on hyväksyttävä tai evättävä muutospyynnöt.

koska muutosohjausprosessissa on paljon liikkuvia osia ja se vaihtelee yhtiöittäin, on hyödyllistä ottaa käyttöön työkaluja, joiden avulla elinkaariprosessi voi sujua sujuvasti. Työkalut, kuten työnkulun hallintaohjelmisto, voivat auttaa sinua hallitsemaan työtä ja viestintää yhdessä paikassa.

Muutoskontrolli vs. muutosjohtaminen

Sekoittaako Muutoskontrollin ja muutosjohtamisen ero? Emme syytä sinua. Muutosvalvonnan ja muutosjohtamissuunnitelman välillä on paljon eroja. Muutosohjaus on vain yksi muutosjohtamisstrategian monista palasista.

• muutoksen hallinta: muutoksen ohjausprosessi on tärkeä kaikille organisaatioille, ja se voi auttaa tiedonkulkua projektimuutoksissa. Onnistuneen prosessin pitäisi määritellä menestysmittarit, järjestää työnkulkusi, mahdollistaa tiimien kommunikointi ja perustaa tiimisi tulevaa menestystä varten.

• muutosjohtaminen: muutosjohtamissuunnitelma koostuu budjetin, aikataulun, viestinnän ja resurssien koordinoinnista. Siinä missä muutosohjausprosessi koostuu muodollisesta asiakirjasta, jossa hahmotellaan muutospyyntö ja muutoksen vaikutus, muutosjohtaminen on yleissuunnitelma.

kuten näette, muutosohjausprosessi on vain yksi pieni osa suurempaa muutosjohtamissuunnitelmaa. Joten vaikka liittyvät, kaksi termiä ovat erilaisia.

Lue: mitä on muutosjohtaminen? 6 vaiheet onnistuneen muutosjohtamisprosessin rakentamiseksi

mitä hyötyä muutosohjausprosessista on?

muutoksen hallintaprosessin toteuttaminen voi auttaa organisoimaan tiimisi organisaation ohjelmistojen ja tehokkuuden avulla projektin tuotosten ja eräpäivien ympärille. Se on myös ratkaisevaa, kun mietitään muutoksen seurauksia, jota ei hallita tehokkaasti.

muutosjohtamisprosessi voi auttaa resurssinhallintasuunnitelman tai muiden työnjohtotavoitteiden toteuttamisessa. Seuraavassa on joitakin muita etuja toteuttaa muutoksen ohjaus prosessi.

lisääntynyt tuottavuus

muutosten hallintaprosessi poistaa sekaannukset projektien tuotoksista ja mahdollistaa sen, että painopiste on tietojen keruun sijaan toteutuksessa. Tämä lisää tuottavuutta ja tehokkuutta erityisesti tuottavuusohjelmistojen avulla.

ilman prosessia tuottavuus voi kärsiä, koska työhön kuluu aikaa. Koska tärkeimpiin töihin on käytettävissä rajoitetusti kaistanleveyttä, yli neljännes(26%) määräajoista jää joka viikko väliin.

tehokas viestintä

muutoksen asianmukainen dokumentointi voi helpottaa viestintäongelmia. Kun tavoitteet ja tavoitteet on määritelty selkeästi, tiimiviestintä voi kukoistaa. Muista, muutos ohjaus prosessi ei korjaa kaikkia viestintäongelmia. Voi olla hyödyllistä sisällyttää myös työnhallintaohjelmisto, jotta projektien viestintä pysyy yhdessä paikassa.

muutoksenhallintaprosessi voidaan jakaa myös toimeenpanevien sidosryhmien kanssa, jotta muutospyynnöille saadaan helposti konteksti.

Lue: 12 vinkkejä tehokkaaseen viestintään työpaikalla

parempi tiimityö ja yhteistyö

tehokas viestintä ei ole pelkästään etu itsessään, vaan se voi myös auttaa parantamaan yhteistyötä. Kun projektimuutoksista viestitään selkeästi, on helpompi tehdä yhteistyötä ja tehdä yhteistyötä.

esimerkiksi silloin, kun Muutoksista tiedotetaan selkeästi ensimmäistä kertaa, sidosryhmillä on enemmän aikaa keskittyä luovuuteen ja tiimityöskentelyyn. Ilman tehokasta viestintää sidosryhmät joutuvat käyttämään aikaa tiedon kokoamiseen sen sijaan, että he työskentelisivät luovasti tiimin jäsenten kanssa.

Haluatko tiivistää yhteistyötä entisestään? Yhdistä muutoksenhallintaprosessi tehtävänhallintaohjelmistoon, jotta tiimisi voi menestyä.

muutosohjausprosessin viisi vaihetta

ovat samanlaisia kuin viisi projektinhallintavaihetta, ja muutosten hallintaprosessin luomisessa on viisi keskeistä vaihetta. Vaikka jotkin prosessit eroavat hieman toisistaan, ne kaikki sisältävät muutamia keskeisiä elementtejä. Kaikki nämä perusvaiheet aloittamisesta toteutukseen auttavat muuttamaan pyyntöjä tehokkaasti ja ehkäisevät turhia muutoksia.

kokeile projektinhallintaa asanalla

jotkut haluavat tarkastella prosessia muutosohjausprosessivirrassa, joka voi olla helpompi visualisoida. Riippumatta siitä, miten päätät katsoa sitä, lopputuloksena on lopullinen päätös siitä, hyväksytäänkö tai hylätäänkö muutospyyntö.

sukelletaan viiteen vaiheeseen, jotka tekevät tehokkaan muutoksen ohjausprosessin ja mitä kuhunkin sisältyy.

muutospyyntö vireillepano

muutoksenhallintaprosessin vireillepanovaiheessa pyydetään muutosta. On olemassa lukuisia syitä, miksi saatat pyytää muutosta. Esimerkiksi luovan toteutuksessa menee ennakoitua kauemmin. Tämän jälkeen tehtäisiin pyyntö toimitettavan eräpäivän mukauttamiseksi. Vaikka pyyntö voi tulla todennäköisemmin sidosryhmältä tai hankkeen johtajalta, muutosehdotusta voi pyytää kuka tahansa.

tiimin jäsenen, joka haluaa tehdä pyynnön, tulee lähettää sellainen muutospyyntölomakkeella. Projektipäällikkönä kannattaa säilyttää muutosloki paikassa, joka on helppo löytää ja johon kaikilla on pääsy.

kun pyyntölomake on täytetty, päivität muutoslokiin nimen, lyhyen kuvauksen ja muut haluamasi tiedot, kuten pyynnön esittäjän päivämäärän ja nimen. Loki on tallenne kaikista projektin muutoksista, joista voi olla hyötyä useiden kuukausien projektien hallinnassa.

tässä on esimerkki eri kentistä, jotka voit sisällyttää muutospyyntölomakkeeseen.

• Projektin nimi

• päiväys

• pyynnön kuvaus

• pyytäjä

• vaihda omistajaa

• prioriteetti

• muutoksen vaikutus

• määräaika

sisällytettävät kentät riippuvat siitä, kuinka perusteelliseksi haluat muutoslokisi olevan ja minkä tyyppisiin muutoksiin olet törmännyt.

muutospyynnön arviointi

kun pyyntö on täytetty ja alkuperäinen lomake on toimitettu ja hyväksytty, pyyntö arvioidaan. Tämä eroaa alkuperäisestä lomakkeesta, koska arvioinnissa arvioidaan todellista muutosta.

arviointivaiheessa ei välttämättä tehdä päätöstä, vaan käydään läpi perustiedot. Tiedot arvioi todennäköisesti hankkeen tai osaston vetäjä, joka käy läpi yksityiskohtia, kuten tarvittavat resurssit, pyynnön vaikutukset ja kenelle pyyntö tulisi välittää.

jos muutospyyntö läpäisee alkukartoituksen, se siirtyy analyysivaiheeseen, jossa tehdään varsinainen päätös.

Muutospyyntöanalyysi

muutosvaikutusanalyysivaiheessa tehdään lopullinen päätös siitä, hyväksyykö vai kieltääkö hankkeen vetäjä pyynnön. Vaikka voit myös antaa panosta päätökseen, se on hyvä idea saada virallisen hyväksynnän johtaja samoin. Joissakin tapauksissa voi olla jopa muutoksenhallintalautakunta, joka valvoo kaikkia muutoshyväksyntöjä.

hyväksytty muutospyyntö vaatii allekirjoituksen, ja siitä tiedotetaan tiimille ja jatketaan viisivaiheisen prosessin loppuun. Se tulee dokumentoida muutoslokiin ja missä tahansa muualla projektin viestintä elää, jotta kaikki hankkeen sidosryhmät ymmärtävät tarvittavat muutokset.

jos muutospyyntö hylätään, se tulee myös dokumentoida muutoslokiin. Vaikka kielteisen pyynnön ilmoittaminen tiimille ei ole välttämätöntä, se voi olla hyödyllistä sekaannusten välttämiseksi.

muutospyynnön toteuttaminen

jos muutospyyntö hyväksytään, prosessi siirtyy toteutusvaiheeseen. Täällä sinä ja hankkeen sidosryhmät työskentelette hankkeen muuttamiseksi.

muutoksen toteuttaminen näyttää erilaiselta riippuen siitä, missä vaiheessa hanke on, mutta se koostuu yleensä projektin aikataulujen ja tulosten päivittämisestä sekä projektiryhmälle tiedottamisesta. Sitten varsinainen työ voi alkaa. On hyvä idea arvioida projektin laajuus, jotta kaikki muutokset aikajanalla ei ole valtava vaikutus ennustettuihin tavoitteisiin.

pyynnön tiedot kannattaa levittää yhteiseen työtilaan ja muutoslokiin, jotta tuottavuus ei katoa yrittämällä etsiä uutta tietoa. Saatat jopa haluta lähettää tarkistetun liiketoimintatapauksen kattamaan kaikki tukikohtasi.

muutospyynnön päättäminen

kun pyyntö on dokumentoitu, levitetty ja toteutettu, pyyntö on valmis lopetettavaksi. Vaikka joillakin joukkueilla ei ole virallista sulkemissuunnitelmaa, on hyödyllistä, että sellainen on olemassa, jotta tietoja voidaan tallentaa paikkaan, johon kaikki tiimin jäsenet voivat viitata tulevaisuudessa.

sulkemisvaiheessa kaikki dokumentaatio, muutoslokit ja viestintä tulee tallentaa yhteiseen tilaan, johon pääsee myöhemmin. Sinun tulee myös tallentaa alkuperäinen muutoslomake ja muutetut projektisuunnitelmat, jotka olet luonut matkan varrella.

kun asiakirjat ovat sopivassa paikassa, voit sulkea kaikki avoimet tehtävät ja työskennellä projektin onnistumiseksi. Jotkut projektin johtohenkilöt järjestävät myös post mortem-kokouksen ennen projektin virallista lopettamista.

kokeile projektinhallintaa asanalla

Muutosohjausprosessi esimerkki

nyt kun ymmärrät muutosohjausprosessin viisi vaihetta, on aika ottaa ne käyttöön. Kokosimme esimerkin, joka antaa konkreettisen aloituspaikan.

ennen oman suunnitelman laatimista on tärkeää arvioida nykyiset prosessit ja työkalut, jotta ne sopivat tiimillesi. Saatat jopa haluta luoda liiketoimintatapauksen tai projektisuunnitelman esitettäväksi yrityksen sidosryhmille.

muutoslokiin lisäämäsi merkinnät voivat vaihdella riippuen siitä, minkä tyyppisiin muutoksiin usein törmäät ja kuinka monimutkaisia projektit ovat. Vaikka kuukausia kestävät monimutkaiset projektit saattavat törmätä useampiin muutospyyntöihin, pienemmät kertaluonteiset projektit eivät välttämättä tarvitse yhtä yksityiskohtaista muutoslokia.

tässä on esimerkki muutoslokista, joka antaa sinulle käsityksen siitä, mitä sisällytetään ja miten muotoillaan omasi. Tämä muutosohjaus esimerkki sisältää:

• Projektin nimi

• Tehtävän nimi

• valtuutettu

• eräpäivä

• ensisijaisuus

• Edistymistilanne

• muuta tyyppiä

tämä yksinkertainen muoto on hyvä lähtökohta muutoslokille, mutta voit halutessasi lisätä lisäkenttiä projektisi monimutkaisuuden mukaan.

luodaksesi Oman muutoslokisi, voit luoda mukautetun mallin tai tarkastella projektipohjien galleriaamme.

milloin käyttää muutosohjausprosessia

on hyvä huomata milloin käyttää muutosohjaussuunnitelmaa, joten olet valmis kun aika tulee. On monia erilaisia muutoksia, joita saatat törmätä, riippuen uusista aloitteista ja käytössä olevista työkaluista.

yleisiä muutoksia voivat olla pyynnöt aikajanojen pidentämisestä, tietojen uudelleenjärjestely tai toimitusten muuttaminen. Seuraavassa on muutamia muita tapauksia, joissa haluat ehkä käyttää muutoksen hallintaprosessia.

• soveltamisalan Yli: haluat ehkä harkita tämän prosessin käyttöä, kun projekti on menossa soveltamisalan yli, joka tunnetaan myös scope creepinä.

• projektin epäjohdonmukaisuudet: jos havaitset epäjohdonmukaisuuksia projektin aikana, muutoksen pyytäminen voi auttaa sinua välttämään suoritteiden muokkaamisen myöhemmin.

• jyrkät tavoitteet: joissakin tapauksissa OKRs voi olla ulottumattomissa ja on hyvä idea merkitä nämä asiat ennen kuin projekti on valmis.

• uudet työkalut: Jos käytössä on uusia prosesseja tai työkaluja, muutos voi olla väistämätön, kun selvität uusia asioita ensimmäisten projektien aikana.

kokeile projektinhallintaa asana

pyydä tiesi muutokseen

vaikka muutokset ovat väistämättömiä, hyvä uutinen on, että muutoksen ei tarvitse suistaa seuraavaa projektia raiteiltaan. Toteuttamalla muutosohjausprosessin voit varmistaa, että projekti pysyy raiteillaan ja viestintä on selkeää ja tehokasta. Tämä vahvistaa tuottavuutta ja vähentää hämmennystä projektisi suoritteista.

jos törmäät muutokseen, on rauhoittavaa tietää, että sinulla on oikeat prosessit tilanteen hoitamiseen. Kun sinulla on valmis muutosjohtamissuunnitelma, voit lieventää strategian muutoksen kielteisiä vaikutuksia ja keskittyä edelleen vaikuttavuuden tuottamiseen.