mitä on poissaolojen hallinta? 6 tapaa vähentää sairauspoissaoloja työpaikalla

• “missä Mark on?”
• ” hän taisi jäädä tänään sairauslomalle.”
• “Hmm, didn’ t You guys go out last night?”
• ” Um..hän taisi syödä jotain ja saada ruokamyrkytyksen.

ehkä Mark on aidosti sairas. Tai ehkä hän joi yhden liikaa viime yönä.

via GIPHY

joka tapauksessa hän ei ole tänään töissä.

Poissaolojohtaminen käsittelee juuri tällaisia tilanteita. Käytäntönä on vähentää suunnittelematonta poissaoloa työpaikoilla.

poissaolot maksavat Yhdysvaltain taloudelle vuosittain yli 200 miljardin dollarin tuottavuusmenetykset. Siksi on tärkeää, että organisaatiosi on jäsennelty tapa käsitellä sitä.

työntekijän poissaoloon voi olla monia syitä, jotka vaihtelevat stressistä, työpaikkakiusaamisesta ja alhaisesta moraalista sairauteen tai henkilökohtaiseen menetykseen.

tässä 6 olennaista vinkkiä, joilla voit vahvistaa organisaatiosi poissaolonhallintastrategiaa:

Pidä kirjaa läsnäolosta, luo käytäntöjä, mutta älä automatisoi rangaistuksia

yksi ensimmäisistä asioista, jotka sinun täytyy tehdä poissaolojen vähentämiseksi, on luoda järjestelmällinen tapa seurata työntekijöiden poissaoloja. On olemassa monia työkaluja saatavilla verkossa, jotka voivat auttaa, kuten Jibble, Clockify, ja BambooHR.

sitten, olipa yrityskulttuurisi kuinka avoin ja joustava tahansa, tarvitset virallisen poissaolon hallintapolitiikan. Sen pitäisi selittää, millaiset suunnittelemattomat poissaolot ovat yritykselle hyväksyttäviä ja mitkä eivät.:

• miten työntekijä jää sairauslomalle? Kenelle heidän pitäisi ilmoittaa ja milloin?
• kuinka monen sairausloman jälkeen työntekijän on esitettävä lääkärintodistus?
• mistä työntekijä tietää, että heidän läsnäolostaan on tulossa ongelma?

ole tietoinen paikallisista liittovaltion laeista luodessasi poissaolon hallintapolitiikkaa. Monissa maissa on lakeja, jotka suojaavat työntekijöitä erilaisilta suunnittelemattomilta poissaoloilta.

käsittele kuitenkin muodollista politiikkaasi ohjenuorana eikä lakina. Tämä tarkoittaa, että sen sijaan, että teillä olisi yleinen käytäntö rangaista, teidän pitäisi huolellisesti käsitellä jokainen tapaus erikseen. Esimerkiksi, jos työntekijä on sairas ja käyt hänen luonaan sairaalassa; ei ole järkevää pyytää lääkärintodistusta sairauslomien käsittelyyn.

junajohtajat poissaolon johdosta

vaikka poissaolon hallinta kuuluu ensisijaisesti henkilöstöhallinnon alaan, se ei ole yksin heidän vastuullaan. Linjajohtajien pitäisi ottaa se tasapuolisesti omistukseensa. Monissa organisaatioissa heille ei kuitenkaan järjestetä riittävää koulutusta poissaolon johtamisessa.

tässä HR voi astua esiin ja valmentaa esimiehiä (erityisesti ykköstason esimiehiä) siinä, miten heidän tiimeissään voidaan ehkäistä poissaoloja. Tämä voi sisältää valmennuspäälliköt käsittelemään tilanteita, kuten:

• miten suhtautua työntekijään, joka on usein alkanut pitää sairauslomaa?
• milloin pannaan käytäntöä täytäntöön ja milloin tehdään poikkeus?
• milloin asiat kärjistetään korkealle edustajalle?

kun linjajohtajat ottavat aktiivisemman roolin poissaolojen hallinnassa, poissaolojen määrä vähenee.

muista, että juontajuus ei ole tavoite

on kriittistä huomata, että poissaolojen johtamisen tavoite on vähentää poissaoloja eikä kannustaa juontajuuteen.

näiden kahden välillä on valtava ero.

Juontajuus on sitä, kun työntekijä pakottaa itsensä töihin huonovointisuudesta huolimatta. Taustalla voi olla monia syitä, jotka vaihtelevat kohtuuttomista johdon odotuksista aitoon omistautumiseen omaa työtä kohtaan.

voisi ajatella, miten työntekijöiden lisätyötuntien lisääminen voi vahingoittaa yritystä? Stressin ja työuupumuksen lisäksi se voi itse asiassa vaikuttaa organisaation kokonaistuottavuuteen. On tosin vaikeampi arvioida juontajuuden taloudellisia vaikutuksia kuin poissaolojen. Eri tutkimukset ovat osoittaneet, että sen vaikutus voi olla yhtä suuri, ellei jopa huonompi. Huonokuntoinen työntekijä tekee työtään luonnollisesti huonommin ja riskeeraa myös muita työpaikalla.

siksi poissaolojen hillitsemiseksi tulisi pidättäytyä politiikasta, joka edistää juontajuutta, kuten palkita työntekijöitä siitä, etteivät he pidä sairauslomaa tai anna heidän lunastaa vapaita.

joustavat työajat ja etätyö

Ruotsin Karoliinisen instituutin tutkimuksen mukaan joustava työaika voi vähentää poissaoloja. Flexjobsin kyselyssä kävi ilmi, että työntekijät (erityisesti vanhemmat) arvostavat joustavuutta jopa enemmän kuin palkkaa.

on ymmärrettävää, että joustavuus työssä (etätyöaika, joustava työaika) riippuu teollisuuden ja organisaation luonteesta. Tietyt työt edellyttävät läsnäoloa työpaikalla tiettyinä tunteina. Kuitenkin, jos yrityksesi ei ole yksi niistä, sinun pitäisi harkita tarjota enemmän joustavuutta tiimisi.

työntekijät saattavat ilmoittautua sairaiksi töihin, jos heillä on tärkeitä asioita hoidettavanaan työaikana – putkiremontti, lasten koulunkäynti jne. Jos he voivat säätää aikataulujaan sen mukaan, he ovat halukkaampia tulemaan töihin.

toinen tärkeä osa joustavuutta on etätyö, josta on kasvavassa määrin tulossa yksi suosituimmista yrityskulttuurin trendeistä. Etätyötä ei enää pidetä muutaman uuden ajan yrityksen tarjoamana etuoikeutena. Moni työntekijä odottaa nyt etätyötä uutta työpaikkaa etsiessään. 90 prosenttia etätyötä tehneistä suunnittelee tekevänsä etätyötä koko loppuelämänsä. Etätyön salliminen vähentää huomattavasti syitä, joita työntekijä voi pitää sairauslomana.

etätyö saa yhä laajempaa hyväksyntää myös perinteisemmissä yrityksissä verkkoyhteistyötyökalujen suosion kasvun myötä.

Paranna joukkuemoraalia, ennen kuin on liian myöhäistä

Oletko huomannut, että joukkuemoraalista puhutaan yleensä silloin, kun jokin on mennyt pieleen? Usein siitä tulee johdon huomioimista vasta, kun se on syöksykierteessä.

työympäristön tekeminen hauskaksi ja mukaansatempaavaksi on ehkä tärkein yksittäinen asia, jonka voit tehdä poissaolojen hillitsemiseksi. Siksi on hyvä, että koko organisaatio panostaa työpaikan moraalin parantamiseen silloinkin, kun ympärillä ei ole punaisia lippuja.

pingispöydät ja HR: n suunnittelemat tiiminrakennusharjoitukset eivät välttämättä aina ole vastaus. On tärkeää ymmärtää pulssia oman joukkueen tietää, mikä toimisi lisätä heidän moraali. Osa joukkueista saattaa haluta ulkoilla yhdessä, osa saattaa tyytyä pariin drinkkiin töiden jälkeen.

kuitenkin se, mikä epäilemättä toimii kaikille joukkueille, on juurruttaa tunnustamisen kulttuuria, joka rakentuu tiheään palautteeseen.

ryhdy ripeästi toimiin niitä vastaan, jotka käyttävät perusteetonta etua

jos koet, että kaikki aiemmat 5 ehdotusta ovat vinoutuneita työntekijöitä eikä työnantajaa kohtaan, olet oikeassa. Yritys on kuitenkin ennen kaikkea työntekijänsä. Käsittelemällä ydinkysymyksiä, jotka estävät heitä tarkkailemasta vankkaa läsnäoloa, johtajien ongelma on usein ratkaistu.

todettuaan, että on kuitenkin tärkeää ryhtyä toimiin niitä työntekijöitä vastaan, jotka käyttävät kohtuuttomasti hyväkseen yhtiön politiikkaa. Kyvyttömyys tehdä niin saattoi vaarantaa koko politiikan ja vahingoittaa niitä, jotka noudattivat sitä vastuullisesti. Rakentava poissaolojen hallintapolitiikka edellyttää luottamusta yrityksen ja sen työntekijöiden välillä.

jos esimerkiksi selviää, että työntekijä on valehdellut sairausloman pitämisestä (esimerkiksi työhaastatteluun menemisestä), siihen pitäisi puuttua pikaisesti virallisella kirjallisella varoituksella.