mikä on Ostotilausjärjestelmän tarkoitus?

mikä on Ostotilausjärjestelmän tarkoitus?

jossain vaiheessa pienyritystoimintaa on ehdottomasti hankittava tavaroita tai palveluja toiselta yritykseltä. Olipa kyse pienistä ostoksista tai muutamista suurista ostoksista, tarvitset tavan seurata tilauksia. Ostotilausjärjestelmän avulla voit luoda ja toteuttaa tilaukset-ostohankinnasta aina myyjän maksuun ostoprosessin virtaviivaistamiseksi.

miten Ostotilausjärjestelmä toimii

kun olet perustanut järjestelmän kaikkien organisaatiosi käyttäjien kanssa – henkilökunnasta, joka voi pyytää tuotteita, osastopäälliköihin, jotka hyväksyvät ostot, ostoyksikköön, joka hoitaa isommat ostokset, on helppo automatisoida hyväksymisprosessi ja siirtää asiat maksuosastolle laskun maksamista varten.

Hankintapyyntö

kun joku tarvitsee tavaroita tai palveluja liiketoimintaan, hän laatii hankintapyynnön, jossa esitetään, mitä hän tarvitsee, keneltä hän sitä tarvitsee, milloin hän sitä tarvitsee, minne se toimitetaan ja kuinka paljon se maksaa.

sieltä se menee asianomaisen toimihenkilön hyväksyttäväksi. Jos sitä ei hyväksytä, toimihenkilö voi huomata, miksi se hylättiin, tai pyytää muutoksia ennen hyväksymistä.

Ostotilaus

kun ostoehdotus on hyväksytty, siitä tulee virallinen ostotilaus, joka lähetetään Toimittajalle. Kun toimittaja on hyväksynyt sen, siitä tulee laillisesti sitova sopimus ja se edellyttää myyjältä tilattujen tavaroiden tai palvelujen lähettämistä.

jokaiselle tuottajalle annetaan ostotilausnumero, joka helpottaa järjestelmän kautta tapahtuvaa seurantaa. Se sisältää kaiken pakkolunastuksesta, laskutusosoitteen ja mahdolliset lisäehdot.

tilaus täytetty

tässä vaiheessa myyjä on lähettänyt tavarat tai toimittanut tilatut palvelut. Myyjän tulee toimittaa seurantatiedot, jotta organisaatiosi tietää, milloin lähetyksen voi odottaa saapuvan.

vastaanotetut tavarat

kun lähetys saapuu, joku organisaatiossa ilmoittaa vastaanottaneensa tuotteet. Koska Tuotteita voi saapua useita lähetyksiä, on tärkeää tarkistaa pakkauslomake vastaan kohteita, jotka on tilattu joka kerta, varmistaa, että olet saanut vain tuotteita tilasit, ja maksaa vain mitä saat.

Laskun käsittely

ostotilausjärjestelmän tulisi automatisoida prosessi, jossa ostotilausta verrataan vastaanotettuun tavaraan ja tavarantoimittajan laskuun. Siinä tapauksessa, että jokin ei täsmää, se merkitään manuaalista väliintuloa varten.

kun kaikki täsmää, se siirtyy automaattisesti tilivelvollisuusosastolle maksettavaksi. Tämä varmistaa, että laskut eivät putoa halkeamien läpi, jolloin voit nopeasti maksaa kaikille myyjille, mikä vahvistaa toimittajan suhteita ja mahdollisesti voit kaapata varhaisen maksun alennuksia.

organisaatioissa, joissa yksi osasto hoitaa budjetin, toinen tekee ostoksia ja toinen maksaa laskut, ostotilausjärjestelmä antaa kaikkien nähdä, mitä tapahtuu reaaliajassa, kun taas paperijärjestelmät jättävät runsaasti tilaa virheille.

Ostotilausjärjestelmän edut

parantaa Tilaustarkkuutta

ostotilauksen lähettäminen toimittajalle on laillinen ostotarjous. Jos toimittaja hyväksyy tilauksen, se muodostaa oikeudellisen asiakirjan sinun ja toimittajan välillä. Ennen kuin toimittaja hyväksyy tilauksen, sopimusta ei ole.

ostotilausten avulla saadaan riidan sattuessa tarkka dokumentaatio siitä, mitä on tilattu. PO listaa määrät, tavaran kuvaukset, hinnan, Alennukset, toimituspäivän ja ohjeet, joten virhemahdollisuus on pienempi kuin sanallisessa tilauksessa.

tuottajaorganisaation tietojen oikeellisuuden varmistaminen tekee myös siihen liittyvän laskun maksamisesta paljon helpompaa.

parempi ostojen hallinta

koska PO-järjestelmä hahmottelee kustannukset ennen työn aloittamista, on helpompi nähdä, miten talousarviot vaikuttavat. Voit tehdä tilauksen yhdelle projektille tai useammalle projektille samaan aikaan.

kun tilaat tavaroita tai palveluja projektiin, käytä tilaukseen projektiviittausta, jotta voit yhdistää tilauksessa olevat tavarat projektiin. Tämä automatisoi varastojen ja kustannusten allokoinnin projektille ostotilauksen elinkaaren jokaisessa vaiheessa, joten voit antaa tarkkoja tarjouksia.

jos haluat myyntipisteen olevan tarkka, sinun on laskettava todelliset ostotilausmäärät kustannusten määrittämiseksi ennen projektin aloittamista.

Säästä aikaa ja rahaa

kun tavarantoimittajat lähettävät laskuja, joissa viitataan PO-numeroosi, työntekijöiden ei tarvitse käyttää aikaa laskun laillisuuden tarkistamiseen. Koska TUOTTAJAORGANISAATIOSTA tulee sopimus, kun tavarantoimittaja hyväksyy sen, se poistaa kaikki tätä koskevat riidat.

PO-prosessin vuoksi lasku tulee kirjata kirjanpitojärjestelmään alkuperäisen PO-menettelyn mukaisesti, kirjata toimitus ja päivittää varastotasot automaattisesti. Nopeammat maksuajat tarkoittavat, että säästät rahaa laskujen käsittelykustannuksissa, koska niiden käsittely vie vähemmän aikaa, jolloin tiimisi voi olla tuottava muissa tehtävissä.

asioivat valtion virastojen kanssa

suurin osa valtion virastoista ei maksa laskuja ennen kuin ne saavat voimassa olevan ostotilauksen. Ilman kykyä luoda POs, olet rajoitettu kannalta liiketoimintamahdollisuuksia.

Jos tuotat ostotilauksia, kerrot muille olevasi taloutesi ja kassavirtasi päällä, jotta voit saada lisää luottamusta yrityksiin, jotka eivät käytä ostotilausjärjestelmää.

virtaviivaista varastoasi

kun käytössä on tehokas ostotilausohjelmisto, voit helposti nähdä sijoituksesi varastoon paremman varastonhallinnan varmistamiseksi. Voit nähdä nykyiset varastotasot, uudelleenjärjestelyn tasot, varastossa pidossa ja vapaa varastossa. Tämä antaa sinulle tason selkeyttä ja valvontaa, että monet yritykset puuttuu – mikä johtaa varastossa pulaa. Käyttämällä ostotilauksia antaa sinulle näkyvyyttä kaikille näille alueille, lisäksi kustannuksia ja myyntiprosessi, joten voit paremmin nähdä voittomarginaalit kunkin tuotteita.

Löydä parhaat tavarantoimittajasi

Tiedätkö, että parhaat tavarantoimittajasi ovat? Tiedätkö, keneltä tilaat suurimman osan tuotteistasi? Tiedätkö, mitä olet maksanut aiemmista tuotteista, ja pitäisikö sinun saada alennuksia sopimuksesi mukaan tai ostomääräsi vuoksi?

monet yritykset jättävät nämä kysymykset vastaamatta ja tekevät siksi itselleen suuren karhunpalveluksen.

ostotilausjärjestelmäsi avulla näet nopeammin ja helpommin, mitkä toimittajat huolehtivat suurimmasta osasta tarpeistasi. Voit myös määrittää, mitkä toimittajat eivät pidä oman osansa bargain – kautta johdonmukainen myöhässä toimitukset, out of stock kohteita, ja niin edelleen.

näiden tietojen avulla voit nähdä, milloin on aika luopua myyjästä toisen toimittajan hyväksi tai milloin on aika neuvotella paremmista maksuehdoista joidenkin toimittajiesi kanssa.

vakaalla ostotilausjärjestelmällä toimiminen takaa, että yritykselläsi on käytössään paljon tietoa, jonka avulla voit tehdä datalähtöisiä päätöksiä. Tiedot siitä, mitä käytät, missä käytät sen ja kenen kanssa käytät sen, auttavat sinua tiedottamaan tulevaisuuden valinnoista kasvun nopeuttamiseksi ja kannattavuuden parantamiseksi.