mikä on P2P-sykli? – 12 SAP: n hankinnasta maksuun-syklin

P2P-sykli on prosessi, jolla organisaatio tai yritys hankkii tavaroita ja palveluja, maksaa toimittajalle ja vastaanottaa tavarat.

sykli alkaa pyytämällä tarjouksia toimittajilta ennen ostotilausten luomista, jotka lähetetään toimittajille. Kun ne on saatu, laaduntarkastus tehdään ennen laskujen laatimista ja niiden maksamista.

tässä artikkelissa käsitellään yksityiskohtaisesti p2p-syklin jokaista vaihetta.

mikä on P2P-menettely?

hankinnasta maksuun-sykli (p2pcycle) on liiketoimintaprosessin toimintoja, jotka tapahtuvat ostotilausten, tuotteiden tai palvelujen maksujen luomisen ja hyväksymisen aikana.

Tämä sisältää kaiken tuotteiden hankinnasta maksaviin myyjiin tavaroiden toimituksen vastaanottamisen jälkeen;se voi sisältää jopa päinvastaisia liiketoimia, joissa aiemmin ostetut tuotteet palautetaan ennen niiden lähettämistä!

kaikissa nykyaikaisissa toiminnanohjausjärjestelmissä, SAP mukaan lukien, on hyvät P2P-prosessiautomaatiotoiminnot.

tässä viestissä käytetään viitteenä P2P-sykliä SAP MM.

P2P-syklin vaiheet

löydät SAP: n hankinnasta maksuun-syklin 12 vaihetta.

prosessi hankinta-to-Pay tai P2P sykli alkaa, kun ostaja löytää tarvetta joitakin tavaroita tai palveluja.

Requirement Identification

requirement-identification on P2P-syklin ensimmäinen vaihe.

kun raaka-aineista, palveluista tai toiminnan jatkamiseen tarvittavista osista on pulaa, vastuuhenkilö selvittää materiaalin tarpeen tai hyödyn.

Aineiston tai palvelun tarve ilmoitetaan tämän jälkeen hankintaosastolle laatimalla ostopyyntö.

ostopyyntö toimitetaan ostopäällikölle.

ostotilauksen hyväksyminen

ostopäällikkö arvioi saadun ostotilauksen.

Aineiston tai palvelun tärkeydestä ja hinnasta riippuen se lähetetään ylimmän tason johtajille tarkistettavaksi.

tässä ostotilaus voidaan joko hyväksyä tai hylätä.

ostotilauksen hyväksyntä

Oletetaan, että ostopäällikkö saa hyväksynnän senioreiltaan. Siinä tapauksessa hän valtuuttaa ostotilauksen ja lähettää PO: n hankintaosastolle.

hankintaosasto tarkistaa pyyntölomakkeen ymmärtääkseen vaatimuksen.

toimittajat

pyynnön tyypistä riippuen joko uusi luettelo toimittajista valitaan uudelleen tai hankintaosasto voi ottaa suoraan yhteyttä olemassa olevaan toimittajaan materiaalin saamiseksi.

toimittajien nimeäminen uudelleen riippuu heidän uskottavuudestaan, myyjän luokituksesta, tuotteen tai palvelun laadusta ja hinnoittelusta.

ottaen tarjouksia myyjiltä

tässä ostaja lähettää RFP: t kaikille ehdolla oleville myyjille selittämään vaatimukset. Myyjiä pyydetään sitten antamaan tarjouksensa.

Toimittajan valinta

tässä arvioidaan myyjän vastaukset RFP: hen, sopimusehdoista ja tarjouksista neuvotellaan myyjien kanssa.

myyjä, jonka tarjous ja ostaja hyväksyvät ehdot, on ehdolla, ja sopimus allekirjoitetaan.

lähetysilmoitus

kun sopimus on allekirjoitettu ja PO on vahvistettu, myyjä lähettää lähetysilmoituksen ostajalle. Ilmoitus, jossa ilmoitetaan niiden tarjoamista tavaroista tai palveluista.

tässä vaiheessa olemme hankinnasta maksuun-syklin puolivälissä. Lähetysilmoitus sisältää kaikki yksityiskohdat, kuten tavaran kuvauksen, lähetyspäivän.

tavaran vastaanottaminen

yritys saa tavaran toimittajalta. Hankitut materiaalit tai palvelut tarkastetaan materiaalien laadun tarkastamiseksi.

lähettäjä vertaa PO: ta lähetysilmoitukseen vahvistaakseen, jos nämä kaksi täsmäävät. Jos ne täsmäävät, yhtiö antaa kuitin myyjälle.

mutta poikkeamien ilmetessä yritys voi ottaa yhteyttä myyjään ja pyytää hyvitystä tai korvaavaa tuotetta.

Laskun kirjaaminen

saatuaan kuitin yritykseltä toimittaja lähettää heille laskun maksettavaksi. Laskussa on kaikki toimitettuun tavaraan liittyvät maksutiedot.

3 Way Match

kun lasku on saatu myyjältä, kaikki siihen liittyvät asiakirjat, kuten ostotilaus ja lähetysilmoitus, on tarkistettava yrityksen kirjanpidossa.

maksun suorittaminen toimittajalle

Oletetaan, että maksuvastuuosasto löytää kaikkien hintaa, määrää ja ehtoja koskevien asiakirjojen välisen vastaavuuden. Tällöin maksu suoritetaan myyjälle sovittujen ehtojen mukaisesti.

raportointi

kun myyjä suorittaa maksun, koko prosessi dokumentoidaan ja raportit luodaan.

hankinnasta maksuun-syklin edut

osto-ja maksusykli auttaa yritystäsi kasvamaan seuraavilla eduilla.

tehostaa ostoprosessia: hankinnasta maksuun-sykli määrittelee selkeästi ostoprosessin vaiheet. Näin ollen se parantaa yleistä tehokkuutta ostoprosessin.

vähentää käsittelykustannuksia: ERP-hankintamoduuli auttaa alentamaan ostoprosessin käsittelykustannuksia tarjoamalla varastoseurantaa ilman paperityötä.

sen online-tilauskyky auttaa käyttäjää virittämään varastotasoja heti, kun tilauksia on hankittu.

tarjoaa läpinäkyvyyttä: Osto-ja maksusykli auttaa ostajia ja myyjiä näkemään, missä pakkolunastus on. Näin se tuo ja lisää näkyvyyttä toimitusketjuun.

vahvistaa suhdetta myyjään: ostosta maksuun-prosessi varmistaa, että tilaukset tehdään tarkasti ja maksut myyjille luodaan oikein.

sen avulla myös myyjät ja ostajat voivat kommunikoida ja tehdä yhteistyötä helposti riitojen ratkaisemiseksi nopeasti. Nämä olennaiset asiat johtavat siihen, että suhde myyjään paranee.

antaa mahdollisuuden neuvotella hinnasta: Koska se parantaa suhdetta myyjään, ostajat voivat pyytää neuvottelemaan hinnasta ja sopimusehdoista.

tietojen raportointi on helppoa: kun käytössä on pilvipohjainen varastonhallintajärjestelmä, voit helposti hakea reaaliaikaisia raportteja, kuten kannattavuusraportteja, kustannusraportteja ja jäteraportteja.

näiden tietojen avulla johtajat voivat hallita täysin kassavirtaansa ja tehdä asianmukaisia ostopäätöksiä.

parantaa tuottavuutta: koska se optimoi ostoprosessin, se auttaa parantamaan tuottavuutta.

auttaa ajoissa tapahtuvassa toimituksessa: kun tuottavuus paranee, tuote tai palvelut toimitetaan ajallaan.

miten hankinnasta maksuun-sykliä parannetaan?

alla olevia käytäntöjä noudattamalla voit parantaa hankinnasta maksuun-prosessiasi.

• prosessin avoimuuden säilyttäminen
• Ota käyttöön paras ohjelmisto hankinnasta maksuun
• lisää toimittajavastuuta
• hyvin järjestetty sopimushallinta
• varastojen parantaminen

P2P-syklin automatisointi

osto-ja maksusykli koskee monia organisaation osastoja sekä monia myyjiä.

koska kyseessä on pitkä prosessi, johon liittyy paljon paperityötä ja hallinnollisia tehtäviä, se vaatii paljon rahaa ja aikaa.

automatisoimalla P2P-syklin organisaatiot voivat optimoida koko prosessin teknologian avulla.

paperityön väheneminen ja ihmisten puuttuminen P2P-prosessin automatisointiin auttavat yrityksiä vähentämään toimintakustannuksia.

parametrit ohjelmiston valitsemiseksi hankinnasta maksuun-sykliin

sinun on valittava paras tekniikka P2P-prosessille. Kun valitset ohjelmiston, harkitse seuraavia parametreja.

• ohjelmiston nopeus: Valitse sovellus, joka toimii nopeasti, jotta se auttaa lyhentämään prosessiin kuluvaa aikaa ja vähentämään tiimin vahvuutta.
• ohjelmiston joustavuus: Valitse sovellus, joka voi täyttää kaikki yrityksesi tarpeet ja noudattaa liiketoiminnan sääntöjä. Ohjelmiston tulee olla päivitettävissä uuteen versioon ja helposti muokattavissa tarpeidesi mukaan.
• avoimuus: sovelluksen pitäisi antaa hyviä oivalluksia oman työn tekemiseen. Sen pitäisi antaa sinulle oikea tieto vähentää seurantaa sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella.
• Tasatehtävien jakaminen: varmista, että ohjelmistosi jakaa tehtävän tasan tiimisi jäsenten kesken. Ohjelmistolla pitäisi olla kyky lähettää pakkolunastuksia automaattisesti myyjälle riippuen aiemmasta ostohistoriasta.
• myyjän viestintä: sovelluksen pitäisi auttaa viestimään myyjien kanssa, ja sen pitäisi myös antaa myyjien tarkistaa laskut, lainaushyväksynnät, maksut itse.

luettelo hankinnasta maksuun-ohjelmistotoimittajista

monet toimittajat tarjoavat ohjelmistoa markkinoilla. Listaan muutamia parhaita myyjiä.

• SAP Ariba
  • se tarjoaa yksinkertaista, nopeaa ja käyttäjäystävällistä tekniikkaa.
  • se integroituu tehokkaasti muihin ERP-järjestelmiin.
  • se tarjoaa joustavia prosesseja, joihin sisältyy talousarvion tarkastus ja hyväksymishallinta.
  • se tarjoaa absoluuttisen vastaanotto-ja jälleennäkemisprosessin.
• GEP Smart
  • se rakennetaan hankintaprosessin asiantuntemuksella.
  • se tarjoaa kattavan teknologian suoriin ja epäsuoriin hankintaprosesseihin.
  • se tarjoaa pilvialustan, jossa on yhtenäinen toimitusketjun alkupään hankinta-ja loppupään hankintaprosessi.
• Coupa BSM platform
  • se tarjoaa ohjelmiston, jolla on täydellinen näkyvyys ja joka pitää kiinni hankintaprosessista.
  • se tarjoaa modernin suunnittelukokemuksen.

mitkä ovat hankinnasta maksuun-syklin haasteet?

ostosta maksuun-prosessoinnissa organisaatio kohtaa monia ongelmia. Tässä aion listata haasteita hankinnasta maksuun-prosessissa.

järjestelmän ja prosessin konsolidointi

tiedät, että organisaatiolla on monta osastoa, ja jokaisella osastolla on omat järjestelmänsä ja työkalunsa. Se vaikeuttaa tietojen yhdistämistä.

auktoriteetin ja vaatimustenmukaisuuden puuttuminen

yleensä hallinto ja vaatimustenmukaisuus vaikuttavat hankintaprosessin joustavuuteen.

johdon välinpitämättömyys

yleensä johdon mielestä ostoprosessi ei ole kriittinen prosessi. Joten, johto antaa vähemmän etusijaa parantaa prosessia päivitetyillä teknologioilla.

adoption puuttuminen

tyypillisesti henkilö, joka tietää paljon enemmän hankinnasta ja sen monimutkaisuudesta, suunnittelee hankintatyökaluja tai-ohjelmistoja.

näin ollen ohjelmisto keskittyy täysin ominaisuuksiinsa, ei käytettävyyteen. Joten joskus, käyttäjät voivat löytää vaikeuksia käyttäessään hankintajärjestelmä.

käyttäjillä ei ole tarpeeksi koulutusta järjestelmän asianmukaiseen käyttöön. Kaikkien näiden seikkojen vuoksi useat yritykset eivät ole kiinnostuneita ottamaan käyttöön hankinnasta maksuun-tekniikkaa.

viestinnän puute

monissa organisaatioissa koko organisaatiossa tehdyt muutokset eivät kommunikoi käyttäjien tai henkilökunnan kanssa. Joten joskus, organisaatio ei valita oikea hankinta ohjelmisto sille.

näin ollen valittu tekniikka ei täytä eikä täytä käyttäjän vaatimuksia. Lisäksi se vaikuttaa tuotoksen laatuun ja oikea-aikaiseen toimitukseen.

miten vastata haasteisiin?

Seuraavassa on muutamia ehdotuksia, joilla voidaan vastata edellä mainittuihin haasteisiin, joita osto-ja maksusykliprosessi kohtaa.

automatisoida prosessi

on paras idea automatisoida koko ostosta maksuun-prosessi. Se auttaa lisäämään tehokkuutta ja alentamaan prosessikustannuksia.

ostopyyntöjen muuntaminen ostotilaukseksi tapahtuu automaattisesti.

hyväksymisprosessi, laskutus ja muut prosessit tapahtuvat ilman komplikaatioita ja keskeytyksiä. Siksi se sopii sekä myyjille että organisaatiolle.

tämän automatisoidun järjestelmän avulla ostajatiimi voi keskittyä arvokkaampiin teoksiin. Se mahdollistaa myös tilimaksuosaston tuottavuuden lisäämisen ja kulujen pienentämisen.

tekniikka maksaa myyjälle ajallaan. Näin ollen maksuviivästysten vaaraa ei ole. Se auttaa sitomaan asiakkaan ja toimittajan hyvään sidokseen.

aikaistetun maksun vuoksi voi saada myös joitakin alennuksia, mikä auttaa vähentämään kustannuksia.

huomioi käyttäjäkokemukset

automatisointi onnistuu ja kannattaa vain silloin, kun se palvelee tarkoitustaan. Siksi sen pitäisi olla hyödyllinen ja helppokäyttöinen työntekijöille.

jos työntekijät kokevat järjestelmän tai teknologian käytön vaikeaksi, automatisoitua prosessia ei kannata toteuttaa.

näin ollen uuden järjestelmän käyttöönotossa on otettava huomioon työntekijöiden tai käyttäjien kokemus.

ajattele kunnollista suunnittelua

Ota käyttöön työntekijäkeskeinen menetelmä hankintaprosessin suunnittelemiseksi. Se auttaa kehittämään järjestelmää, joka ottaa huomioon käyttäjän ja käytettävyyden. Sitä on helppo käyttää työntekijälle ajan myötä.

Adopt cloud system

you know that for a organization, master data security is much more important. Pilviteknologia auttaa organisaatiota standardoimaan liiketoimintaprosessin.

se parantaa tehokkuutta ja vähentää prosessikuluja. Se mahdollistaa myös organisaation muuttaa järjestelmää nopeasti ja tehokkaasti.

pidä prosessi joustavana

vanhassa ostoprosessissa prosessi tehtiin vain talon sisällä yhdellä tai kahdella laitteella.

nykyään työntekijät alkavat kysellä pääsyä missä tahansa, milloin tahansa laitteista riippumatta.

näin työntekijä voi työskennellä missä ja milloin tahansa ja siten tehostaa hankinnasta maksuun-prosessia täydellä nopeudella.

johtopäätös

tämä blogikirjoitus on antanut sinulle perustiedot SAP: n hankinnasta maksuun-syklin 12 vaiheesta.

hankinnasta maksuun-sykli on prosessi, jossa tavaroita siirretään ostopaikasta toimitukseen. Se tapahtuu useassa vaiheessa ja sitä voidaan tehostaa automaation avulla.

tulevaisuuden teknologia voisi olla hankinnasta maksuun-lohkoketjua läpinäkyvyyden lisäämiseksi.

lohkoketju on avoin, hajautettu tilikirja, joka voi tallentaa kahden osapuolen välistä toimintaa todennettavissa ja muuttumattomana.

ainoastaan SAP MM, p2p cycle Oracle apps, PeopleSoft ja vastaavat yritysohjelmistoratkaisut tarjoavat P2P-toiminnallisuuksia.

tykkäät myös:

• luettelo top 7 ERP-moduuleista tiedot
• ERP-Hankintamoduuli ja sen ominaisuudet
• mikä on vuosittainen fyysinen inventaario?
• mikä on asiakastilaus?
• mitä on kysynnän hallinta?