Articles /

Mikä on yritysten Vaatimustenmukaisuus ja miksi se on tärkeää?

vaatimustenmukaisuuden määritelmä on ” käskyn noudattamistoimenpide “tai” sääntöjen tai standardien täyttämisen tila.”Yritysmaailmassa se määritellään prosessiksi, jolla varmistetaan, että yrityksesi ja työntekijäsi noudattavat kaikkia organisaatioosi ja teollisuuteesi sovellettavia lakeja, määräyksiä, standardeja ja eettisiä käytäntöjä.

yritysten vaatimustenmukaisuus kattaa sekä sisäiset politiikat ja menettelyt sekä liittovaltion ja osavaltioiden lait. Sääntöjen noudattamisen valvominen auttaa yritystäsi estämään ja havaitsemaan sääntörikkomukset, mikä suojaa organisaatiotasi sakoilta ja oikeusjutuilta.

vaatimustenmukaisuusmenettelyn tulisi olla käynnissä. Monet organisaatiot perustavat ohjelman, jonka avulla ne voivat johdonmukaisesti ja tarkasti hallita vaatimustenmukaisuuskäytäntöjään ajan mittaan.

mikä on yritysten compliance-ohjelman tarkoitus?

tarkoitus on suojella yritystäsi. Niin yksinkertaista se on. Mutta sijoitetun pääoman tuotto voi olla merkittävä, mikä auttaa sinua välttämään jätteitä, petoksia, väärinkäytöksiä, syrjintää ja muita käytäntöjä, jotka häiritsevät toimintaa ja asettavat yrityksesi vaaraan.

yrityksen compliance-ohjelma on integroitava kaikkiin compliance-toimiin koko yrityksen tasolla aina ulkoisten säännösten ja sisäisten politiikkojen hallinnasta työntekijöiden kattavaan koulutukseen. Varmistamalla, että kaikki osastot ja henkilökunta työskentelevät yhdessä standardien ylläpitämiseksi, voit vähentää vakavien epäonnistumisten ja rikkomusten riskiä.

tehokas ohjelma parantaa johdon ja henkilöstön välistä viestintää. Sen olisi sisällettävä prosessi, jolla luodaan, päivitetään, jaetaan ja seurataan noudattamiskäytäntöjä. Eihän työntekijöitä voida pitää vastuussa säännöistä ja määräyksistä, joita he eivät tiedä olevan olemassa.

mutta kun he ymmärtävät odotukset, henkilökuntasi voi keskittyä organisaatiosi laajempiin tavoitteisiin ja auttaa toimintaa sujumaan. Lisäksi, kun työntekijät ovat asianmukaisesti koulutettu vaatimusten noudattamista, he ovat todennäköisemmin tunnistaa ja ilmoittaa laitonta tai epäeettistä toimintaa.

vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen auttaa työntekijöitä tekemään työnsä hyvin, saavuttamaan uratavoitteensa ja pitämään asiakkaat tyytyväisinä. Yrityksesi puolestaan voi saavuttaa tavoitteensa ja kasvaa nopeammin.

powerdms-assets-photos-086-business-people-computers

siinä valitettavassa tapauksessa, että organisaatiosi kohtaa oikeusjutun, yrityksesi vaatimustenmukaisuusohjelma auttaa oikeudessa.

kuten Rutgers School of Law ‘ n eräässä raportissa selitettiin, “organisaatiota, joka on tehnyt lujasti työtä estääkseen ja havaitakseen työntekijöidensä ja muiden sille toimivien lainrikkomukset, kohdellaan vähemmän ankarasti kuin sellaista, joka oli välinpitämätön lain noudattamisesta.”

kuinka luoda onnistunut corporate compliance-ohjelma

hyvin harvoilla yrityksillä on varaa viivytellä yritysten noudattamisohjelmassa. Älä anna jälkiviisauden olla 20/20 organisaatiollesi. On kaukokatseisuutta ryhtyä toimiin tänään.

ohjelmasi tulee suunnitella ja toteuttaa huolellisesti, ja samalla koulutusohjelmat takaavat, että henkilöstö on hyvin perillä kaikista vaatimustenmukaisuuden osa-alueista.

tässä on muutama vaihe yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelman perustamiseen tai tarkentamiseen:

Hanki johtajuus hallitukseen

yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelma ei suorita itseään. Yhdelle henkilölle tulisi antaa vastuu ohjelman päivittäisestä johtamisesta.

organisaatiosi koosta riippuen sinulla voi olla yksi compliance officer tai useita. Compliance-ohjelmasta vastaavilla henkilöillä on joka tapauksessa oltava valtuudet valvoa sääntöjen noudattamista ja pitää henkilöstö vastuullisena kaikilla tasoilla.

he tarvitsevat myös suoran yhteyden yhtiön hallintoelimeen, johon voi kuulua ylintä johtoa tai hallitusta.

pääsy ylimpään johtoon ja valtuudet sääntöjen täytäntöönpanoon ovat olennaisen tärkeitä, kun tulee esiin mahdollisia sääntöjen noudattamiseen liittyviä kysymyksiä, jotka antavat toimihenkilöillesi valtuudet reagoida nopeasti.

mutta viestintä kulkee molempiin suuntiin. On tärkeää, että hallintoelin arvioi säännöllisesti yrityksen compliance-ohjelman tehokkuutta.

powerdms-assets-photos-085-business-people-computers

yritysten noudattamisessa on kyse rehellisyyttä ja eettisyyttä arvostavan työpaikkakulttuurin vaalimisesta.

tämä alkaa huipulta.

jotta ohjelma toimisi, johtajien on ensin noudatettava sääntöjä. Heidän tulisi kannustaa eettiseen käyttäytymiseen ja puhua avoimesti sääntöjen noudattamisen tärkeydestä.

yritysjohtajien tulisi kannustaa työntekijöiden panosta korostaen, ettei heitä rangaista laittomasta tai epäeettisestä käytöksestä ilmoittamisesta.

oikeusministeriö laati tarkistuslistan yritysten compliance-ohjelmien arvioimiseksi ja ehdottaa seuraavien kysymysten esittämistä:

  • miten korkea-arvoiset johtajat ovat sanoillaan ja teoillaan kannustaneet tai lannistaneet tällaisia väärinkäytöksiä?
  • mihin konkreettisiin toimiin he ovat ryhtyneet osoittaakseen johtajuutta yhtiön vaatimusten noudattamisessa ja korjaamisessa?
  • miten yhtiö seuraa ylimmän johtonsa käyttäytymistä? Miten ylin johto on mallintanut alaisilleen sopivaa käytöstä?

tee riskinarviointeja

yritysten noudattamisessa on kyse riskien hallinnasta.

tehokkaan ohjelman rakentaminen edellyttää, että tiedät, mitkä compliance-alueet aiheuttavat suurimmat riskit organisaatiollesi. Kun olet tunnistanut nämä alueet, voit keskittää voimavarasi niihin puuttumiseen.

liittovaltion ja osavaltioiden säädökset sekä teollisuuden standardit kehittyvät jatkuvasti. Jotta vältettäisiin noudattamatta jättämisen riski, on tärkeää tehdä säännöllisiä arviointeja. Yritysneuvojaliitto (ACC) ehdottaa riskinarvioinnin tekemistä kerran vuodessa.

virallinen arviointiprosessi, kuten tämä ACC: n suosittelema prosessi, voi auttaa organisaatiotasi olemaan ennakoiva yrityksen sääntöjen rikkomisien ehkäisemisessä:

  • tilintarkastuksen tulokset
  • Viimeaikaiset riita-asiat
  • Vaatimustenmukaisuusvalitukset
  • työntekijöiden vaateet
  • toimialan täytäntöönpanosuuntaukset
  • Vaatimustenmukaisuuspolitiikat kullakin riskialueella

luo ja pidä yllä käytännesääntöjäsi, käytäntöjäsi ja standardejasi

yrityksesi compliance-ohjelma tarvitsee hyvin määritellyt toimintaperiaatteet. Miksi? Koska se voi auttaa määrittelemään ohjelmasi tarkoituksen ja asettamaan käyttäytymisodotuksia.

käytännesäännöt toimivat perustana, ja niissä olisi selitettävä seuraavat keskeiset kohdat:

  • Who is responsible for managing the program
  • How employees should report misconducts
  • kurinpitotoimet code of conduct

your corporate policies should build on top of that foundation by providing guidelines for specific areas of compliance. Ne voivat esimerkiksi puuttua yritysten yleisiin säännösten rikkomisiin:

  • yritysten korruptio
  • lahjonta
  • Verokäytännöt
  • eturistiriidat
  • tietojen säilyttäminen

lista jatkuu. Mutta tarkka alueet sinun täytyy puuttua riippuu teollisuudesta.

kun riskialueet on tunnistettu ja toimintaperiaatteet luotu, on luotava menettelyt, joilla työntekijöitä autetaan noudattamaan toimintaperiaatteita oikein. Vaiheittaisten ohjeiden luominen helpottaa menettelyjen noudattamista ja säännösten noudattamatta jättämisen tunnistamista.

riskialueet tietyillä toimialoilla saattavat vaatia lisävaatimuksia. Esimerkiksi Foreign Corrupt Practices Act saattaa vaatia sinua pitämään yksityiskohtaisia protokollia kolmannen osapuolen liikekumppaneiden seulomiseksi.

kunnolla kouluttaa kaikki työntekijät

Vaatimustenmukaisuuspolitiikka ja standardit ovat hyödyttömiä, jos työntekijät eivät noudata niitä.

kun olet laatinut yrityksen compliance-ohjelman toimintaperiaatteet ja menettelyt, sinun on levitettävä ne jokaiselle työntekijällesi.

varmista, että yrityksen toimihenkilöt, työntekijät ja kolmannen osapuolen myyjät lukevat ja allekirjoittavat kaikki sääntöjen noudattamista koskevat käytännöt ja menettelyt.

powerdms-assets-photos-087-business-people-computers

kaikki työntekijät ja asiaankuuluvat myyjät on koulutettava laeista, asetuksista, yrityksen politiikoista ja kielletystä käytöksestä. Organisaatiosi koosta riippuen saatat haluta järjestää erityisille työntekijöille räätälöityä koulutusta riskialueilla.

ACC suosittelee, että seuraa, dokumentoi ja seuraa harjoittelua. Toteuttamalla compliance policy-ja training management-työkalun voit saavuttaa tämän ja automatisoida monia manuaalisia prosessejasi. Oikean ohjelmiston avulla voit jakaa käytäntöjä, suorittaa online-koulutusta, luoda mukautettuja testejä ja paljon muuta.

Paranna ohjelmaasi compliance management software

compliance Policy-ohjelman luominen tai tarkistaminen ja koulutus vaatii paljon työtä. Se on jatkuva prosessi, joka vaatii johdonmukaista seurantaa ja päivityksiä. Mutta älä odota, kunnes tapaus on sattunut ryhtyäksesi toimiin.

jos sinulla ja compliance officerillasi on jo kiire ja aikaa on vähän, voi olla vaikeaa löytää oikea aika uuden ohjelman toteuttamiseen. Temppu on löytää compliance management software, joka hallinnoi sitä puolestasi.

pilvipohjaisena compliance management-alustana PowerDMS: n avulla voit hallita käytäntöjä, koulutusta ja akkreditointia yhdessä, yhteenliitetyssä järjestelmässä. PowerDMS: n avulla voit luoda, tarkistaa, levittää ja seurata noudattamiskäytäntöjä. Voit luoda automatisoituja työnkulkuja ja tehdä yhteistyötä asiakirjojen kanssa eri osastoilla.

jos olet valmis ottamaan compliance-hallinnan ja suojaamaan liiketoimintaasi riskeiltä, Lue lisää PowerDMS todaysta ja selvitä, miten voimme auttaa corporate compliance-ohjelmaasi.

Leave a Reply