Minute Book: What Is a Corporate Book and Why It ‘ s Important
What is a minute book?
miksi on tärkeää pitää yllä yrityskirjaa tai yritystietoja?
mitä minuuttikirjaan sisältyy ja mitkä ovat minuuttikirjan seuraukset, sitä ei pidetä ajan tasalla?
tässä artikkelissa eritellään kaikki mitä minuuttikirjoista tarvitsee tietää.
oletko valmis?
aloitetaan…
Sisällysluettelo
mikä on minuuttikirja
minuuttikirja, corporate minute book tai corporate book on virallinen tallenne yhtiön sisäisestä toiminnasta ja päätöksistä.
Merriam-Webster määrittelee minuuttikirjan “yhtiön osakkeenomistajien ja johtajien kaupanteon viralliseksi kirjalliseksi selostukseksi”.
pöytäkirja on pohjimmiltaan Yritysluettelo, joka sisältää yhtiön päätökset, osakaskirjan, yhtiöjärjestyksen, luettelon johtajista, säännöt ja kaikki yhtiön sisäiset yhtiöasiakirjat.
kun perustat yrityksen, sinun on välittömästi järjestettävä kaikki yritysasiakirjat minuuttikirjaan varmistaaksesi, että säilytät selkeät tiedot yrityksestä.
minuuttikirjassa kerrotaan tarkemmin yrityksen historiasta.
koska yhtiö on hallituksen kautta toimiva oikeushenkilö, sen on pidettävä kirjaa elämänsä tärkeistä toimista ja tapahtumista ja dokumentoitava päätöksentekoprosessinsa.
fyysinen ihminen voi pitää päiväkirjaa elämänsä tärkeistä tapahtumista.
yrityksen on pidettävä kirjaa elämänsä tärkeistä päätöksistä ja osoitettava, että päätökset on tehty yhtiötä koskevien sääntöjen ja lain mukaisesti.
minuuttikirja sisältää olennaisesti yhtiön päiväkirjan.
mitä ovat” pöytäkirjat ”
pöytäkirjat tai kokouspöytäkirjat edustavat dokumentoitua kertomusta kokouksesta tai päätöksestä.
esimerkiksi yhtiön hallitus on vastuussa yhtiön kannalta tärkeistä ja strategisista päätöksistä.
he tapaavat yleensä useita kertoja vuodessa keskustellakseen yhtiön asioista, hallinnosta, arvioidakseen, miten asiat sujuvat ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi.
yhtiösihteerin tehtävänä on laatia kirjallinen selvitys siitä, mitä näissä kokouksissa on keskusteltu ja mitä päätöksiä on tehty.
siksi kokousta kutsutaan “pöytäkirjaksi”.
pöytäkirja on yksityiskohtainen merkintä siitä, mistä on keskusteltu ja mitä päätöksiä kuka on tehnyt.
kun kokouspöytäkirja on laadittu, se toimitetaan jokaiselle kokouksessa läsnä olevalle hallituksen jäsenelle sen sisällön hyväksymistä ja vahvistamista varten.
lopulta hyväksytty kokouspöytäkirja merkitään yhtiön pöytäkirjaan, jotta voidaan pitää kirjaa yhtiön päätöksestä ja päätöksentekoprosessista.
mitä menee minuuttikirjassa
mitä menee minuuttikirjassa ja sen sisältö on yleensä vakio.
pöytäkirja sisältää joitakin olennaisia asiakirjoja ja tietoja yrityksille:
- yhtiöjärjestys
- säännöt
- hallituksen päätös
- osakkeenomistajien päätös
- hallintarekisteri
- hallintarekisteri
- osakasluettelo
- shareholder Ledger
- stock transfer Ledger
- merkintäsopimukset
- yhtiörekisteriasiakirjat
- osakekirjat
- osakassopimus
- optio-avustukset
- luottojärjestelyt
- yhtiöjärjestysten tai sääntöjen muutokset
minuuttikirjassa kerrotaan yhtiön juridisesta rakenteesta, johtajien ja osakkeenomistajien aiemmin tekemistä päätöksistä, siitä, miten yhtiö voi tehdä uusia tärkeitä päätöksiä ja ketkä ovat yhtiön sidosryhmiä.
When do you need to show your corporate book
There are many instances when you need to produce your company history and minute book.
Tässä muutamia esimerkkejä tapahtumista, jotka vaativat sinua näyttämään yhtiösi minuuttikirjan:
- Due diligence-prosessi
- Myynti oman yrityksen
- Siirrä yrityksesi toiselle henkilölle
- rahoitus
- kiinteistökaupoissa
- Ajoneuvon hankinta
- Siemen kierroksen rahoitusta
- Sijoittaja rahoitus
- listautumisannin
- Avaa luottojärjestelyt
- vero-kirjanpito tarkoituksiin
- Yritys audit
- Tekemisissä viranomaisten kanssa,
kaikissa edellä mainituissa tilanteissa voi olla tarpeen osoittaa, että yhtiön historiassa on hyvin dokumentoitu ja että sijoittaja tai rahoitusyhtiö käy kauppaa kanssasi perustuen täydelliseen tietämykseen yrityksesi yrityksen tilasta ja historiasta.
jos yritystietokantasi on epätäydellinen tai dokumentoimaton, se voi viivästyttää liiketoimiasi tai jopa vaarantaa sen.
joten muista pitää tietosi ajan tasalla.
Tarvitsenko minuutin kirjan
lyhyt vastaus on kyllä!
mikä on minuuttikirjan merkitys?
tarvitset minuuttikirjan, jotta voit kertoa yrityksen historiasta.
eräässä mielessä se ei ole todellinen minuutti kirja, joka on tärkeä, mutta kaikki sisältö että olet velvollinen pitämään sen.
yrityksesi elämässä sinun on monissa tapauksissa palattava yhtiöpöytäkirjoihisi todistaaksesi yrityksen aiemmat päätökset tai toimet.
esimerkiksi, jos yrityksesi oli ottanut pankissa tärkeän luottolimiitin, laskenut liikkeeseen osakkeita yritysrahoituksen tai siemenrahoituksen yhteydessä tai saattanut ostaa osakkeita takaisin tietyiltä osakkeenomistajilta, sinun on esitettävä yhtiösi pöytäkirjaan tiedot, jotka osoittavat, että päätökset on tehty yhtiön sääntöjen ja lakien mukaisesti.
jos yritys laiminlyö yhtiökirjansa eikä pidä yhtiön pöytäkirjoja tärkeistä päätöksistään, se voi joutua maksamaan paljon oikeudenkäyntikuluja yrityksen historian uudelleen laatimiseksi.
yhtiö voi joutua maksamaan dokumentoidakseen tärkeät aiemmat päätöksensä ja näyttääkseen toteen, että yhtiön hallitus ja osakkeenomistajat ovat asianmukaisesti hyväksyneet aiemmat päätöksensä.
miten minuuttikirjan järjestäminen
minuuttikirjan järjestäminen ei pohjimmiltaan ole monimutkainen prosessi.
minuuttikirjan käsittelyssä voi toki olla merkittäviä eroja suuren monikansallisen ja paikallisen pienen kaupan välillä.
Joten miten ylläpidät minuuttikirjaa?
minuuttikirjasi tulisi sisältää mahdollisimman vähän:
- yhtiöjärjestyksesi tai perustamistodistuksesi kaikkine muutoksineen
- yhtiöjärjestyksesi kaikkine muutoksineen
- hallituksesi Rekisteri
- ensimmäisen järjestäytymiskokouksen päätös ja pöytäkirja
- kaikkien hallituksen kokousten pöytäkirjat
- osakkeenomistajien päätökset näytetään kaikki osakkeenomistajien hyväksynnät
- yhtiön osakkeenomistajat ja osakerekisteri
jokainen yhtiö voi päättää, mitä tietoja pitää pöytäkirjassaan.
usein kaikki tiedot, jotka voivat vaikuttaa yhtiöön yhteisönä, on säilytettävä yhtiökirjassa.
mitä tapahtuu, jos minuuttikirjani ei ole ajan tasalla
saatat joutua kohtaamaan merkittäviä seurauksia, jos yritykselläsi ei ole ajan tasalla olevaa ja hyvin dokumentoitua arkistokirjaa.
yritykset näkevät usein tärkeän kaupan viivästyneen tai jopa suistuneen raiteiltaan minuuttikirjansa riittämättömyyden vuoksi.
esimerkiksi olet tehnyt kovasti töitä löytääksesi sijoittajan, joka sijoittaisi yritykseesi.
sijoitusrahastoja tarvitaan kipeästi.
Hups, onpa ongelma!
sijoittaja ei halua sijoittaa ennen kuin yritys osaa kunnolla näyttää ja dokumentoida aiemmat päätökset.
sijoittaja haluaa varmistaa, ettei yhtiö ole aiemmin rikkonut kenenkään oikeuksia, sen päätökset ovat lain ja yhtiösääntöjen mukaisia.
lohduttamatta, että yhtiön toiminta oli säännöllistä, sijoittaja näkee riskin.
tässä on lyhyt luettelo tapauksista, joissa yritys voi kohdata mahdollisia seurauksia, jos se ei pysty pitämään kirjaa:
- lakisääteisten ilmoitusten laiminlyönti
- lakisääteisten seuraamusten riski
- laajempi tarkastus myyntitapahtuman yhteydessä
- hallitus, johon kohdistuu oikeusjuttu paperittoman päätöksen luonteesta riippuen
- osakkeenomistajien mahdollinen oikeusjuttu osakkeenomistajien oikeuksiin vaikuttavista paperittomista päätöksistä
- entiset johtajat vastuuseen uusien johtajien toimista, jos muutosta ei ole dokumentoitu
- mahdotonta luoda uudelleen yhtiön historiaa tärkeän sijoittajan tyytyväisyys
seurausten voimakkuus voi vaihdella riippuen päätöksen luonteesta, yhtiön koosta, mahdollisista lainrikkomuksista ja niiden sidosryhmien määrästä, joihin yhtiön päätökset mahdollisesti vaikuttavat.
kannattaa konsultoida yritysjuristia, jotta pitää firman minuuttikirjaa kunnossa turhien riskien välttämiseksi.
Takeaways
yhtiön minuuttikirja on yhtiön virallinen historiankirjoitus sen perustamisesta lähtien.
yritysten on pidettävä yksityiskohtaista rekisteriä yritysten asiakirjoista, päätöksistä ja liiketoimista.
tyypillisesti yrityspöytäkirja pidetään yhtiön pääkonttorissa.
yhtiön pöytäkirja sisältää:
- yhtiöjärjestys
- hallitus-ja toimihenkilörekisteri
- johtokunnan päätökset
- osakkeenomistajien päätös
- hallituksen pöytäkirjat
- osakasluettelo
- osakesiirtorekisteri
- osakesiirtorekisteri
- osakesiirtorekisteri
- osakesiirtorekisteri
- osakesiirtorekisteri
lakisääteiset arkistointiasiakirjat
ja enemmän.
jos säilytät asianmukaisesti yrityksesi minuuttikirjaa ja varmistat, että sen sisältö on ajan tasalla, minimoit tehokkaasti yrityksen ja sitä pyörittävien johtajien riskit.
hallitus saa lohtua siitä, että heidän päätöksensä oli hyvin dokumentoitu ja pidetty yhtiön kirjanpidossa.
osakkeenomistajilla on vakuutus siitä, että he hyväksyivät mahdollisen hallituksen päätöksen lain edellyttämällä tavalla.
kolmannet osapuolet, kuten pankit, sijoittajat, hallitukset, tilintarkastajat tai lakimiehet, voivat nopeasti nähdä yrityksen yksityiskohtaisen historian ja lohduttautua sillä, että yhtiön aiemmat päätökset ja toiminta olivat sen sisäisten sääntöjen ja lain mukaisia.
minuutin asianmukainen ylläpito on ratkaisevaa, jotta yritys voi dokumentoida historiansa.
onko sinulla kokemusta, jonka haluaisit jakaa kanssamme koskien yritystietokirjaa?
haluaisimme kuulla sinusta.
Leave a Reply